Amazon schafft mehr produktive Wirtschaftsautoren als Wirtschaftshochschulen.
Das Schreiben bei Amazon ist eine Kunst, und das schon seit 199x. Alle wichtigen Geschäftsgespräche bei Amazon. Diese Dokumente werden in einem der drei von der Firma genehmigten Formate verfasst - 2-Seiter, 6-Seiter, PRFAQ. Da sie in einem erzählenden Stil geschrieben sind, werden die ersten 10 Minuten der Amazon-Meetings für das stille Durchlesen des Memos reserviert. Und die Verwendung von Adjektiven/Ausweichwörtern ist ein großes Tabu. Mühsam? Sicher.
Aber es funktioniert für das Unternehmen, und den Mitarbeiter, der mühsam min. 2 Seiten über seine neue Idee schreibt. Mitarbeiter, die die Schreibkultur annehmen, erhalten schnellere Beförderungen und werden zu besseren Denkern. Einige von ihnen schreiben sogar produktive Meinungsartikel in führenden Wirtschaftspublikationen und werden zu Linkedin-Vordenkern.
Nicht zuletzt werden sie häufiger befördert. Bessere Kommunikatoren steigen schneller in den Unternehmensrängen auf, denn je höher man aufsteigt, desto mehr Kommunikation betreibt man.
Wenn Sie also eine Beförderung anstreben, verbessern Sie Ihre Fähigkeiten im Verfassen von Geschäftsdokumenten. Beginnen Sie mit dem Schreiben besserer Dokumente. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was gutes Verfassen von Geschäftsdokumenten ist, wie man es macht, und einen kostenlosen KI-Bonus-Tool, das Ihnen jedes Mal helfen wird.
Was ist gutes Verfassen von Geschäftsdokumenten?
Gutes Verfassen von Geschäftsdokumenten vermittelt Geschäftsideen auf einfachste Weise. Normalerweise ist das Verfassen von Geschäftsdokumenten wortreich, klobig und schwer zu lesen. Geschweige denn zu verstehen.
Wenn wir es genauer betrachten, ist gutes Verfassen von Geschäftsdokumenten:
- In einfachem, altem Englisch geschrieben, niemand muss den Thesaurus herausholen, um zu verstehen, was Sie sagen wollen.
- Verkaufen Sie Ihrem Team Ihre vorgeschlagene Lösung.
- Beantwortet 'Was ist falsch', 'Wie man es behebt' und 'Was ich von Ihnen brauche, um dies zu verwirklichen'.
Am wichtigsten ist,
Gutes Verfassen von Geschäftsdokumenten lässt Menschen etwas fühlen.
Gutes Schreiben entfacht einen Dopaminfluss in der Belohnungsschaltung Ihres Gehirns. Bill Birchard, der brillante Buchschreibcoach, hat entdeckt, dass gutes Verfassen von Geschäftsdokumenten die Kraft hat, uns zu motivieren.
> Großartiges Schreiben setzt Opioide frei, die Belohnungs-Hotspots aktivieren. Genau wie gutes Essen, ein wohltuendes Bad oder eine umfassende Umarmung, lässt uns gut ausgeführte Prosa Vergnügen empfinden, was uns dazu bringt, weiterlesen zu wollen.
\- Bill Birchard
Ein gutes Selbsthilfebuch motiviert uns, umsetzbare Änderungen in unserem täglichen Leben vorzunehmen. Ebenso motiviert uns ein guter Film über die Liebe, bessere Partner zu sein. Und genau wie das bringt uns effektives Verfassen von Geschäftsdokumenten dazu, uns um das Geschäftsproblem zu kümmern und motiviert uns, uns als Team an der Lösung zu beteiligen.
Ein schrittweises Schreibritual, um Ihr Verfassen von Geschäftsdokumenten um 80 % zu verbessern
We appreciate Amazon’s writing guidelines, but they’re a bit of an overkill. Ihre Regeln funktionieren, weil sie auf die Herkulesgröße und die Entscheidungsrisiken des Unternehmens zugeschnitten sind.
Aber ein kleines Unternehmen hat nicht so viel Kontext, Brancheninformationen und die Notwendigkeit, es beim ersten Mal richtig zu machen. Für sie sollte das Verfassen von Geschäftsdokumenten die Beteiligten auf das Nächste auf kürzestem Wege abstimmen. Mit gerade genug Kontext.
Das folgende Ritual basiert auf soliden Schreibgrundlagen. Es kann für das Verfassen von Geschäftsbriefen, Berichten bis hin zu Pressemitteilungen verwendet werden.
1. Gehen Sie davon aus, dass Ihr Leser es eilig hat
9 von 10 Malen wird Ihr Leser Ihr Dokument überfliegen. An einem bestimmten Arbeitstag springen sie zwischen Anrufen hin und her, stressen sich wegen ihrer IC-Arbeit, helfen sich gegenseitig usw. Sie suchen immer nach einem TLDR, der ihnen die meisten Informationen in möglichst wenigen Worten liefert.
Machen Sie also ein Gedankenexperiment. Was würden Sie tun, wenn Sie ein Dokument vor einem Meeting, das in 5 Minuten beginnt, vorlesen müssten?
Sie würden die Überschriften überfliegen, den Zusammenfassungsabschnitt lesen und sehen, ob er Sie erwähnt/eine Abhängigkeit von Ihnen erzeugt.
Obwohl Sie es nicht mit Ihren Kollegen überprüfen können, scannen sie Ihre Dokumente wahrscheinlich auf die gleiche Weise. Bevor Sie also etwas schreiben, gehen Sie immer davon aus, dass Ihr Dokument umso mehr gelesen wird, je einfacher - und kürzer - Sie es gestalten.
2. Seien Sie sich im Klaren darüber, warum Sie es schreiben
Sie sollten in der Lage sein, in einem Satz zusammenzufassen, warum Sie ein Geschäftsdokument schreiben. Sie sollten ein internes Motto wie dieses haben, bevor Sie mit dem Zusammenstellen eines Dokuments beginnen:
„Ich möchte vermitteln, dass es ein [Problem/eine Chance] gibt und die Arbeit daran über [Ihre Idee/Initiative/Prozess] dazu beitragen kann, [Metriken] um [ungefähre % zur Hervorhebung des Umfangs] zu verbessern“
Entweder Sie haben eine Gelegenheit gefunden, etwas Neues zu tun oder etwas Bestehendes zu verbessern. Für beide Szenarien müssen Sie
- Sie dazu bringen, sich um das Problem zu kümmern
- Sie von der effektivsten Lösung überzeugen
- Einen Aktionsplan vorschlagen, der Einwände bezüglich Budget, Bandbreite oder Ressourcen präventiv angeht.
3. Denken Sie jetzt laut
Wenn Sie ein kritischer Denker mit minimaler Schreibausbildung sind, werden Sie diesen Schritt lieben. Einige Leute zeichnen sich durch Ideenfindung aus, sind aber schlecht darin, ihre Ideen zu vermitteln. Diese Leute haben es schwer, Geschäftsdokumentationen zu schreiben, da sie zwischen dem Versuch, eine Idee zu erklären, und der Sorge, in welchem Abschnitt/Format sie sich befinden sollte, hin und her springen.
Wenn Sie das sind, beginnen Sie immer damit.
- Vergessen Sie das Schreiben, die Rechtschreibung, die Grammatik usw. Machen Sie es sich zum Ziel, ein zusammenhangloses Dokument zu schreiben, das voller Substanz ist.
- Starten Sie ein neues Dokument und erbrechen Sie Wörter. Machen Sie jeden neuen Punkt/jedes neue Argument, das Sie denken, zu einem neuen Aufzählungspunkt.
- Tun Sie es so lange wie möglich, mindestens bis zum Ausfüllen einer halben Seite.
- Gehen Sie spazieren oder tun Sie etwas anderes. Kommen Sie zurück und lesen Sie das Dokument durch. Sind die Punkte sinnvoll? Streichen Sie die Punkte, die es nicht sind. Fügen Sie weitere Ideen hinzu, wenn Sie inspiriert werden. Sie verstehen den Sinn.
Sobald Sie damit fertig sind, sind Sie offiziell mit dem Denken der effektiven Kommunikation fertig. Der nächste Teil besteht darin, Ihr Dokument in eine überzeugende Erzählung zu verpacken und es dann leicht lesbar zu machen.
4. Erweitern Sie Ihre Gedanken zu einfachem, kohärentem Schreiben
Sobald Ihre Gedanken vorhanden sind, strukturieren Sie sie in eine Erzählung um und erweitern Sie jeden Punkt.
Stellen Sie dabei sicher, dass Ihr Schreiben einfach ist. Das ist der Schlüssel. Alle Schreibratgeber raten Ihnen, auf einfache Weise zu schreiben.
Aber was bedeutet einfaches Schreiben überhaupt? Im Großen und Ganzen bedeutet es, dass Sie kurze Sätze, gebräuchliche Wörter und kurze Absätze verwenden. Es gibt 3 spezifische Regeln, die Sie befolgen können, um Ihr Schreiben "einfacher" zu machen
4.1 Behalten Sie ein Verhältnis von 80/20 zwischen Aktiv und Passiv bei.
Bildungseinrichtungen lehren uns, Jargon und Passiv zu verwenden, um den Text aussehen zu lassen. In Wirklichkeit macht das Passiv Sätze länger. Und schwerer zu verstehen. Kognitiv sind wir voreingenommen, Aktiv viel besser zu verstehen. Versuchen Sie deshalb immer, im Aktiv zu schreiben.
4.2 Seien Sie voreingenommen gegenüber kurzen Sätzen.
Kürzere Sätze sind leichter zu verstehen. Wie diese hier. Wenn Sie sie zusammen mit mittleren Sätzen verwenden, geschieht Magie. Es wird Rhythmus genannt.
Kurze Sätze sind ~10 Wörter lang. Mittlere Sätze haben 10-15 Wörter. Und lange Sätze haben 20+ Wörter.
Versuchen Sie immer, bei 15 Wörtern oder weniger zu bleiben. Sie können Ihre längeren Sätze verkürzen, indem Sie Adverbien, Adjektive entfernen, schwierige Wörter ersetzen usw.
4.3 Streichen Sie schwierige Wörter aus Ihrem Wortschatz.
Sie werden immer versucht sein, mit dem neuesten Wort/Akronym anzugeben, das Sie aus Ihrem Lieblingsnewsletter gelernt haben. Aber die Chancen stehen gut, dass Sie fast immer eine einfachere Wortwahl verwenden können, um die gleiche Bedeutung zu vermitteln.
Hier ist ein Beispiel.
Komplexe Version: "Unser Produkt nutzt modernste Technologie, um den Durchsatz und die Skalierbarkeit von Datenverarbeitungs-Frameworks zu optimieren und so die betriebliche Effizienz deutlich zu steigern."
Vereinfachte Version: "Wir vereinfachen den Betrieb, indem wir die neueste Technologie verwenden, um die Geschwindigkeit von Datenverarbeitungs-Frameworks zu verbessern."
Diese 3 Regeln allein werden die meisten Ihrer Schreibprobleme beheben. Und wenn Sie sie beheben möchten, verwenden Sie ein Tool wie Hemingway. Es hebt lange Sätze und schwierige Wörter hervor, damit Sie sie beheben können. Darüber hinaus erhalten Sie eine allgemeine Lesbarkeitsanalyse Ihrer Inhalte.
Hier ist beispielsweise die Lesbarkeitsanalyse des Blog-Inhalts bis zum obigen Absatz:
Hemingway hilft Ihnen, die Lesbarkeit Ihres Schreibens kostenlos zu analysieren
5. Korrekturlesen am nächsten Tag
Nehmen Sie sich immer 6-12 Stunden Zeit, bevor Sie Ihren ersten Entwurf bearbeiten. Die Zeit hilft Ihnen, das Dokument aus einer neuen Perspektive zu betrachten. Dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie es überprüfen und bearbeiten.
> Ich werfe wahrscheinlich ein Viertel von dem weg, was ich im ersten Entwurf eines Buchkapitels schreibe. Auch wenn ich versuche, mir ziemlich genau zu überlegen, was ich sagen will, muss man trotzdem sehen, wie Konzepte auf der Seite wirken, um zu entscheiden, ob sie es verdienen, zu bleiben.
\- Cal Newport
Während des Schreibens greifen wir auf konvergentes Denken zurück. Wir lassen uns von unserer zusammenhanglosen Gedankenkette mitreißen und schweifen ab. Das ist noch akzeptabel, wenn man Romane, Essays oder explorative Stücke über neue Trends schreibt. Aber redundante Informationen sind eine Sünde im Business Writing. Es verschwendet Zeit und schickt Ihre Kollegen auf die gleichen nutzlosen Tangenten, wenn Sie sie nicht streichen.
6. Optional - Fügen Sie einen Call To Action (CTA) hinzu
Ihr Dokument sollte jedem Leser genau sagen, was Sie von ihm erwarten, was er mit diesen Informationen tun soll. Dies kann in Form von nächsten Schritten oder Vorschlägen geschehen, aber dies ist ein entscheidender Punkt.
Wenn Sie ein schnelllebiges Unternehmen sind, das Meetings reduzieren möchte, ist dies ein Muss. Aber wenn Sie Dokumente als Ausgangspunkt für eine größere abteilungsübergreifende Diskussion schreiben, kann ein CTA etwas unhöflich wirken. Treffen Sie also eine Entscheidung.
Und 5 fortgeschrittene Tipps für Business Writing, um von gut zu brillant zu gelangen.
Die Tipps aus dem vorherigen Abschnitt werden Ihre Geschäftskommunikation verändern. Aber wenn Sie zu den Top 1 % der Business-Autoren der Welt gehören wollen, tun Sie Folgendes.
Tipp #1 - Minimieren Sie pauschale Aussagen und schwache Wörter.
Schreiben Sie nicht:
"Unser Kundenservice ist ausgezeichnet."
Schreiben Sie:
"89 % der befragten Kunden bewerten unseren Kundenservice als 'sehr zufrieden', mit einer durchschnittlichen Zufriedenheitsbewertung von 4,8 von 5, basierend auf über 5.000 Antworten. Damit sind wir die Nummer 1 in der Kundenzufriedenheit unter unseren Top 5 Wettbewerbern."
Anstelle des vagen Adjektivs "ausgezeichnet" verwendet dieses Beispiel spezifische Datenpunkte und Prozentsätze, um die Behauptung über die Qualität des Kundenservice zu untermauern. Die Bereitstellung des Kontexts der Wettbewerbsrankings stärkt die Aussage auch mit Fakten. Dieses Detailniveau gibt dem Leser greifbare Beweise anstelle einer zweideutigen pauschalen Aussage.
Tipp #2 - Erwarten Sie Einwände
Schreiben Sie nicht:
"Unsere neue Richtlinie wird für die Mitarbeiter besser sein."
Schreiben Sie:
"Einige mögen denken, dass eine frühere Startzeit weniger günstig ist. Daten zeigen jedoch, dass die neue 9-Uhr-Schicht ein produktiveres Arbeitsumfeld ermöglicht. Die Mitarbeiter können die ruhigeren Morgenstunden nutzen, und Studien berichten von einer 10-15%igen Steigerung der Leistung durch frühere Starts."
Tipp #3 - Sorgen Sie dafür, dass es sich wie eine Geschichte liest
Schreiben Sie nicht:
"Wir haben unser Angebot aktualisiert, was den Kunden gefallen hat."
Schreiben Sie:
"Als Fokusgruppen den Wunsch nach neuen Funktionen äußerten, schritt unser Team zur Tat. Die Produktingenieure fügten die lang ersehnten Optionen A und B hinzu. Die Marketingabteilung entwickelte eine überaus erfolgreiche Social-Kampagne, die auf den Upgrades basierte. Innerhalb von 2 Monaten hatten 83 % der Nutzer die neuen Funktionen ausprobiert, und die Abonnements stiegen um 20 %."
Tipp #4 - Gehen Sie über Worte hinaus, fügen Sie Visualisierungen hinzu
Schreiben Sie nicht einfach:
"Unser neuer Prozess spart Zeit."
Fügen Sie auch ein Flussdiagramm des 10-stufigen Prozesses hinzu, das hervorhebt, wo 2 redundante Schritte entfernt wurden.
Tipp #5 - Vertrauen Sie darauf, dass jemand Ihre Arbeit überprüft.
Alle professionellen Autoren haben einen Lektor. Die meisten Danksagungen in Büchern beginnen damit, dass der Lektor dafür gelobt wird, dass er den Autor ertragen und sein Werk zu einem fertigen Stück geformt hat.
Lassen Sie Ihre Dokumente von einem Kollegen überprüfen, bevor Sie ein wichtiges Dokument versenden. Normalerweise entdecken sie Dinge, die Sie einfach nicht können, egal wie gut Sie werden. Idealerweise sollten Sie diese Person sehr respektieren, damit Sie ihr Feedback ernst nehmen.
Deshalb braucht das Schreiben von guten Geschäftstexten Zeit. Die Langsamkeit ist in die Gründlichkeit des Prozesses eingebaut. Selbst wenn Sie bereits eine Killeridee im Kopf haben, brauchen Sie trotzdem Zeit, um sie zu polieren, zu formatieren, auf Tippfehler zu überprüfen und sie erst dann zu veröffentlichen.
Gibt es also eine Möglichkeit, in sehr kurzer Zeit großartige Geschäftstexte zu erstellen?
Sie können KI verwenden, um Ihre groben Notizen in eine Geschäftsdokumentation umzuwandeln, da sie eine großartige Rechtschreibprüfung und ein großartiges Korrekturleseprogramm ist. Es gibt 2 Möglichkeiten, dies zu tun.
Methode 1 - Verwenden Sie den Magical Document Formatter von Slite
Der kostenlose Document Formatter von Slite verwandelt Ihre Notizen in ein kohärentes, leicht lesbares und übersichtlich formatiertes Dokument. So funktioniert es:
Schritt 1: Gehen Sie zu diesem Link.
Schritt 2: Fügen Sie Ihren Inhalt ein und klicken Sie auf 'Formatiertes Dokument abrufen'
Glauben Sie es nicht?
Für dieses Beispiel haben wir chatGPT gebeten, eine Buchzusammenfassung von "Getting Things Done" zu erstellen, und hier ist das Ergebnis, das wir erhalten haben!
Der Magical Document Formatter von Slite in Aktion
Hier ist eine kurze Liste von allem, was der Magical Document Formatter mit Ihren Inhalten macht:
- Gibt Ihnen von Anfang an Zugriff auf Vorlagen für alltägliche Arbeitsdokumente
- Behebt alle Arten von Rechtschreibfehlern und Grammatikfehlern.
- Fügt Ihren Inhalten Unterüberschriften hinzu.
- Hebt wichtige Phrasen hervor, um wichtige Punkte hervorzuheben.
- Behält einen professionellen Ton bei.
- Geben Sie Ihre Ausgabe kostenlos in Sekundenschnelle aus. Traditionell würde es die meisten Geschäftsleute mindestens 20-30 Minuten kosten, die Art von Bearbeitung vorzunehmen, die der Magical Document Formatter im Handumdrehen erledigt.
Methode 2 - Fordern Sie ChatGPT manuell auf, Ihre Inhalte zu erweitern
Die zweite Möglichkeit ist, chatGPT Ihre Notizen zu geben und es einzeln aufzufordern:
- Erweitern Sie die Punkte
- Vereinfachen Sie das Vokabular und die Sätze
- Strukturieren Sie sie in eine [Art von Dokument um, das Sie vorbereiten. Z. B.: Ein Plan, ein Vorschlag usw.]
- Formatieren Sie den Inhalt neu, um die Lesbarkeit zu erhöhen, indem Sie Absatzumbrüche und Überschriften hinzufügen
Profi-Tipp: Geben Sie die Anweisungen nicht alle in einer Nachricht, sondern geben Sie die Anweisungen einzeln. LLMs haben Probleme mit mehrstufigen Prozessen. Sie neigen dazu, hier und da Schritte zu vergessen. Eine bessere Möglichkeit ist, eine Anweisung zu geben, sie zu wiederholen, bis Sie zufrieden sind, und erst dann zum nächsten Schritt überzugehen.
Abschließendes Wort - Sie werden immer besser, wenn Sie üben
Mark Twain sagte bekanntlich: "Ich hatte keine Zeit, einen kurzen Brief zu schreiben, also habe ich Ihnen stattdessen einen langen geschrieben." Schriftsteller leben und atmen nach diesem Zitat. Beim guten Schreiben geht es darum, viele Informationen zu nehmen, eine Geschichte daraus zu machen und sie dann zu verdichten. Es ist schwer.
Wie jede andere schwierige Fähigkeit können Sie Ihr Business Writing verbessern, wenn Sie üben. Aber im Gegensatz zu den meisten anderen Fähigkeiten gibt es einen Compound-Effekt. Ihre Meetings werden weniger zahlreich sein. Ihre Kollegen werden Sie mehr respektieren. Sie werden kritischer denken. Sie werden mehr Möglichkeiten bekommen.
Aber alles beginnt mit Ihrer einfachen Schreibgewohnheit.
