Préparer un ordre du jour de la réunion à l'avance
L'ordre du jour est probablement la partie la plus négligée et la plus cruciale d'une réunion.
Connaissez-vous ce sentiment, lorsque vous ne connaissez pas le but d'une réunion et que la discussion s'écarte du sujet ? Blâmez l'ordre du jour.
Les ordres du jour les plus efficaces comportent peu de sujets et sont définis avec un temps réaliste pour chaque point de l'ordre du jour.
Autant que possible, collaborez à l'ordre du jour avec les autres participants : demandez-leur leur avis à ce sujet. Une fois préparé, partagez l'ordre du jour à l'avance. Et passez explicitement en revue les points de l'ordre du jour au début de la réunion.
Cela donnera à chacun la possibilité de venir préparé et d'être plus concentré et pertinent pendant la réunion.
Votre ordre du jour de la réunion d'équipe doit inclure au moins :
- Heure de la réunion (heure de début et de fin)
- Participants
- Objectif de la réunion
- Points clairs de l'ordre du jour avec des objectifs
Enfin, laissez de la place pour une discussion ouverte/improvisée. Incluez-le dans les points de l'ordre du jour à la fin. Cela vous aidera à saisir toutes les questions ouvertes et à les inclure dans les tâches de suivi.
For the preparation part, you should ease your task with collaborative tools, such as Slite, which vous aide à organiser d'excellentes réunions d'équipe.
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Identifier un responsable de réunion
Vous devez identifier un responsable de réunion.
Cette personne n'est pas le « chef d'équipe », mais le plus souvent celle qui convoque la réunion. Il/elle doit être responsable de l'ordre du jour et du calendrier pendant la réunion, mais n'a pas à tout gérer. D'autres personnes peuvent rédiger le procès-verbal de la réunion, par exemple.
Pour les réunions d'équipe hebdomadaires, c'est une bonne pratique de faire tourner le responsable de la réunion afin que chacun puisse apprendre et participer activement à l'amélioration de la préparation de la réunion et, par conséquent, des résultats.
Les réunions sont des séances de travail, pas des rapports
Avez-vous déjà participé à une réunion hebdomadaire, organisée dans le seul but de partager des informations ? Oui (nous le savons).
A golden rule we apply at Slite:
les réunions doivent être consacrées à la collaboration et au travail, et non aux rapports.
Reporting, sharing information should be done before the meeting so everyone can reflect on it and bring solutions and questions.
Alors, la prochaine fois que vous voudrez programmer une réunion, posez-vous la question suivante :
- Dois-je partager des informations ou ai-je besoin d'une séance de travail collaborative sur un point précis ?
- Ce point pourrait-il être résolu via Slack, des e-mails ou tout autre outil de communication asynchrone ?
Cela vous aidera à gagner du temps avec moins de réunions et des réunions plus productives.
Here is an example of a doc we share in advance. The reporting is included for support, the meeting isn't about it (check the agenda).
Réduire le nombre de participants
Moins il y en a, mieux c'est. N'invitez que les personnes concernées par les points de l'ordre du jour, pas toute l'équipe.
Cela évitera que la discussion ne s'écarte du sujet. De plus, votre processus de prise de décision sera plus ciblé et pertinent.
Et vous pouvez toujours partager le procès-verbal de la réunion de manière asynchrone avec d'autres personnes si nécessaire.
Une dernière chose, alors que certains disent qu'il ne faut jamais amener plus de sept personnes à une réunion, chez Slite, nous essayons de réduire les réunions à 3 personnes, autant que possible.
C'est le nombre idéal pour être sûr qu'il n'y a pas deux groupes qui se forment en parallèle, ce qui entraîne une asymétrie d'informations entre les participants, et que les gens se rattrapent pendant ou après la réunion.
Toujours être à l'heure
Le respect du temps que vous avez fixé pour la réunion aidera chacun à se concentrer sur les questions pertinentes et à faire abstraction du bruit. S'il reste d'autres points à discuter, cela peut toujours se faire lors de la prochaine réunion.
Few tips to be on time:
- Avoir un ordre du jour chronométré préparé (voir le point précédent).
- Soyez explicite avec les membres de votre équipe à ce sujet au début.
- Découvrez la technologie à l'avance.
- Commencez par les sujets critiques en premier, afin de ne pas laisser les plus importants sur la table.
C'est une habitude à prendre au sein de votre communication d'équipe. Le pire qui puisse arriver, lorsque vous vous souciez du temps des gens, c'est que tout le monde vous remercie. Histoire vraie.
Créer une responsabilisation
Pour tirer parti de vos réunions d'équipe, définissez pour chaque élément d'action, un responsable clair, responsable de celui-ci.
The meeting minutes should contain that information that you can share after the meeting with every participant.
The best way is to store your notes de réunion dans un endroit en ligne facile d'accès afin que chacun puisse facilement les consulter et assurer le suivi de ses tâches.
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Mettre en place le bon environnement
Déterminez si la réunion doit avoir lieu en personne ou non. Y a-t-il des membres de l'équipe à distance qui devront se joindre à la réunion ? Si oui, rendez-la conviviale : chacun peut participer à distance depuis son bureau en utilisant un outil de visioconférence tel que Zoom. Vous aurez une participation plus équilibrée avec tout le monde utilisant le même support de communication.
Pour les réunions en personne, les ordinateurs portables et les téléphones ne doivent pas être présents, sauf si cela est nécessaire (par exemple, pour celui qui prend les notes de la réunion). Cela aidera chacun à être plus présent, à ne pas se distraire en consultant ses e-mails ou en préparant sa prochaine présentation.
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Obtenir des commentaires pour s'améliorer
Tous les points précédents sont des directives générales qui se sont avérées efficaces. Selon votre contexte, vous devrez peut-être les adapter et les itérer.
Vérifiez auprès des autres participants pour connaître leur sentiment à propos de vos réunions d'équipe et obtenir leur avis.
Vous pouvez leur poser directement des questions comme :
- Les bons membres de l'équipe étaient-ils présents ?
- L'objectif, les points de l'ordre du jour et les résultats de la réunion étaient-ils clairs et apportaient-ils de la valeur ?
- Devrions-nous ajuster l'heure, la durée, la fréquence de la réunion ?
En fonction des commentaires de votre équipe, vous pouvez passer en revue les points précédents et voir comment les rendre encore plus utiles pour votre cas.
Organiser facilement des réunions d'équipe productives avec Slite
Productive and effective team meetings are not only good meeting minutes: you'll need to ensure that the right people have access to the right knowledge before, during and after your meetings and can easily collaborate on it.
Slite vous aidera à améliorer vos réunions d'équipe :
- Gagnez du temps sur la préparation des réunions d'équipe. Préparez vos propres modèles de réunion et commencez à prendre de belles notes en quelques secondes.
- Collaborez en temps réel. Chaque membre de votre équipe ou les contributeurs externes peuvent modifier ou commenter le même document automatiquement synchronisé en temps réel.
- Partagez des documents en quelques secondes. Décidez qui peut y accéder, partagez-le par e-mail, Slack ou joignez-le à un événement de calendrier à la volée.
- Organisez et centralisez la documentation de vos réunions d'équipe. Slite fournit un espace de travail puissant mais simple pour agir comme une source unique de vérité pour votre équipe.
