Les agences numériques traitent un nombre croissant d’actifs numériques, notamment des images, des vidéos et des documents. À mesure que ce volume augmente, il devient essentiel de disposer d’un système qui maintient tout organisé et accessible. Cela rend la gestion des actifs numériques importante pour maintenir la cohérence de la marque, améliorer la collaboration entre les équipes et faciliter l’accès aux fichiers numériques cruciaux.
Les systèmes de gestion des actifs numériques populaires incluent Adobe Experience Manager, Bynder, Canto, Brandfolder et Widen Collective. Ces systèmes aident les agences à maintenir la cohérence de la marque, à travailler plus efficacement et à améliorer la collaboration. Ils résolvent des problèmes courants tels que les fichiers dispersés, la confusion des versions et les difficultés de partage.
La configuration d’un système de gestion des actifs numériques varie en fonction de la taille de l’agence. Une agence de 10 personnes peut utiliser une solution simplifiée avec des fonctionnalités de base, en se concentrant sur le partage de fichiers et la collaboration simples. En revanche, une agence de 100 personnes aurait probablement besoin d’un système plus complexe avec des contrôles d’accès avancés, une automatisation du flux de travail et des analyses détaillées.
Quelle que soit sa taille, un système de gestion des actifs numériques va au-delà du simple stockage. C’est un outil qui stimule la productivité, améliore l’expérience client et soutient la croissance de l’entreprise. En veillant à ce que les bons fichiers soient disponibles aux bonnes personnes au bon moment, les agences peuvent travailler plus efficacement.
Cette approche permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de garantir un travail de haute qualité constante pour les clients. En fin de compte, un système de gestion des actifs numériques permet aux agences de travailler plus intelligemment et d’obtenir de meilleurs résultats, qu’elles gèrent des actifs pour une petite équipe ou une grande organisation.
Nous avons donc décidé d’écrire un guide à ce sujet. Continuez à lire pour savoir comment configurer un système de gestion des actifs numériques pour votre agence, ou s’ils en ont même besoin en premier lieu.
Qu’est-ce que la gestion des actifs numériques ?
La gestion des actifs numériques (GAM) fait référence au processus d’organisation, de stockage et de récupération des actifs numériques. Elle implique l’utilisation d’un système de gestion des actifs numériques, qui est une application logicielle qui aide à gérer les actifs numériques tout au long de leur cycle de vie. Un système de GAM fournit un référentiel centralisé pour stocker, gérer et partager des actifs numériques, ce qui permet aux équipes de collaborer plus facilement et de garantir la cohérence de la marque.
Essentiellement, un système de gestion des actifs numériques agit comme l’épine dorsale de vos opérations numériques. Il rationalise la façon dont vous gérez les fichiers numériques, des images et des vidéos aux documents et aux fichiers audio. En centralisant ces actifs, un système de GAM élimine le chaos des fichiers dispersés et garantit que tous les membres de votre organisation ont accès aux documents les plus récents et les plus pertinents. Cela améliore non seulement l’efficacité, mais joue également un rôle crucial dans le maintien de la cohérence de la marque sur tous les canaux.
Quels défis les agences numériques rencontrent-elles sans système de gestion des actifs numériques ?
Les agences numériques sans système de GAM sont souvent confrontées à un contenu numérique désorganisé, à une image de marque incohérente et à des flux de travail inefficaces.
Si vous entendez souvent ce qui suit de vos collègues, réfléchissez à la possibilité d’acquérir un système de GAM. à vous procurer un système de gestion des actifs numériques.
« Où est ce fichier, déjà ? »
Sans système central, trouver le bon actif peut ressembler à une chasse à l’oie sauvage. Votre équipe perd un temps précieux à fouiller dans les dossiers, les e-mails et les fils de discussion. Cela ralentit les projets et frustre toutes les personnes impliquées. La mise en œuvre d’une plateforme de gestion des actifs numériques peut rationaliser l’organisation, la gestion et le partage des actifs numériques, résolvant ainsi ces problèmes courants.
« Est-ce la dernière version ? »
Lorsque les fichiers sont dispersés sur différents appareils et plateformes, le contrôle des versions devient un cauchemar. Vous pourriez finir par utiliser des logos obsolètes ou envoyer aux clients les mauvais brouillons. C’est embarrassant et non professionnel.
« Pouvez-vous renvoyer ce fichier ? »
La collaboration devient pénible lorsqu’il n’y a pas de source unique de vérité. Les membres de l’équipe se demandent constamment des fichiers, ce qui entraîne des chaînes d’e-mails et des notifications de chat interminables. C’est inefficace et distrayant.
« Oups, est-ce que je viens de partager ça avec le mauvais client ? »
Sans contrôles d’accès appropriés, il y a toujours un risque que des informations sensibles tombent entre de mauvaises mains. Cela pourrait nuire aux relations avec les clients et à la réputation de votre agence.
En relevant ces défis avec une solution de gestion des actifs numériques, vous pouvez rationaliser vos opérations, augmenter votre productivité et maintenir un rendement de haute qualité constante pour vos clients.
Avantages de la gestion des actifs numériques
La gestion des actifs numériques offre de nombreux avantages, notamment une collaboration améliorée, une productivité accrue et une cohérence de la marque améliorée. En fournissant un référentiel centralisé pour les actifs numériques, les systèmes de GAM permettent aux équipes d’accéder et de partager plus facilement les actifs, ce qui réduit le temps passé à rechercher et à récupérer des actifs numériques. De plus, les systèmes de GAM aident à assurer la cohérence de la marque en fournissant une source unique de vérité pour les actifs de la marque, ce qui réduit le risque d’actifs mal utilisés ou obsolètes.
Imaginez un scénario où votre équipe marketing doit rapidement rassembler des documents pour une campagne. Avec un système de GAM, ils peuvent facilement trouver les derniers logos, images et vidéos sans avoir à passer au crible d’innombrables dossiers ou e-mails. Cela accélère non seulement le processus, mais garantit également que tous les documents marketing sont conformes à la marque et à jour. De plus, les fonctionnalités collaboratives des systèmes de GAM permettent aux membres de l’équipe de travailler ensemble plus efficacement, de partager des commentaires et d’effectuer des mises à jour en temps réel.
Qu’est-ce qu’un actif numérique ?
Un actif numérique est tout fichier numérique qui a de la valeur pour une organisation, comme des images, des vidéos, des documents et des fichiers audio. Les actifs numériques peuvent être utilisés à diverses fins, notamment le marketing, les ventes et l’engagement client. Ils peuvent également être utilisés pour soutenir les opérations commerciales, comme la formation et l’éducation.
Dans le contexte de la gestion des actifs numériques, ces actifs sont plus que de simples fichiers ; ce sont des ressources précieuses qui font progresser votre entreprise. Qu’il s’agisse d’une vidéo promotionnelle pour un nouveau produit, d’un manuel de formation pour les employés ou d’une présentation pour des clients potentiels, les actifs numériques font partie intégrante du succès de votre organisation. La gestion appropriée de ces actifs garantit qu’ils sont facilement accessibles, sécurisés et utilisés à leur plein potentiel.
Types de cas d’utilisation de la gestion des actifs numériques
Il existe plusieurs types de cas d’utilisation de la gestion des actifs numériques, notamment :
- Gestion des actifs marketing : Gestion des documents marketing, tels que les images, les vidéos et les documents, pour soutenir les campagnes marketing. Cela garantit que tous les efforts de marketing sont cohérents et conformes à la marque.
- Gestion des actifs de la marque : Gestion des actifs de la marque, tels que les logos, les schémas de couleurs et la typographie, pour assurer la cohérence de la marque. Ceci est essentiel pour maintenir une identité de marque forte et reconnaissable.
- Gestion des actifs multimédias : Gestion des actifs multimédias, tels que les images, les vidéos et les fichiers audio, pour soutenir la production et la distribution de contenu multimédia. Ceci est particulièrement important pour les secteurs comme les médias et le divertissement, où le contenu de haute qualité est essentiel.
- Gestion documentaire : Gestion des documents, tels que les contrats, les factures et les rapports, pour soutenir les opérations commerciales. Cela permet de rationaliser les tâches administratives et de s’assurer que les documents importants sont facilement accessibles.
Chacun de ces cas d’utilisation met en évidence la polyvalence des systèmes de gestion des actifs numériques. Que vous soyez une agence de marketing cherchant à rationaliser vos campagnes ou une entreprise de médias ayant besoin de gérer une vaste bibliothèque de contenu, un système de GAM peut être adapté pour répondre à vos besoins spécifiques.
Comment configurer un système de GAM pour mon agence ?
La configuration d’un système de GAM pour votre agence implique d’évaluer vos besoins, de choisir la bonne solution et de la mettre en œuvre efficacement.
Voici un guide étape par étape pour vous aider à démarrer :
Sachez ce dont vous avez besoin
Examinez attentivement les défis actuels de votre agence en matière de gestion des actifs. Avec quels types de fichiers travaillez-vous le plus ? Combien de membres de l’équipe ont besoin d’y accéder ? Y a-t-il des outils spécifiques avec lesquels vous avez besoin que votre système de GAM fonctionne ? Comprendre vos besoins vous aidera à choisir la bonne solution.
Choisissez votre système de GAM
Recherchez différentes options de GAM qui répondent à vos exigences. Recherchez des fonctionnalités telles que la recherche facile, le marquage intelligent, les portails de marque et une sécurité solide. N’oubliez pas de tenir compte de la façon dont il s’intégrera à vos outils existants.
Lorsque vous choisissez votre solution de GAM, tenez compte des logiciels de GAM qui offrent plus que du simple stockage de fichiers. Slite, par exemple, combine la gestion documentaire avec des fonctionnalités de collaboration. Cela vous permet non seulement de stocker vos actifs, mais aussi de créer des documents dynamiques autour d’eux, favorisant ainsi un processus de gestion des actifs plus dynamique.
Organisez vos balises
Planifiez la façon dont vous organiserez vos actifs. Créez un système clair pour baliser et catégoriser les fichiers. Cela peut sembler fastidieux, mais cela vous fera gagner beaucoup de temps à long terme lorsque vous rechercherez des actifs spécifiques.
Déplacez vos affaires
Il est temps de transférer vos fichiers existants dans le nouveau système. C’est une excellente occasion de désencombrer et d’organiser. Assurez-vous que chaque fichier a les bonnes balises et informations jointes.
Personnalisez-le
Personnalisez votre logiciel de gestion des actifs numériques pour qu’il corresponde à la marque et au flux de travail de votre agence. Configurez des intégrations avec vos autres outils pour créer un système fluide et unifié.
Montrez les ficelles du métier à votre équipe
Formez votre équipe à l’utilisation du nouveau système de GAM. Couvrez les bases du téléchargement, de la recherche et du partage de fichiers. Plus tout le monde comprend le système, plus vous en tirerez profit.
N’oubliez pas que la configuration d’un système de GAM est un investissement dans l’efficacité de votre agence. Prenez le temps de bien le faire, et vous en récolterez les fruits en termes d’opérations plus fluides et de clients plus satisfaits.
Gestion des actifs numériques propre à l’industrie
La gestion des actifs numériques est utilisée dans divers secteurs, notamment :
- Marketing et publicité : Pour gérer les documents marketing et assurer la cohérence de la marque. Les agences peuvent rapidement accéder aux actifs et les déployer pour diverses campagnes, assurant ainsi un message de marque unifié.
- Médias et divertissement : Pour gérer les actifs multimédias et soutenir la production et la distribution de contenu multimédia. Cela comprend tout, des clips vidéo aux longs métrages, en veillant à ce que le contenu soit organisé et facilement accessible.
- Soins de santé : Pour gérer les images médicales et les dossiers des patients. Un système de GAM peut aider les fournisseurs de soins de santé à maintenir la conformité aux réglementations comme la HIPAA tout en veillant à ce que les renseignements essentiels soient facilement accessibles.
- Finance: Pour gérer les documents et rapports financiers. Cela comprend tout, des rapports annuels aux présentations clients, en veillant à ce que toutes les données financières soient sécurisées et bien organisées.
- Éducation: Pour gérer le matériel pédagogique et soutenir l'apprentissage en ligne. Les écoles et les universités peuvent utiliser des systèmes DAM pour stocker et distribuer le matériel de cours, ce qui permet aux étudiants et aux professeurs d'accéder plus facilement aux ressources dont ils ont besoin.
Chaque secteur a ses propres besoins uniques en matière de gestion des actifs numériques, et un système DAM peut être adapté pour répondre à ces besoins. Par exemple, un organisme de santé peut avoir besoin d'un système DAM conforme aux réglementations HIPAA, tandis qu'une agence de marketing peut avoir besoin d'un système DAM qui s'intègre aux plateformes de médias sociaux. En comprenant les exigences spécifiques de votre secteur, vous pouvez choisir une solution DAM qui soutient le mieux vos objectifs commerciaux.
En suivant cette approche structurée, les nouvelles sections s'intégreront de manière transparente à l'article existant, offrant une profondeur et des perspectives supplémentaires tout en conservant un ton et un style cohérents.
Comment puis-je tirer le meilleur parti de mon système DAM ?
Pour tirer le meilleur parti de vos solutions de gestion des actifs numériques, concentrez-vous sur des politiques claires, la collaboration d'équipe, l'optimisation régulière et la formation continue.
Voici comment maximiser les avantages de votre DAM :
Définir les règles du jeu
Créez des directives claires sur la façon dont votre équipe doit utiliser le DAM. Cela comprend la façon de nommer les fichiers, les balises à utiliser et qui peut accéder à quoi. Lorsque tout le monde suit les mêmes règles, il est plus facile pour toute l'équipe de trouver et d'utiliser les actifs efficacement. Vous pouvez passer à la vitesse supérieure avec des modèles standardisés.
La plupart des travaux d'agence suivent des systèmes et des processus clairs. Lorsque vous le reflétez dans votre documentation, cela simplifie la gestion du travail et la collecte de contexte pour les membres de l'équipe. Même si un nouveau projet démarre un jour après le projet précédemment terminé, ils sauront exactement sur quels documents travailler.
De nombreux clients d'agence de Slite utilisent des modèles standardisés à cet effet à partir de notre Galerie de modèles marketing
Cela garantit la cohérence au sein de votre équipe et facilite l'intégration des nouveaux membres.
Faire du travail d'équipe la norme
Encouragez votre équipe à utiliser les fonctions de partage et de commentaire du DAM. Cela permet de conserver tous les commentaires au même endroit et d'aider chacun à rester sur la même longueur d'onde. C'est un excellent moyen de rationaliser votre processus créatif et de garantir une utilisation cohérente des actifs dans tous les projets.
Les commentaires intégrés et les @mentions de Slite rationalisent les commentaires. Marquez les membres de l'équipe directement dans les documents pour maintenir les conversations dans leur contexte et vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Cette approche permet de centraliser toutes les discussions relatives aux actifs et de les rendre facilement accessibles.
Continuez à affiner
Examinez régulièrement la façon dont votre équipe utilise le DAM. Y a-t-il des goulets d'étranglement ou des points de confusion ? Peut-être que certains types de fichiers sont difficiles à trouver ? Utilisez ces informations pour ajuster votre système et l'adapter aux besoins de votre agence.
Nos analyses vous donnent un aperçu des documents les plus consultés et utilisés.
Panneau de gestion des connaissances
Utilisez ces informations pour affiner votre stratégie de gestion des actifs au fil du temps. Il s'agit de travailler plus intelligemment, pas plus dur.
Tenez votre équipe au courant
Au fur et à mesure que votre agence se développe, assurez-vous que les nouveaux membres de l'équipe reçoivent une formation DAM appropriée. Proposez également des séances de recyclage pour les utilisateurs existants. Plus tout le monde comprend le système, plus vous en tirerez de valeur.
Créez un centre de formation complet en utilisant la structure de pages imbriquées de Slite. Organisez votre matériel d'intégration, vos meilleures pratiques et vos FAQ dans un format facile à parcourir. Cela garantit que les nouveaux membres de l'équipe et les membres existants ont toujours accès à des informations actualisées sur vos processus DAM.
Comment un DAM améliore-t-il la collaboration et le feedback ?
Un système DAM améliore la gestion de la marque en centralisant le partage des actifs, en rationalisant le feedback et en s'intégrant à la gestion de projet. Voyons comment Karhu Helsinki, une agence numérique, a utilisé Slite (un outil de type DAM) pour améliorer sa collaboration :
Partage centralisé des actifs
Karhu Helsinki a créé un canal dédié dans Slite pour chaque projet client. Cela leur a permis de conserver tous les documents relatifs au projet, des réunions de lancement aux spécifications techniques, au même endroit. Comme l'explique Inari Lepistö, chef d'équipe du service clientèle, "En gros, chaque site web ou client a son propre canal." Cette centralisation a permis aux membres de l'équipe et aux clients d'accéder facilement à toutes les informations pertinentes sans avoir à chercher dans les e-mails ou les lecteurs partagés.
Avec Slite, vous pouvez créer des canaux dédiés pour chaque projet ou client. Cela vous permet de conserver tous les documents relatifs au projet au même endroit, des réunions de lancement aux spécifications techniques. Vous pouvez également inviter des clients en tant qu'invités à des canaux spécifiques, en leur donnant accès aux documents pertinents sans exposer votre contenu interne. C'est exactement comme ça que Karhu utilise Slite.
Feedback rationalisé
En utilisant Slite, Karhu Helsinki a rendu son processus plus transparent et collaboratif. Inari note : "Nous essayons d'être aussi ouverts que possible... La plupart des documents sont partagés directement avec le client afin qu'il comprenne ce que nous faisons et que nous comprenions ce qu'il fait. Tout est partagé et ouvert avec le client." Cette approche a éliminé les longues chaînes d'e-mails et a permis aux clients de donner plus facilement leur avis directement sur les documents du projet.
Gestion de projet intégrée
Slite est devenu la plaque tournante des opérations de Karhu Helsinki, intégrant divers aspects de la gestion de projet. Différentes équipes - du référencement au développement en passant par le service clientèle - pouvaient facilement accéder à la base de connaissances de chaque projet et y contribuer. Cette intégration a permis une prise de décision plus éclairée et des transferts de projet plus fluides.
Les capacités d'intégration de Slite vous permettent de vous connecter à d'autres outils comme Figma, Notion, ou Google Drive.
Différents types de blocs que vous pouvez intégrer dans vos documents Slite
Cela crée un véritable centre d'actifs centralisé où vous pouvez accéder à toutes vos ressources sans quitter la plateforme, ce qui améliore encore la gestion de projet et la collaboration.
Amélioration de l'intégration des clients
La structure de documentation standardisée dans Slite a considérablement raccourci le processus d'intégration des clients de Karhu Helsinki. Les nouveaux clients ont acquis une compréhension plus claire des processus de l'agence dès le départ, ce qui a réduit les allers-retours initiaux et a permis aux projets de démarrer plus rapidement.
Réduction des frais généraux de communication interne
Les mises à jour rapides et les demandes relatives aux projets se font désormais dans Slite, ce qui réduit l'encombrement de la boîte de réception et maintient les conversations dans le contexte du projet en question. Cela a entraîné une réduction des e-mails internes et une communication plus efficace.
En améliorant la façon dont votre équipe partage les actifs, recueille les commentaires et gère les projets, un DAM peut considérablement stimuler la collaboration. Comme le montre l'expérience de Karhu Helsinki, cela se traduit par des délais d'exécution plus rapides, un travail de meilleure qualité et des clients plus satisfaits. Il permet également d'établir des relations à long terme avec les clients, ce qui était un objectif clé pour Karhu Helsinki.
Dernier mot
La mise en œuvre d'un système de gestion des actifs numériques (DAM) est une initiative révolutionnaire pour les agences numériques qui cherchent à rationaliser leurs opérations et à améliorer la collaboration. Comme nous l'avons vu grâce aux expériences d'agences comme Karhu Helsinki, les avantages d'une solution DAM bien mise en œuvre vont bien au-delà du simple stockage de fichiers.
Les outils comme Slite vont au-delà des systèmes DAM traditionnels en combinant la gestion des actifs avec la création de documents dynamiques et des fonctions de collaboration. Cette approche holistique non seulement organise vos actifs, mais améliore également la façon dont votre équipe travaille avec et autour de ces actifs, ce qui conduit à une livraison de projet plus efficace et plus performante.
Principaux points à retenir :
- La centralisation est essentielle : un système DAM fournit une source unique de vérité pour tous les actifs numériques, éliminant ainsi le chaos des fichiers et des informations dispersés.
- Gain d'efficacité : en automatisant les tâches de routine et en simplifiant la récupération des actifs, les systèmes DAM libèrent un temps précieux pour le travail créatif.
- Collaboration améliorée : les fonctions de partage et de feedback faciles facilitent une communication plus fluide entre les membres de l'équipe et les clients.
- Évolutivité : au fur et à mesure que votre agence se développe, un système DAM évolue avec vous, s'adaptant à l'augmentation des volumes d'actifs et à des flux de travail plus complexes.
- Satisfaction du client : une meilleure organisation et une plus grande transparence conduisent à de meilleures relations avec les clients et à des partenariats à long terme plus fructueux.
N'oubliez pas que le succès de la mise en œuvre de votre DAM dépend de politiques claires, d'une formation continue et d'un engagement envers l'amélioration continue. En suivant les meilleures pratiques et en tirant les leçons des expériences d'agences comme Karhu Helsinki, vous pouvez libérer tout le potentiel de vos actifs numériques et faire passer l'efficacité de votre agence au niveau supérieur.
Vous voulez un système DAM que vos designers vont adorer ?
Les designers sont au cœur de votre agence, et ils méritent un système de gestion des actifs numériques qui parle leur langue. C'est là que Slite entre en jeu. Ce n'est pas seulement une solution de stockage de plus, c'est un terrain de jeu créatif où votre équipe peut collaborer, itérer et donner vie à ses idées.
Avec Slite, vous pouvez :
- Créer des tableaux de projets visuels qui inspirent la créativité
- S'intégrer de manière transparente aux outils de conception comme Figma
- Organiser les actifs avec une interface intuitive et conviviale pour les designers
- Favoriser la collaboration en temps réel avec des commentaires intégrés et des @mentions
- Construire un système de conception vivant et respirant qui évolue avec votre agence
Ne laissez pas une gestion des actifs maladroite freiner vos designers. Donnez-leur les outils dont ils ont besoin pour faire de leur mieux.
Rejoignez les rangs des agences innovantes comme Karhu Helsinki qui ont transformé leurs flux de travail avec Slite. Vos designers (et vos clients) vous remercieront. Inscrivez-vous maintenant
