¿Qué es la documentación de proyectos?
La documentación de proyectos es exactamente lo que parece. En su forma más básica, consiste en una colección de los documentos esenciales que componen un proyecto. Suena bastante sencillo, ¿verdad?
A primera vista, la documentación de proyectos es algo sencillo. Sin embargo, el enorme volumen de papeleo que implican la mayoría de los proyectos suele resultar abrumador tanto para los gerentes de proyecto como para los miembros del equipo. Combina esto con una mala organización y habrás creado la tormenta perfecta. Un proyecto así será difícil de ejecutar y casi imposible de llevar al éxito.
Ahí es donde entran las plantillas. Una plantilla de documentación de proyectos te recuerda qué documentos clave de gestión de proyectos hay que reunir, los mantiene organizados y facilita la colaboración. Por eso los equipos de gestión de proyectos recurren cada vez más a las plantillas de documentación de proyectos desde el proceso de inicio del proyecto.
¿Quién elabora la documentación de proyectos?
La documentación de proyectos se desarrolla mejor de forma colaborativa. Dicho esto, los gerentes de proyecto tienen la última palabra a la hora de aprobarla. Al fin y al cabo, son ellos los responsables del sistema de gestión del proyecto, del proceso (y de la documentación de procesos), de los entregables y de los resultados.
Por ello, una documentación de proyectos eficaz suele elaborarla los gerentes de proyecto u otros PMP (profesionales de la gestión de proyectos) y sus equipos de proyecto. Esto se hace a veces en colaboración con recursos humanos, partes interesadas importantes y otros involucrados en las fases pertinentes de la documentación de proyectos.
¿Qué hace que la documentación de proyectos sea tan importante?
La importancia de la documentación de proyectos integrada en las herramientas de gestión de proyectos no se puede subestimar. No cometas el error de principiante de eludir la inversión inicial de tiempo que requiere la documentación de proyectos solo para terminar con más trabajo (mal organizado) sobre tus hombros más adelante. Los gerentes de proyecto veteranos cantan las alabanzas de la documentación de proyectos a los cuatro vientos. Esto se debe a que hay varias formas clave en que su uso te ayudará a ti y a tu equipo:
- Mantener a todos informados: La documentación de proyectos aumenta la transparencia y se asegura de que todas las personas clave que trabajan en un proyecto estén al tanto. Esto es especialmente importante para las partes interesadas, que querrán actualizaciones periódicas sobre plazos, presupuesto, entregables e hitos, pero también ayuda a los equipos a trabajar juntos de forma más eficaz. Prueba aquí nuestra plantilla de presupuesto de proyecto.
- Desglosar el proyecto: Considerados en su totalidad, los proyectos son increíblemente complejos. La documentación de proyectos te permite a ti y a tu equipo desglosar tu proyecto en fases clave de planificación representadas por documentos clave y abordarlas en pequeñas porciones, por así decirlo.
- Mantenerse organizado: Una documentación de proyectos eficaz te ayuda a llevar el control del papeleo que necesitas y a descartar lo que no. Olvídate de perder de vista documentos importantes, sobre todo si usas una plantilla bien elaborada.
- Facilitar la colaboración: Cuando todo tu equipo de proyecto tiene acceso a los mismos recursos de documentación de software, por ejemplo, resulta fácil trabajar de forma colaborativa a la hora de asignar tareas, trabajar con eficiencia, hacer seguimiento del proceso y mantenerse al tanto de los desafíos a medida que surgen.
¿Cuáles son los elementos clave de la documentación de proyectos?
La documentación de proyectos tiene un aspecto algo distinto según el sector, la empresa y el proyecto concreto. Sin embargo, encontrarás alguna variación de los siguientes elementos clave en la gran mayoría de la documentación de proyectos.
A continuación describiremos cada uno de los documentos clave, pero también se pueden clasificar en 5 fases: Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Conclusión.
Fase 1: Inicio
La fase de inicio es la primera fase del ciclo de vida de un proyecto. Es el momento en que un proyecto determinado se aprueba formalmente y cobra vida.
Entre los hitos clave de la Fase 1 se incluyen establecer al gerente de proyecto y a los miembros del equipo, abordar las cuestiones de viabilidad y justificación, determinar los objetivos clave del proyecto y delinear una declaración del alcance del proyecto. Estos temas a menudo se desarrollan con mayor detalle también en la Fase 2.
Propuesta de proyecto
La propuesta de proyecto, también conocida como caso de negocio, suele ser el documento que da el pistoletazo de salida al desarrollo de tu proyecto. Mantén tu propuesta de proyecto breve y al grano. Lo único que necesitas explicar es en qué consiste tu concepto de proyecto y qué problema acabará resolviendo.
Las plantillas de propuesta de proyecto suelen redactarlas el gerente de proyecto o el patrocinador del proyecto.
Acta de constitución del proyecto
El acta de constitución del proyecto se denomina a veces el ancla o el plano de un proyecto. Es el primer documento que se elabora después de que tu propuesta de proyecto reciba la aprobación formal. Y lo más importante, establece tu equipo de proyecto, así como las acciones clave necesarias para hacer realidad tu proyecto. También suele cubrir la asignación y autorización inicial de fondos.
Básicamente, tu acta de constitución del proyecto te indica de dónde partes. Consulta aquí nuestra plantilla de acta de constitución del proyecto. Como alternativa, para proyectos más grandes, puedes crear un enunciado del trabajo (SoW), que es más detallado que un acta de constitución del proyecto.
Planificación
Has conseguido la aprobación formal de tu nuevo proyecto… ¿y ahora qué? Pues bien, has entrado en la segunda fase del ciclo de vida de tu proyecto. ¡La fase de planificación! Esta fase es absolutamente crítica para el éxito de un proyecto. Cuantos más detalles reúnas, más fácil será la posterior ejecución de tu proyecto.
Aquí se describen, de la forma más exhaustiva posible, todos los distintos requisitos y acciones necesarios para hacer realidad tu proyecto, sin dejar de ser conciso. ¿Qué te parece ese desafío?
Plan de gestión del proyecto
Con tu plan de gestión del proyecto, te metes de lleno en los detalles concretos de cómo cobrará vida tu proyecto. Un plan de gestión del proyecto puede ser tan corto o tan largo como quieras, pero es probable que sea uno de tus documentos más extensos.
Básicamente, te preguntas a ti mismo y a tu equipo: «¿Cuáles son todos los pasos que tendremos que dar para completar con éxito este proyecto, de principio a fin?»
También hay varios documentos que a veces se incluyen dentro de los planes de proyecto, pero que también pueden existir por sí solos. Entre ellos se encuentran documentos como las estructuras de desglose del trabajo (WBS), los planes de gestión de recursos humanos y los planes de aseguramiento de la calidad.
En definitiva, normalmente puedes contar con que los planes de gestión del proyecto aborden temas como los entregables, el plazo, el presupuesto, la calidad y el control de versiones, las partes interesadas y el personal, las políticas de comunicación y la gestión de riesgos.
Calendario del proyecto
Este documento es bastante explicativo, pero describe un calendario inicial para los entregables, los hitos y las fases de tu proyecto. Es probable que tu cronograma cambie a lo largo del ciclo de vida de tu proyecto, pero piensa en este calendario como tu punto de partida.
Consejo profesional: Asegúrate de que el calendario que establezcas sea realista. ¡No te comprometas con plazos que sabes que tu equipo no podrá cumplir!
Plan financiero
Este es otro documento bastante explicativo, pero consiste esencialmente en un presupuesto previsto para tu proyecto. A menudo cubre temas como la obtención y asignación de fondos, los contratos, los procesos financieros e incluso el retorno de la inversión (ROI) previsto.
Dado que este documento pertenece a la fase de planificación, suele tratarse del presupuesto inicial o previsto. A veces hay otro documento financiero en la fase de ejecución o control en forma de seguimiento del presupuesto.
Fase 3: Ejecución
A veces denominada fase de implementación, la Fase 3 es cuando toda tu planificación por fin se pone en marcha. Tu equipo pasará del modo de preparación a poner en marcha acciones concretas.
La fase de ejecución suele ser la más larga, ya que conlleva los objetivos más ambiciosos. Tu producto terminado, sea cual sea, se irá formando a lo largo de esta fase. ¡Qué emocionante!
Registro de riesgos e incidencias
Un registro de riesgos e incidencias es una herramienta clave de gestión de riesgos. Consiste en un registro que te ayuda a llevar el control de las incidencias del proyecto que surgen, así como de los posibles riesgos futuros en el horizonte. Suele incluir la siguiente información:
- Número de identificación
- Tipo de evento (riesgo o incidencia, por ejemplo)
- Fecha del evento
- Descripción
- Acción requerida
- Responsable
- Estado
- Prioridad (opcional)
Algunos registros de riesgos se hacen con Excel, mientras que otros son simples listas.
Los registros RAID también se usan a veces en lugar de los registros de riesgos e incidencias. RAID significa: Riesgos (Risks), Supuestos (Assumptions), Incidencias (Issues) y Dependencias (Dependencies).
Informe de estado del proyecto
Según tu plan de comunicación, tendrás que proporcionar informes de estado periódicos a las distintas personas que trabajan en tu proyecto. Estos pueden consistir en actualizaciones para las partes interesadas, revisiones semanales o actualizaciones de departamento.
Sea cual sea el propósito, esta sección consiste en una colección de documentos que informan sobre el progreso de tu proyecto. Esto es especialmente importante porque mantiene a todas las personas implicadas en sintonía a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Los informes de estado del proyecto pueden incluso usarse para asignar tareas y próximos pasos.
Plan de comunicación del proyecto
De forma similar a los informes de estado del proyecto, tu plan de comunicación del proyecto establece las políticas sobre cómo te comunicarás tú y tu equipo de proyecto mientras trabajáis juntos. Una comunicación eficaz es vital en la gestión de proyectos.
Esta sección se diferencia de los informes de estado del proyecto porque, en lugar de establecer el progreso del proyecto, tu plan de comunicación expone exactamente cómo se producirá la comunicación. Esto abarca los métodos de comunicación específicos, la frecuencia de comunicación y los datos de contacto.
Esta sección suele centrarse en la comunicación con las partes interesadas, pero también es importante para tu equipo de proyecto. Si tu proyecto tiene un flujo de trabajo establecido en Slite, por ejemplo, debería indicarse aquí.
Fase 4: Control
La fase de control a veces se considera parte de la fase de ejecución, pero ambas también pueden separarse.
La diferencia clave entre ellas es que la fase de ejecución se centra más en poner en marcha los procesos del proyecto, mientras que la fase de control se centra en observar esos procesos y realizar cambios a medida que surgen.
Ambas fases se benefician de una buena documentación, naturalmente.
Solicitudes de cambio y gestión del cambio
Esta es la sección más importante de la fase de control de cualquier proyecto y a menudo toma la forma de un registro. Siempre que haya que hacer un cambio en el plan de proyecto original, debe solicitarse y registrarse en la sección de gestión del cambio.
Normalmente se proporciona la siguiente información:
- Número de identificación
- Cambio propuesto
- Motivo del cambio propuesto
- Cronograma
- Responsable
Fase 5: Conclusión
¡Por fin! Hemos llegado a la última fase del ciclo de vida de tu proyecto y estamos seguros de que el resultado será un rotundo éxito.
Esta fase se centra en el cierre de tu proyecto actual, pero también mira hacia proyectos futuros. Y lo más importante, presentas todos los entregables y tu producto terminado. Sin embargo, esta es también una gran oportunidad para celebrar reuniones finales con tu equipo de proyecto y las partes interesadas, así como para reflexionar sobre lo que salió bien durante el proyecto y lo que podría mejorarse en el futuro.
Una reflexión eficaz agilizará aún más tus procesos de documentación y gestión de proyectos y conducirá a un mayor éxito en tus futuras iniciativas.
Documento de revisión del proyecto
También conocido como documento de cierre del proyecto, un documento de revisión del proyecto concluye formalmente tu proyecto. ¡Hurra! Al igual que la propuesta de proyecto, este documento deberá ser revisado y aprobado por el gerente de proyecto, el patrocinador y las partes interesadas pertinentes.
Este tipo de documentación técnica normalmente resume lo que el proyecto logró o produjo, los grandes éxitos o dificultades destacables y las incidencias o tareas posteriores al proyecto que deben abordarse.
¿Hay algo más que debería incluir?
Como se mencionó anteriormente, toda documentación de proyectos tiene un aspecto algo distinto según el sector, la empresa y el contexto del proyecto.
Los elementos mencionados constituyen los aspectos esenciales de la documentación de proyectos en general, pero nuestra lista no es exhaustiva. Hay muchos otros tipos de documentos que puedes integrar según tus necesidades, como:
- Plan de gestión de recursos humanos: Este documento a veces se incluye como parte del plan de gestión de un proyecto. Un plan de gestión de RR. HH. describe las directrices relacionadas con la dotación de personal, los contratos, la formación y otros asuntos de RR. HH.
- Plan de aseguramiento de la calidad: También incluido a menudo dentro del alcance del plan de gestión de un proyecto, un plan de aseguramiento de la calidad o plan de QA describe los protocolos y procesos que se implementarán para garantizar la calidad del producto terminado.
- Plan de pruebas: Un documento de plan maestro de pruebas normalmente forma parte de la fase de control de un proyecto y determina los protocolos y procesos sobre cómo se probará tu producto. Es esencialmente un plano para todas las pruebas de producto que tendrán lugar a lo largo del ciclo de vida de tu proyecto y es especialmente importante en los sectores del software y la informática.
- Registro de lecciones aprendidas: Un registro de lecciones aprendidas forma parte de la fase de conclusión de un proyecto. Sirve como documento adicional de cierre del proyecto que invita a los gerentes de proyecto y a sus equipos a reflexionar sobre los aciertos y los inconvenientes de su proyecto finalizado. ¡El propósito de este documento es aspirar a una mejor gestión de proyectos en el futuro!
