Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion ?
Le procès-verbal de réunion est un compte rendu officiel d'une réunion pour ses participants. En termes simples, il s'agit de notes sur les personnes qui ont assisté à la réunion, sur ce dont elles ont discuté et sur les mesures à prendre qui en ont découlé.
Malgré son nom, le procès-verbal de réunion ne doit pas être un enregistrement de chaque minute, mais un outil permettant d'inclure uniquement les informations les plus pertinentes dans votre document.
Les réunions sont des outils populaires utilisés pour faire avancer les choses dans les organisations. Cependant, elles sont également tristement célèbres pour leur inefficacité.
Pourquoi les appelle-t-on « procès-verbal de réunion » ?
Le mot « procès-verbal » dans « procès-verbal de réunion » n'a rien à voir avec le temps. Il vient du mot latin minutia, qui signifie des broutilles ou des détails. Le procès-verbal de réunion capture les détails pertinents d'une réunion en tant qu'enregistrement pour les participants et les autres parties intéressées.
Qui est responsable de la prise de procès-verbaux pour une réunion ?
Le secrétaire général prend généralement des notes et prépare le procès-verbal de la réunion. S'il n'y a pas de rôle spécifique pour cela dans votre entreprise, le travail devrait alterner entre les personnes qui savent comment prendre des notes pour une réunion. Lors de la prise de procès-verbaux de réunion, il est préférable d'utiliser un modèle tel que le modèle de procès-verbal de réunion gratuit de Slite. Après avoir préparé le procès-verbal, assurez-vous qu'il est correctement documenté et distribué à tous les membres du conseil d'administration.
À quoi sert le procès-verbal de réunion ?
Le procès-verbal de réunion est un outil incroyablement pratique qui peut offrir à votre équipe un éventail d'avantages. Une fois que vous les aurez intégrés à votre flux de travail habituel, vous ne reviendrez jamais en arrière.
1. Ils rendent les réunions exploitables
Le procès-verbal de réunion peut aider à éviter les discussions interminables et les allers-retours, car il rend les choses plus efficaces.
De plus, vous éviterez de tergiverser, car vous aurez une liste de ce qui doit être discuté et mis en œuvre, juste devant vous.
Un format de procès-verbal de réunion efficace est également utile à cet égard, car les points de l'ordre du jour sont souvent placés dans des tableaux qui attribuent des personnes de contact, des plans d'action, etc.
2. Ils décrivent la structure de la réunion
En règle générale, un chef de réunion ne devrait jamais se rendre à une réunion sans un plan précis décrivant la structure de la réunion et ce qui doit être discuté.
Si vous rédigez régulièrement des procès-verbaux d'entreprise, vous prendrez l'habitude de déterminer à l'avance les points de l'ordre du jour de la réunion.
Cela ajoutera de la structure à vos réunions et vous assurera que tout est discuté de manière approfondie mais efficace.
3. Tenez tout le monde au courant
Vous pouvez simplement envoyer aux participants à la réunion une copie du procès-verbal de la réunion et ils peuvent se mettre au courant immédiatement.
Cet avantage est particulièrement pratique si vous utilisez un logiciel comme Slite où les notes de réunion sont enregistrées et peuvent être facilement partagées à partir d'un espace de travail central.
4. Évitez d'oublier les sujets importants
Si vous savez comment prendre des procès-verbaux de réunion efficaces et réviser les notes de réunion avant une réunion, vous pouvez vous assurer que rien d'important n'est laissé de côté dans la discussion.
Vous pourrez vous référer aux points de l'ordre du jour déjà notés dans votre projet et même consulter les procès-verbaux des réunions précédentes.
Les procès-verbaux de récapitulatif de réunion sont également des documents pratiques qui peuvent être consultés rapidement avant la fin d'une réunion, juste pour s'assurer que tout a été couvert. L'examen des procès-verbaux des réunions précédentes peut aider à s'assurer que rien d'important n'est laissé de côté dans la discussion.
6. Accroître la responsabilisation
Enfin, le procès-verbal de réunion ajoute un certain degré de responsabilité à la fois à ce qui est discuté lors des réunions et aux réunions elles-mêmes.
Lorsqu'un sujet est abordé lors d'une réunion, la personne qui prend le procès-verbal de la réunion note généralement une équipe, une personne de contact ou un chef associé à ce point de la réunion.
Cela donne à cette ou ces personnes une responsabilité spécifique sur ce sujet et évite toute confusion quant à savoir qui est « responsable » d'une tâche ou d'une autre.
Preuve des délais
Le procès-verbal d'une réunion permet de garder les délais importants visibles, afin que toutes les personnes impliquées puissent répartir leur temps correctement et que les projets puissent respecter le calendrier. Un logiciel comme Slite peut vous aider à mettre en évidence les dates limites importantes et à vous assurer que les personnes responsables sont averties à l'avance.
7. Améliore les relations avec les clients
Les réunions avec les clients peuvent être d'excellents outils de responsabilisation pour les clients. S'il y a le moindre doute sur le fait qu'un point a été discuté lors d'une réunion (ou même si la réunion a eu lieu), les notes de réunion sont des documents pratiques auxquels se référer pour apporter de la clarté et éviter la frustration.
Que faut-il inclure lors de la rédaction d'un procès-verbal de réunion ?
Le contenu de votre procès-verbal de réunion dépendra des besoins de votre entreprise et du ou des types de réunions que vous organisez généralement. Cependant, les éléments suivants sont généralement inclus dans la plupart des documents de procès-verbal de réunion :
1. Les éléments de base de la réunion, tels que le nom, le lieu, la date et l'heure
Il est important d'inclure les détails de base de votre réunion en haut de votre document de procès-verbal de réunion. Cela garantit que tout est organisé et que votre réunion peut être identifiée en un coup d'œil.
2. Liste des participants à la réunion
Ensuite, vous voudrez inclure une liste de toutes les personnes présentes à votre réunion. Le procès-verbal d'une réunion doit indiquer le nom de chaque participant présent.
Cela permet d'identifier toutes les personnes qui travaillent sur un projet ou un sujet donné ou qui y sont impliquées, ainsi que de noter quels employés sont informés de quoi.
3. But de la réunion
Chaque exemple de procès-verbal de réunion du personnel doit avoir un objectif central. Vous pouvez discuter de divers sujets, mais il doit y avoir un objectif principal à l'ordre du jour.
Il est essentiel de le noter, car cela permet de donner une orientation à la réunion et de clarifier son objectif.
4. Points de l'ordre du jour
Un excellent exemple de procès-verbal de réunion du personnel doit inclure tous les points de l'ordre du jour qui ont été abordés lors d'une réunion.
Si possible, c'est une excellente idée de parler au chef de la réunion et de noter ces points de l'ordre du jour avant le début de la réunion pour une efficacité maximale de la prise de notes.
Qu'est-ce qu'un ordre du jour ?
Un ordre du jour de réunion formel est un aperçu des sujets et fournit des informations importantes à la personne qui compile le procès-verbal. Par exemple, le procès-verbal d'une réunion du conseil d'administration peut utiliser les noms des participants et les sujets abordés pour s'assurer que toutes les personnes impliquées disposent des documents nécessaires et pour éviter que les discussions ne s'éloignent du sujet. Pour créer des notes de réunion réussies, vous devez savoir comment rédiger des notes d'ordre du jour de réunion. Notre modèle d'ordre du jour de réunion peut vous aider.
5. Date et lieu de la prochaine réunion
À la fin de la réunion, votre équipe doit déterminer combien de temps il faudra attendre avant que tout le monde doive se réunir à nouveau. Assurez-vous de noter la date et l'heure dans votre procès-verbal de réunion.
6. Documents à inclure dans le rapport de réunion
Vous pourriez avoir des documents de réunion supplémentaires que vous voudrez joindre à votre rapport et auxquels vous référer à l'avenir. Il peut s'agir de rapports, de présentations, de documentation, etc. Le ciel est la limite. Avec Slite, vous pouvez partager votre ordre du jour avec les chefs d'équipe et les membres en temps réel et rendre toute la documentation du projet facilement accessible à toutes les parties intéressées.
7. Principaux points d'action
La plupart des équipes terminent le procès-verbal de réunion par des points d'action décrivant les mesures qui doivent être prises pour atteindre les objectifs du projet. Il peut être difficile de saisir chaque tâche qui a été mentionnée lors d'une réunion, mais l'utilisation de modèles de procès-verbal de réunion et de logiciels comme Slite peut rendre ce processus plus efficace et garantir que vous avez un enregistrement précis des tâches à venir et des parties responsables.
Comment prendre des procès-verbaux de réunion efficaces
Une excellente réunion commence bien avant que vous ne commenciez à rédiger le procès-verbal.
Pour vous assurer que vous savez comment prendre des procès-verbaux de réunion efficaces, vous devez toujours clarifier ce que l'on attend de vous en tant que preneur de notes, surtout si c'est un nouveau rôle pour vous.
Il est également important de vérifier auprès du responsable de la réunion que l'ordre du jour de la réunion est établi à l'avance. Non seulement il s'agit d'une étape essentielle pour organiser une réunion d'équipe efficace, mais c'est aussi un excellent moyen d'être plus efficace.
Les étapes à suivre pour créer des procès-verbaux de réunion efficaces sont les suivantes :
1. Créez un plan ou utilisez un modèle de procès-verbal de réunion
2. Cochez les participants à leur entrée
3. Prenez note des points d'action et des décisions
4. N'écrivez pas tout
5. N'oubliez pas d'enregistrer
6. Notez le procès-verbal de la réunion au fur et à mesure qu'il est discuté
7. Passez en revue avec les participants à la fin de la réunion
8. Révisez vos notes et corrigez les fautes d'orthographe
Discutons de ces étapes plus en détail sur la façon de prendre des notes pour une réunion :</dcfc901f7aaa2> :
1. Créez un plan
Utilisez les points de votre ordre du jour pour préparer un plan pour votre procès-verbal de réunion et remplissez la liste des participants à la réunion.
Le modèle de procès-verbal de réunion de Slite vous offre un format de procès-verbal de réunion cohérent et crée un plan pour vous. Cela facilite grandement le processus de création d'un ordre du jour, d'attribution de conférenciers et d'enregistrement du contenu de la réunion.
2. Cochez les participants à leur entrée
Lors de la création du procès-verbal d'une réunion, cochez les participants à leur entrée dans la salle (virtuelle) pour vous assurer de n'oublier personne. Lorsque la réunion commence, faites un dernier appel de présence et enregistrez les résultats.
3. Notes de la réunion précédente
Si nécessaire, incluez des références à des éléments des procès-verbaux des réunions précédentes, comme :
Procès-verbaux des réunions précédentes avec les points d'action qui ont été révisés
Un résumé des notes de la réunion précédente
Éléments qui se prolongeront dans la réunion actuelle en tant qu'éléments d'action
4. N'écrivez pas tout
Lorsque vous prenez des notes de réunion, n'écrivez que les informations importantes et pertinentes. Vous ne voulez pas que les notes de réunion soient embrouillées avec des éléments sans importance, donc se concentrer sur les détails utiles vous aide à garder les choses simples et directes.
5. Enregistrez les réunions importantes
La meilleure façon de suivre les réunions est de les enregistrer sur votre iPad, votre smartphone ou un autre appareil d'enregistrement et d'en informer les participants. Les enregistrements peuvent être utiles même si vous savez déjà comment prendre des notes pour une réunion.
6. Notez les procès-verbaux de réunion au fur et à mesure qu'ils sont discutés
Au lieu d'attendre la fin de la réunion, notez vos observations pendant que les notes sont encore fraîches dans votre esprit. L'étude d'un exemple de procès-verbal de réunion provenant d'anciennes réunions de direction peut vous aider à déterminer les éléments que votre équipe juge les plus importants.
7. Passez en revue avec les participants à la fin de la réunion
À la fin de la réunion, passez en revue le MOM (procès-verbal de réunion) avec les participants pour clarifier tout problème, ajouter toute information supplémentaire et vérifier que tout est correct. Cela vous donne la possibilité d'effectuer les ajustements nécessaires immédiatement.
8. Révisez vos notes et corrigez les fautes d'orthographe
Révisez les notes, corrigez les fautes d'orthographe et assurez-vous qu'elles sont clairement écrites. Si vous vous demandez comment rédiger des procès-verbaux de réunion plus efficacement, les logiciels de prise de notes comme Slite vous permettent de configurer des modèles de procès-verbaux de réunion pour différentes réunions et de joindre des documents pertinents.
Plus d'efficacité et conseils pour de bons procès-verbaux de réunion :
Tapez directement dans votre ordinateur portable afin de ne pas avoir à retaper les notes de réunion plus tard.
Si quelque chose n'est pas clair, exprimez-vous et demandez des éclaircissements immédiatement afin de ne pas avoir à fouiller après la réunion. Ne laissez pas de place à l'ambiguïté.
Ne capturez que les points essentiels. Notez les principales décisions et les points d'action de manière concise, et assurez-vous de n'en manquer aucun. L'utilisation d'un modèle de procès-verbal de réunion détaillé peut vous aider à vous assurer que vous capturez tous les points essentiels et les points d'action efficacement. Vous aurez toujours le temps de revenir à vos notes de réunion lors de la conclusion après la réunion si vous souhaitez ajouter plus de détails.
Comment notre équipe prend des notes de réunion récurrentes dans Slite
Le principal cas d'utilisation des procès-verbaux de réunion est pour les réunions récurrentes. Qu'il s'agisse d'un entretien individuel ou d'un entretien collectif, toutes nos notes de réunion restent dans Slite.
Le secret de la cohérence de toute notre équipe réside dans nos règles concernant les réunions. Les voici :
Notre règle interne : l'organisateur de la réunion prend des notes
Celui qui organise la réunion prend les notes. S'ils ont organisé une réunion, ils sont susceptibles de tirer le meilleur parti de cette discussion. C'est pourquoi, dans toutes les réunions Slite, l'organisateur partage son écran et commence à taper dans le document de réunion en temps réel. Pas de fioritures ni de reports.
1 réunion récurrente = 1 collection
Nous créons des collections pour différents types de réunions. Cela nous apporte de nombreux avantages, mais le plus grand avantage est la simplicité.
Si un membre de l'équipe arrive après 2 à 3 semaines, il peut simplement lire les procès-verbaux de toutes les réunions qu'il a manquées.
Besoin de revoir quels points d'action ont été discutés il y a 2 semaines ? Tout est là.
Automatiser la création et les notifications des documents de réunion
Nous recevons une notification Slite nous informant du document de réunion bien avant la réunion. Voici comment :
1. Créez une collection de documents : tapez simplement /nouveau et sélectionnez nouvelle collection. Cela devrait créer une nouvelle collection en ligne. Cliquez sur son nom pour accéder à la source et ouvrir la collection en plein écran.
2. Cliquez sur les trois points en haut à droite de votre écran et accédez à 'automatiser les sous-documents'. Cliquez sur 'Définir un modèle pour les nouveaux sous-documents'
3. Créez votre modèle personnalisé à partir du coin inférieur gauche ou sélectionnez-en un dans la galerie de Slite. Une fois la finalisation terminée, cliquez sur utiliser le modèle. Désormais, chaque fois que vous créez un nouveau document de réunion dans cette collection, il s'ouvrira pré-rempli avec votre modèle sélectionné
4. Retournez aux paramètres de la collection auxquels vous êtes allé à l'étape 2. Cette fois, sélectionnez 'Créer des sous-documents automatiquement' et sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez que les documents de réunion soient créés.
5. C'est tout. Désormais, avant chaque réunion, vos participants recevront le document et une notification automatisée pour ce qu'ils doivent ajouter au document.
Si vous êtes sur trop d'appels clients...
Certains d'entre nous passent plus de temps au téléphone avec d'autres, notamment les équipes de vente et de succès client.
Il est très difficile de prendre des notes de réunion tout en accordant 100 % d'attention à votre prospect.
Pour les membres de l'équipe en contact avec les clients, nous les encourageons à obtenir des abonnements d'entreprise à TLDV ou Grain.
Ces outils enregistrent automatiquement nos appels, nous donnent la transcription, un résumé généré par l'IA, des points d'action, etc. Ces outils nous permettent également de partager facilement des clips pertinents dans le canal Slack de l'équipe. Par exemple :
Finaliser vos notes de réunion
Vous devriez conclure vos notes de réunion juste après la fin de votre réunion, pendant que tout est encore frais dans votre esprit :
- Complétez vos notes de réunion et clarifiez les points si nécessaire
- Vérifiez que les décisions et les actions sont notées avec précision
- Gardez les choses aussi concises et digestes que possible
- Relisez attentivement. De nos jours, vous pouvez utiliser des correcteurs grammaticaux automatisés tels que Grammarly pour vous aider à le faire
- Envoyez votre brouillon au chef de la réunion avant de le partager avec les autres participants. Ceci est particulièrement important pour les réunions plus formelles comme les réunions du conseil d'administration ou les réunions de comité, qui nécessitent une documentation soignée.
- Utilisez un éditeur de documents, comme Slite, pour formater facilement vos notes d'une manière conviviale pour le lecteur
Un exemple de procès-verbal de réunion
Vous voudrez structurer votre procès-verbal de réunion en fonction du type de réunion que vous avez. Vous trouverez ci-dessous un exemple de procès-verbal de réunion avec des éléments pour une réunion informelle. Vous pouvez également découvrir des modèles de notes de réunion entièrement personnalisables avec Slite.
Partager vos notes de réunion
Vous y êtes arrivé ! Cette dernière étape est cruciale : assurez-vous de partager vos notes de réunion avec tous les participants à la réunion et les parties prenantes concernées. De plus, vous pouvez choisir de stocker vos notes de réunion dans un outil collaboratif comme Slite afin que chacun y ait facilement accès.
Comment partager les notes de réunion
Une fois les notes de réunion écrites, elles doivent être partagées. Cela peut se faire physiquement sous forme d'impressions papier, mais il est plus facile de les distribuer en ligne ou via le cloud.
Si vous recherchez un moyen sans papier de compiler et de partager les procès-verbaux d'une réunion, Slite vous permet de partager les procès-verbaux avec l'équipe en ligne et vous aide également à distribuer des documents et des graphiques importants aux membres de l'équipe avant la réunion.
Pourquoi les notes de réunion manuscrites sont une mauvaise idée
Si vous compilez toujours vos procès-verbaux de réunion à la main, voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez passer à un modèle en ligne.
Plus difficile à rechercher
Passer au crible les procès-verbaux manuscrits d'une réunion est une tâche difficile et chronophage. Parcourir les notes écrites dans un modèle en ligne - où vous pouvez trouver ce que vous cherchez grâce à une simple recherche - est une utilisation beaucoup plus efficace de votre temps et de vos ressources.
Difficile d'ajouter de nouvelles notes de réunion
Étant donné que les notes manuscrites ne peuvent pas être modifiées, il est difficile d'ajouter de nouvelles informations aux procès-verbaux de réunion manuscrits existants. Lorsque vous mettez vos notes de réunion dans un modèle en ligne, l'ajout de nouvelles informations ou la restructuration de vos notes est aussi simple que de sélectionner du texte ou de déplacer un curseur.
Manque d'organisation
Les notes de réunion manuscrites sont naturellement plus dispersées et désorganisées que les procès-verbaux d'entreprise que vous produisez à l'aide d'un modèle. Lorsque vous utilisez les modèles fournis par Slite, vous disposez d'une structure organisationnelle qui vous aide à compiler les points importants sous une forme claire et lisible.
Plus difficile à partager
Si vous avez des notes de réunion manuscrites avec des points d'action, la seule façon de partager ces notes est de photocopier des copies ou de prendre des photos de vos notes. Ces deux stratégies sont inefficaces et reposent sur le papier dans un monde qui repose massivement sur les données en ligne lors de la prise de décisions.
Facilement perdu
Lorsque vous stockez les notes de réunion en ligne dans une banque de données consolidée avec des sauvegardes régulières, vous savez exactement où elles se trouvent et vous pouvez y accéder depuis votre bureau ou votre ordinateur portable. Si un enregistrement papier est perdu, il est perdu pour de bon.
Peut être difficile à lire
Déchiffrer la calligraphie de quelqu'un d'autre peut être difficile et de nombreux hommes d'affaires qualifiés ont une mauvaise écriture. Pour compiler les notes de réunion, il est préférable d'opter pour une police facilement lisible et un modèle que tout le monde peut comprendre afin de gagner du temps et d'éviter toute confusion à l'avenir.
Les réunions d'équipe sont réputées pour leur inefficacité et leur perte de temps, mais les modèles de réunion de Slite rendent les réunions plus efficaces. Ils fournissent une structure qui permet de s'assurer que tout ce qui est important est discuté en temps opportun et garantit qu'aucun sujet important n'est négligé.
Devenir vraiment sérieux au sujet de la documentation ? Venez discuter.
Si vous recherchez des modèles et des structures pour construire une culture de documentation solide, vous allez adorer Slite.
Slite n'est pas seulement un outil pour de meilleurs procès-verbaux de réunion. C'est votre centre centralisé pour tout ce qui concerne la documentation, conçu pour rationaliser la communication, stimuler la productivité et maintenir tout le monde sur la même longueur d'onde.
Avec Slite, vous pouvez :
- Créer et partager des ordres du jour de réunion sans effort, en veillant à ce que chacun vienne préparé.
- Capturer et organiser les notes de réunion en temps réel, en évitant la perte d'informations et la transcription fastidieuse.
- Construire une base de connaissances facilement consultable et accessible à toute votre équipe, éliminant ainsi les silos d'informations.
- Collaborer sur des documents de manière transparente grâce aux commentaires intégrés et à l'historique des versions.
Réservez une démo dès aujourd'hui et constatez par vous-même la différence Slite !
