La communication d'équipe est l'élément vital de toute entreprise. C'est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit d'équipes à distance. Une communication d'équipe efficace est nécessaire pour que les membres de l'équipe se sentent connectés, créent une communauté et collaborent bien. De plus, la communication est indispensable lorsqu'il s'agit de produire un excellent travail, d'atteindre les objectifs de l'entreprise, de livrer les produits à temps et de contribuer au succès de l'entreprise à long terme.
Let's talk a little bit more about the different components of team communication, why it's so important, and how to harness its power to optimize your remote team's work.
Les différents types d'informations
Dans les environnements professionnels, il existe deux grandes catégories d'informations : rapides et lentes.
Il est important de connaître la différence entre les deux, car les deux types sont importants à leur manière et conviennent à différents contextes. Les deux catégories vous obligent également à utiliser différentes parties de votre cerveau pour traiter l'information et communiquer efficacement.
En matière de gestion de projet et de situations de travail à distance, vous aurez besoin de différents types de solutions, d'outils et de logiciels pour traiter différents types d'informations.
Informations rapides
L'information rapide est semblable au flux de conscience d'une personne. Elle est généralement non filtrée, immédiate et brève. Elle est également associée à la pensée rapide, qui est émotionnelle, instinctive et automatique.
L'information rapide est le type d'information que les membres de l'équipe reçoivent quotidiennement. Elle est essentielle pour la prise de décision régulière et la communication sur le lieu de travail. C'est une information qui est fournie immédiatement et qui ne provient pas d'une réflexion approfondie.
Pensez à une journée de travail moyenne pour vous. Si vous recevez des communications rapides des membres de l'équipe sous forme de courriels, de clavardages ou de forums, il est probable qu'une grande partie de ces informations soient classées comme rapides.
Slack est un parfait exemple de logiciel qui aide les membres de l'équipe à obtenir des informations rapides. Slack est un outil de communication idéal pour le lieu de travail numérique. Ils visent à aider les équipes virtuelles à mieux collaborer et à mieux communiquer.
Étant donné que l'ensemble de la plateforme de Slack est une série de canaux de communication, elle offre aux équipes à distance une solution pour leurs besoins en matière d'informations rapides. Les collègues peuvent rester organisés tout en communiquant sur une plateforme unique lorsqu'ils ont une pensée quelconque à partager. Slack offre un large éventail de fonctionnalités de communication, allant des clavardages aux appels vidéo en passant par les appels audio, qui fonctionnent bien avec les informations rapides.
Informations lentes
À toutes fins utiles, l'information lente est le contraire de l'information rapide. L'information lente est généralement plus longue, plus détaillée et basée sur un degré élevé de réflexion et de considération. L'information lente n'est pas une meilleure communication, mais elle est beaucoup plus approfondie.
L'information lente est associée à la pensée lente, qui est rationnelle, intentionnelle et calculée. Il n'y a rien de rapide dans la pensée lente, elle demande du temps et des efforts précieux.
L'information lente est souvent associée à la documentation, aux rapports et aux communications approfondies.
L'information lente est souvent utilisée dans les communications importantes et les processus de prise de décision. C'est souvent l'accumulation d'informations rapides. Par exemple, si vous travaillez sur un nouveau projet, vos idées commenceront comme des informations rapides et se transformeront éventuellement en informations lentes.
Fondamentalement, les styles de communication lente et rapide sont nécessaires. Vous aurez besoin des deux pour bien communiquer et échanger des informations dans n'importe quel environnement professionnel.
Slite est un excellent logiciel à utiliser pour l'information lente. En effet, il s'agit d'un logiciel de gestion de projet axé sur la communication et la collaboration d'équipe dans un contexte de documentation. Il facilite le travail d'équipe pour les équipes de toutes formes et de toutes tailles, où qu'elles soient dans le monde.
Slite croit au pouvoir de l'information lente. Parce que c'est un outil si utile pour travailler à distance (et nous avons également une configuration de travail à distance pour notre propre équipe), nous sommes de grands partisans du pouvoir du travail à distance. Certaines de nos habitudes de travail à distance suggérées s'inscrivent parfaitement dans le concept d'information lente :
- Fournissez des mises à jour en votre temps
- Pensez séparément et synthétisez l'information ensemble
- Avoir une source de vérité centrale et écrite
- Laissez du temps et de l'espace pour réfléchir aux idées
- Privilégiez la documentation au bavardage
Différents styles de communication
Il existe plusieurs styles de communication différents dont les équipes à distance doivent être conscientes. Voici les quatre plus importants : publique, privée, asynchrone et synchrone.
Communication asynchrone
La communication asynchrone est ce qui se passe lorsque les collègues ne sont pas au même endroit et collaborent dans différents fuseaux horaires. Ils peuvent également travailler selon leurs propres horaires à différents moments de la journée. Quoi qu'il en soit, le travail et la communication ne se font pas en même temps.
La communication asynchrone est l'un des 5 principes de Slite en matière de travail à distance. We believe that harnessing its power is essential for any remote team. It can actually improve communication by decreasing its frequency and increasing its quality, thoughtfulness, and reflection.
La communication asynchrone est fréquemment associée à l'information lente.
Communication synchrone
La communication synchrone fait référence à la communication qui se fait en temps réel. Pour cette raison, elle est plus typique des environnements de bureau traditionnels que des configurations de travail à distance (ou du moins lorsque toute l'équipe travaille selon le même horaire dans le même fuseau horaire).
La communication synchrone est souvent associée à l'information rapide. Les exemples incluent les messages texte, les appels téléphoniques ou les outils de vidéoconférence qui sont échangés en direct.
Communication publique
La communication publique, parfois appelée communication externe, se produit lorsque les membres de l'équipe communiquent, mais que le public peut y accéder.
Il existe plusieurs exemples courants de ceci. Un exemple important serait tout type de base de connaissances externe à laquelle les employés et les parties externes ont accès (ces bases de connaissances servent souvent de solutions ou de forums de service à la clientèle).
De nombreuses équipes à distance créent des documents avec Slite qui seraient considérés comme des communications publiques. En effet, ils rédigent des documents qui sont accessibles à leurs collègues, mais qui peuvent également être partagés à l'externe par le biais d'un lien.
Communication privée
La communication privée, parfois appelée communication interne, se produit lorsque les collègues utilisent des outils de communication d'équipe qui ne sont accessibles qu'à l'interne. En effet, leurs communications sont privées, confidentielles ou ne devraient pas être accessibles au public. Selon l'information échangée, des fonctions de sécurité peuvent être nécessaires pour s'assurer que les messages sont très sécurisés.
Ce type de communication de groupe est généralement axé sur le plan professionnel et ne présenterait aucun intérêt ou utilité pour les auditoires externes.
Les chaînes de courriels internes ou les clavardages sont des exemples de communications privées. Bien que Slack offre certaines fonctionnalités permettant de partager des canaux avec d'autres parties, son logiciel est conçu autour de l'idée de communication d'équipe privée.
Pourquoi une communication d'équipe efficace est-elle si importante?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles la communication interpersonnelle est si importante. Que votre équipe travaille dans un lieu de travail numérique ou ensemble dans le même immeuble, l'amélioration de la communication d'équipe devrait être une priorité. Après tout, elle est étroitement liée à la façon dont les membres de l'équipe se sentent et au succès global de l'entreprise.
Examinons de plus près les principales raisons pour lesquelles la communication d'équipe est si importante.
Excellente communication d'équipe...
Rassemble l'équipe
À notre avis, la principale raison pour laquelle la communication d'équipe est importante est qu'elle rassemble les gens. Elle renforce les relations, crée une communauté, contribue à l'esprit d'équipe et accroît le sentiment général d'appartenance.
Il a été largement démontré que les équipes soudées, dotées de communautés professionnelles riches, sont plus heureuses dans leur environnement de travail et plus performantes. Par exemple, 54 % des employés ont déclaré qu'un fort sentiment de communauté les avait incités à travailler plus longtemps dans une entreprise, selon une étude récente. Un autre rapport a révélé qu'une bonne culture d'entreprise augmentait les revenus de 4x.
En gros, une meilleure communication conduit à une communauté plus riche, ce qui permet d'atteindre les objectifs de l'entreprise et de profiter de la réussite commerciale.
Facilite les conversations difficiles
Si votre équipe sait bien communiquer dans les bonnes et les mauvaises situations, cela vous facilitera la vie. Chaque personne traverse des hauts et des bas professionnels. Par conséquent, si vous développez une culture de communauté saine et efficace au sein de votre entreprise, il sera plus facile pour les membres de l'équipe d'avoir des conversations difficiles lorsque cela est nécessaire.
La maîtrise de l'art des conversations délicates présente également d'autres avantages pour les entreprises, tels que des niveaux plus élevés de fidélisation des employés. Par exemple, imaginez que l'un des membres de votre équipe est distrait sur le lieu de travail et n'est pas performant. Cependant, vous pensez toujours qu'il a du potentiel et vous voulez le garder dans l'équipe.
Si vous savez comment avoir une conversation difficile de manière saine, vous serez en mesure de partager des critiques constructives qui sont réellement utiles et qui donneront probablement des résultats positifs.
Développe un style de communication cohérent
Favoriser une communication d'équipe efficace au sein de votre entreprise permet également de développer un style de communication cohérent au sein de votre lieu de travail. C'est important car cela permet aux membres de l'équipe de mieux se comprendre et de savoir à quoi s'attendre en termes d'échange d'informations dans leur environnement professionnel.
Par exemple, la façon dont les gens communiquent lors d'interactions individuelles par rapport à la communication de groupe varie considérablement. Un style de communication cohérent peut aider les membres de l'équipe à se sentir plus à l'aise dans ces deux environnements, surtout s'ils sont introvertis, timides ou s'ils ne font pas partie de l'équipe depuis longtemps.
Au fil du temps, vous pourriez même élaborer des directives de communication pour la correspondance et la communication écrite afin d'aider tout le monde à être sur la même longueur d'onde.
Un style de communication cohérent est particulièrement important pour les équipes à distance, car elles ne peuvent pas s'appuyer sur une communication subtile et non verbale de la même manière que les équipes en personne.
La relation entre la communication et la performance
La principale raison pour laquelle la communication d'équipe est si importante est qu'elle est directement liée à la performance de l'équipe. Essentiellement, lorsqu'une équipe communique mieux, elle est sur la même longueur d'onde et collabore mieux. En retour, cela signifie qu'ils sont plus performants et produisent de meilleurs résultats.
Afin d'illustrer l'importance d'une communication d'équipe efficace et sa relation avec la performance, jetez un coup d'œil aux statistiques suivantes :
- 86 % des employés et des cadres citent le manque de communication ou de collaboration comme cause d'échecs sur le lieu de travail.
- Les entreprises et les organisations qui communiquent efficacement sont 4,5 fois plus susceptibles de conserver les meilleurs employés.
- La productivité des employés augmente de 20 à 25 % dans les organisations où les employés se sentent connectés.
- Les organisations dotées de programmes de changement et de communication efficaces sont 3,5 fois plus susceptibles de surpasser leurs pairs.
Comment améliorer la communication d'équipe
Il existe plusieurs façons d'améliorer la communication d'équipe sur votre lieu de travail. Voici quelques-unes de nos façons préférées de le faire ici à Slite :
Se concentrer sur la collaboration
La communication et la collaboration sont inextricablement liées. Plus les équipes rassemblent leurs esprits, collaborent de manière significative et échangent des idées, plus leurs problèmes de communication s'évaporent et leurs relations de travail s'améliorent.
Slite a aidé des millions d'équipes à collaborer parce que nous sommes passionnés par l'idée d'aider les gens à partager et à organiser les connaissances écrites. Nous avons vu trop d'équipes perdre un travail précieux dans des fils de discussion ou se perdre en raison d'interruptions répétées.
Nous croyons sincèrement que la communication et la collaboration vont de pair et sont la clé pour aider les équipes à prospérer et à atteindre leur plein potentiel ensemble.
Envoyer moins de courriels et organiser moins de réunions
Beaucoup de gens pourraient entendre « améliorer la communication d'équipe » et penser qu'envoyer plus de courriels et organiser plus de réunions d'équipe serait une bonne solution à cela. Ce serait tout le contraire.
Bien que les courriels et les réunions soient des formes de communication pratiques dans les bonnes situations, ils ne vont probablement pas aider les compétences en communication de votre équipe dans l'ensemble. Nous croyons en une approche « moins c'est plus » en ce qui concerne les équipes à haute performance. Essentiellement, vous communiquez moins souvent avec des informations plus riches et de meilleure qualité.
Slite possède une variété de fonctionnalités qui vous permettent de réduire la communication globale tout en donnant la priorité à ce qui est absolument essentiel. Par exemple, il est facile de créer des procès-verbaux de réunion. Cela peut fournir un peu de temps de qualité en face à face sans avoir à prendre le temps d'organiser une réunion à moins que ce ne soit vraiment important.
Élaborer une excellente documentation de processus
Si vous voulez que votre équipe communique et fonctionne correctement, vous devrez avoir une excellente documentation de processus.
Slite est axé sur la documentation de haute qualité, et une des principales raisons à cela est que nous croyons que la documentation permet à la communication de circuler plus facilement.
Tout d'abord, lorsque les employés savent que leur équipe très performante possède une excellente documentation, ils gagneront beaucoup de temps. Ils n'auront pas à se soucier de poser des questions répétitives ou de partager des informations, car ils sauront que tout ce dont ils ont besoin se trouve dans un référentiel central.
Nous croyons également qu'une excellente documentation peut améliorer la communication, car elle encourage toute l'équipe à développer et à échanger des informations lentes.
Cette citation de notre article sur l'information lente dit tout :
« La collaboration est un sujet sans fin que beaucoup de gens prétendent résoudre, mais une chose est sûre : encourager votre équipe à écrire les choses lentes et importantes, à les organiser et à les partager est le meilleur endroit pour commencer. »
Cultiver un sentiment de calme
Nous croyons sincèrement qu'une communication d'équipe efficace découle d'un environnement de travail calme. Comme nous l'avons mentionné, communiquer plus n'est pas nécessairement communiquer mieux. La surcharge de communication peut entraîner une surcharge de notifications, d'alertes, de clavardages en direct, etc. pour les membres de l'équipe. Ce type d'environnement ressemble à une bataille difficile et ne permet pas aux travailleurs de travailler, de réfléchir et de partager des communications significatives.
Afin d'améliorer la communication d'équipe et d'éviter les problèmes de communication, assurez-vous que vos employés se sentent calmes et concentrés pendant leur journée de travail. Donnez-leur le temps et l'espace dont ils ont besoin pour produire leur meilleur travail et le partager lorsqu'ils sont prêts.
Cela produira non seulement de meilleurs résultats globaux, mais favorisera également des attitudes productives et joyeuses, une meilleure fidélisation des employés, des idées novatrices et l'accès à des talents mondiaux souhaitables. Ce n'est que du bon sens.
Comment savoir si les membres de votre équipe souffrent d'une mauvaise communication
Si vous voulez déterminer si votre équipe professionnelle souffre d'une mauvaise communication, surveillez les signaux d'alarme suivants et tenez compte de leur effet sur la façon dont votre équipe interagit les uns avec les autres :
- Les membres de l'équipe sont-ils soumis à de nombreuses réunions quotidiennes, notifications, appels et interruptions inattendus ?
- Les membres de l'équipe sont-ils surveillés de près et microgérés, ou ont-ils le temps et l'espace nécessaires pour réfléchir et produire leur meilleur travail ?
- Les membres de l'équipe s'appuient-ils sur le langage corporel et la communication implicite pour partager leurs pensées, ou sont-ils explicites et intentionnels dans leur langage ?
- Les membres de l'équipe travaillent-ils exclusivement avec de l'information rapide, ou y a-t-il un équilibre entre le rapide et le lent ?
- Est-il facile pour les membres de l'équipe d'accéder à l'information dont ils ont besoin en tout temps ?
- Les autres membres de l'équipe sont-ils accessibles ? Est-il facile de communiquer avec les autres ?
Comment faire de la communication efficace une partie de la culture de votre équipe à distance
Afin de faire de la communication efficace une partie de la culture de votre organisation, il est important que vous mettiez en œuvre différents canaux et outils qui aideront l'interaction de l'équipe et permettront à leur collaboration de s'épanouir.
Comme nous l'avons mentionné plus tôt dans l'article, différents outils et logiciels seront appropriés pour différents types de communication et d'information (rappelez-vous la distinction entre rapide et lent).
Sans vouloir nous vanter, mais Slite est un outil de communication spécialisé dans l'amélioration de la communication d'équipe et de la culture d'entreprise en général. Nous sommes passionnés par l'idée d'aider les équipes à distance à mieux collaborer. Nous y parvenons en leur offrant une plateforme intuitive où ils peuvent partager des idées, sauvegarder des connaissances et travailler ensemble à tout moment.
Par exemple, Muxu.Muxu a utilisé Slite pour créer une culture de communication transparente. Ils voulaient une solution de communication qui permettrait à leurs employés de trouver facilement l'information dont ils ont besoin à tout moment. Maintenant, toutes leurs données sont facilement consultables, récupérables et détectables pour tous les membres de leur équipe. Si vous voulez en savoir plus sur les pratiques exemplaires de Muxu.Muxu sur Slite, cliquez ici pour l'histoire complète.
Si vous êtes intéressé à essayer Slite comme solution de communication pour votre équipe, cliquez ici pour l'essayer. Nous avons un plan gratuit que vous pouvez utiliser sans aucune condition.
