¿Sabes por qué tu equipo cambió de marca tres veces antes de que te unieras? ¿O los aprendizajes de las pruebas A/B que realizaron tus predecesores?
Si esto te suena demasiado familiar, una base de conocimientos de marketing debería ser la principal prioridad de tu equipo.
Porque seamos sinceros: se trata menos de ahorrar tiempo y más de mantener a tu equipo sincronizado y tu cordura intacta. Al final de este artículo, verás por qué tu equipo de marketing no solo quiere una base de conocimientos, sino que la necesita.
¿Qué es una base de conocimientos de marketing?
¿Cansado de escuchar: "¿Dónde está la última versión de nuestras directrices de marca?"
Una base de conocimientos de marketing pone fin a esas preguntas repetitivas. Es un centro centralizado donde viven todos tus documentos, activos y estrategias de marketing.
Piénsalo como la Wikipedia personalizada de tu equipo, pero solo para marketing. A diferencia de las wikis de toda la empresa que cubren todo, desde las políticas de RR. HH. hasta la solución de problemas de TI, una BCM se centra únicamente en el marketing.
Esto es lo que normalmente guardarías en una BCM:
- Directrices de marca: los últimos logotipos, fuentes y mensajes, todo en un solo lugar.
- Plantillas de campaña: recursos listos para usar para planes de redes sociales, lanzamientos de productos y más.
- Repositorios de activos: una biblioteca de tus archivos creativos como imágenes y vídeos.
- Informes de rendimiento: datos de campañas anteriores para guiar decisiones futuras.
- Guías prácticas: guías paso a paso para tareas como pruebas A/B y anuncios PPC.
Al mantener toda esta información en un solo lugar, reduces los interminables intercambios, reduces la confusión y ahorras tiempo.
El coste real de no tener una base de conocimientos de marketing
Sin una BCM, tu equipo pierde tiempo y pierde oportunidades. Inari Lepistö de Karhu Helsinki compartió: "Los detalles críticos estaban dispersos, lo que dificultaba mantener las cosas organizadas".
Esto es lo que está en riesgo:
- Tiempo perdido: horas dedicadas a buscar archivos.
- Marca inconsistente: los mensajes confusos pueden dañar tu marca.
- Incorporación lenta: los nuevos empleados tardan más en ponerse al día.
- Tendencias perdidas: sin acceso rápido a la información, podrías perderte cambios importantes.
Beneficios clave de implementar una base de conocimientos de marketing
En marketing, la velocidad y la coherencia son clave. Aquí te mostramos cómo una base de conocimientos de marketing bien organizada puede marcar la diferencia.
- Activos de marca centralizados: acceso rápido a logotipos, lemas y otros activos clave.
- Planificación de campañas más rápida: información y recursos para ayudar a tu equipo a planificar y lanzar campañas.
- Colaboración mejorada: una BCM mantiene a otros departamentos alineados y promueve la transparencia.
- Incorporación rápida: los nuevos empleados pueden acceder instantáneamente a los recursos esenciales, lo que acelera la incorporación.
- Retención de conocimientos: cuando los empleados se van, sus conocimientos permanecen accesibles para uso futuro.
- Interfaz sencilla: navegación fácil y búsqueda potente para encontrar lo que necesitas.
- Organización clara: agrupa el contenido en categorías para facilitar el acceso.
- Control de versiones: realiza un seguimiento de los cambios para garantizar que todos trabajen con la información más reciente.
- Integraciones de herramientas: debe integrarse con tus herramientas existentes para optimizar los flujos de trabajo.
- Acceso móvil: asegúrate de que sea accesible en cualquier momento y en cualquier lugar para tu equipo en movimiento.
Aanchal Parmar de Vidyo.ai, dice: “Una base de conocimientos bien organizada es la columna vertebral de un equipo de marketing productivo: ahorra tiempo, mejora la colaboración y mantiene a todos alineados”.
Cómo construir y mantener tu base de conocimientos de marketing
Construir una BCM puede parecer un gran trabajo, pero con los pasos correctos, puede convertirse en una herramienta valiosa para tu equipo.
- Elige la plataforma adecuada: elige una herramienta que se adapte a las necesidades de tu equipo. Debe tener funciones de búsqueda, permitir la colaboración e integrarse con otras herramientas. Slite es una opción que cumple con todos estos requisitos.
- Recopila contenido esencial: comienza agregando documentos clave. No intentes agregar todo a la vez, concéntrate en lo que es más importante.
- Organiza lógicamente: configura categorías claras. La organización lógica facilita la navegación.
- Establece permisos de acceso: controla quién puede ver y editar qué para mantener todo seguro. Asigna niveles de acceso adecuados para mantener la integridad de los datos.
- Fomenta la contribución del equipo: involucra a todos. Cuanto más use y agregue tu equipo a la BCM, más valiosa se volverá.
¿Necesitas comenzar rápido? El generador de wikis gratuito de Slite puede ayudarte a crear tu BCM en minutos. Aquí te mostramos cómo usar el generador de wikis con tres sencillos pasos:
- Visita el enlace: Ve al generador de wikis y chatea con la IA.
- Selecciona el tema: Dile lo que quieres crear. Puedes seleccionar opciones como "Wiki del equipo" o "Wiki de la empresa", o escribir tu tema.
- Define objetivos: Explica por qué quieres construir esta estructura, quién es tu audiencia y cuál es tu objetivo. Describe cómo quieres que se organice la wiki.
¡Y eso es todo! Slite construirá tu BCM por ti en tiempo real mientras escribes.
Mejores prácticas para la creación y organización de contenido
Para mantener tu BCM eficaz y fácil de usar, sigue estas mejores prácticas:
- Estandariza las convenciones de nomenclatura: utiliza nombres claros y coherentes que incluyan títulos de proyectos y fechas. Ejemplo: "Directrices_de_marca_V1_2024"
- Usa etiquetas y palabras clave: agrega etiquetas a los documentos para que sean más fáciles de buscar. La búsqueda impulsada por IA de Slite mejora esto aún más.
- Establece estructuras de carpetas: organiza los documentos en carpetas según la campaña, el departamento o el tipo. Esto hace que la navegación sea sencilla e intuitiva.
Estrategias para fomentar la adopción y la contribución del equipo
Una BCM solo funciona si tu equipo la usa. Aquí te mostramos cómo lograr que todos se suban a bordo.
- Predica con el ejemplo: cuando los líderes usan y contribuyen a la BCM, dan un poderoso ejemplo a todo el equipo. Exige plena convicción y compromiso de todo el equipo. Si los líderes no participan, la BCM pierde valor y es probable que el equipo haga lo mismo.
- Recopila comentarios: pregunta a tu equipo qué funciona y qué no, y actualiza en función de sus comentarios para que sea más útil.
- Asigna roles claros: haz que los miembros del equipo sean responsables de mantener ciertas secciones. Esto mantiene la BCM actualizada y distribuye la carga de trabajo.
Consejo profesional: proporciona plantillas en tu BCM que tu equipo pueda reutilizar. Esto ahorra tiempo y garantiza la coherencia en todos los proyectos.
Medir el impacto de tu base de conocimientos de marketing
Después de configurar tu BCM, querrás ver cómo está ayudando a tu equipo. Aquí te mostramos cómo medir su impacto:
Indicadores clave de rendimiento (KPI) para realizar un seguimiento
- Tasa de éxito de la búsqueda: ¿con qué frecuencia los miembros del equipo encuentran lo que necesitan al primer intento? Una tasa alta significa que tu BCM es fácil de usar.
- Tiempo ahorrado: compara el tiempo dedicado a buscar información antes y después de la BCM. Menos tiempo buscando significa más tiempo para el trabajo importante.
- Tiempo de incorporación: realiza un seguimiento de cómo los nuevos empleados se ponen al día. Una buena BCM debería acelerar la incorporación.
- Métricas de participación: mira con qué frecuencia tu equipo accede y actualiza la BCM. Una alta participación significa que es útil.
- Precisión y actualizaciones de los documentos: comprueba con qué frecuencia se actualizan los documentos. La información actualizada es crucial.
Herramientas para analizar el uso y la eficacia
- Seguimiento de la actividad del usuario: mira qué documentos se utilizan más.
- Análisis de consultas de búsqueda: averigua qué busca más tu equipo. Usa estos datos para mejorar tu BCM.
- Análisis del espacio de trabajo: realiza un seguimiento del uso para optimizar el diseño y el contenido de tu BCM.
Superar las objeciones comunes
Al presentar una BCM, es posible que escuches algunas inquietudes de tu equipo. Abordemos las tres principales.
- "No tenemos tiempo para configurarla"
Sí, lleva tiempo configurarla, pero ahorra mucho más a largo plazo. Comienza poco a poco con documentos clave como las directrices de marca. El generador de wikis de Slite puede ayudarte a comenzar rápido.
- "Nuestro equipo es demasiado pequeño para una BCM"
Los equipos más pequeños necesitan una BCM aún más. Con menos personas manejando más tareas, centralizar el conocimiento evita la falta de comunicación y aumenta la productividad. Los equipos de marketing a menudo tienen tasas de rotación más altas y trabajan con autónomos. La BCM garantiza una alta eficiencia y cero pérdida de conocimientos cuando cambian los roles.
- "Ya tenemos herramientas de gestión de proyectos"
Las herramientas de gestión de proyectos realizan un seguimiento de las tareas, pero no organizan el conocimiento. Usa ambas juntas para obtener los mejores resultados: tu herramienta de gestión de proyectos realiza un seguimiento del "qué", mientras que Slite proporciona el "cómo".
Al separar claramente estas funciones, tu equipo puede abordar cada aspecto de la gestión de proyectos sin superposiciones, asegurándose de tener claridad y accesibilidad de la información.
Haz que tu equipo de marketing esté en sintonía
Una base de conocimientos de marketing pone orden en este caos.
Mantiene todo organizado, fácil de encontrar y actualizado. Como dice Mac Reddin de Commsor: "La gestión del conocimiento es más una filosofía que solo una característica".
Slite puede ayudarte a que esto suceda más rápido de lo que crees. Con el generador de wikis gratuito de Slite, puedes crear tu base de conocimientos de marketing en minutos.
Así que, ahórrate poner otra llamada de alineación entre tu equipo de gestión de cuentas y tus creativos. Esta es la clave de tu equipo de marketing para trabajar más rápido y mantenerse alineado.
