Ce guide est destiné à vous aider à introduire des processus de documentation internes à votre entreprise. Que vous cherchiez à démarrer la documentation interne pour la première fois ou que vous ayez une tonne de connaissances, mais que les documents soient éparpillés un peu partout, ce guide peut vous aider à réussir le projet de documentation.
Dans ce court article, nous vous aiderons à élaborer une analyse de rentabilisation pour faire approuver le projet de documentation interne et vous expliquerons comment structurer le projet avec votre propre entreprise.
Qu’est-ce que la documentation interne et pourquoi est-elle si importante ?
Objectifs
La documentation interne est essentiellement un processus qui consiste à rassembler toutes les connaissances de votre entreprise en un seul endroit. La création d’une documentation interne implique d’investir du temps et des efforts dans l’établissement d’une base de connaissances comme point de référence pour tous les processus et procédures de l’entreprise, ce qui peut considérablement améliorer la collaboration et l’organisation.
Pour construire cette base de connaissances, vous n’avez plus besoin d’outils qui documentent à partir du code source ou de compétences en génie logiciel. C’est quelque chose que n’importe qui dans votre équipe peut entreprendre. Et devrait entreprendre.
Il convient de noter que cela est différent de la documentation externe. La documentation externe construit une base de connaissances pour les entrepreneurs ou d’autres intervenants externes ; elle est plus sensible aux informations et est davantage axée sur le client dans son langage. Votre documentation interne est rédigée et conçue pour votre personnel, strictement pour un usage interne. Il est essentiel d’intégrer la mission et le ton de votre marque dans vos documents internes afin de garantir un sentiment d’unité, même dans un outil opérationnel. De plus, il est essentiel de disposer d’une documentation à jour pour assurer l’harmonisation avec les politiques et procédures de l’entreprise.
Différents types de documentation interne
Il existe différents types de documentation interne dont vous devez être conscient avant de commencer, tels que la documentation des processus, la documentation de l’équipe et la documentation du projet. Tout d’abord, vous devez vous demander dans quelle catégorie cette base de connaissances se situe, avant de commencer votre rédaction technique.
Le fait de disposer d’une documentation pertinente est essentiel, car cela peut considérablement améliorer la productivité et le moral de l’équipe.
Documentation de l’équipe
Ce type de documentation portera sur des sujets importants tels que les objectifs de l’équipe, les guides de style, les talents, les horaires, les réunions et les échéanciers. La documentation et le partage des connaissances internes au sein d’une base de connaissances centrale sont essentiels pour préserver les connaissances de l’entreprise, améliorer la communication entre les équipes, améliorer la productivité, intégrer efficacement les nouveaux employés et rendre l’information facilement accessible. Elle est spécifique à certains secteurs de l’entreprise, et tout le monde n’a pas besoin d’avoir accès à la base de connaissances de chaque équipe.
Documentation d’intégration
Tous les documents internes doivent être intégrés à l’intégration de chaque employé au démarrage et doivent être un point de référence constant pour les employés actuels. L’intégration et la documentation utilisateur doivent inclure les processus RH et les politiques à l’échelle de l’entreprise pour les nouveaux membres de l’équipe. C’est également une bonne idée de donner un aperçu de la structure de l’entreprise et des personnes.
Documentation du projet
Ce sera probablement la base de connaissances la plus utilisée dans votre entreprise et celle qui doit être continuellement mise à jour. Ce domaine de documentation technique comprend les projets, passés, présents et futurs ; il servira de point de référence tout au long de tout projet et de documentation historique.
Comment gérer la documentation interne
La gestion de la documentation interne est essentielle pour toute organisation. Elle garantit que tous les membres de l’équipe ont accès aux dernières informations et peuvent contribuer efficacement aux projets. Une documentation appropriée aide à maintenir la cohérence, à améliorer la communication et à réduire les erreurs.
La gestion de la documentation interne est un effort de collaboration et non une tâche pour une seule personne.
1. Mesurer la documentation interne actuelle
Tout d’abord, qu’avez-vous actuellement ? Avez-vous déjà une sorte de documentation interne en place, ou partez-vous de zéro ?
Si vous partez de zéro
Si c’est le cas, vous devez déterminer dans la tête de qui se trouvent actuellement les connaissances. Ces connaissances ne sont pas toujours détenues par les dinosaures de l’entreprise. Peut-être que de nouvelles têtes sont arrivées, ont été placées avec un processus et optimisées pour une plus grande efficacité.
Qui est responsable des processus importants ou des éléments de connaissance ? Identifiez ces employés plutôt que les personnes qui sont simplement dans votre organisation depuis le plus longtemps.
Si vous avez déjà une documentation interne de base
Ne sous-estimez pas ce que vous avez déjà. Si une entreprise n’a pas de logiciel de documentation interne réglementé et open source, les gens ont tendance à créer le leur pour s’assurer qu’ils conservent les connaissances quelque part. Les documents internes créés, tels que les propositions de projet, les analyses de rentabilisation, les plans de projet et les procès-verbaux de réunion, jouent un rôle essentiel dans la clarification des objectifs du projet, la planification et l’affectation des ressources et l’harmonisation des intervenants du projet.
Vous pourriez avoir une collection de documents Google attachés à des comptes personnels. Vous pourriez avoir des documents Microsoft Word sur des chaînes de courriels ou des mots de passe et des informations sensibles stockés dans les notes de diverses personnes. Peut-être avez-vous des informations aléatoires stockées dans des javadocs.
Quoi que vous ayez pour le moment, rassemblez tout. Ce processus vous aidera à comprendre qui a une vue d’ensemble de quoi et à vous aligner sur la façon dont les gens pensent que l’information devrait être stockée.
2. Disposition de la découverte avec un index
Quelque chose pour aider les gens à naviguer dans votre bibliothèque de documentation interne une fois qu’elle est terminée et à structurer l’information dont vous avez besoin, un index. Votre index doit être construit logiquement et peut grandement vous aider à démarrer. Il est souvent préférable de lancer cette partie du projet avec un groupe de discussion diversifié au sein de votre entreprise.
L’indexation au point de départ du processus vous aidera également à guider votre processus de recherche de mots-clés que vous appliquerez dans le « comment utiliser ce wiki d’entreprise » à la fin du processus.
3. Construire l’architecture et les modèles
La prochaine étape dans le processus de construction du wiki de votre entreprise consiste à créer l’architecture et les modèles de la base de connaissances. Bien que la rédaction de documentation n’ait plus besoin du développement de produits et du code source, elle doit toujours être traitée comme un projet logiciel avec un état d’esprit d’ingénierie logicielle. Pensez à la façon dont vous voulez que les employés interagissent avec la base de connaissances, à la façon dont ils navigueront entre les documents et à ce qui est le plus logique de regrouper.
Si quelqu’un recherche un élément d’information particulier, quelles autres informations trouvera-t-il utiles ? Cela fait partie de l’architecture UX.
Ensuite, il y a l’architecture de l’interface utilisateur. Comment pouvez-vous créer des modèles visuellement attrayants qui sont aussi attrayants et agréables à lire qu’ils sont instructifs ? Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les équipes parcourent de grands blocs de texte ou une copie non formatée.
Construisez des modèles qui sont conscients de la conception visuelle et de l’attrait esthétique de votre base de connaissances. Une fois que vous avez ces modèles alignés, vous êtes prêt à passer à l’étape suivante.
Exemple de notre documentation interne dans Slite
4. Attribuer des créateurs
La documentation interne est un gros travail et vous ne pouvez pas vous attendre à le faire seul. Une personne dans une grande entreprise ne peut pas connaître les tenants et les aboutissants de chaque service et processus. La nomination de conservateurs de contenu pour la création et la maintenance de la documentation interne est essentielle pour assurer l’efficacité et la continuité de votre base de connaissances.
Attribuez vos créateurs de base de connaissances et convoquez une réunion structurée pour les intégrer à l’outil de création et lancer le projet. En « externalisant » votre base de connaissances, vous vous assurerez d’avoir un aperçu plus approfondi du processus et vous vous donnerez une vue d’ensemble de l’état du projet. Créez une documentation interne pour faciliter le transfert de connaissances au sein de l’organisation et partagez les meilleures pratiques en matière de gestion des documents.
Ne vous inquiétez pas d’amener autant de personnes à ce stade. Si vous avez suivi les étapes précédentes, tout le monde devrait savoir où ses connaissances s’inscrivent dans la base de connaissances. Vos modèles garantiront également que les connaissances que vous recevez en retour sont unifiées et structurées, ce qui vous donnera un travail d’édition minimal.
À ce stade, il peut être utile de clarifier avec vos contributeurs qui aura accès à leur partie de la base de connaissances. Les wikis d’entreprise n’ont pas besoin d’être accessibles à tout le monde et peuvent être nuisibles s’ils le sont. Donnez à vos contributeurs la tranquillité d’esprit que certaines personnes n’auront accès qu’à leur domaine.
5. Examiner les soumissions à votre wiki d’entreprise
Si vous voulez vraiment réussir votre documentation interne, il est essentiel de prévoir suffisamment de temps pour examiner les soumissions de connaissances et pour les séries de modifications. Les gens écrivent différemment ; ils ont des cas d’utilisation différents pour les mots spécifiques à l’équipe et peuvent ne pas avoir un style d’écriture qui correspond au ton de la marque.
Tenez-en compte. Ne pensez pas que vous devez assumer la charge de travail à cause de cela, et cela signifie simplement que vous devez modifier les connaissances que vous recevez pour vous assurer qu’elles sont unifiées dans la voix et l’exactitude de la marque.
6. Cartographier l’utilisation opérationnelle
Pendant que vos intervenants créent leurs plans et remplissent vos modèles de wiki, il est temps de composer le manuel d’exécution du wiki de l’entreprise. Ce « guide pratique » sera au premier plan de votre campagne d’intégration ; il doit être aussi clair que possible.
Si vous êtes un utilisateur de Slite, assurez-vous de souligner la puissance d’Ask, la recherche basée sur l’IA de Slite. Expliquez comment il peut rapidement faire apparaître des informations pertinentes de l’ensemble de votre base de connaissances et des outils connectés, ce qui permet à votre équipe de gagner un temps et des efforts précieux.
Ces guides de l’utilisateur doivent inclure des exemples de cas d’utilisation, un guide pour démarrer et pour une utilisation future, ainsi que toutes les FAQ que vous pensez pouvoir rencontrer en cours de route.
7. Obtenir des commentaires et permettre les mises à jour
Une fois que votre processus de documentation interne et votre base de connaissances d’entreprise sont publiés, essayez d’organiser un groupe de discussion ou d’autoriser les commentaires dans le cadre du processus de développement. Permettez aux gens de vous @identifier et de commenter leurs questions, leurs préoccupations ou de fournir des commentaires utiles. Cette façon de faire est particulièrement utile pour une équipe distribuée travaillant dans différents fuseaux horaires.
Cependant, vous pouvez également envisager d’organiser une séance de discussion de rétroaction après quelques semaines d’utilisation. Recueillez une poignée d’utilisateurs de l’entreprise et découvrez comment ils interagissent avec l’outil. Lorsque vous êtes si impliqué dans la construction d’une base de connaissances, il peut être difficile de comprendre comment les autres personnes interagissent avec elle. Donnez-leur une occasion ouverte de créer votre wiki.
8. Attribuer des propriétaires par domaine et par projet total
Enfin, il y a le soin de la durée de vie de votre propre documentation interne. Considérez ces documents comme des sources d’information vivantes. La structuration et l’organisation du travail au sein de votre centre de documentation sont essentielles. Les gens s’y référeront souvent et en cas de besoin.
Il est essentiel que vous teniez ces connaissances à jour. Il n’y a rien de pire que quelqu’un qui utilise votre base de connaissances seulement pour trouver des informations désuètes et devoir envoyer des courriels pour demander les informations dont il a besoin.
Conseils pour réussir la documentation interne
La création d’un système de documentation interne exceptionnel n’est pas sorcier, mais elle nécessite un peu de stratégie et les bons outils. Voici comment y parvenir :
- Commencez par une vérification des connaissances : Avant de commencer à écrire, faites le point sur ce que vous avez déjà. Y a-t-il des documents éparpillés, des connaissances tribales piégées dans la tête des gens, ou peut-être même un wiki désuet ? Rassemblez tout, même si c’est désordonné. Cela vous donne un point de départ et vous aide à cerner les lacunes et les redondances.
- Créez une feuille de route (et respectez-la) : Traitez votre projet de documentation comme toute autre initiative importante. Élaborez une feuille de route claire avec des échéanciers, des jalons et des responsabilités attribuées. Cela permet à tout le monde de rester sur la bonne voie et garantit que votre projet ne se perd pas dans le remaniement. Des outils comme Slite peuvent vous aider à créer et à partager cette feuille de route, en gardant tout le monde aligné et informé.
- Construisez une structure solide : Considérez votre documentation comme une bibliothèque bien organisée. Créez une hiérarchie claire de l’information, en utilisant des catégories, des balises et une table des matières pour permettre aux gens de trouver facilement ce dont ils ont besoin. L’interface intuitive de Slite et la structure de pages imbriquées facilitent la création d’une base de connaissances logique et facile à naviguer.
- Écrivez pour votre public : N’oubliez pas que votre documentation interne est destinée à vos employés, pas à vos clients. Utilisez un langage clair et concis et évitez le jargon. Pensez aux questions que les membres de votre équipe sont susceptibles de poser et répondez-y de manière proactive. L’éditeur collaboratif de Slite permet à plusieurs personnes de contribuer facilement aux documents, ce qui garantit que votre contenu est complet et exact.
- Rendez-le visuellement attrayant : Personne ne veut lire un mur de texte. Divisez votre contenu avec des images, des vidéos et d’autres éléments multimédias. La fonction d’intégration de médias riches de Slite facilite l’ajout d’éléments visuels à votre documentation, ce qui la rend plus attrayante et plus facile à assimiler.
- Gardez-le à jour : Votre documentation n’est utile que si elle est à jour. Établissez un calendrier régulier pour l’examen et la mise à jour de votre contenu afin de vous assurer qu’il reflète les derniers processus et procédures. Le panneau de gestion des connaissances de Slite peut vous aider à suivre les articles qui sont désuets et qui doivent être actualisés.
- Encouragez la collaboration : Votre documentation ne devrait pas être une voie à sens unique. Encouragez votre équipe à partager ses connaissances et son expertise. Les fonctions de commentaire et de @mention de Slite permettent aux membres de l’équipe de poser facilement des questions, de fournir des commentaires et de collaborer à l’amélioration de la documentation.
- Mesurez votre succès : How do you know if your documentation is working? Track metrics like page views, search terms, and user feedback. This will help you identify areas where your documentation can be improved and ensure that it's delivering real value to your team. Slite's analytics dashboard provides valuable insights into how your knowledge base is being used, so you can make data-driven decisions about how to improve it.
Conclusion sur la réussite de la documentation interne
La documentation interne n’est certainement pas facile. Elle exige du temps et du dévouement non seulement de la part du chef de projet, mais aussi des contributeurs. Cependant, cela ne signifie pas que c’est tout à fait impossible. Utilisez ce guide comme ressource de référence lors de la mise en œuvre de votre processus de documentation interne. Les documents internes créés, tels que les propositions de projet, les analyses de rentabilisation, les plans de projet et les procès-verbaux de réunion, jouent un rôle essentiel dans la clarification des objectifs du projet, la planification et l’affectation des ressources et l’harmonisation des intervenants du projet.
N’oubliez pas que si vous voulez que vos employés restent engagés et qu’ils fassent confiance aux informations que vous fournissez, vous devez tenir vos documents à jour. Les modifications apportées aux processus ou aux procédures doivent être mises en œuvre dans votre base de connaissances avant d’être communiquées à l’équipe.
Considérez une bonne documentation technique comme une occasion d’unir votre personnel. Elle donnera aux équipes une meilleure compréhension les unes des autres et de leur travail. Elle a également le pouvoir d’amplifier la mission et la vision de votre entreprise avec le langage et la mise en page. Construisez le processus lentement et avec soin, vous construisez une ressource permanente pour votre entreprise, et elle a besoin de bases solides pour durer.
Gérez la documentation interne avec Slite : votre solution tout-en-un
Nous comprenons : la création et la maintenance de la documentation interne peuvent sembler accablantes. Mais ce n’est pas obligatoire. Slite est conçu pour faciliter l’ensemble du processus, de la capture des connaissances à leur partage transparent au sein de votre équipe.
Avec Slite, vous pouvez :
- Créer une documentation magnifique et organisée : L’éditeur intuitif et les modèles personnalisables de Slite facilitent la création d’une documentation visuellement attrayante et bien structurée que votre équipe voudra réellement lire.
- Collaborer en temps réel : Dites adieu aux chaînes de courriels interminables et aux maux de tête liés au contrôle des versions. Les fonctions de collaboration en temps réel de Slite permettent à votre équipe de travailler ensemble de façon transparente, en veillant à ce que tout le monde soit toujours sur la même longueur d’onde.
- Trouver de l’information instantanément : La puissante recherche basée sur l’IA de Slite, Ask, permet de trouver facilement exactement ce dont vous avez besoin, même dans les outils connectés comme Slack et Google Drive. Plus besoin de fouiller dans des documents interminables ou de demander de l’aide à des collègues.
- Gardez votre documentation à jour : Le panneau de gestion des connaissances de Slite vous aide à cerner le contenu désuet et à suivre l’utilisation des documents, afin que vous puissiez vous assurer que votre base de connaissances est toujours exacte et pertinente.
- Donnez à votre équipe les moyens de partager ses connaissances : L’interface intuitive et les fonctions de collaboration de Slite permettent à chacun de partager facilement son expertise, créant ainsi une culture de partage des connaissances et d’amélioration continue.
Que vous soyez au début de votre parcours de documentation interne ou que vous recherchiez une solution plus rationalisée, Slite a tout ce dont vous avez besoin pour créer une base de connaissances qui donne vraiment du pouvoir à votre équipe. Essayez Slite dès aujourd’hui et voyez à quel point il peut être facile de construire une centrale de documentation.
