Qu'est-ce que la gestion des connaissances ?
La gestion des connaissances signifie organiser les fichiers/répertoires/docs/etc. qui constituent la base de connaissances de votre équipe. C'est la deuxième étape pour avoir un cycle de vie des connaissances. La gestion des connaissances garantit que votre base de connaissances peut être réellement utilisée par vos collègues pour trouver rapidement les informations dont ils ont besoin, supprimant ainsi les dépendances informationnelles de vous. La gestion des connaissances est initialement effectuée par les chefs de service, les équipes People Ops et Ops.
Une fois que la documentation devient trop importante, les entreprises embauchent des responsables de la gestion des connaissances dédiés pour s'assurer que la base de connaissances de leur entreprise continue d'améliorer l'efficacité de leurs employés.
Quelle est l'importance de la gestion des connaissances ?
Pour comprendre la gestion des connaissances, nous devons comprendre le cycle de vie des connaissances, le voici :
Le cycle de vie des connaissances comporte 4 étapes.
Tout d'abord, vous capturez les connaissances. Cela peut signifier rédiger une nouvelle documentation ou ajouter des informations à partir de vos sources existantes.
Une fois que vous avez collecté les informations de votre entreprise, vous devez les organiser. Faire des choses simples comme créer un répertoire et utiliser des mots-clés compte comme « organiser les connaissances », c'est-à-dire la gestion des connaissances. Troisièmement, vous mettez régulièrement à jour les informations de votre base de connaissances au fil du temps. Par exemple, la mise à jour de votre documentation RH avec les modifications apportées aux politiques de l'entreprise garantit que vos employés ne se réfèrent jamais aux mauvaises informations. La quatrième étape, bien sûr, consiste à utiliser les connaissances. Au fur et à mesure que votre équipe utilise les connaissances, elle les enrichit, les développe, s'y réfère et les utilise chaque jour pour son travail. Lorsqu'ils lisent votre documentation, ils découvrent des lacunes pour créer plus de documentation, ils comprennent ce qui doit être organisé et ce qui doit être mis à jour. Par conséquent, la base de connaissances est une partie vivante, respirante et dynamique de votre équipe.
La gestion des connaissances garantit que les bases de connaissances restent utiles à mesure qu'elles s'agrandissent. Même si c'est l'étape la plus importante de la création d'une base de connaissances d'entreprise, c'est aussi la plus négligée.
Un tiers de tous les travailleurs (probablement vous aussi) souhaitent avoir plus d'accès pour trouver les connaissances dont ils ont besoin. Les travailleurs sont souvent bloqués lorsqu'ils travaillent sur des tâches importantes parce qu'ils doivent attendre qu'un membre de l'équipe leur donne cette information. En fait, il y a 10 signes révélateurs que votre base de connaissances a besoin d'un peu d'amour :
La gestion des connaissances garantit que si quelqu'un documente un processus, il sera accessible à tous ceux qui en ont besoin.
C'est pourquoi la gestion des connaissances devrait être une procédure opérationnelle normalisée universelle pour chaque entreprise. En fait, une bonne gestion des connaissances permet de réaliser des économies à 6 chiffres en termes de productivité des employés, de réduction des goulets d'étranglement, de sprints plus rapides, etc. Quel que soit le domaine d'activité de votre entreprise, les membres de votre équipe seront plus heureux, plus rapides et plus productifs grâce à une gestion des connaissances appropriée.
Rôle de la gestion des connaissances dans les entreprises
Dans les entreprises, la gestion des connaissances est importante pour la productivité, car les entreprises du Fortune 500 perdent la somme colossale de 31,5 milliards de dollars par année en raison d'une mauvaise gestion des connaissances et de ses effets d'entraînement sur leur effectif de centaines de milliers de personnes.
En termes simples, la gestion des connaissances n'est pas un problème majeur pour les petites entreprises. Par exemple, si vous êtes une équipe de 5 personnes, il vous faudra un appel de 30 minutes pour vous aligner sur tout et éliminer tous les bloqueurs. Mais, que se passe-t-il si vous êtes un effectif de 10 000 personnes ? Même si vous modifiez une politique RH sans en informer les employés, cela entraînerait des milliers de messages directs de personnes à leurs gestionnaires, à l'équipe RH, etc. Le temps collectif consacré par votre équipe à gérer cela en interne serait incroyablement élevé.
C'est pourquoi la gestion des connaissances est idéale pour les petites entreprises, mais devient une nécessité absolue à mesure que votre organisation grandit.
Différents types de connaissances
Les 3 grands types de connaissances sont : les connaissances explicites, les connaissances tacites et les connaissances combinées.
Connaissances explicites : vos tâches à faire et vos procédures
C'est la matière « facile » à écrire : les faits, les procédures, les directives et tout ce qui peut être facilement codifié dans des documents, des manuels et des bases de données. Considérez-le comme la base de connaissances structurée de votre organisation. Il s'agit du format de connaissances le plus documenté et le plus connu que votre entreprise utilise déjà. Il est généralement présent dans toutes les sources de connaissances d'une entreprise, comme :
Connaissances tacites : votre intuition, vos paris, votre justification
Les connaissances tacites sont les plus difficiles à saisir explicitement et sont profondément personnelles. Elles comprennent les compétences, les intuitions et les modèles mentaux sous-jacents que les gens utilisent pour aborder les problèmes. Elles sont souvent développées grâce à une pratique intensive et peuvent être presque impossibles à articuler pleinement aux autres. Puisqu'il s'agit de la forme de connaissances la plus délicate à « capturer », lisez un guide d'explication plus détaillé sur les connaissances tacites ici.
Connaissances implicites : vos idées/sagesse/apprentissages spécifiques
Les connaissances implicites, c'est vous et la tête de votre collègue. Pensez aux pratiques exemplaires, aux idées tirées de l'expérience et au « savoir-faire » qui est plus difficile à articuler. Ces connaissances peuvent être partagées par le biais du mentorat, de l'observation et de projets collaboratifs.
La distinction est importante, car différents types de connaissances nécessitent différentes façons d'être pris en charge. Les connaissances explicites doivent être écrites et organisées clairement, tandis que les connaissances implicites nécessitent un mentor ou un groupe de personnes travaillant ensemble. Les connaissances tacites sont optimales lorsqu'elles sont enseignées dans des endroits spéciaux comme les centres d'excellence.
Il convient de noter qu'il existe d'autres types de connaissances. Pour en savoir plus en détail, lisez notre analyse de tous les types de connaissances.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des connaissances (SGC) ?
Un système de gestion des connaissances est un logiciel tout-en-un pour la capture, l'organisation, le partage et la modification des connaissances collectives de votre entreprise. Un autre terme pour un système de gestion des connaissances est une base de connaissances.
Chaque entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d'activité, possède un SGC par défaut. Au début, Google Docs/Notion est le SGC par défaut. Il est familier et facile à utiliser, ce qui en fait un choix évident.
As a company grows, its information needs become more complex. This is where specialised KMSs like Slite come into play. Tools like Slite are purpose-built for knowledge management whereas Google Docs/Notion are generic doc capturing tools with basic filing features. A tool like Slite has dedicated KMS features like:
- Un panneau de gestion des connaissances, un guichet unique pour vérifier quels documents doivent être mis à jour, ce qui doit être archivé, etc.
- Éditeur d'IA sans tracas, qui permet spécifiquement à votre équipe d'utiliser l'IA pour affiner son contenu, au lieu d'avoir à créer du contenu. Parce que vous ne voulez pas d'informations génériques générées par l'IA dans votre base de connaissances.
- Intégration avec vos autres outils existants, des outils comme Slite indexent automatiquement les informations de vos autres applications les plus utilisées comme Slack, GMail, Drive, Linear, Zapier, etc.
- Recherche rapide par l'IA, l'assistant de recherche alimenté par l'IA de Slite obtient des réponses exactes aux questions des employés à partir des connaissances de votre entreprise.
Exemples de SGC
Slite est un excellent exemple de SGC. Parmi les autres SGC les plus populaires, citons Notion, Document360, Slab, Tettra et Confluence.
La plupart des outils SGC sont des solutions de fortune. Vous pourriez les utiliser comme SGC, mais ils manquent de fonctionnalités dédiées pour permettre aux gens de trouver et de mettre à jour facilement les informations. Une solution SGC dédiée coche toutes ces cases avec des fonctionnalités pour chaque cas d'utilisation spécifique de la gestion des connaissances.
Avantages et inconvénients d'un SGC
Voici les avantages, les inconvénients potentiels et pourquoi c'est toujours la meilleure façon d'améliorer la puissance cérébrale de votre équipe :
Avantages
- Trouvez des réponses en un éclair :
No more digging through endless email threads or Slack DMs for a single document. A good KMS is like having a genie that grants you all your knowledge-related wishes. - Aucune perte de sagesse au travail lors des transferts :
Got a veteran team member offboarding? With a KMS, their hard-won knowledge gets safely stored, not locked in their head. - L'intégration est beaucoup plus facile :
Newbies hit the ground running with good onboarding. It is way faster when they've got a knowledge base to guide them. It's like having a super helpful teammate available 24/7. To read more about our guide to building a super-easy, time-saving onboarding checklist, check out our article ici. - Moins de ceci : « Pouvez-vous m'aider à trouver...? »
A well-organised KMS makes your team more independent, giving your company veterans a much-deserved break from repetitive questions.
Défis
- L'entretien n'est pas magique
Your KMS won't stay amazing all on its own. It’s exactly like a garden, you have to water it, weed it, and sometimes plant new ideas to keep it thriving. All of it takes work. - Trouver l'outil parfait demande des efforts
Not every KMS tool is a fairytale fit. Some are clunky, some are overkill... just like finding the perfect pair of enchanted slippers, it takes a bit of searching.
For example, Mac Reddin, Founder, Commsor, had to quickly switch from Notion to other tools to finally Slite after facing the problem of orphan docs (get the full story ici)
- Il est essentiel d'obtenir l'adhésion de tous
If people don't use your KMS, it's like a dusty spellbook nobody reads. Encourage contributions, celebrate the knowledge champions, and make it clear how it makes life easier for everyone. In fact, it’s such a big challenge that a lot of companies switch to Slite just because it’s got the least learning curve.
To read more reasons people switch to Slite, go ici.
- Méfiez-vous de la surcharge d'informations
Too much of a good thing, y'know? Regularly tend to your KMS garden – prune old information, rearrange sections, and make sure the most important knowledge sits front and centre.
Stratégie de gestion des connaissances
Puisque la gestion des connaissances n'est pas facile pour tout le monde, les cadres de gestion des connaissances (GC) offrent des moyens systématiques de penser à la façon dont votre organisation acquiert, organise, partage et applique les connaissances.
L'approche de Choo et Weick
Ce modèle se concentre sur la façon dont les organisations traitent l'information et prennent des décisions dans des environnements en constante évolution. Il met l'accent sur trois étapes clés :
- La création de sens : recueillir des informations de l'environnement, les interpréter et leur attribuer un sens.
- La création de connaissances : développer de nouvelles idées et solutions basées sur les informations qui ont été recueillies et comprises.
- La prise de décision : agir sur les nouvelles connaissances en sélectionnant une ligne de conduite parmi les options disponibles.
L'importance du modèle de Choo et Weick
- L'adaptabilité : met l'accent sur la nature dynamique des connaissances, c'est-à-dire qu'elles évoluent et sont mises à jour constamment, ce qui nécessite une approche flexible.
- L'accent sur le sens : souligne l'importance non seulement de recueillir des informations, mais aussi de comprendre leur signification dans le contexte de votre organisation.
- L'orientation vers l'action : reconnaît que les connaissances sont destinées à être utilisées, le but ultime étant de prendre des décisions meilleures et plus éclairées.
Autres cadres de GC notables
Bien que le modèle de Choo et Weick soit un excellent point de départ, plusieurs autres cadres de GC précieux méritent d'être explorés :
- Modèle SECI (Nonaka & Takeuchi) - Se concentre sur les différents types de connaissances (explicites, implicites, tacites) et sur la manière dont elles sont converties et partagées au sein d'une organisation.
- Modèle I-Space de Boisot : Souligne que les connaissances peuvent être codifiées (facilement transférables) ou non codifiées (plus difficiles à partager). Aide à déterminer les meilleures stratégies en fonction du type de connaissances.
- Cadre de GC de Wiig : Approche globale, couvrant les objectifs stratégiques de la GC, les processus de connaissances (création, stockage, transfert) et les facteurs organisationnels qui influencent le succès de la GC.
Choisir le bon cadre
Il n'existe pas de « meilleur » cadre de GC unique : le bon choix dépend des besoins et des objectifs spécifiques de votre organisation. Tenez compte de ces questions :
- Taille et complexité de votre organisation : Les entreprises plus grandes et plus complexes ont souvent besoin d'un cadre plus structuré.
- Orientation de vos efforts de GC : S'agit-il d'améliorer le service client, de stimuler l'innovation ou de rationaliser les processus internes ?
- Culture d'entreprise : Certains cadres s'alignent mieux sur les entreprises très collaboratives ou plus hiérarchiques.
Les cadres de GC en action (exemple hypothétique)
Une entreprise de logiciels est aux prises avec de longs cycles de développement de produits et réinvente fréquemment des solutions. Elle décide de mettre en œuvre le modèle SECI de Nonaka & Takeuchi pour convertir les connaissances tacites au sein des équipes de développement en connaissances explicites, rationalisant ainsi les projets futurs.
Mesures d'un système de gestion des connaissances
Le succès d'un système de gestion des connaissances peut être mesuré à l'aide de diverses mesures, notamment le taux d'adoption, la création de documents, les meilleurs rédacteurs et lecteurs, l'efficacité de la recherche, l'utilisation d'Ask, le trafic et l'activité du portail, la participation au mentorat, les enquêtes de satisfaction des utilisateurs et l'utilisation des outils de collaboration. Ces mesures donnent un aperçu de l'engagement des utilisateurs, de la diffusion des connaissances et de l'impact du partage des connaissances, ce qui permet d'évaluer l'efficacité du programme de gestion des connaissances.
Si vous utilisez Slite, vous pouvez trouver de nombreuses mesures de ce type dans l'application :
Cependant, il existe de nombreux indicateurs de succès indirects qui racontent vraiment toute l'histoire de l'utilité de votre base de connaissances.
Hard metrics like page views and reduced support tickets are important, the "soft" indicators of a successful knowledge base offer compelling evidence of its value within an organisation. Here's a breakdown of these key qualitative signals:
- Active Knowledge Sharing: A knowledge base that is consistently updated and expanded upon is a sign of a thriving knowledge-sharing culture. Employees actively contributing and maintaining the knowledge base indicates that it's a valued resource.
- Improved Decision-Making: When employees have easy access to reliable information through a knowledge base, they're better equipped to make informed decisions. This leads to a higher quality of work and can also lead to more strategic, data-driven decision-making.
- New Connections: A knowledge base can foster collaboration, even across departments or remote locations. Employees may connect over shared knowledge, solving problems, or suggest enhancements to the knowledge base itself.
- Qualitative Feedback: Positive comments, suggestions for additional topics, and testimonials about the knowledge base's usefulness are all strong indicators of its success. This kind of feedback helps you continuously improve and refine the resource.
- Adaptabilité accrue : Grâce à une base de connaissances robuste, votre organisation devient plus agile et résiliente. Les employés peuvent rapidement trouver les informations dont ils ont besoin pour s'adapter aux changements de processus, aux besoins des clients ou aux évolutions du marché.
Meilleurs outils pour la gestion des connaissances
Slite est le meilleur outil de gestion des connaissances, et nous ne sommes pas les seuls à le dire. Nous avons aidé plus de 200 000 clients, entendu beaucoup de compliments, créé des tonnes d'impact, et créé un outil qui est uniquement conçu pour une gestion des connaissances sans effort.
Voici pourquoi nous l'aimons (et pensons que vous l'aimerez aussi) :
Des notes, mais en mieux
La prise de notes de Slite est facile. Écrivez clairement, ajoutez des vidéos ou des images, et ne vous sentez jamais dépassé par des options inutiles.
Collaboration facilitée
Dites adieu aux e-mails dispersés et aux documents interminables. Les commentaires, l'édition en temps réel et les autorisations affinées permettent à votre équipe de travailler ensemble sur les connaissances.
Les canaux permettent de garder les choses organisées
Triez vos notes dans des canaux thématiques qui semblent aussi naturels que la structure de votre équipe.
Trouver ce dont vous avez besoin est un jeu d'enfant
La recherche de Slite est étonnamment puissante, fouillant dans les titres, le texte et même ce qui se trouve dans vos fichiers.
Sans distraction = Travail concentré
Slite reste propre. Vos connaissances sont au centre de l'attention, afin que votre équipe puisse se concentrer sur la tâche à accomplir.
L'IA corrige votre écriture
L'éditeur d'IA de Slite est comme un assistant intelligent. Il corrige la grammaire, suggère une formulation plus claire et vous aide même à structurer le contenu pour une lecture facile. Il facilite même la lecture.
Votre QG des connaissances
Le panneau de gestion des connaissances de Slite vous offre une vue d'ensemble. Voyez ce qui est populaire, ce qui pourrait être obsolète, et obtenez des informations pour maintenir votre base de connaissances en parfait état.
Analyse de l'espace de travail
Comprenez comment votre équipe utilise les connaissances. Voyez ce qui est recherché, les tendances et découvrez les lacunes potentielles en matière de connaissances : c'est comme avoir un stratège en GC intégré.
Posez des questions à votre base de connaissances
'Ask' est comme avoir Google pour les connaissances de votre entreprise. Tapez une question sur les processus, les projets ou quoi que ce soit, et Slite utilise l'IA pour trouver la réponse dans vos notes.
Fonctionne bien avec les autres
Connectez Slite à Slack, Google Drive et à des tonnes d'autres outils. Vos connaissances vivent là où vous travaillez, ce qui facilite leur recherche et leur application sur le moment. Nous avons même une extension Chrome !
Outils populaires
Bien sûr, les besoins de chacun en matière de GC sont différents ! Voici d'autres options populaires qui valent la peine d'être consultées :
- Notion : Super flexible, mélange les notes avec les outils de gestion de projet (mais prend plus de temps à apprendre).
- Guru : Aide à faire apparaître les connaissances là où vous travaillez grâce à des extensions de navigateur et des fonctionnalités d'IA.
- Confluence : Idéal pour les grandes équipes qui ont besoin de fonctionnalités avancées (mais peut être complexe à configurer).
- Document360 : Idéal pour créer des centres d'aide destinés aux clients.
Comment choisir votre partenaire idéal
Le meilleur outil de GC dépend de ce dont votre équipe a besoin. Pensez à :
- Convivialité : Tout le monde va-t-il le « comprendre », ou aura-t-il besoin de beaucoup de formation ?
- Structure : Des canaux simples, ou avez-vous besoin d'un étiquetage avancé ?
- Travail d'équipe : Jusqu'où devez-vous aller avec les fonctionnalités de collaboration ?
- Autres outils : Doit-il s'intégrer aux éléments que vous utilisez déjà ?
- Budget : Pouvez-vous investir dans des fonctionnalités sophistiquées ou devez-vous rester simple ?
L'essentiel est que la gestion des connaissances doit vous faciliter la vie, et non la rendre plus difficile. C'est là que Slite brille. C'est un outil étonnamment puissant enveloppé dans un ensemble convivial que les équipes adorent utiliser.
Il vaut vraiment la peine d'être essayé, mais n'oubliez pas de penser à ce qui convient le mieux à votre situation particulière !
P.S. Vous voulez comparer des fonctionnalités spécifiques ou voir Slite en action ? Faites-le nous savoir !
Qui est responsable de la gestion des connaissances dans une équipe ?
Un responsable des connaissances est responsable de la gestion des connaissances dans les grandes équipes. Pour les petites équipes, l'équipe de direction joue le rôle de responsable des connaissances. Pour les équipes en croissance, la responsabilité incombe aux chefs de service. Mais lorsqu'une base de connaissances dépasse ce cadre, elle commence à montrer des signes qu'elle a besoin d'amour. Et c'est à ce moment-là que vous embauchez un responsable des connaissances à temps plein.
Rôles et responsabilités
Here’s a simple table to outline exactly what you can expect your Knowledge Manager to do v/s not do.
Si vous ne savez pas si vous avez besoin d'un responsable des connaissances ou non, nous avons écrit un article à ce sujet. Si vous recherchez une feuille de route plus détaillée et les conseils que nous donnons à nos clients, lisez-le ici.
L'avenir de la gestion des connaissances
L'avenir de la gestion des connaissances est à la fois humain et technique, et se concentre sur le mélange optimal de systèmes et d'outils avec des connexions personnelles et des expériences d'apprentissage. Les technologies émergentes offrent des possibilités d'étendre les flux de connaissances, d'améliorer les interactions, d'obtenir des informations fondées sur des données et d'intégrer les connaissances de manière transparente dans le travail quotidien. La gestion des connaissances sera toujours une entreprise fondamentalement humaine, qui s'appuie sur notre volonté innée de partager ce que nous savons et d'apprendre ensemble.
À mesure que l'IA, l'apprentissage automatique et l'automatisation progressent, le travail de la connaissance changera considérablement. Le succès dans cette nouvelle ère exige le développement de compétences et d'états d'esprit pour travailler avec l'IA en tant que partenaire plutôt que comme un remplacement.
L'avenir du travail avec l'IA et les machines en tant que partenaires promet des possibilités plus significatives de progrès. Concentrez-vous sur ce qui est irremplaçablement humain, facilitez la diffusion et l'intégration des connaissances et construisez un monde où le travail signifie progrès, et non fardeau ou division - rendu possible par la connaissance humaine, la compassion et l'esprit de forger des avenirs bons mais imprévus.
