¿Qué es la documentación del proyecto?
La documentación del proyecto es exactamente lo que parece. En su forma más básica, consiste en una colección de los documentos esenciales que componen un proyecto. Suena bastante sencillo, ¿verdad?
A primera vista, la documentación del proyecto es sencilla. Sin embargo, el gran volumen de papeleo involucrado en la mayoría de los proyectos suele ser desalentador para los gerentes de proyecto y los miembros del equipo por igual. Combine esto con una mala organización y habrá creado la tormenta perfecta. Un proyecto de este tipo será difícil de ejecutar y casi imposible de realizar con éxito.
Ahí es donde entran las plantillas. Una plantilla de documentación del proyecto le recuerda qué documentos clave de gestión de proyectos deben recopilarse, los mantiene organizados y facilita la colaboración. Esta es la razón por la que los equipos de gestión de proyectos utilizan cada vez más plantillas de documentación de proyectos como parte del proceso de inicio del proyecto.
¿Quién elabora la documentación del proyecto?
La documentación del proyecto se desarrolla mejor en colaboración. Dicho esto, los gerentes de proyecto tienen la última palabra en términos de aprobación. Ellos están a cargo del sistema de gestión, el proceso (y la documentación del proceso), los entregables y los resultados del proyecto, después de todo.
Debido a esto, la documentación eficaz del proyecto normalmente la elaboran los gerentes de proyecto u otros PMP (profesionales de la gestión de proyectos) y sus equipos de proyecto. Esto a veces se hace en colaboración con recursos humanos, partes interesadas importantes y otras partes interesadas en las fases relevantes de la documentación del proyecto también.
¿Qué hace que la documentación del proyecto sea tan importante?
No se puede subestimar la importancia de la documentación del proyecto incorporada en las herramientas de gestión de proyectos. No cometa el error de novato de rehuir la inversión de tiempo inicial que requiere la documentación del proyecto solo para terminar con más trabajo (mal organizado) en su plato en el futuro. Los gerentes de proyecto veteranos cantan las alabanzas de la documentación del proyecto desde los tejados. Esto se debe a que hay varias formas clave en que su uso lo ayudará a usted y a su equipo:
- Mantener a todos informados: La documentación del proyecto aumenta la transparencia y garantiza que todas las personas clave que trabajan en un proyecto permanezcan al tanto. Esto es particularmente importante en relación con las partes interesadas que desearán actualizaciones periódicas en relación con los plazos, el presupuesto, los entregables y los hitos, pero también ayuda a los equipos a trabajar juntos de manera más eficaz. Pruebe nuestra plantilla de presupuesto del proyecto aquí.
- Desglosándolo: Cuando se consideran en su totalidad, los proyectos son increíblemente complejos. La documentación del proyecto les permite a usted y a su equipo dividir su proyecto en fases clave de planificación del proyecto representadas por documentos clave y masticarlos en trozos pequeños, por así decirlo.
- Mantenerse organizado: La documentación eficaz del proyecto lo ayuda a realizar un seguimiento del papeleo que necesita y a examinar lo que no necesita. Olvídese de perder el rastro de documentos importantes, especialmente si utiliza una plantilla
- Facilitar la colaboración: Cuando todo su equipo de proyecto tiene acceso a los mismos recursos de documentación de software, por ejemplo, es fácil trabajar en colaboración en términos de asignación de tareas, trabajar de manera eficiente, realizar un seguimiento del proceso y mantenerse al tanto de los desafíos a medida que surgen.
¿Cuáles son los elementos clave de la documentación del proyecto?
La documentación del proyecto se ve un poco diferente según la industria, la empresa y el proyecto específico. Sin embargo, puede encontrar alguna variación de los siguientes elementos clave en la gran mayoría de la documentación del proyecto.
Describiremos cada uno de los documentos clave a continuación, pero también se pueden clasificar en 5 fases: Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Conclusión.
Fase 1: Inicio
La fase de inicio es la primera fase en el ciclo de vida de un proyecto. Aquí es cuando un proyecto dado se aprueba formalmente y se le da vida.
Los hitos clave dentro de la Fase 1 incluyen el establecimiento del gerente de proyecto y los miembros del equipo del proyecto, el abordaje de cuestiones de viabilidad y justificación, la determinación de los objetivos clave del proyecto y el esquema de una declaración del alcance del proyecto. Estos temas a menudo se desarrollan más en la Fase 2 también.
Propuesta de proyecto
La propuesta de proyecto, también conocida como un caso de negocio, suele ser el documento que inicia el desarrollo de su proyecto. Mantenga su propuesta de proyecto breve y concisa. Todo lo que necesita explicar es cuál es el concepto de su proyecto y qué problema abordará en última instancia.
Las plantillas de propuestas de proyectos suelen ser escritas por el gerente de proyecto y/o el patrocinador del proyecto.
Acta constitutiva del proyecto
El acta constitutiva del proyecto a veces se conoce como el ancla o plan de un proyecto. Es el primer documento que se compila después de que su propuesta de proyecto recibe la aprobación formal. Lo más importante es que establece su equipo de proyecto, así como las acciones clave necesarias para dar vida a su proyecto. También suele cubrir la asignación y autorización inicial de fondos.
Básicamente, su acta constitutiva del proyecto le dice dónde está comenzando. Vea nuestra plantilla de acta constitutiva del proyecto aquí. Alternativamente, para proyectos más grandes, puede crear una Declaración de trabajo (SoW), which is more detailed than a project charter.
Planificación
Ha obtenido la aprobación formal para su nuevo proyecto... ¿y ahora qué? Bueno, ha entrado en la segunda fase del ciclo de vida de su proyecto. ¡La fase de planificación! Esta fase es absolutamente fundamental para un proyecto exitoso. Cuantos más detalles recopile, más fácil será la ejecución final de su proyecto.
Aquí, todos los diferentes requisitos y acciones del proyecto necesarios para dar vida a su proyecto se describen de la manera más completa posible, sin dejar de ser sucintos. ¿Qué tal ese desafío?
Plan de gestión del proyecto
Con su plan de gestión del proyecto, realmente está entrando en los detalles de cómo su proyecto cobrará vida. Un plan de gestión del proyecto puede ser tan corto o tan largo como desee, pero es probable que sea uno de sus documentos más largos.
Básicamente, se está preguntando a sí mismo y a su equipo: “¿Cuáles son todos los pasos que tendremos que seguir para completar con éxito este proyecto, de principio a fin?”
También hay varios documentos que a veces se incluyen dentro de los planes de proyecto, pero también pueden existir por sí solos. Estos incluyen documentos como estructuras de desglose del trabajo (EDT), planes de gestión de recursos humanos y planes de garantía de calidad.
En general, por lo general, puede contar con que los planes de gestión de proyectos aborden temas como los entregables, el plazo, el presupuesto, la calidad y el control de versiones, las partes interesadas y el personal, las políticas de comunicación y la gestión de riesgos.
Cronograma del proyecto
Este documento se explica por sí mismo, pero describe un cronograma inicial para los entregables, los hitos y las fases de su proyecto. Es probable que su cronograma cambie a lo largo del ciclo de vida de su proyecto, pero piense en este cronograma como su punto de partida.
Consejo profesional: Asegúrese de que el cronograma que establezca sea realista. ¡No se comprometa con plazos que sabe que su equipo no podrá cumplir!
Plan financiero
Este es otro documento bastante autoexplicativo, pero esencialmente consiste en un presupuesto anticipado para su proyecto. A menudo cubre temas como la adquisición y asignación de fondos, los contratos, los procesos financieros e incluso el retorno de la inversión (ROI) proyectado.
Dado que este documento está en la fase de planificación, generalmente es el presupuesto inicial o proyectado. A veces, hay otro documento financiero en la fase de ejecución o control en forma de rastreador de presupuesto.
Fase 3: Ejecución
A veces denominada fase de implementación, la Fase 3 es cuando toda su planificación finalmente se pone en acción. Su equipo pasará del modo de preparación a realmente poner en marcha acciones concretas.
La fase de ejecución es a menudo la fase más larga, ya que viene con los objetivos más elevados. Su producto terminado, sea lo que sea, se formará a lo largo de esta fase. ¡Qué emocionante!
Registro de riesgos y problemas
Un registro de riesgos y problemas es una herramienta clave de gestión de riesgos. Consiste en un registro que le ayuda a realizar un seguimiento de los problemas del proyecto que surgen, así como de los posibles riesgos futuros en el horizonte. Normalmente se incluye la siguiente información:
- Número de ID
- Tipo de evento (riesgo o problema, por ejemplo)
- Fecha del evento
- Descripción
- Acción requerida
- Propietario
- Estado
- Prioridad (opcional)
Algunos registros de riesgos se hacen con Excel, mientras que otros son simples listas.
Los registros RAID también se utilizan a veces en lugar de los registros de riesgos y problemas. RAID significa: Riesgos, Suposiciones, Problemas y Dependencias.
Informe de estado del proyecto
Dependiendo de su plan de comunicación, tendrá que proporcionar informes de estado periódicos a varias personas que trabajan en su proyecto. Estos podrían consistir en actualizaciones de las partes interesadas, revisiones semanales o actualizaciones del departamento.
Sea cual sea el propósito, esta sección consiste en una colección de documentos que informan sobre el progreso de su proyecto. Esto es particularmente importante porque mantiene a todos los involucrados en la misma página durante todo el ciclo de vida del proyecto. Los informes de estado del proyecto pueden incluso utilizarse para asignar tareas y próximos pasos.
Plan de comunicación del proyecto
Al igual que los informes de estado del proyecto, su plan de comunicación del proyecto establece políticas sobre cómo usted y su equipo de proyecto se comunicarán mientras trabajan juntos. La comunicación eficaz es vital en la gestión de proyectos.
Esta sección difiere de los informes de estado del proyecto, porque en lugar de establecer el progreso del proyecto, su plan de comunicación establece exactamente cómo se producirá la comunicación. Esto abarca métodos de comunicación específicos, frecuencia de comunicación y detalles de la información de contacto.
Esta sección a menudo se centra en la comunicación con las partes interesadas, pero también es importante para su equipo de proyecto. Si su proyecto tiene un flujo de trabajo establecido en Slite, por ejemplo, debe indicarse aquí.
Fase 4: Control
La fase de control a veces se considera parte de la fase de ejecución, pero las dos también se pueden separar.
La diferencia clave entre ellas es que la fase de ejecución se centra más en poner en marcha los procesos del proyecto, mientras que la fase de control se centra en observar esos procesos y realizar cambios a medida que surgen.
Ambas fases se benefician de una buena documentación, naturalmente.
Solicitudes y gestión de cambios
Esta es la sección más importante en la fase de control de cualquier proyecto y a menudo toma la forma de un registro. Siempre que sea necesario realizar un cambio en el plan original del proyecto, debe solicitarse y registrarse en la sección de gestión de cambios.
Normalmente se proporciona la siguiente información:
- Número de ID
- Cambio propuesto
- Razón del cambio propuesto
- Cronograma
- Propietario
Fase 5: Conclusión
¡Por fin! Hemos llegado a la fase final del ciclo de vida de su proyecto y estamos seguros de que el resultado será un éxito rotundo.
Esta fase se centra en el cierre de su proyecto actual, pero también mira hacia proyectos futuros. Lo más importante es que presente todos los entregables y su producto terminado. Sin embargo, esta es también una gran oportunidad para llevar a cabo reuniones finales con su equipo de proyecto y las partes interesadas, así como para reflexionar sobre lo que salió bien durante el proyecto y lo que podría mejorarse en el futuro.
Una reflexión eficaz agilizará aún más la documentación de su proyecto y los procesos de gestión y conducirá a un mayor éxito en sus futuros esfuerzos.
Documento de revisión del proyecto
También conocido como documento de cierre del proyecto, un documento de revisión del proyecto concluye formalmente su proyecto. ¡Hurra! Al igual que la propuesta del proyecto, este documento necesitará la revisión y aprobación del jefe de proyecto, el patrocinador y las partes interesadas pertinentes.
Este tipo de documentación técnica normalmente resume lo que el proyecto logró y/o produjo, cualquier gran victoria o dificultades notables y los problemas o tareas posteriores al proyecto que deben abordarse.
¿Hay algo más que deba incluir?
Como se mencionó anteriormente, toda la documentación del proyecto se ve un poco diferente dependiendo de la industria, la empresa y el contexto del proyecto.
Los elementos antes mencionados constituyen los elementos esenciales de la documentación general del proyecto, pero nuestra lista no es exhaustiva. Hay muchos otros tipos de documentos que puede integrar dependiendo de sus necesidades, como un:
- Plan de gestión de recursos humanos: Este documento a veces se incluye como parte del plan de gestión de un proyecto. Un plan de gestión de RR.HH. describe las directrices relacionadas con la dotación de personal, los contratos, la formación y otros asuntos de RR.HH.
- Plan de garantía de calidad: También a menudo incluido bajo el alcance del plan de gestión de un proyecto, un plan de garantía de calidad o QA describe los protocolos y procesos que se pondrán en marcha para garantizar la calidad del producto terminado.
- Plan de pruebas: Un documento de plan de pruebas maestro normalmente forma parte de la fase de control de un proyecto y determina los protocolos y procesos para cómo se probará su producto. Es esencialmente un plano para todas las pruebas de productos que tendrán lugar a lo largo del ciclo de vida de su proyecto y es particularmente importante en las industrias de software y TI.
- Registro de lecciones aprendidas: Un registro de lecciones aprendidas forma parte de la fase de conclusión de un proyecto. Sirve como un documento adicional de cierre del proyecto que impulsa a los jefes de proyecto y a sus equipos a reflexionar sobre los éxitos y los inconvenientes de su proyecto completado. ¡El propósito de este documento es esforzarse por mejorar la gestión de proyectos en el futuro!
