Utilisez un outil de partage de connaissances (qui fait plus) pour créer votre manuel de l'employé
Que vous soyez une grande entreprise ou une petite entreprise, vous avez des politiques et des procédures pour votre lieu de travail. Vous les avez créées parce que vous saviez qu'il était essentiel que vos collègues soient sur la même page que l'énoncé de mission, l'éthique et les attentes futures de votre entreprise. En prenant les mesures nécessaires à la création de lignes directrices et de protocoles, vous avez commencé à prendre la mesure essentielle de la gestion d'une entreprise efficace et performante.
Modèle de manuel de l'employé
Si vous aimez ce que vous voyez juste en dessous, vous pouvez démarrer votre espace de travail avec lui maintenant.
Comment construire votre manuel de l'employé, étape par étape
1. Pensez à la vue d'ensemble
Quelles sont les choses les plus importantes que les nouvelles recrues et les employés de l'entreprise doivent savoir sur leur environnement de travail ? Quelles valeurs fondamentales et idéaux voulez-vous leur faire comprendre clairement ?
2. Élaborez une table des matières
Cela vous aidera à définir tous les points principaux que vous souhaitez aborder et à faciliter la rédaction d'un excellent manuel de l'employé. Apportez autant d'informations que possible, mais veuillez conserver une expérience de lecture correcte ! Vous pouvez en générer un automatiquement dans Slite.
3. Établissez les informations essentielles de l'entreprise
Assurez-vous de couvrir les bases : la mission, l'historique et le contexte de votre entreprise, les valeurs fondamentales et les politiques de l'entreprise, les outils et conseils généraux et les informations sur les ressources humaines.
4. Faites un plan
Notez les politiques qui seront les plus importantes et pertinentes pour vos nouvelles recrues et les employés de l'entreprise. Assurez-vous de couvrir des éléments tels que : le code de conduite, la lutte contre le harcèlement, la non-discrimination et les politiques d'égalité des chances en matière d'emploi, l'indemnisation des accidents du travail et les lois fédérales applicables, les avantages sociaux (avantages, assurance maladie, congés payés et politiques de vacances), les heures de travail, les politiques de congés de maladie, les politiques en matière d'abus de substances, les politiques en matière de devoir de juré, les directives relatives aux médias sociaux et le code vestimentaire.
5. Incluez des ressources de gestion
C'est formidable pour établir des attentes et des précédents clairs pour différentes situations de gestion ; essentiel à toute relation de travail saine.
Incluez des modèles supplémentaires relatifs aux évaluations de rendement, aux dossiers du personnel, aux réunions et aux rôles et résultats.
6. Couvrez les ressources d'embauche
Cette section sera essentielle pour les nouveaux employés et aidera à répondre à certaines de leurs questions immédiates ! Incluez des informations sur le processus d'intégration, les informations sur le contrat de travail, les ressources humaines, la culture d'entreprise, la description de poste et les critères d'évaluation. Et voilà ! Ainsi, vous serez sur la bonne voie pour élaborer le manuel de l'employé parfait.
Qu'est-ce qu'un manuel de l'employé ?
Un manuel de l'employé aide à rassembler tous vos objectifs, avantages et procédures définis en une seule source pratique afin que votre culture d'entreprise prenne forme de manière plus formelle. Cela protège non seulement les meilleurs intérêts de votre organisation, mais contribue également à éviter d'enfreindre les lois fédérales ou étatiques requises.
Comme indiqué brièvement ci-dessus, un manuel de l'employé définit les principales politiques et procédures d'une entreprise, ainsi que les attentes culturelles. Cela permet de mettre en évidence la mission et les valeurs pour les employés actuels et futurs qui pourraient être embauchés plus tard. En utilisant ce type de document comme introduction à votre lieu de travail, les nouveaux membres de l'équipe auront plus de facilité à comprendre comment fonctionne votre environnement et ce qu'ils doivent s'attendre à faire dans leurs rôles professionnels : des ressources humaines à la façon de prendre des congés, en passant par les congés médicaux et plus encore.
Les employés peuvent également s'y fier pour savoir comment leur comportement et leurs performances affecteront leur relation de travail avec votre entreprise. Le fait d'avoir des protocoles clairement définis concernant des sujets tels que le harcèlement sexuel ou la fraternisation avec d'autres employés permettra d'informer les employés et leurs superviseurs sur ce qui est acceptable ou non. Cela permet d'éviter les litiges à l'avenir si des problèmes surviennent dans ces situations difficiles.
L'importance d'un manuel de l'employé efficace
Le fait d'avoir une normalisation des politiques d'avantages sociaux et des attentes du personnel est probablement la principale raison pour laquelle toute entreprise comptant plus d'un employé devrait avoir un manuel de l'employé. Il permet d'éviter la confusion et donne à votre équipe une voie à suivre en cas de désaccord ou de plainte nécessitant l'intervention de la haute direction. Il garantit également l'égalité des chances en matière d'emploi.
Bien qu'il s'agisse d'excellentes démonstrations des raisons pour lesquelles nous devrions investir notre temps dans la création de ces manuels pleins de ressources, il existe plusieurs raisons importantes d'avoir des manuels.
La formalisation des politiques de l'entreprise apporte de la clarté
Parfois, les entreprises créent des politiques qui ne sont pas formelles et qui changent souvent en fonction de la personne qui gère une situation ou de la façon dont une pratique informelle est interprétée. Cela crée de la confusion, le risque d'une poursuite et des informations incohérentes sont traitées comme une norme. La rédaction d'un manuel de l'employé vous oblige à définir les politiques de l'entreprise qui affectent votre environnement de travail et le succès de votre entreprise, le tout en un seul endroit.
Créez l'uniformité au sein de votre entreprise
Le vieil adage selon lequel il faut que « tout le monde soit sur la même longueur d'onde » est tellement vrai lorsque vous êtes un employeur et un propriétaire d'entreprise. Votre manuel de l'employé doit promouvoir l'idée que les règles sont appliquées de manière égale au sein de votre entreprise afin que vos employés comprennent qu'il s'agit des règles à suivre s'ils veulent réussir.
Les manuels de l'employé font gagner du temps à tout le monde
Imaginez un manuel de l'employé qui fournit des réponses claires aux questions fréquemment posées sur la culture de travail et les avantages sociaux de votre entreprise. Le temps gagné en n'ayant pas à répondre aux mêmes questions, et le temps gagné par vos employés en ayant la possibilité de chercher eux-mêmes les réponses est un énorme avantage !
Prévient les litiges juridiques
Le fait d'avoir les conditions de votre relation de travail et un guide complet de la politique de l'entreprise constitue une protection juridique efficace pour votre entreprise.
L'intégration est plus rapide et plus simple
Les nouveaux employés trouvent ces manuels inestimables lorsqu'ils apprennent les ficelles du métier et se mettent au diapason. C'est également un excellent outil de référence pour les employés expérimentés. Votre équipe peut prendre plus de temps pour que vos nouveaux employés se sentent chez eux et à l'aise dans leur travail.
Vous communiquez sur la culture d'entreprise
Que votre entreprise adopte une approche décontractée de la vie de bureau ou qu'elle adhère strictement au professionnalisme, un manuel de l'employé communiquera clairement comment cela s'équilibre avec vos valeurs et votre mission, et quels sont les avantages pour les employés. Cela est particulièrement logique dans un contexte de travail à distance.
Il démontre la conformité
Les réglementations fédérales, étatiques et même locales peuvent comporter des règles et des protocoles spécifiques que votre entreprise doit suivre. Le fait d'avoir vos directives énoncées de manière à ce que tout le monde connaisse et respecte ces obligations importantes démontre votre conformité.
Qui crée le manuel de l'employé ?
En général, la plupart des organisations comptent sur leur équipe des ressources humaines (RH) pour gérer la création de ces manuels. La raison en est la formation spécialisée, les connaissances approfondies et les connaissances juridiques que possèdent les professionnels des RH. Cela les aide à contextualiser les politiques et les procédures tout en tenant compte des conséquences juridiques qui pourraient en résulter si l'un de ces éléments n'est pas communiqué de manière appropriée.
Parfois, les petites entreprises en démarrage n'ont pas d'équipe des RH à portée de main et comptent plutôt sur leur direction pour créer un manuel de l'employé. Ce dirigeant peut faire confiance au chef de son service de marketing pour rédiger le texte de la manière la plus compréhensible possible.
Enfin, d'autres ont opté pour une collaboration entre la direction et les employés en rédigeant une ébauche et en demandant aux membres de l'équipe de l'examiner. La construction d'un manuel d'équipe est une tendance croissante dans de nombreuses entreprises qui tentent de favoriser un environnement d'équipe ouvert au sein de leur entreprise.
Quels sont les éléments d'un manuel de l'employé ?
Les manuels de l'employé couvrent un large éventail de sujets, il y a donc de nombreux éléments à prendre en compte avant même de commencer à le créer. Toutes ces différentes sections peuvent être regroupées dans des catégories plus larges pour vous aider à organiser correctement votre manuel.
Votre manuel de l'employé doit comprendre ces principales catégories, qui formeront les piliers de votre politique et de vos protocoles spécifiques sur le lieu de travail afin de donner aux membres de l'équipe une base de compréhension :
- Conditions d'emploi
- Protocoles et procédures du lieu de travail
- Code de conduite
- Rémunération et avantages sociaux
- Avantages et possibilités de développement
- Planification du travail, congés payés, congés de maladie et politiques de vacances
- Démission et cessation d'emploi
Bien qu'il ne s'agisse pas d'une liste définitive en raison des différences entre les lois fédérales, étatiques et locales, ces éléments vous donnent un plan de départ pour ajouter des sections spécialisées dans la catégorie appropriée. Vous pouvez commencer avec ce modèle gratuit :
De quelles sections avez-vous besoin dans votre manuel de l'employé ?
Pour créer le manuel de l'employé parfait, vous devrez déterminer les sections dont vous avez besoin dans les principales catégories mentionnées précédemment. De nombreuses entreprises choisissent en fonction des informations qui maintiendront la satisfaction des employés et la connaissance des politiques, tout en contribuant à la poursuite des objectifs de l'entreprise. Cette approche démontre à quel point les manuels et leur succès dépendent de la façon dont vous rédigez les politiques et de la quantité d'informations que vous partagez à leur sujet.
Conditions d'emploi
Il s'agit généralement de la première section que les employés liront lorsqu'ils recevront leur manuel, car elle contient le plus d'informations sur leur rôle professionnel. Certains peuvent considérer qu'il s'agit d'une section FAQ, car elle répond à certaines des questions les plus élémentaires sur leur contrat et leur classification professionnelle.
Présence
Un aperçu clair de la politique de présence afin que les employés sachent quoi faire s'ils ne peuvent pas se rendre au travail, le type d'avis requis et ce qui est considéré comme une absence justifiée ou injustifiée.
Classification des employés
De nombreuses entreprises ont un mélange d'employés exonérés et non exonérés qui reçoivent différents niveaux de privilèges et d'avantages sociaux. Il est essentiel de définir ce que signifient ces classifications et en quoi elles sont différentes. Cette section doit également inclure les définitions et les différences entre les employés à temps plein et à temps partiel.
Politiques du lieu de travail (nous n'en avons pas chez Slite)
Dans cette section, de nombreuses entreprises auront des similitudes et des différences en raison des exigences de l'entreprise ou des employés. Étant donné que cette partie de votre manuel de l'employé servira de guide sur ce à quoi ressemble votre environnement de travail, concentrez-vous sur les conditions dans lesquelles ils doivent travailler en tant que membre de votre équipe.
Confidentialité et protection des données
En tant qu'entreprise, vos employés auront accès non seulement aux informations sur les clients, mais aussi aux données protégées sur les produits ou services. Il est essentiel d'avoir une politique décrivant comment, quand et ce que les travailleurs peuvent faire avec ces informations pour l'intégrité de vos produits et de vos relations avec les consommateurs.
Politiques de lutte contre le harcèlement et la violence au travail
Afin de créer un espace de travail sûr et collaboratif, il est indispensable de créer des politiques qui définissent la politique de l'entreprise en matière de harcèlement et de violence. Vous devrez préciser ce qu'est le harcèlement et énumérer les conséquences potentielles.
Santé et sécurité au travail
Vous devez inclure non seulement vos propres protocoles en matière de santé et de sécurité au travail, mais aussi toutes les règles liées à la loi. Indiquez les mesures que votre entreprise prendra en cas d'accident ou d'incident de sécurité, ainsi que l'endroit où les documents de formation sont disponibles si vos employés souhaitent obtenir plus d'informations.
Code de conduite
Distinct des interdictions de harcèlement et de violence, votre chapitre sur le code de conduite est un cadre essentiel des attentes en matière de comportement de l'entreprise et de la création d'un environnement anti-harcèlement. Prenez le temps d'évaluer les exigences que vous avez envers votre personnel et la manière dont cela affectera votre entreprise et vos opérations. Vous devez couvrir le traitement des autres collègues ou invités, tant en matière de sécurité que d'impressions laissées aux consommateurs.
Code vestimentaire
Que votre code vestimentaire soit décontracté ou professionnel, vous devez le mettre par écrit. Le style de chacun est subjectif, il est donc très important de faire savoir à vos coéquipiers ce qu'ils doivent ou ne doivent pas porter, afin d'éviter toute situation embarrassante.
Sécurité Internet et appareils connexes
À l'ère moderne de la technologie, l'accès à Internet, les téléphones portables, les médias sociaux et le courrier électronique sont des outils obligatoires dont nos équipes ont besoin pour faire leur travail. Pourtant, cette technologie s'est tellement ancrée dans nos vies que nous avons tendance à perdre de vue le temps de l'entreprise ou les politiques de comportement. Définissez clairement votre politique en matière d'Internet et d'appareils numériques, mais gardez à l'esprit que la technologie est une seconde nature pour beaucoup d'entre nous aujourd'hui.
Conflits d'intérêts
Selon votre activité, un conflit d'intérêts pourrait poser un grave problème juridique si un employé enfreint les règles ou les lois établies en la matière. Le cas échéant, décrivez ce qu'est un conflit d'intérêts et les mesures à prendre pour qu'aucune violation ne se produise.
Relations de travail
Là encore, cela dépend du type d'entreprise que vous avez et du niveau de contrôle que vous jugez nécessaire pour éviter les environnements de travail toxiques et les conflits d'intérêts. Qu'il s'agisse d'une amitié étroite ou que des employés commencent à sortir ensemble, il est essentiel de définir clairement le niveau de fraternisation autorisé entre les collègues. Cela permet de s'assurer que votre entreprise reste conforme aux lois sur l'emploi.
Népotisme
Lors de l'embauche ou de la promotion de membres de la famille, il n'est pas rare que des accusations de favoritisme soient lancées. Utilisez cette section pour dicter les relations de travail qui peuvent ou ne peuvent pas exister dans votre organisation entre les employés apparentés.
Invités de l'entreprise
Vous devez toujours inclure une politique relative aux invités afin de protéger votre entreprise contre les demandes d'indemnisation en cas d'accident et les violations de données lorsqu'une personne visite votre propriété. Le fait d'avoir une procédure et une politique déclarées concernant les visiteurs permettra aux employés d'être conscients de ces invités et d'en être responsables.
Sollicitation
Nous avons tous rencontré des parents de Girl and Boy Scouts qui veulent collecter des fonds pour leurs troupes en vendant des biscuits. Ces situations pourraient entraîner un conflit d'intérêts ou une gêne pour ceux qui se sentent obligés d'acheter. Établissez une politique claire concernant la sollicitation ou la distribution de produits qui ne sont pas liés à l'activité de l'entreprise.
Rémunération et possibilités de développement
Les employés s'appuient fortement sur cette section pour comprendre le fonctionnement du processus de paie et les possibilités d'évolution au sein de votre entreprise. Il est essentiel de mettre l'accent sur les politiques qui améliorent la valeur de vos employés et les incitent à rester dans votre entreprise.
Types de rémunération
Cette section peut porter sur les types de paie utilisés par votre organisation et sur le statut d'emploi qui y donne droit. Vous pouvez également expliquer plus en détail le traitement des heures supplémentaires et les lois qui régissent ce type d'heures.
Évaluations du rendement
Ici, vous pouvez relier le rendement d'un employé aux possibilités d'avenir au sein de l'entreprise, et informer les gestionnaires de leur rôle dans ce processus.
Formation et développement
La fidélisation est un élément essentiel de la réussite de votre entreprise, car l'orientation constante des nouvelles recrues est un processus coûteux. Utilisez cette section pour montrer comment vos employés peuvent améliorer leur rendement au travail et leur développement personnel.
Avantages et primes aux employés
Très souvent, les employés ne connaissent certains des avantages et des primes offerts par leur employeur que par le bouche-à-oreille ou par un courriel diffusé à grande échelle. Cela signifie que votre investissement dans ces avantages supplémentaires est sous-utilisé, ce qui entraîne un gaspillage d'argent et de motivation. Utilisez cette catégorie pour plus que la simple documentation juridique habituelle concernant l'indemnisation des travailleurs, en incluant des informations sur des éléments tels qu'une réduction de prix sur l'abonnement à une salle de sport que vous offrez.
Prestations de santé des employés
Cette section doit comprendre tout, d'un aperçu des offres d'assurance maladie à tout programme de bien-être ou de santé spécial que vous pouvez offrir. Vous devez également inclure ici vos politiques FMLA (Family and Medical Leave Act) et COBRA.
Indemnisation des travailleurs
Si un employé se blesse au travail, il s'appuiera fortement sur cette section de votre manuel de l'employé. Il doit connaître la procédure et les avantages qu'il tire de son contrat de travail, ainsi que toute autre information sur les ressources que vous jugez appropriée à cette situation.
Politiques de travail à distance
Le travail à distance est une méthode de travail de plus en plus populaire en raison des économies réalisées sur les coûts de l'entreprise et des options de flexibilité qui vous permettent d'embaucher des membres d'équipe de qualité de manière concurrentielle. Il est utile d'indiquer comment un employé peut demander cette option ou quels rôles professionnels peuvent être pris en considération. Il est également nécessaire d'indiquer les exigences et les règles relatives au travail à distance afin que les mesures de sécurité et la conduite appropriées soient claires.
Rapports de dépenses
Une section claire sur les politiques et les procédures concernant les dépenses liées au travail est d'une valeur inestimable pour les résultats de votre entreprise. Incluez les frais couverts dans votre manuel de l'employé afin d'éviter les litiges.
Voiture de société
Pour les employés qui bénéficient d'une voiture de société, prenez le temps d'élaborer des directives qui couvrent les dépenses que votre organisation prendra en charge, ce qu'il faut faire en cas d'accident et les informations relatives à l'entretien si le véhicule rencontre des problèmes mécaniques.
Stationnement
Certaines entreprises n'ont pas de parking réservé et le personnel doit payer, ou vous fournissez un laissez-passer de stationnement. Quoi qu'il en soit, veillez à détailler la procédure de demande de remboursement des frais de stationnement ou de délivrance d'un permis dans cette section. Cela doit également inclure les dates auxquelles les frais de stationnement sont payés ou les laissez-passer sont délivrés.
Équipement de l'entreprise
Lorsque vous fournissez des téléphones, des ordinateurs portables, des imprimantes ou d'autres équipements à votre équipe, soulignez l'importance de ces éléments et la manière d'en prendre soin. Il s'agit d'actifs précieux de votre entreprise et vous voulez que votre personnel les traite comme tels. Indiquez ce qu'il faut faire en cas de perte, de vol ou de dommage, ainsi que toute responsabilité de la part de l'employé en cas de survenance de ces événements.
Temps de vacances et jours de congés payés
Une autre catégorie populaire que les employés utilisent souvent comme référence lorsqu'ils font des demandes de congé. Il est important de détailler la procédure et la politique sur la façon dont ce temps peut être utilisé. Les employés s'appuient sur ces informations pour planifier leurs vacances avec leur famille ou pour poursuivre d'autres passe-temps et intérêts. Utilisez donc un langage clair et facile à comprendre.
Heures de travail et congés payés
Vous pouvez indiquer ici l'heure à laquelle vous attendez les employés et l'heure à laquelle ils doivent quitter le lieu de travail. Vous pouvez mentionner toute exception en ce qui concerne les conditions météorologiques ou d'autres circonstances imprévues. Indiquez également le nombre de jours de congés payés et les conditions qui les justifient. N'oubliez pas de préciser comment faire la demande !
Jours fériés
Il est nécessaire d'utiliser ici une liste de tous les jours fériés observés par votre entreprise et de la manière dont les employés sont rémunérés.
Congé de maladie
Définissez ce qui est considéré comme un congé de maladie conformément à la loi et aux directives de l'entreprise. Incluez tous les avantages supplémentaires en cas de maladie qui peuvent impliquer des problèmes de santé à court et à long terme.
Deuil
La nature imprévisible de la vie exige généralement que les employeurs accordent à leurs employés au moins quelques jours de congé de deuil. Ce type de politique contribue grandement à établir une relation de compassion avec vos employés.
Élections et service de juré
De nombreux États ont des lois et des droits spécifiques concernant les événements électoraux et les obligations de service de juré. Indiquez quelles sont ces lois et ces droits pour ces fonctions et tous les documents que vous pouvez exiger pour justifier leur absence en conséquence.
Congé parental
Selon l'État dans lequel vous vivez, le congé de paternité et le congé de maternité peuvent être soumis à des directives légales que vous devez respecter. Si ce n'est pas le cas, vous devriez tout de même envisager une politique de ce type pour accommoder vos employés et leurs familles pendant une période aussi joyeuse de leur vie.
Démission et licenciement d'un employé
Parfois, un emploi n'est tout simplement pas adapté, ou les choses changent et une meilleure opportunité se présente ailleurs. Quelle que soit la raison ou la situation, le départ d'un employé nécessite une section à part entière. Cette section doit couvrir tous les aspects, des procédures disciplinaires aux dates de la dernière paie, en passant par les procédures d'entretien de départ, afin que rien ne soit laissé au hasard.
Mesures disciplinaires
Cette section est essentielle pour vos gestionnaires autant que pour les employés qu'ils gèrent. Assurez-vous que votre processus disciplinaire comporte une approche étape par étape expliquée et le rôle que jouent les gestionnaires dans la documentation de la situation. Il est essentiel d'assurer la sécurité au travail et la lutte contre la discrimination.
Démissions
Définissez vos attentes quant au préavis que votre entreprise attend dans les cas où un employé démissionne de son poste. Vous pouvez également parler de la durée de l'emploi et des frais de scolarité ou de déménagement qui peuvent avoir été accordés sous réserve de la durée de l'emploi.
Cessation d'emploi
Prenez le temps d'examiner attentivement toutes les lois fédérales ou étatiques applicables à la décision de mettre fin à l'emploi d'une personne, ainsi que de définir votre propre processus interne de cessation d'emploi. Si certains statuts de travailleurs bénéficient d'une indemnité de départ, ou si les employés ont des jours de vacances ou de maladie inutilisés, assurez-vous d'indiquer comment ces situations sont compensées. Si vous avez une politique de référence, vous pouvez ajouter un commentaire rapide dans cette section.
Concluez votre manuel de l'employé de manière positive
Une fois que vous avez terminé le contenu principal de votre manuel, assurez-vous d'écrire un bref aperçu de l'objectif du livre, un point de contact pour toute question, un rappel que les politiques peuvent changer et une ligne de signature de reconnaissance. Assurez-vous de souligner à quel point vous êtes heureux de les avoir à bord de votre organisation et que vous êtes impatient de travailler avec eux.
Utilisez un outil de partage des connaissances (qui fait plus) pour créer un manuel de l'employé
Prenez votre modèle de manuel de l'employé
En fin de compte, votre manuel de l'employé ne peut pas être rédigé en termes de généralisations ou de politiques générales. Les spécifications et les références détaillées sont essentielles pour créer un guide qui répond aux questions au lieu d'en créer d'autres. Votre manuel doit soutenir toutes les lois applicables et comporter des processus de conformité clairs.
Les meilleurs manuels ne réussiront pas si les membres de l'équipe ne peuvent pas y accéder facilement ou si vous ne pouvez pas vérifier si chaque employé a lu et compris ce qu'il contient. Compte tenu de ces points, vous pouvez envisager de travailler avec Slite pour créer un manuel de l'employé à jour et conforme aux lois qui couvre tout ce que vos employés doivent savoir sur votre entreprise, sa vision et les politiques qui assurent son succès.
Avec Slite, vous pouvez utiliser notre outil de gestion des connaissances pour créer une approche collaborative qui permet de créer un manuel de l'employé sur mesure qui remplit son objectif : rassembler les connaissances pour tous dans un lieu organisé pour faciliter l'accès et la compréhension. Visitez notre site dès aujourd'hui pour avoir un aperçu de tous les outils que nous avons à offrir pour créer le manuel de l'employé parfait sur lequel votre entreprise peut compter pour réussir.
