So erstellen Sie eine Verkaufsdokumentation für Ihr Team

Die Skalierung eines erfolgreichen Vertriebsteams ist für jedes wachstumsstarke SaaS-Startup von entscheidender Bedeutung. Ohne umfassende Verkaufsdokumentation wird dies jedoch äußerst schwierig. Dieser Leitfaden führt Sie durch die Frage, was Verkaufsdokumentation ist, warum Sie sie benötigen und wie Sie sie erstellen.

Die wachsende Bedeutung von Vertriebsteams für SaaS-Unternehmen

Für die meisten SaaS-Unternehmen macht die Vertriebsabteilung den größten Teil der Mitarbeiter aus. Der Vertrieb wird angesichts des Abonnement-Umsatzmodells von SaaS-Unternehmen noch wichtiger.

Besonders in der Anfangszeit übernehmen die Gründer selbst die meisten Vertriebsaktivitäten - von der Leadgenerierung über Produktdemos bis hin zum Abschluss von Geschäften. Mit dem Wachstum des Unternehmens fällt es den Gründern jedoch schwer, die Vertriebsverantwortung abzugeben oder ordnungsgemäß an ein engagiertes Vertriebsteam zu übergeben.

Laut einer Umfrage von Forbes verbringen Vertriebsmitarbeiter nur 35 % ihrer Zeit mit tatsächlichem Verkaufen. Die restlichen 2/3 ihrer Zeit verbringen sie mit anderen Aufgaben. Dies hinterlässt eine massive Produktivitätslücke, in der der Großteil der Zeit der Vertriebsmitarbeiter mit nicht-verkaufenden Aktivitäten verschwendet wird.

Eine ordnungsgemäße Verkaufsdokumentation und -befähigung ist entscheidend für die Skalierung und Unterstützung des Vertriebsteams. Die meisten Gründer unterschätzen jedoch die Bedeutung der Erstellung strukturierter Dokumentationen. Dies führt zu inkonsistenten Botschaften, Verzögerungen bei Geschäftsabschlüssen und mangelnder Klarheit für die Vertriebsmitarbeiter.

Was ist Verkaufsdokumentation?

Verkaufsdokumentation bezieht sich auf alle Dokumente, Begleitmaterialien, Schulungsunterlagen und Prozesse, die Vertriebsteams in die Lage versetzen, Ihr Produkt effektiv zu verkaufen. Sie kodifiziert das Stammeswissen und die Best Practices, die durch Erfahrung gewonnen wurden, in Playbooks, Richtlinien und Frameworks, auf die sich neue Mitarbeiter beziehen können.

Zumindest sollte die Verkaufsdokumentation Folgendes enthalten:

Verkaufs-Playbooks

Verkaufs-Playbooks sind Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die Vertriebsmitarbeiter durch den gesamten Verkaufsprozess führen - von der Qualifizierung von Leads über die Durchführung von Demos bis hin zur Behandlung von Einwänden und dem Abschluss von Geschäften. Playbooks helfen, die Verkaufsmethodik und die Best Practices in einen strukturierten Prozess zu institutionalisieren, dem alle Mitarbeiter folgen können.

Zu den Schlüsselelementen von Verkaufs-Playbooks gehören:

• Lead-Qualifizierungs-Frameworks zur Identifizierung und Priorisierung von Leads mit hohem Potenzial
• Anrufskripte und E-Mail-Vorlagen zur Ansprache von Interessenten
• Discovery-Fragen, um die Bedürfnisse der Interessenten in ersten Gesprächen genau zu verstehen
• Demo-Richtlinien zur Anpassung und Durchführung wirkungsvoller Produktdemos
• Angebotsvorlagen zur Erstellung konsistenter und überzeugender Angebote
• Frameworks zur Behandlung häufiger Einwände, um Bedenken souverän auszuräumen
• Abschlussskripte und Best Practices, um Chancen voranzutreiben und Geschäfte zu gewinnen

Verkaufsunterlagen

Neben Playbooks benötigen Vertriebsteams verschiedene Begleitmaterialien, um den Verkaufsprozess zu unterstützen und Interessenten anzusprechen. Beispiele für nützliche Verkaufsunterlagen sind:

• Präsentationen: Gut gestaltete und anpassbare Pitch-Präsentationen, um Interessenten durch wichtige Produkte, Wertversprechen, Unterscheidungsmerkmale und Kundengeschichten zu führen.
• Produkt-One-Pager: Prägnante, einseitige Dokumente, die die Produktvorteile, die wichtigsten Funktionen und Kundenstimmen zusammenfassen. Helfen Sie Interessenten, den Wert schnell zu erfassen.
• Fallstudien: Geschichten darüber, wie bestimmte Kunden mit Ihrem Produkt erfolgreich waren. Bauen Sie Glaubwürdigkeit und Vertrauen auf.
• Wettbewerbsvergleiche: Dokumente, die Ihre Lösung mit Wettbewerbern vergleichen, basierend auf Funktionen, Preisen und der Gesamtpositionierung im Markt. Helfen Sie Vertriebsmitarbeitern, Wettbewerbsgeschäfte zu gewinnen.
• Preisübersichten: Visuelle Zusammenfassungen Ihrer Preispläne und -stufen. Helfen Sie Interessenten, die Optionen zu verstehen.
• Erklärvideos: Kurze Videos, die den Wert Ihres Produkts auf visuelle und ansprechende Weise demonstrieren.

FAQs

Ein Dokument mit Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen, die Interessenten zu Ihrem Produkt haben - in Bezug auf Funktionen, Implementierung, Sicherheit, Support, Integrationen usw. Ermöglicht es den Mitarbeitern, häufige Bedenken souverän auszuräumen.

Schulungsmaterialien

Onboarding-Dokumente, um neue Vertriebsmitarbeiter in Ihr Produkt, Ihr ideales Kundenprofil, Ihre Buyer Personas, Ihre Wettbewerbspositionierung, Ihre Wertversprechen, Ihre häufigsten Einwände und Techniken zu deren Überwindung usw. einzuarbeiten. Reduziert die Lernkurve für neue Mitarbeiter.

Eine robuste Verkaufsdokumentation, die diese Elemente abdeckt, ermöglicht es den Vertriebsmitarbeitern, Ihre Marke und Ihr Produkt effektiv zu repräsentieren. Sie gewährleistet Konsistenz im gesamten Verkaufsprozess - von den von Marketing generierten Leads bis hin zu den abgeschlossenen Geschäften. Und sie hilft Vertriebsteams, schneller zu skalieren und Ziele zu erreichen.

Die Vorteile der Verkaufsdokumentation

Die Investition von Zeit und Ressourcen in die Erstellung einer umfassenden Verkaufsdokumentation und -befähigung zahlt sich für die gesamte Vertriebsorganisation aus. Einige der wichtigsten Vorteile sind:

Optimierter Verkaufsprozess

Detaillierte Playbooks und Standardarbeitsanweisungen für Vertriebsmitarbeiter gewährleisten Konsistenz und Disziplin im gesamten Prozess - von der Art und Weise, wie Leads qualifiziert und priorisiert werden, über die Art und Weise, wie Produktdemos durchgeführt werden, bis hin zu den Schritten zum Abschluss von Geschäften.

Mit der Dokumentation institutionalisieren Sie Best Practices für Lead-Follow-up-Cadences, Frameworks zur Behandlung von Einwänden und Abschlussmethoden, die auf dem basieren, was für Ihre Lösung am besten funktioniert. Dies nimmt dem täglichen Verkauf die Raterei und macht die Vertriebsmitarbeiter deutlich produktiver.

Laut dem Unternehmen für Firmentrainings Allego steigerte eine standardisierte Verkaufsmethodik, die durch Dokumentation unterstützt wurde, die Vertriebsproduktivität in ihren Kundenunternehmen um 19,5 %.

Konsistenz in der Markenbotschaft

Die Verkaufsdokumentation hilft, Ihre Markengeschichte, Messaging-Frameworks, Produktpositionierung und externe Kommunikation über alle kundenorientierten Teams hinweg zu synchronisieren - Vertrieb, Marketing, Kundenerfolg und Support.

Vom ersten Verkaufsgespräch über Produktdemos bis hin zu Verlängerungsgesprächen hören Interessenten eine konsistente Darstellung Ihrer Marke und Ihres Produktwerts. Dies schafft Vertrauen und Zuversicht.

Robuste Messaging-Frameworks stellen beispielsweise sicher, dass die Mitarbeiter Ihre Wertversprechen wie „KI-gestützt“ oder „kundenzentriert“ oder „transparente Preisgestaltung“ stets konsistent vermitteln. Die Dokumentation bietet ihnen die Werkzeuge und Schulungen, um die Botschaft zu vermitteln.

Schnellere Reaktion auf Interessenten

Die Bereitstellung von leicht verfügbaren Informationen und genehmigten Nachrichten in der Dokumentation hilft den Vertriebsmitarbeitern, umgehend auf Fragen von Interessenten zu antworten, ohne ständig Rücksprache mit dem Management halten zu müssen.

Sorgfältig erstellte FAQ-Dokumente ermöglichen es den Mitarbeitern beispielsweise, Bedenken hinsichtlich Datensicherheit, Datenschutz oder Integrationen sofort auszuräumen, anstatt den Interessenten zu sagen: „Ich melde mich bei Ihnen“.

Effektivere Verkaufspitches

Wenn Sie bewährte Pitch-Frameworks, Fallstudien, Wettbewerberprofile, ROI-Rechner und Techniken zur Behandlung von Einwänden dokumentieren, ist es für die Mitarbeiter einfacher, Pitches anzupassen und zu halten, die bei jedem Interessenten einzigartig ankommen.

Anstelle von generischen Ad-hoc-Präsentationen können sie Geschichten und Anwendungsfälle auf die Rolle, die Branche und die Geschäftsziele jedes Interessenten zuschneiden. Dies führt zu qualitativ hochwertigeren Gesprächen und einer stärkeren Einbindung der Interessenten.

Verbesserte Interessentenerfahrung

Professionell gestaltete Verkaufsunterlagen wie Präsentationen, Produktvideos, ROI-Rechner und Fallstudien helfen Ihren Mitarbeitern, Interessenten und Kunden eine ansprechende und konsistente Geschichte zu vermitteln.

Diese verbesserte Erfahrung während Verkaufsgesprächen, Demos und Onboarding-Prozessen führt zu größerer Zufriedenheit.

Kürzere Verkaufszyklen und verbesserte Abschlussquoten

Alle oben genannten Vorteile von optimierten Prozessen, effektiver Kommunikation und hochwertigerer Einbindung von Interessenten führen zu beschleunigten Verkaufszyklen und höheren Abschlussquoten.

Steigert die Moral der Vertriebsteams

Gründliche Dokumentation und Schulungsressourcen helfen neuen Vertriebsmitarbeitern, insbesondere Hochschulabsolventen, schneller hochzufahren und schneller produktiv zu werden. Dies gibt ihnen das Selbstvertrauen und die Werkzeuge, um in ihrer Rolle erfolgreich zu sein.

Wann Sie eine ordnungsgemäße Verkaufsdokumentation benötigen

Als junges SaaS-Startup können Sie anfangs ohne umfassende Verkaufsdokumentation auskommen. Aber es kommt ein Wendepunkt, an dem Ad-hoc-Prozesse die Skalierung behindern.

Hier sind einige Signale, die darauf hindeuten, dass es an der Zeit ist, in strukturierte Verkaufsdokumentation und Schulung zu investieren:

1/ Wenn Sie bereit sind, engagierte Vertriebsmitarbeiter einzustellen

Am Anfang übernehmen Gründer und frühe Mitarbeiter die meisten Vertriebsaktivitäten selbst. Mit dem Wachstum des Unternehmens müssen Sie jedoch damit beginnen, engagierte Vertriebsmitarbeiter einzustellen. Diese Mitarbeiter bringen Vertriebserfahrung aus anderen Unternehmen mit, sind aber mit Ihrem einzigartigen Produkt, Ihrer Positionierung, Ihren Kunden und Ihren Werten wenig vertraut. Eine gründliche Dokumentation ist entscheidend, um sie effektiv zu schulen.

2/ Wenn Verkaufszyklen und Conversions inkonsistent sind

In Ermangelung dokumentierter Best Practices entwickeln verschiedene Vertriebsmitarbeiter ihre eigenen Stile und Cadences.

Während sich die Stile unterscheiden können, sollten die Verkaufsconversion-Raten und die Zykluslänge für ein bestimmtes Produkt-Markt-Verhältnis über die Mitarbeiter hinweg relativ vorhersehbar sein. Hohe Inkonsistenzen in diesen Metriken signalisieren einen Mangel an strukturierten Prozessen. Wenn beispielsweise Ihre Verkaufszykluslänge für dasselbe Produkt zwischen 1 Monat und 6 Monaten variiert, deutet dies auf chaotische Ad-hoc-Prozesse hin.

3/ Wenn Gründer ständig Hand anlegen

Wenn Ihr Vertriebsteam wächst, sollten Gründer nicht übermäßig viel Zeit damit verbringen müssen, den Mitarbeitern bei grundlegenden Aktivitäten wie dem Erstellen von Pitches, dem Entwickeln von Demos, dem Erstellen von Angeboten und dem Behandeln von Einwänden unter die Arme zu greifen.

Wenn die Mitarbeiter ständig Ihre Unterstützung bei diesen alltäglichen Vertriebsaufgaben benötigen, ist dies ein Zeichen dafür, dass ihnen die Werkzeuge und Schulungen fehlen, um selbstständig zu arbeiten. Eine gründliche Dokumentation löst diese Gründerabhängigkeit.

4/ Wenn Geschäfte durchs Raster fallen

In Ermangelung von CRM-Prozessen und Playbooks gehen Verkaufsgelegenheiten durchs Raster, da die Mitarbeiter mit einer zunehmenden Anzahl von Interessenten jonglieren.

Ihre CRM-Berichte zeigen wahrscheinlich Geschäfte, die in verschiedenen inaktiven Pipeline-Phasen stecken oder bei denen erwartete Follow-ups fehlen. Oder schlimmer noch, Interessenten beschweren sich, dass sie nie eine Rückmeldung erhalten haben.

Dies sind Symptome eines unzusammenhängenden Verkaufsprozesses ohne festgelegte nächste Schritte, die in der Dokumentation definiert sind. Selbst grundlegende Playbooks und Workflows verbessern die Pipeline-Hygiene erheblich.

5/ Wenn der Produktwert nicht klar erklärt werden kann

Mit zunehmender Produktkomplexität haben Vertriebsmitarbeiter möglicherweise Schwierigkeiten, den Wert, die Unterscheidungsmerkmale oder die Anwendungsfälle Ihrer Lösung klar zu erklären, wenn ihnen Messaging-Frameworks und Schulungen fehlen.

Interessenten stellen schwierige Fragen zu Wettbewerbsunterschieden, Implementierung, Preisen oder Sicherheit, die Ihre Mitarbeiter vor ein Rätsel stellen. Dies beeinträchtigt ihr Selbstvertrauen und ihre Glaubwürdigkeit während Verkaufsgesprächen. Eine solide Produktdokumentation versetzt die Mitarbeiter in die Lage, Ihre Lösung besser zu verstehen und Interessenten zu beschreiben. So können sie ansprechende statt defensive Dialoge führen.

6/ Wenn das Markengeschichtenerzählen fragmentiert ist

In Ermangelung dokumentierter Richtlinien und Messaging-Frameworks wird Ihre Markengeschichte oft inkonsistent über Mitarbeiter, Interessenten, Website-Seiten und Begleitmaterialien hinweg vermittelt.

Schlüsselelemente Ihrer Erzählung wie Zielkunden, Produktdifferenzierung, Unternehmenswerte usw. werden ohne eine strukturierte Messaging-Hierarchie vermischt.

Dieses fragmentierte Geschichtenerzählen verwässert Ihre Marke. Es verwirrt auch Interessenten über Ihr wahres Wertversprechen. Robuste Messaging-Frameworks lösen dieses Problem.

7/ Sinkende Effektivität der Salesforce

Schließlich sind niedrige Conversion-Raten, lange Verkaufszyklen, eine schlechte Interessentenerfahrung und eine übermäßige Beteiligung der Gründer allesamt Symptome für ungeschulte, unzureichend ausgestattete Vertriebsmitarbeiter.

Strukturierte Einarbeitung, kontinuierliches Lernen und Verkaufsdokumentation beheben diese sinkende Effektivität, indem sie den Mitarbeitern die Werkzeuge geben, um sich auszuzeichnen.

So erstellen Sie eine Verkaufsdokumentation

Befolgen Sie diese Best Practices, um eine hervorragende Verkaufsdokumentation zu erstellen:

1. Weisen Sie einen Projektleiter zu

Identifizieren Sie zunächst einen internen Projektleiter, der die Initiative zur Verkaufsdokumentation übernimmt - entweder den Leiter der Vertriebsabläufe oder einen Spezialisten für Vertriebsbefähigung. Diese Person wird Stakeholder befragen, Dokumentationen schreiben und diese kontinuierlich verfeinern.

Wenn keine interne Ressource verfügbar ist, sollten Sie einen externen Berater für Vertriebsbefähigung oder ein Schulungsunternehmen beauftragen. Langfristig sollte es jedoch einen internen Eigentümer geben, um dies aufrechtzuerhalten.

2. Erstellen Sie eine Übersicht über Ihren aktuellen Verkaufs-Workflow

Dokumentieren Sie in einem speziellen Workshop mit Vertriebsleitern den aktuellen Verkaufsprozess von Anfang bis Ende - von der Generierung und Qualifizierung von Leads über die Durchführung von Demos bis hin zum Abschluss von Geschäften.

Gliedern Sie jeden Schritt im Workflow, identifizieren Sie Lücken oder Inkonsistenzen und heben Sie Bereiche hervor, in denen es für die Mitarbeiter zu Reibungen kommt. Diese Übersicht schafft den Kontext für die Erstellung hilfreicher Dokumentationen.

3. Definieren Sie Ihre Vertriebsmetriken und KPIs

Gliedern Sie als Nächstes die wichtigsten Vertriebsmetriken und KPIs, die Ihr Unternehmen verfolgt - Conversion-Raten, Verkaufszykluslänge, Vergrößerungs-/Expansionsraten, LTV usw. Diese Metriken legen Erwartungen an die Vertriebsmitarbeiter in Bezug auf die Ziele fest, die sie optimieren müssen. Dokumentieren Sie die Ziele für jede Metrik basierend auf Ihrer Historie.

4. Bestimmen Sie die Metriken für die Vertriebseffektivität

Identifizieren Sie zusätzlich zu den nachlaufenden KPIs auch die Frühindikatoren für die Vertriebseffektivität - Demos, die pro Mitarbeiter geplant sind, vertriebsqualifizierte Leads, gestartete Produktpiloten, erstellte Angebote usw.

Die Verfolgung dieser Daten stellt sicher, dass die Mitarbeiter ihre Aktivitäten auf die führenden Aktivitäten konzentrieren, die letztendlich zu nachlaufenden Umsatzergebnissen führen. Dokumentieren Sie ideale Ziele.

5. Profilieren Sie Ihren idealen Kunden

Erstellen Sie ein detailliertes Dokument, das Ihr ideales Kundenprofil umreißt - ihre Größe, Branche, ihr Technologie-Stack, ihre Tools und die funktionalen Rollen, die Ihr Produkt verwenden.

6. Analysieren Sie Ihre Wettbewerber

Erstellen Sie Wettbewerberprofilierungsdokumente, die eine objektive SWOT-Analyse ihrer Produkte, Positionierung, Botschaften und Zielgruppen im Verhältnis zu Ihren eigenen liefern. Dies hilft den Mitarbeitern, Sie zu differenzieren, wenn Interessenten während Verkaufsgesprächen fragen: „Warum nicht Wettbewerber X?“ Umreißen Sie Ihre Stärken und ihre Schwächen.

7. Dokumentieren Sie Ihr Technologie-Ökosystem

Erstellen Sie eine Übersicht über alle Kerntechnologien in Ihrem eigenen Produkt, Ihren Integrationen und Stacks, die Sie unterstützen/warten. Dies hilft den Mitarbeitern, Ihre Technologie besser zu verstehen und wie Sie sich in die Lösungen integrieren, die Interessenten bereits haben. Beschleunigt die Wertschöpfung.

8. Kodifizieren Sie Ihre Vertriebsaufgaben und Workflows

Der Kern Ihrer Playbooks. Dokumentieren Sie Schritt-für-Schritt-Richtlinien und Best Practices für wesentliche Vertriebsaufgaben:

• Lead-Qualifizierung
• Lead-Follow-up-Cadences
• Verfassen von Kaltakquise-E-Mails
• Discovery-Anrufe
• Demovorbeitung
• Angebotserstellung
• Einwandbehandlung
• Abschluss von Geschäften

Checklisten, E-Mails und Anrufskripte bieten umsetzbare Anleitungen, die Vertriebsmitarbeiter anwenden können.

9. Erstellung von Verkaufsunterlagen

Erstellen Sie Broschüren, Präsentationen, Flyer, Videos, ROI-Rechner, Fallstudien und andere Begleitmaterialien, um Interessenten visuell anzusprechen und sie über Ihren Wert aufzuklären.

Gestalten Sie Präsentationsdecks anpassbar, während Sie die Markenrichtlinien einhalten. Produzieren Sie Schulungsvideos, die Vertriebsmitarbeiter an Interessenten senden können.

10. Vorbereitung von Pitches und Demo-Skripten

Erstellen Sie flexible Pitch-Vorlagen, Leitfäden für Discovery-Anrufe, Demo-Skripte und Frameworks für die Einwandbehandlung, die Vertriebsmitarbeiter für verschiedene Interessenten anpassen können.

Helfen Sie ihnen, die Botschaften auf jede Zielgruppe zuzuschneiden und gleichzeitig Schlüsselelemente abzudecken. Stellen Sie E-Mail-Vorlagen bereit, um Vertriebsmitarbeitern Zeit zu sparen.

11. Feedback einholen und iterieren

Sobald die Dokumentation vorhanden ist, holen Sie regelmäßig Feedback von Vertriebsmitarbeitern darüber ein, was funktioniert, welche Lücken bestehen und welche neuen Herausforderungen durch aktualisierte Inhalte angegangen werden müssen.

Die kontinuierliche Verbesserung Ihrer Verkaufsdokumentation stellt sicher, dass sie sich mit Ihren sich ändernden Geschäftsanforderungen weiterentwickelt.

Best Practices für die Verkaufsdokumentation

Um die Wirkung Ihrer Verkaufsdokumentation zu maximieren, befolgen Sie diese bewährten Best Practices:

Umfassende Zusammenarbeit

Vermeiden Sie die Versuchung, dass eine Einzelperson oder ein kleines Team Dokumentationen in Silos entwickelt. Zusammenarbeit ist der Schlüssel. Befragen Sie Vertriebsmitarbeiter in Ihrem gesamten Unternehmen und in verschiedenen Positionen, um ihre Perspektiven einzubeziehen:

• Führen Sie Fokusgruppen durch, um die täglichen Herausforderungen zu verstehen
• Versenden Sie Umfragen zu aktuellen Schwachstellen
• Führen Sie Einzelgespräche mit Vertriebsmitarbeitern, um ihre typischen Arbeitsabläufe abzubilden
• Fordern Sie anonymisierte Notizen an, die Vertriebsmitarbeiter während Verkaufsgesprächen machen

Sprechen Sie neben den Vertriebsmitarbeitern auch mit der Vertriebsleitung, dem Customer Success, den Services, dem Marketing und den Produktteams, um festzustellen, welche Begleitmaterialien, Botschaften und Schulungen die Vertriebsmitarbeiter benötigen, um funktionsübergreifend zu arbeiten. Oftmals führen Vertriebsleiter den Mangel an Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen als eine ihrer größten Herausforderungen bei der Befähigung an. Bauen Sie Silos ab.

Ziehen Sie abschließend in Betracht, einige Kundeninterviews oder Fokusgruppen durchzuführen, um Lücken zwischen Ihrer internen Sicht des Verkaufsprozesses und der tatsächlichen Erfahrung des Kunden zu identifizieren. Ihr ungefiltertes Feedback wird dazu beitragen, Ihre Methoden und Begleitmaterialien zu verbessern.

Investieren Sie in Sales Enablement Software

Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf freigegebene Laufwerke und Tabellenkalkulationen, um die Verkaufsdokumentation zu verwalten. Das Volumen der Inhalte und der Bedarf an Aktualisierungen werden dies schnell unhandlich machen.

Priorisieren Sie rücksichtslos

Versuchen Sie nicht, von vornherein alles über Ihren Verkaufsprozess zu dokumentieren. Dies führt zu komplexen, schwer zu navigierenden „Enzyklopädien“, die Vertriebsmitarbeiter selten verwenden. Priorisieren Sie die Erstellung von Dokumentationen zu den 2-3 größten Schwachstellen, mit denen Ihre Vertriebsmitarbeiter derzeit konfrontiert sind. Gehen Sie diese zuerst gründlich an. Sobald sie übernommen wurden, erweitern Sie die Dokumente, um andere Szenarien abzudecken. Denken Sie an eine minimale tragfähige Dokumentation. Ihre Vertriebsmitarbeiter an vorderster Front müssen die größten Änderungen kennen, die Sie in Erwägung ziehen, wie die neue Funktion ein Alleinstellungsmerkmal ist und alles andere, was die Dinge für sie voranbringen könnte.

Planen Sie regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen

Erstellen Sie Verkaufsdokumentationen nicht einmal und lassen Sie sie jahrelang unverändert. Verkaufstrends, Wettbewerbslandschaft, Produktaktualisierungen und Käuferbedürfnisse ändern sich in SaaS ständig.

Bauen Sie einen Prozess auf, um die Dokumentation vierteljährlich oder halbjährlich kontinuierlich zu überprüfen und zu aktualisieren. Sales Kickoffs sind perfekte Veranstaltungen, um Inhalte aufzufrischen und das Team neu zu schulen.

SiriusDecisions empfiehlt, jedes Jahr etwa 20 % Ihrer Vertriebsschulungsinhalte aufzufrischen, um mit den Trends Schritt zu halten.

Akzeptieren Sie Unvollkommenheit

Die Verkaufsdokumentation wird niemals zu 100 % umfassend oder perfekt sein. Neue Szenarien und Ausnahmen tauchen ständig auf.

Verstricken Sie sich nicht in die Überentwicklung komplexer Frameworks, die versuchen, jedes mögliche Szenario vorherzusagen. Konzentrieren Sie sich darauf, die wichtigsten 80 % der Szenarien einigermaßen gut anzugehen. Akzeptieren Sie auch, dass die Akzeptanz schrittweise erfolgen wird, wenn Vertriebsmitarbeiter neue Gewohnheiten entwickeln. Verwalten Sie die Erwartungen der Führungskräfte entsprechend.

Konzentrieren Sie sich auf den Nutzen

Letztendlich muss die Verkaufsdokumentation den Vertriebsmitarbeitern an vorderster Front helfen, in ihrer täglichen Arbeit erfolgreich zu sein, um nützlich zu sein.

Verbringen Sie mehr Zeit damit, Seite an Seite mit Vertriebsmitarbeitern zu sitzen und ihre Arbeitsabläufe zu beobachten, anstatt einen idealen Verkaufsprozess vom Sitzungssaal aus zu theoretisieren. Erstellen Sie Dokumente, um reale Komplexitäten anzugehen.

Sprechen Sie auch häufig mit Vertriebsmitarbeitern und holen Sie Feedback zu bestehenden Dokumenten ein – was funktioniert oder nicht. Seien Sie bereit, basierend auf ihren tatsächlichen Bedürfnissen zu iterieren.

Eine großartige Verkaufsdokumentation vereint Zusammenarbeit, Technologie und Agilität. Sehen wir uns als Nächstes Beispiele für effektive Dokumentation an.

Beispiele für großartige Verkaufsdokumentation

Hier sind einige Beispiele für herausragende Verkaufsdokumentation:

Sales Playbooks

Ein ideales Sales Playbook bietet die richtige Mischung aus Struktur und Flexibilität. Bewährte Discovery-Fragen helfen Vertriebsmitarbeitern beispielsweise, effektive erste Meetings zu führen, können aber gesprächsweise formuliert werden.

Sehen Sie sich das Sales Playbook von Livementor an, von Richtlinien für die bestmögliche Arbeit bis hin zu den Tools, die sie täglich verwenden.

Das Sales Playbook von Live Mentor

Möchten Sie es selbst herunterladen? Holen Sie es sich hier kostenlos

Verkaufspräsentationen

Ansprechende interaktive Präsentationen helfen Vertriebsmitarbeitern, Interessenten anzusprechen und sie für Ihre Lösung zu begeistern. Wenn Sie es eilig haben und Wert auf Design legen, sehen Sie sich die hervorragende Vorlagengalerie von Pitch für Verkaufspräsentationen hier

Battlecards

Battlecards sind visuelle Listen, die eine prägnante Wettbewerbsanalyse bieten und Ihren Vertriebsmitarbeitern helfen, sich in Verkaufsgesprächen von Ihnen abzuheben.

Dies ist beispielsweise eine visuelle Wettbewerbsanalyse aus unserem Notion-Vergleich, um Interessenten einen Überblick über die wertvollsten Funktionen zu verschaffen.

Der Side-by-Side-Vergleich von Slite mit Notion

E-Mail-Vorlagen

Gut gestaltete E-Mail-Vorlagen helfen Vertriebsmitarbeitern, effektiv zu kommunizieren und gleichzeitig Zeit zu sparen. Und wenn Sie mit der guten alten Kaltakquise beginnen möchten, finden Sie hier 2 Ressourcen, mit denen Sie beginnen können:

1. Sahil Blooms Leitfaden für Kaltakquise-E-Mails

2. Die Grundlagen einer guten Kaltakquise-E-Mail von Sriram Krishnan

Fahren Sie mit der Iteration und Erweiterung Ihrer Bibliothek mit Verkaufsdokumenten, Präsentationen, Videos, Frameworks und Skripten fort.

Fazit

Wenn Vertriebsmitarbeiter über die Tools verfügen, um Interessenten richtig zu schulen, anzusprechen und auf sie zu reagieren, wird es einfacher, Geschäfte zu gewinnen. Sales Enablement verbessert die Conversion-Rate direkt. Das Onboarding wird beschleunigt, wenn neue Mitarbeiter nicht sich selbst überlassen werden, um alles herauszufinden. Die Dokumentation ermöglicht ein selbstgesteuertes Lernen, bevor sie überhaupt mit einem Kunden sprechen.

Gründer verbringen weniger Zeit mit dem Händchenhalten und Mikromanagement von Vertriebsmitarbeitern, wenn umfassende Schulungen und Begleitmaterialien verfügbar sind. Ermöglicht es ihnen, sich auf Vision und Strategie zu konzentrieren. Der Zeit- und Arbeitsaufwand, der für die Erstellung einer gründlichen Verkaufsdokumentation erforderlich ist, zahlt sich langfristig durch die oben genannten kollektiven Vorteile aus.

Priorisieren Sie die Dokumentation.

FAQs zur Verkaufsdokumentation

Was ist der Prozess der Verkaufsdokumentation?

Der typische Prozess der Verkaufsdokumentation umfasst:

• Abbildung aktueller Verkaufsabläufe
• Durchführung von Mitarbeitergesprächen zur Ermittlung von Bedürfnissen
• Erstellung von Playbooks, E-Mail-Vorlagen, Präsentationen usw.
• Erstellung von Schulungsleitfäden und -videos
• Starten der Dokumentation und Einholen von Feedback
• Kontinuierliche Überprüfung und Aktualisierung der Dokumentation

Welche verschiedenen Arten von Verkaufsdokumenten gibt es?

Zu den gängigen Verkaufsdokumenten gehören:

• Sales Playbooks
• Pitch-Präsentationen
• Begleitmaterialien zur Produkt-/Lösungsübersicht
• Battlecards zu Wettbewerbern
• ROI-Rechner
• Fallstudien
• Erklärvideos
• Angebotsvorlagen
• Leitfäden zur Einwandbehandlung
• E-Mail-Vorlagen

Was macht eine großartige Verkaufsdokumentation aus?

Merkmale einer herausragenden Dokumentation:

• Hilft Vertriebsmitarbeitern direkt bei der täglichen Arbeit
• Einfach zu navigieren und zu verstehen
• Deckt 80 % der häufigen Szenarien ab
• Vereint Struktur mit Flexibilität
• Regelmäßig aktualisiert basierend auf Trends
• Interaktive eLearning-Funktionen
• Vereint Tools, Vorlagen und Schulungen

Was sind die wichtigsten Vorteile der Verkaufsdokumentation?

Zu den Vorteilen gehören:

• Verkürzte Verkaufszyklen
• Höhere Conversion-Raten
• Konsistentere Markenbildung
• Beschleunigte Einarbeitung von Mitarbeitern
• Erhöhte funktionsübergreifende Ausrichtung
• Reduzierte Abhängigkeit von Gründern

Wie lange dauert die Erstellung einer Dokumentation?

Planen Sie für ein mittelständisches SaaS-Startup mindestens einen Zeitrahmen von 3-6 Monaten ein, der Vertriebsaktivitäten, Vertriebsmitarbeiter und optional externe Spezialisten umfasst. Behandeln Sie es als eine iterative, sich entwickelnde Initiative und nicht als ein einmaliges Projekt.

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