So erstellen Sie ein skalierbares Enterprise-Wiki – Ein Leitfaden für 2025

Ein Enterprise-Wiki, die unternehmensinterne Wissensdatenbank Ihres Unternehmens, ist unerlässlich. Ein Corporate Wiki dient als zentrale Plattform zum Speichern und Austauschen von Geschäftsinformationen innerhalb einer Organisation.

Aber seien wir ehrlich, die meisten Wikis enden als vernachlässigtes Ödland veralteter Informationen.

Warum können so viele Enterprise-Wikis ihr Potenzial nicht ausschöpfen?

Oft leiden sie unter Informationsüberflutung, schlechter Organisation und mangelndem Engagement.

In diesem Leitfaden werden wir uns mit den Schlüsselelementen eines erfolgreichen Enterprise-Wikis befassen und Ihnen zeigen, wie Sie eines erstellen, das Ihr Team tatsächlich nutzen und lieben wird.

Wenn Sie nach einer schnellen und schmerzlosen Möglichkeit suchen, um loszulegen, schauen Sie sich den kostenlosen Wiki-Generator von Slite an.

Aber wenn Sie bereit sind, die Ärmel hochzukrempeln und ein Wiki von Grund auf neu zu erstellen, dann legen wir los.

Was ist ein Enterprise-Wiki?

Ein Enterprise-Wiki ist die interne Wikipedia Ihres Unternehmens – ein zentrales Repository für Wissen, Dokumentation und Informationen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Es ist eine kollaborative Plattform, auf der Teammitglieder Dokumente erstellen, bearbeiten und austauschen können, um sicherzustellen, dass jeder Zugriff auf die aktuellsten Informationen hat. Ein Unternehmens-Wiki fördert den Wissensaustausch, die kontinuierliche Aktualisierung und den einfachen Zugriff auf Informationen für alle.

Im Gegensatz zu traditionellen Intranets oder Wissensdatenbanken ist ein Enterprise-Wiki mehr als nur eine statische Sammlung von Dokumenten. Es ist ein lebender, atmender Organismus, der sich parallel zu Ihrem Unternehmen entwickelt. Es ist ein Ort, an dem Mitarbeiter ihr Fachwissen einbringen, Best Practices austauschen und die Antworten finden können, die sie benötigen, um ihre Aufgaben effektiv zu erledigen.

Warum Ihr Enterprise-Wiki wichtig für das Unternehmenswissen ist

Ein gut geöltes Enterprise-Wiki ist nicht nur ein nettes Extra, sondern ein Game-Changer für die Zentralisierung und Bewahrung von Unternehmenswissen. Es ist wie ein zentrales Nervensystem für Ihr Unternehmen – es verbindet jede Abteilung, jedes Team und jeden Einzelnen mit dem Wissen, das sie zum Gedeihen benötigen.

Keine Schnitzeljagd mehr

Haben Sie es satt, endlose E-Mails und Slack-Threads zu durchforsten, um das eine entscheidende Informationsstück zu finden? Ein internes Unternehmens-Wiki legt alles an einem Ort ab und spart Ihnen Zeit und Frustration.

Dies ist besonders wichtig, wenn Sie in kurzer Zeit von einem mittelständischen Unternehmen zu einem Großunternehmen geworden sind. Teams, die schnell einstellen, stehen fast immer vor dem Problem des Stammeswissens.

Omnisend hat es aus erster Hand erlebt.

Alle sind auf dem gleichen Stand

Neue Mitarbeiter einarbeiten? Ein neues Produkt auf den Markt bringen? Ein Wiki stellt sicher, dass jeder Zugriff auf die aktuellsten Informationen hat, wodurch Verwirrung und Fehlkommunikation sowohl für bestehende als auch für zukünftige Mitarbeiter vermieden werden. Dies ist einer der Hauptgründe, warum OneUp Sales - a Performance Management software for Sales teams - built their wiki in Slite.

Alex war bei OneUp schon immer der Dokumentations-Nerd.

Auf Teamebene erkannte er sofort die Nachteile fehlender Dokumentation. Es gab keinen Onboarding-Leitfaden, und neue Mitarbeiter wurden in Aufgaben und Teams geworfen, ohne den Kontext zu kennen, woran sie arbeiteten oder warum.

Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter und zukünftigen Mitarbeiter, sich zuerst selbst zu bedienen

Wenn Ihre Belegschaft Außendienstmitarbeiter umfasst, die möglicherweise keine E-Mail-Adressen des Unternehmens oder einfachen Zugriff auf freigegebene Laufwerke haben, oder verteilte Teams, die über verschiedene Zeitzonen verteilt sind, wird es noch schwieriger für das gesamte Team, die benötigten Informationen schnell und effizient zu erhalten. Ein Wiki kann eine Self-Service-Wissensdatenbank bereitstellen, die jederzeit und von überall aus zugänglich ist, sodass Mitarbeiter Antworten und Lösungen selbstständig finden können.

Dies reduziert die Notwendigkeit einer wechselseitigen Kommunikation, die bei asynchronen Teams besonders schwierig sein kann. Darüber hinaus stellt es sicher, dass jeder Zugriff auf dieselben Informationen hat, wodurch die Konsistenz gefördert und das Risiko von Fehlern oder Missverständnissen verringert wird.

Die C-Suite-Führungsebene erhält Antworten, ohne DMs zu senden

Mit dem gesamten Wissen Ihres Unternehmens an Ihren Fingerspitzen können Sie schneller und sicherer fundierte Entscheidungen treffen. Und das ist ein ernstes Bedürfnis für Ihr Führungsteam, mehr als für alle anderen.

Simo Lemhandez, Gründer von Folk liebt die KI-Suche von Slite aus genau dem gleichen Grund:

„Das ist eine Herausforderung, vor der wir immer stehen – das richtige Dokument zu finden und wo die Daten gespeichert sind. Noch mehr für neue Mitarbeiter, die an Bord kommen. Es ist verrückt, wie sich diese Funktion in unseren Alltag einfügt!“

So erstellen Sie ein Enterprise-Wiki, das Ihr Team tatsächlich nutzen (und lieben!) wird

Der Aufbau eines florierenden Wikis erfordert mehr als nur die Auswahl der richtigen Wiki-Software. Es erfordert einen strategischen Ansatz, eine durchdachte Planung und ein kontinuierliches Engagement für die Wartung. Hier ist Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1 Definieren Sie den Zweck und den Umfang Ihres Wikis

Fragen Sie sich zunächst: „Warum erstellen wir ein Wiki?“ Möchten Sie das Onboarding optimieren, verstreutes Wissen zentralisieren, eine bessere Zusammenarbeit fördern oder alles zusammen? Die klare Definition Ihres Zwecks hilft Ihnen, Ihre Bemühungen zu fokussieren und den Erfolg im Laufe der Zeit zu messen.

Sobald Sie Ihr „Warum“ haben, ist es an der Zeit, Ihre Zielgruppe zu identifizieren. Wer wird dieses Wiki nutzen? Was sind ihre Rollen und Verantwortlichkeiten? Welche Art von Informationen suchen sie? Das Verständnis Ihrer Zielgruppe hilft Ihnen, Ihre Inhalte und Struktur an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen.

Erstellen Sie abschließend eine allgemeine Gliederung der Themen, die Ihr Wiki abdecken wird. Dies könnte Folgendes umfassen:

• Unternehmenswerte und -kultur
• Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
• Projektdokumentation und Roadmaps
• Technische Anleitungen und Fehlerbehebung
• HR-Richtlinien und Leistungsinformationen

Berücksichtigen Sie die häufigsten Herausforderungen von Unternehmens-Wikis, wie z. B. veraltete Inhalte, schlechte Suchergebnisse und mangelnde mobile Benutzerfreundlichkeit, um sicherzustellen, dass Ihr Wiki effektiv und benutzerfreundlich bleibt

2 Wählen Sie die richtige Wiki-Software

Auf dem Markt gibt es keinen Mangel an Wiki-Plattformen, jede mit ihren eigenen Stärken und Schwächen. Recherchieren Sie und vergleichen Sie Funktionen, Preise und Benutzerfreundlichkeit. Berücksichtigen Sie Faktoren wie:

• Skalierbarkeit: Wird die Plattform mit Ihrem Unternehmen wachsen?
• Suche: Wie einfach ist es, Informationen zu finden?
• Zusammenarbeit: Unterstützt es die Echtzeitbearbeitung und -kommentierung?
• Integrationen: Kann es sich mit den Tools verbinden, die Ihr Team bereits verwendet?

Wenn Ihr Hauptaugenmerk auf dem Aufbau einer Wissensdatenbank liegt, ist Slite ein starker Kandidat. Seine benutzerfreundliche Oberfläche, die robuste Suche und die KI-gestützten Funktionen machen es einfach, ein effektives Wiki zu erstellen und zu pflegen. Für diejenigen, die eine Enterprise-Wiki-Site erstellen möchten, bietet SharePoint einen unkomplizierten Prozess und eine umfassende Anleitung für den Einstieg. Die meisten Plattformen bieten kostenlose Testversionen oder Demos an. Testen Sie sie, um herauszufinden, welche sich am besten für Ihr Team eignet.

3 Organisieren Sie Ihr Wiki

Ein gut organisiertes Wiki ist einfach zu navigieren und zu verwenden, sodass Ihr Team die benötigten Informationen schnell finden kann.

• Erstellen Sie eine klare Hierarchie: Strukturieren Sie Ihr Wiki in Hauptkategorien (z. B. HR, Engineering, Marketing) und unterteilen Sie diese dann in Unterkategorien (z. B. Onboarding, Leistungen, Richtlinien).
• Verwenden Sie Tags und Metadaten: Tags und Metadaten (wie Autor, Datum oder Abteilung) können es einfacher machen, nach bestimmten Inhalten zu filtern und zu suchen.
• Implementieren Sie eine klare Navigation: Verwenden Sie Menüs, Breadcrumbs und eine Suchleiste, um Benutzern die Orientierung zu erleichtern. Integrieren Sie interne Verlinkungen, um Leser zu relevanten Seiten zu führen und die Struktur des Wikis zu definieren. Ein einfaches Inhaltsverzeichnis oder eine „Erste Schritte“-Anleitung kann für neue Benutzer hilfreich sein.
• Verwalten Sie Berechtigungen: Nicht alle Informationen sollten für jeden zugänglich sein. Legen Sie klare Berechtigungen fest, um zu steuern, wer bestimmte Seiten anzeigen und bearbeiten kann.

4 Erstellen Sie überzeugende Inhalte

Inhalt ist Herz und Seele Ihrer Wiki-Seite. Bringen Sie sie zum Strahlen!

Beim Erstellen von Inhalten ist es wichtig, diese prägnant zu halten.

Verwenden Sie Aufzählungspunkte, nummerierte Listen und kurze Absätze, um Ihre Inhalte überfliegbar zu machen. Vermeiden Sie Fachjargon und technische Begriffe, die Ihr Publikum möglicherweise nicht versteht. Verwenden Sie stattdessen eine aktive Stimme und starke Verben, um Ihre Leser anzusprechen.

Überprüfen Sie Ihre Arbeit außerdem sorgfältig auf Fehler in Grammatik und Rechtschreibung. Um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte korrekt und relevant bleiben, aktualisieren Sie sie regelmäßig.

In Bezug auf die Sprache sollten Sie Klarheit und Handlungsfähigkeit priorisieren. Verwenden Sie eine leicht verständliche Sprache und vermeiden Sie Fachjargon oder technische Begriffe. Wenn Sie unbekannte Begriffe verwenden, definieren Sie diese. Geben Sie klare Anweisungen und nächste Schritte an, damit Ihr Publikum genau weiß, was zu tun ist.

Und wenn Sie Slite verwenden, können Sie all dies tun, indem Sie

1. den Inhalt im Slite-Dokument auswählen
2. auf „Schnell verbessern“ klicken

Und um Dokumente im Handumdrehen zu bearbeiten, verwenden Sie Slites kostenlosen Magic Document Formatter. Er wird automatisch:

• Inhalte in kleinere Absätze aufteilen
• Wichtige Phrasen fett, kursiv und unterstreichen
• Ihr Dokument zur einfachen Navigation in Unterüberschriften organisieren

Um lange Blöcke aufzulockern, fügen Sie Bilder, Videos, Diagramme oder Grafiken hinzu. Diese visuellen Elemente können die Attraktivität Ihrer Inhalte steigern und zur Vermittlung Ihrer Botschaft beitragen. Stellen Sie bei der Auswahl von visuellen Elementen sicher, dass diese für Ihre Inhalte relevant und von hoher Qualität sind.

Schließlich können Vorlagen dazu beitragen, die Konsistenz und Benutzerfreundlichkeit für gängige Dokumente wie Besprechungsnotizen, Projektvorschläge und Onboarding-Checklisten zu gewährleisten. Vorlagen stellen sicher, dass jeder einem Standardformat folgt, und machen Ihre Dokumente zugänglicher und benutzerfreundlicher. Darüber hinaus können Vorlagen zeitsparende Werkzeuge beim Erstellen neuer Dokumente sein.

5 Fördern Sie die Zusammenarbeit

Ein Wiki ist nicht nur eine Top-Down-Ressource. Es sollte ein lebendiges, atmendes Dokument sein, das sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickelt.

• Erleichtern Sie es allen, ihr Wissen beizutragen, indem Sie klare Anweisungen und Richtlinien für aktuelle und zukünftige Mitarbeiter bereitstellen.
• Sprechen Sie Teammitgliedern, die hilfreiche Inhalte erstellen, ein Lob aus.
• Fördern Sie eine Kultur des Teilens, in der sich jeder befähigt fühlt, einen Beitrag zu leisten.

6 Pflegen und aktualisieren Sie Ihr Wiki

Ein Wiki ist nie wirklich „fertig“. Es ist ein fortlaufendes Projekt, das regelmäßige Aufmerksamkeit und Pflege erfordert.

• Weisen Sie Inhaltsverantwortliche zu: Stellen Sie sicher, dass jeder Abschnitt Ihres Wikis einenDesignierten Verantwortlichen hat, der dafür verantwortlich ist, die Informationen korrekt und auf dem neuesten Stand zu halten.
• Planen Sie regelmäßige Überprüfungen: Legen Sie einen Zeitplan für die Überprüfung und Aktualisierung von Inhalten fest, insbesondere für zeitkritische Informationen wie Richtlinien oder Verfahren innerhalb der Wiki-Seiten.
• Sammeln Sie Feedback: Ermutigen Sie Ihr Team, Feedback zur Benutzerfreundlichkeit und zum Inhalt des Wikis zu geben. Verwenden Sie dieses Feedback, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren.

Mit den oben genannten Schritten haben Sie Ihr erstes Wiki eingerichtet, herzlichen Glückwunsch!

Aber ein Wiki zu erstellen ist leider der einfache Teil. Fast alle Unternehmen haben eine Form von Wiki. Die Herausforderung besteht darin, dass es nach der anfänglichen Begeisterung für ein neues Wiki schnell unübersichtlich, unbrauchbar und folglich vom Team vergessen wird.

Daher kann Ihr Enterprise-Wiki auch dann scheitern, nachdem Sie das perfekte erstellt haben, weil dies Teams ständig passiert. Sehen wir uns an, warum.

5 Gründe, warum Enterprise-Wikis scheitern

Hier sind die 5 häufigsten Gründe, warum Wikis scheitern, und wie Sie diese Fallstricke vermeiden können:

1. Informationsüberflutung: Zu viele Informationen, oft schlecht organisiert, erschweren es den Mitarbeitern, das zu finden, was sie benötigen. Vermeiden Sie dies, indem Sie eine klare Struktur erstellen, Kategorien und Tags verwenden und regelmäßig veraltete Inhalte archivieren oder entfernen.
2. Irrelevante oder veraltete Inhalte: Wenn Ihr Wiki nicht regelmäßig aktualisiert wird, wird es schnell irrelevant. Stellen Sie sicher, dass Ihr Wiki ein lebendiges Dokument ist, das den aktuellen Stand Ihres Unternehmens widerspiegelt. Weisen Sie Inhaltsverantwortliche zu und richten Sie einen regelmäßigen Überprüfungsprozess ein, um die Informationen auf dem neuesten Stand zu halten.
3. Mangelnde Beteiligung: Ein Wiki ist nur so gut wie seine Mitwirkenden. Fördern Sie die Teilnahme, indem Sie es den Mitarbeitern erleichtern, Inhalte hinzuzufügen und zu bearbeiten. Erwägen Sie Gamification oder Anreize, um Beiträge zu motivieren.
4. Schlechte Suchfunktion: Wenn Benutzer nicht finden, wonach sie suchen, geben sie Ihr Wiki schnell auf. Investieren Sie in eine Plattform mit robusten Suchfunktionen und erwägen Sie die Verwendung einer KI-gestützten Suche, um relevante Inhalte zu finden.
5. Mangelnde Werbung: Wenn Ihr Team das Wiki nicht kennt oder seinen Wert nicht versteht, wird es es nicht verwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Wiki regelmäßig bewerben und die Vorteile für Ihr Team hervorheben.

Organisieren Ihres Enterprise-Wikis

So erstellen Sie eine Struktur, die Ihre Wiki-Seitenbibliothek zu einem Vergnügen macht:

1. Kombinieren Sie das Beste aus beiden Welten

Beschränken Sie sich nicht auf eine einzige Organisationsstruktur. Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit sowohl der hierarchischen als auch der inhaltsbasierten Organisation. Auf diese Weise können Sie ein Framework erstellen, das sowohl logisch als auch flexibel ist.

• Hierarchische Organisation: Stellen Sie sich dies als das Rückgrat Ihres Wikis vor. Es bietet eine Top-Down-Struktur mit Hauptkategorien und Unterkategorien. Beispielsweise haben Sie möglicherweise eine Hauptkategorie für „HR“ mit Unterkategorien für „Onboarding“, „Leistungen“ und „Richtlinien“. Verwenden Sie die Bibliothek mit den Seiten der Website, um Ansichten und Filter zu erstellen, die Ihnen helfen, diese Kategorien effektiv zu verwalten und zu organisieren.
• Inhaltsbasierte Organisation: Dieser Ansatz verbindet verwandte Informationen unabhängig von ihrer hierarchischen Position. Beispielsweise können Sie ein Dokument über die Einführung eines neuen Produkts mit relevanten Marketingmaterialien, technischen Spezifikationen und Kundenfeedback verknüpfen.

2. Verwenden Sie Kategorien, Tags und Metadaten

Kategorien und Tags sind wie Wegweiser, die Benutzer zu den richtigen Informationen führen. Verwenden Sie sie großzügig, um Ihre Inhalte zu kategorisieren und die Suche und Filterung zu erleichtern. Metadaten wie Autor, Datum und Abteilung können zusätzlichen Kontext liefern und Benutzern helfen, die relevantesten Informationen zu finden.

3. Erstellen Sie eine klare Navigation und Verlinkung

Stellen Sie sicher, dass Ihr Wiki über ein benutzerfreundliches Navigationsmenü verfügt, über das Benutzer schnell auf verschiedene Abschnitte zugreifen können. Verwenden Sie Breadcrumbs, um Benutzern zu zeigen, wo sie sich in der Hierarchie befinden, und erstellen Sie interne Links, um verwandte Dokumente zu verbinden.

4. Verwalten Sie Berechtigungen und Zugriffskontrollen

Nicht alle Informationen in Ihrem Wiki sollten für jeden zugänglich sein. Implementieren Sie Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass sensible Informationen nur für autorisierte Benutzer sichtbar sind. Dies schützt vertrauliche Daten und stellt sicher, dass Mitarbeiter nur die Informationen sehen, die für ihre Rollen relevant sind.

Slite: Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Enterprise-Wiki

Slite wurde von Grund auf so konzipiert, dass es die Schwachstellen herkömmlicher Wikis behebt.

So kann es Ihr Wissensmanagement verändern:

• Intuitive Organisation: Die übersichtliche, hierarchische Struktur und das intuitive Tagging-System von Slite erleichtern das Organisieren von Informationen auf eine Weise, die für Ihr Team sinnvoll ist. Kein endloses Scrollen oder Durchsuchen von Ordnern mehr, um das zu finden, was Sie benötigen.
• Leistungsstarke Suche & Discovery: Die robuste Suchmaschine und die KI-gestützten Vorschläge von Slite helfen Benutzern, die gesuchten Informationen schnell zu finden. Verabschieden Sie sich von frustrierenden Suchen und begrüßen Sie sofortige Antworten.

• Nahtlose Zusammenarbeit: Die Echtzeitbearbeitung, Kommentierung und @Erwähnungsfunktionen von Slite fördern eine kollaborative Umgebung, in der jeder einen Beitrag leisten und sein Wissen teilen kann.
• Engagement-Booster: Die Rich-Media-Einbettung, Vorlagen und anpassbaren Formatierungsoptionen von Slite machen das Erstellen und Konsumieren von Inhalten zum Vergnügen. Fördern Sie das Engagement mit Reaktionen und Diskussionen, um Ihr Wiki lebendig und interaktiv zu halten.
• Integration in Ihren Workflow: Slite lässt sich nahtlos in beliebte Tools wie Slack, G Suite und GitHub integrieren und bringt Ihre Wissensdatenbank direkt in Ihren bestehenden Workflow.

Fazit

Ein gut gestaltetes Enterprise-Wiki ist mehr als nur eine Sammlung von Dokumenten – es ist eine dynamische Wissensdrehscheibe, die Ihr Team in die Lage versetzt, seine beste Arbeit zu leisten. Indem Sie die in diesem Leitfaden beschriebenen Strategien befolgen und eine Plattform wie Slite nutzen, können Sie ein Wiki erstellen, das nicht nur nützlich, sondern auch angenehm zu bedienen ist.

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