Corporate Wikis werden von Unternehmen oft als naheliegende Lösung angesehen, um ihr Wissen intern aufzubauen, zu organisieren und zu teilen. Sie könnten denken, dass ein internes Wiki (oder Corporate Wiki) dasselbe ist wie eine interne Wissensdatenbank.
Es ist tatsächlich sehr unterschiedlich, und Sie suchen möglicherweise eher nach einer modernen Wissensdatenbank-Software als nach einer Wiki-Software.
Ein Corporate Wiki ist wie ein riesiges, kollaboratives Whiteboard, auf dem jeder Ideen notieren, Notizen austauschen und gemeinsam brainstormen kann. Es eignet sich hervorragend zur Förderung der Teamarbeit und um alle auf dem Laufenden zu halten. Eine Wissensdatenbank hingegen ist eher wie eine gut organisierte Bibliothek, in der Informationen sorgfältig kuratiert und strukturiert präsentiert werden. Sie eignet sich perfekt zum Speichern wichtiger Firmendokumente, Richtlinien und Verfahren.
Welches ist also das Richtige für Ihr Unternehmen? Die Antwort ist nicht immer eindeutig.
Es hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen, Ihrer Unternehmenskultur und den Arten von Informationen ab, die Sie verwalten müssen. In diesem Leitfaden werden wir die wichtigsten Unterschiede zwischen Corporate Wikis und Wissensdatenbanken aufschlüsseln, ihre Vor- und Nachteile untersuchen und Ihnen helfen zu entscheiden, welche (oder beide!) am besten zu Ihrem Team passen.
Was ist ein Corporate Wiki?
Mit einem Corporate Wiki können alle Ihre Mitarbeiter Inhalte sofort erstellen, bearbeiten und verwalten. Wikipedia ist sicherlich das bekannteste Beispiel für ein weltweites Wiki, das von jedem auf der Welt bearbeitet werden kann. Ein Corporate Wiki ist wie die eigene private Wikipedia Ihres Unternehmens.
Corporate Wikis unterstützen das interne Wissensmanagement, indem sie es Mitarbeitern ermöglichen, Inhalte gemeinsam zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten.
Der Vorteil? Der schnelle, kollaborative Modus ermöglicht es den Leuten, schnell ein umfassendes Wiki aufzubauen. Sie lesen etwas, das nicht stimmt? Suchen Sie einfach die Bearbeitungsschaltfläche und beheben Sie den Fehler, egal wer ihn gemacht hat. Das Wort „Wiki“ bedeutet auf Hawaiianisch tatsächlich „sehr schnell“, und deshalb sind sie so konzipiert.
Um die Geschwindigkeit zu optimieren, gibt es keine Einschränkungen, Eigentümer oder zentralen Content-Produzenten. Alles, was Sie brauchen, ist ein Webbrowser, um durch die Wiki-Seiten zu blättern, Inhalte zu lesen und zu bearbeiten. Die Anzahl der Benutzer, die zusammenarbeiten dürfen, ist unbegrenzt. Es wird erwartet, dass die Benutzer die Wikis auf kollektiver Ad-hoc-Basis auf dem neuesten Stand halten. Die Idee ist, auf dem Wissen des anderen aufzubauen und kollektives Wissen zu einem Thema aufzubauen. Tatsächlich ist die Zusammenarbeit der wichtigste Faktor in einem Corporate Wiki. Die meisten Wikis wurden mit einem Open-Source-Modell entwickelt und sind auf Wissensaustausch und Zusammenarbeit ausgelegt.
Der zugrunde liegende Ansatz der „minimalen Inhaltsaufsicht“ ist sein Hauptvorteil und sein Hauptnachteil. Wir haben alle Memes von Leuten gesehen, die Wikipedia-Einträge berühmter Prominenter nach Belieben bearbeiten. Lustig? Sicher. Irreführend? 100 %.
Da es keine Überprüfung gibt, müssen Sie blind auf die Informationen eines Wikis vertrauen oder deren Richtigkeit überprüfen. Sie haben in Ihrem Job jedoch keine Zeit dafür. Wenn Sie sich auf ein Firmenwiki beziehen, wäre es frustrierend, nach Details zu Produktfunktionen zu suchen und nur ein 3 Monate altes Dokument als Suchergebnis zu erhalten. Aus diesem Grund sind die meisten Firmenwikis Mist.
Wie behebt eine Wissensdatenbank dieses Problem? Lassen Sie uns zunächst verstehen, was eine Wissensdatenbank ist.
Was ist eine Wissensdatenbank?
Eine Wissensdatenbank ist ein Informationsrepository, das für Ihre internen Stakeholder erstellt, verwaltet und gepflegt wird. Eine interne Wissensdatenbank zentralisiert die wichtigsten Informationen für ein Unternehmen.
Der große Unterschied zwischen einer Wissensdatenbank und einem Firmenwiki ist die Verantwortung des Beitragenden. Niemand ist für die Pflege eines Wikis verantwortlich, während eine Wissensdatenbank mit gemeinsamer Verantwortung auf dem neuesten Stand gehalten wird. Eine Wissensdatenbank bietet einen strukturierteren und verfeinerten Prozess für den internen Wissensaustausch und gewährleistet genaue und aktuelle Informationen.
Eine klassische Wissensdatenbank wird von ausgewählten Mitwirkenden wie Abteilungsleitern, Führungsteams usw. erstellt. Sie sind befugt, Fachexperten zu sein, relevante Informationen zu dokumentieren und diese im Laufe der Zeit auf dem neuesten Stand zu halten. Die Verantwortlichkeit verbessert die Konsistenz und Qualität des Wissens in allen Ihren Dokumenten. Darüber hinaus hilft eine Wissensdatenbank bei der Verwaltung und dem Austausch von Organisationswissen, indem sie einen zentralen Ort für die Dokumentation bietet.
Die meisten modernen Wissensdatenbank-Softwares kombinieren das Beste aus zwei Welten: Wikis (Zusammenarbeit) und interne Wissensdatenbank (Konsistenz, Austausch, Suche usw.).
Sie können Inhalte so schnell wie in einem Wiki bearbeiten. Und verfügen dennoch über absichtlich integrierte Funktionen, die Ihnen helfen:
- Eigentümer zu Dokumenten/Kanälen zuweisen
- Dokumente für benutzerdefinierte Zeiträume überprüfen
- Informationen basierend auf Anzeige- und Engagement-Analysen optimieren
Lesen Sie weiter unten, um zu verstehen, welche Hauptvorteile die Verwaltung Ihrer internen Dokumentation mit einer modernen internen Wissensdatenbank bietet.
3 große Unterschiede zwischen einem Wiki und einer Wissensdatenbank
Inhaltserstellung und Eigentum
In einem Corporate Wiki ist jeder ein Mitwirkender. Es ist ein demokratischer Raum, in dem Mitarbeiter nach Bedarf Informationen hinzufügen, bearbeiten und aktualisieren können. Dies macht es zu einem großartigen Werkzeug für Brainstorming, Zusammenarbeit bei Projekten und Dokumentation von Teamwissen. Dies bedeutet jedoch auch, dass Informationen manchmal unorganisiert oder ungenau sein können, wenn sie nicht ordnungsgemäß verwaltet werden.
Wissensdatenbanken hingegen werden in der Regel von einem bestimmten Team oder einer bestimmten Abteilung wie HR oder IT verwaltet. Dies stellt sicher, dass die Informationen korrekt, aktuell und in einem konsistenten Format präsentiert werden. Dies bedeutet jedoch auch, dass Wissensdatenbanken manchmal weniger flexibel und kollaborativ sein können als Wikis.
Struktur und Organisation
Corporate Wikis sind oft freier und vernetzter organisiert. Sie können zwischen Seiten verlinken, Hierarchien von Informationen erstellen und sogar Multimedia-Inhalte einbetten. Dies macht sie ideal, um Ideen zu erkunden und verschiedene Informationen miteinander zu verbinden.
Wissensdatenbanken hingegen sind in der Regel strukturierter und hierarchischer organisiert. Informationen werden in Themen und Unterthemen kategorisiert, sodass Sie leicht finden, wonach Sie suchen. Dies ist besonders nützlich zum Speichern technischer Dokumentation, FAQs und anderer Arten von strukturierten Informationen.
Zweck und Zielgruppe
Corporate Wikis werden hauptsächlich für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit verwendet. Sie sind eine großartige Möglichkeit für Teams, Wissen auszutauschen, Prozesse zu dokumentieren und Ideen zu entwickeln.
Wissensdatenbanken hingegen können sowohl für interne als auch für externe Zielgruppen verwendet werden. Intern können sie verwendet werden, um Mitarbeiterhandbücher, Onboarding-Materialien und Unternehmensrichtlinien zu speichern. Extern können sie verwendet werden, um Self-Service-Support für Kunden oder Partner bereitzustellen. Wir sprechen ausführlich über Self-Service in unserem Kundenservice-Wissensdatenbank-Leitfaden.
Hauptnachteile eines Corporate Wikis
Die Verwendung eines Wikis für Ihr Unternehmenswissen mag wie ein guter Ausgangspunkt erscheinen, um die Wissenskuratierung und Zusammenarbeit zwischen Ihren Teammitgliedern zu fördern, aber es bringt einige kritische Nachteile mit sich, wie z. B.:
Eingeschränkte Suchfunktionen
Wikis verfügen über schlechte oder sogar keine Suchfunktionen. In einer modernen Welt, in der jeder Suchmaschinen wie Google verwendet und erwartet, Informationen mit einem Klick zu finden, kann dies das Engagement Ihrer Mitarbeiter für das Wissen Ihres Unternehmens wirklich beeinträchtigen.
Betrachten Sie Ihre Mitarbeiter als Kunden Ihres Wissens. Eine schnelle, zuverlässige Suche ist entscheidend für den Konsum Ihres Wissens. Eine großartige Suche bietet großartigen Kundensupport und verbessert die Auffindbarkeit, während die Zeit für das Abrufen von Informationen reduziert wird. Das sollten Sie in einer Wissensdatenbank suchen.
Die beste Wissensdatenbank-Software wie Slite verfügt über eine hervorragende Suchfunktion.
Slite verfügt sogar über eine KI-gestützte Suchfunktion. Mit der Sie im Wesentlichen Fragen wie chatGPT stellen und spezifische, zitierte Antworten aus vertrauenswürdigen Unternehmensinformationen erhalten können.
Dies gibt Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sofort Antworten zu erhalten, anstatt mehrere Dokumente zu lesen, sie zu synthetisieren und dann selbst eine Antwort zu formulieren.
Schwer zu bearbeitende Inhalte
In den meisten Fällen müssen Ihre Mitarbeiter Markup-Sprachregeln wie HTML kennen, um Inhalte in einem Wiki zu bearbeiten. Dies erschwert es, die Inhalte aktuell zu halten, und führt oft dazu, dass sie überhaupt nicht verwendet werden.
Moderne Software für Wissensdatenbanken bietet Echtzeit-Editoren nach dem Prinzip „WYSIWYG“ („What you see is what you get“). Dies ermöglicht eine bessere Benutzererfahrung. Darüber hinaus werden Ihre nicht-technischen Teammitglieder nicht von der Nutzung ausgeschlossen.
Eine Wissensdatenbank wie Slite bietet Ihnen das und KI-Bearbeitungsfunktionen obendrein.
Slites Editor ist sauber, minimal, aber vor allem darauf ausgerichtet, Ihnen zu helfen, so schnell wie möglich vom ersten zum endgültigen Entwurf zu gelangen. Er ist besonders praktisch für Anwendungsfälle wie:
- Verwandeln Sie Aufzählungspunkte mit nur einem Klick in ein gut formatiertes Strategiedokument. Probieren Sie es hier mit unserem Magic Document Formatter aus.
- Ändern Sie den Ton des Inhalts, um ihn an die Leser anzupassen. Möglicherweise möchten Sie für Ihren Manager einfacher und allgemeiner sein. Aber vielleicht möchten Sie einen hilfreicheren, direkteren und kontextreicheren Inhalt für Ihren Kollegen, der ihn regelmäßig konsultieren wird.
- Vereinfachen Sie die Zusammenarbeit mit einem internationalen Team mehrsprachiger Mitarbeiter.
Falls Sie sich für die täglichen Auswirkungen dieser kleinen Dinge interessieren, verwandeln sich die gesparten Minuten in über Monate gesparte Stunden. Neugierig, mehr Hacks zu erfahren? Unsere Head of Customer Success, Anouk, hat geschrieben, wie Sie Slites KI verwenden, um Dokumente zu verbessern.
Inkonsistente Inhaltsstruktur und schwierige Wartung
Da jeder Ihre Wiki-Inhalte bearbeiten kann, führt dies oft zu Inkonsistenzen in Ihren Wissensdokumenten. Und Sie können sogar mit Ungenauigkeiten und Lücken in Ihrem Wissen enden, da Sie keine Möglichkeit haben zu kontrollieren, wer was bearbeiten kann. Dieser Mangel an Kontrolle kann zu Wissenslücken führen, was es schwierig macht, sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen korrekt und aktuell sind.
Moderne Wissensdatenbank-Softwares bieten jetzt mehr Flexibilität. Abhängig von der Kontrolle, die Sie über die erstellten und gespeicherten Inhalte ausüben möchten, können Sie Rollen für das Schreiben und die Zugänglichkeit definieren. Das Marketingteam kann beispielsweise die Inhalte des Produktteams lesen, ohne sie zu bearbeiten, und das Produktteam kann im Gegenzug einen Überblick über den allgemeinen Marketingplan erhalten.
Tools wie Slite bekämpfen dies beispielsweise mit tatsächlich nützlichen Funktionen wie:
- Inkonsistente Struktur? Klicken Sie auf „Mit KI verbessern“ oder generieren Sie automatisch Verzeichnisse mit mehreren Unterdokumenten.
- Schwierige Wartung? Gehen Sie zu Slites Wissensmanagement-Panel. Erhalten Sie eine 360-Grad-Ansicht aller vorgeschlagenen Aktionen und die richtigen Dokumentanalysen, um schnelle Entscheidungen zu treffen.
Ineffizientes Mitarbeiter-Onboarding
Schlechtes Onboarding führt zu langfristiger Abwanderung. Wenn Sie Ihre neuen Mitarbeiter in die Wildnis eines Wikis schicken, werden sie wahrscheinlich von der mangelnden Struktur überwältigt sein.
Deshalb war es uns immer sehr wichtig, Ihr Mitarbeiter-Onboarding zu rocken.
Ein Wiki eignet sich hervorragend zur Entdeckung, spielt aber möglicherweise nicht seine beste Rolle, wenn es darum geht, Ihr Mitarbeiter-Onboarding zu erleichtern. Sie müssen in der Lage sein, sie schnell zu den richtigen Inhalten zu leiten und bei Bedarf ihren Zugriff darauf einzuschränken. Mit Slite ist es einfacher. Sie geben Ihren Mitarbeitern ein Dokument oder eine Onboarding-Checkliste, um den gesamten Prozess klar zu umreißen und sie durch ihn zu führen.
Keine Trennung von privaten und öffentlichen Informationen
Jeder Benutzer eines klassischen Wikis hat Zugriff auf alle Inhalte darin. Sie können keine verschiedenen Arten von Benutzern erstellen. Jede Information ist für jeden verfügbar. Es gibt keine Möglichkeit, ein privates Wiki
Möglicherweise müssen Sie verschiedene Plattformen erstellen, um private und öffentliche Informationen zu trennen. Sie können nicht alle Ihre Unternehmensinformationen an einem einzigen Ort zentralisieren.
Dies erschwert die Inhaltsverwaltung und macht sie zeitaufwändiger. Es führt oft zu Fehlkommunikation, inkonsistenten Daten und erschwert den Informationsaustausch in Ihrem gesamten Team.
Wenig bis keine Analysen
Ein Feedback-Loop ist der Schlüssel zur Verbesserung Ihres Prozesses und Wissensmanagementsystems. Wikis bieten wenig bis keine Analysen darüber, wie Ihr Team die Inhalte konsumiert.
Dies erschwert es, Ihre Inhalte im Laufe der Zeit zu verbessern, Inhaltslücken zu erkennen und das Engagement Ihres Teams zu verfolgen. Der Mangel an Analysen in Corporate Wikis erschwert auch die effektive Verwaltung des internen Wissens.
Also, ein Wiki oder eine Wissensdatenbank? Es ist keine Battle Royale
Hier sind ein paar Dinge, die Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen sollten:
Unternehmensgröße und -struktur
Wenn Sie ein kleines, agiles Team sind, das von Zusammenarbeit lebt, ist ein Wiki möglicherweise die perfekte Lösung für Sie. Es ist eine großartige Möglichkeit, den Wissensaustausch zu fördern und jedem das Gefühl zu geben, Teil des Gesprächs zu sein. Aber wenn Sie eine größere Organisation mit einer hierarchischeren Struktur sind, ist eine Wissensdatenbank möglicherweise die bessere Wahl. Ihr strukturiertes Format und die klare Verantwortlichkeit können dazu beitragen, Genauigkeit und Konsistenz in verschiedenen Abteilungen sicherzustellen.
Zielgruppe
Für wen bauen Sie das Ganze? Wenn es hauptsächlich für Ihr internes Team gedacht ist, kann ein Wiki eine großartige Möglichkeit sein, die Zusammenarbeit zu fördern und ein Gemeinschaftsgefühl aufzubauen. Aber wenn Sie auch planen, Informationen mit Kunden oder Partnern zu teilen, ist eine Wissensdatenbank möglicherweise die bessere Option. Ihre organisierte Struktur und Suchfunktion erleichtern es externen Benutzern, das zu finden, was sie benötigen.
Technische Ressourcen
Seien wir ehrlich, nicht alle Wikis sind gleich. Einige sind super einfach einzurichten und zu verwenden, während andere etwas mehr technisches Know-how erfordern. Wenn Sie ein engagiertes IT-Team haben, kann dieses wahrscheinlich alle technischen Herausforderungen bewältigen, die auftreten. Aber wenn Sie ein kleineres Team mit begrenzten Ressourcen sind, sollten Sie ein Wiki wählen, das für seine Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit bekannt ist.
Budget
Dies ist immer ein Faktor, oder? Open-Source-Wikis sind kostenlos, was großartig ist, wenn Sie ein knappes Budget haben. Aber kostenpflichtige Wissensdatenbank-Plattformen wie Slite bieten oft zusätzliche Funktionen und Support, die die Investition wert sein könnten. Es kommt alles darauf an, was Ihr Team benötigt und was Sie sich leisten können.
Oder wählen Sie eine Hybridlösung
Viele Unternehmen entscheiden sich für einen hybriden Ansatz, der die Flexibilität eines Wikis mit der Struktur einer Wissensdatenbank kombiniert. Einige Plattformen wie Slite bieten Hybridlösungen an, die Wiki-ähnliche Funktionen mit Wissensdatenbank-Funktionen kombinieren. Dies ermöglicht es Ihnen, einen zentralen Hub für alle Informationen Ihres Unternehmens zu erstellen, mit der Flexibilität, ihn an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen.
Fazit
Das Erstellen eines Wikis mag wie eine gute Idee erscheinen, um die Zusammenarbeit rund um das Wissen Ihres Unternehmens zu zentralisieren und zu verbessern. In Wirklichkeit werden sie schnell schwer zu verwalten, es mangelt ihnen an Flexibilität und es ist oft ein Kampf, Ihre Mitarbeiter zu engagieren.
Die Entscheidung für eine moderne, dedizierte Wissensdatenbank-Software bietet Ihrem Unternehmen im Gegensatz zu Corporate Wikis das Beste aus beiden Welten und vereint Struktur, einfachen Zugriff, Austausch- und Zusammenarbeitsfunktionen an einem Ort.
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