Wissenstransfer

Du nimmst an einem Teams-Anruf mit dem Vertriebs- und Marketingteam teil.

Teile Informationen über die neu eingeführten Produktfunktionen. Zeichne den Anruf auf und teile die aufgezeichneten Anrufe nach dem Meeting mit allen Teilnehmern. Das ist es.

Ist das die Art, wie du Wissen an verschiedene Abteilungen weitergibst?

Wenn ja, müssen wir dich enttäuschen: Du wirst enttäuscht sein.

Warum? Weil die meisten Abteilungen das Wissen vergessen, das du im Meeting teilst. Und die restlichen, die sich daran erinnern, was im Meeting besprochen wurde? Ihnen entgehen die wichtigen Details.

Dieses Wissenstransfersystem ist kaputt.

Aber hey, du bist nicht allein damit. Wir helfen dir, in die Details zu gehen: Was ist Wissenstransfer, was ist er nicht und wie erstellst du deinen Wissenstransferplan.

Lass uns eintauchen.

Was ist Wissenstransfer?

Wissenstransfer ist die Methode, Informationen, Fachwissen oder Fähigkeiten von einer Abteilung, einem Team, einem Unternehmen oder einer Einzelperson an eine andere weiterzugeben.

Hauptsächlich erwirbt ein bestimmtes Teammitglied die Nischen- oder Spezialinformationen (oder Fähigkeiten). Bei der Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern wird es für sie schwierig, die Informationen zu verstehen und umzusetzen, da nur eine Person vollständige Informationen zu dem Thema erhält.

Deshalb zielt der Wissenstransfer darauf ab, kritisches Wissen innerhalb der Organisation zu teilen und zu erhalten.

Zum Beispiel hat dein Produktteam kürzlich ein neues Produkt auf den Markt gebracht. Das Produkt befindet sich derzeit in der Beta-Version, muss aber mit dem Marketingteam geteilt werden, bevor es beworben werden kann. Die einzigen Personen mit Produktkenntnissen sind jedoch der Produktmanager und die Mitglieder des Engineering-Teams. Der Produktmanager kann also dem gesamten Marketingteam die Produktdemo geben und sie aufzeichnen.

Siehst du, was hier passiert ist? Der Produktmanager hat sein Wissen über das Produkt an das gesamte Team weitergegeben.

Was Wissenstransfer nicht ist?

Beim Wissenstransfer geht es nicht darum, Informationen zu verbreiten und deine Teammitglieder zu schulen.

Es beinhaltet mehr als nur das Teilen von Fakten; es konzentriert sich auf die Nutzung der Fähigkeiten der Teammitglieder, um die Informationen anzuwenden.

Auch Wissenstransfer ist nicht gleichbedeutend mit der einfachen Dokumentation des Wissens. Ja, die Dokumentation ist ein Teil des Wissenstransfers.

Aber es erfordert echtes Verständnis und praktische Anwendung, insbesondere von implizitem Wissen, das schwer zu vermitteln ist.

Vorteile des Wissensmanagements

Aber warum genau musst du dein Wissen übertragen und verwalten?

• Konsistenz und Effizienz: Wenn das Wissen an andere Teammitglieder übertragen und dokumentiert wird, bietet es einen Rahmen für die Ausführung. Auf diese Weise kennt jedes Teammitglied die genauen Handlungsschritte zur Erledigung der Aufgabe – und lässt keinen Raum für Fehler.
• Mitarbeiterbefähigung und -engagement: Mitarbeiter können schnell auf die Wissensdatenbank zugreifen, ohne sich ständig an ein anderes Teammitglied oder ihren Manager wenden zu müssen, und die Arbeit ohne Blockaden erledigen. Dies steigert ihre Produktivität.
• Reduzierte betriebliche Redundanzen: Wenn du alle Prozesse dokumentiert hast, reduziert dies die Notwendigkeit für Mitarbeiter, Aufgaben zu wiederholen, die bereits gelöst wurden.

Identifizierung von kritischem Wissen

Bevor du einen Wissenstransferplan erstellst, solltest du die verschiedenen Arten von Wissen und ihren Zweck kennen:

Implizites Wissen

Implizites Wissen ist immaterielles und intuitives Wissen, das auf Beobachtung, Übung, persönlicher Erfahrung und sozialen Interaktionen beruht.

Diese Art von Wissen ist jedoch schwer zu artikulieren und zu teilen. Warum? Weil die enthaltenen Informationen gedankenbasiert sind.

Zum Beispiel die Fähigkeit eines Support-Mitarbeiters, das Problem zu diagnostizieren, indem er Kundenbeschwerden zuhört und sie versteht.

Explizites Wissen

Explizites Wissen ist strukturiertes und leicht übertragbares Wissen – hauptsächlich formell und dokumentiert in Form von Büchern, Kursen, PDFs, Whitepapers usw.

Innerhalb einer Organisation erscheint explizites Wissen in Form von FAQs, Anleitungen und Datenberichten.

Zum Beispiel listet ein SaaS-Unternehmen in seinem Benutzerhandbuch Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Verwendung der Software sowie relevante Screenshots und Schritte zur Fehlerbehebung auf.

Der Wissenstransferprozess

Der Prozess des Wissenstransfers ist nicht reibungslos. Er ist in 5 verschiedene Schritte unterteilt: Definition deiner Bedürfnisse, Identifizierung und Sammlung von Wissen, Erfassung und Übertragung und schließlich Bewertung.

Lass uns den gesamten Prozess im Detail verstehen.

Schritt 1: Definiere deine Bedürfnisse

Identifiziere zunächst, welche Art von Wissen du sammeln musst und von wem. Hier sind ein paar Fragen, um dir den Einstieg zu erleichtern:

• Was sind die Hauptrisiken für dein Unternehmen?
• Welche Geschäftsbereiche sind am stärksten von diesen Risiken betroffen?
• Wer sind deine Ansprechpartner oder SMEs in diesen Bereichen?
• Welche Aufgaben führen sie aus, die niemand sonst ausführt
• Auf welche anderen Aktivitäten sind diese Personen angewiesen?
• Wer muss einbezogen werden, um das Wissen zu sammeln?

Schritt 2: Identifiziere und sammle Wissen

In diesem Schritt musst du verstehen, welches Wissen du priorisieren musst. Frage dich also:

• Welche Informationen werden am dringendsten benötigt, um dein Unternehmen reibungslos am Laufen zu halten?
• Wie viele Personen besitzen dieses Wissen
• Wie oft wird dieses Wissen benötigt

💡Profi-Tipp: Gib jeder Frage eine Punktzahl, addiere die Summe und weise dann eine hohe, mittlere oder niedrige Rangfolge zu, um deine Prioritäten zu bestimmen.

Nachdem du nun weißt, welches Wissen du priorisieren musst, ist es an der Zeit, es zu sammeln. Aber überprüfe dafür zuerst, was dein Unternehmen *genau* tut.

• Brainstormst du Ideen?
• Lernst du neue Fähigkeiten?
• Findest du eine Lösung für ein Problem (während du an dem Projekt arbeitest)?
• Arbeitest du an neuen Projekten, um neues Wissen zu erwerben?

Dein Ziel hier ist nicht, Wissen zu übertragen, sondern eine Datenbank mit Ideen in deinem Unternehmen aufzubauen, damit jeder Ideen und Fachwissen austauschen kann. Wenn du das in deinem Unternehmen noch nicht getan hast, tue Folgendes:

• Sprich Herausforderungen an, mit denen das Unternehmen zu kämpfen hat, und suche nach Lösungen
• Dokumentiere diese Herausforderungen und die relevanten Lösungen
• Diskutiere die verschiedenen Lösungen mit deinem internen Team
• Fördere die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Sobald du siehst, dass dein Unternehmen eine Wissensteilenskultur integriert hat, in der Teams Ideen austauschen, erstelle eine Liste der SMEs, die du identifiziert hast, und erfasse ihr Wissen.

• Kritische Aufgaben, die sie sich ansehen, und ihr Wichtigkeitsgrad
• Wann und wie jede Aufgabe oder Aktivität ausgeführt wird
• Muss vor oder nach der Aufgabe etwas getan werden
• Wer ist betroffen, wenn die Aufgabe ausgeführt oder nicht ausgeführt wird?
• Warum ist diese Aufgabe wichtig?
• Welche Ressourcen sind erforderlich, um sie auszuführen?
• Welche technische Dokumentation wird benötigt
• Was sind die Einschränkungen des aktuellen Prozesses
• Wie könnte der aktuelle Prozess verbessert werden
• Welche Risiken könnten die Fertigstellung des Projekts verhindern

Schritt 3: Erfasse und speichere Wissen

Da du implizites und explizites Wissen erfassen möchtest, unterscheiden sich die Methoden zur Erfassung der einzelnen Wissensarten.

Implizites Wissen

• Interviews: Einzelgespräche mit Fachexperten.
• Work Shadowing:
• Mentoring: Individuelle Beratung und Unterstützung durch erfahrenere Mitarbeiter.
• Communities of Practice (CoPs): Gruppen von Personen, die eine Reihe von Problemen oder Interessen zu einem Thema teilen und ihr Wissen durch kontinuierliche Interaktion vertiefen.

Explizites Wissen

• Dokumentation: Handbücher, Leitfäden und Standardarbeitsanweisungen (SOPs), die wichtige Informationen erfassen.
• Umfragen: Liste von Fragen oder Fragebögen, die an Mitarbeiter mithilfe eines Formulars gesendet werden, um Wissenslücken der Mitarbeiter zu verstehen und Experteneinblicke zu erhalten.
• Mitarbeiterforen: Online-Foren, in denen Mitarbeiter Fragen stellen und ihre Erkenntnisse austauschen können.
• Wissensrepository: Zentralisierte Drehscheibe zum Dokumentieren, Organisieren und Bereitstellen des Zugriffs auf organisatorisches Wissen.

Während die Methoden zur Erfassung von implizitem und explizitem Wissen hilfreich sind, musst du dieses Wissen irgendwann dokumentieren – insbesondere wenn du das Wissen an deine internen Teams und andere Abteilungen weitergibst.

Nehmen wir an, du bist ein Vertriebsmanager, der einen neuen Vertriebsmitarbeiter darin schult, Einwände zu behandeln und selbstbewusst Verkaufsgespräche zu führen. Während der Mitarbeiter von dir lernt, wie er die verschiedenen Szenarien von Kundeneinwänden angehen kann, erinnert er sich möglicherweise nicht an jedes Szenario, das du mit ihm geteilt hast. Dann musst du die verschiedenen Szenarien im Wissensrepository dokumentieren.

Wenn er während der Einwandbehandlung stecken bleibt, hilft dies dem neuen Vertriebsmitarbeiter und deinem gesamten Vertriebsteam.

Also, der nächste Schritt? Erfassung von implizitem Wissen mithilfe eines Wissensmanagements-Systems.

Aber das ist der Punkt, an dem die meisten Unternehmen den großen Fehler machen. Google Drive wird ihr bester Freund.

Hier ist die Sache: So wie jede Abteilung eine Hierarchie hat, braucht auch dein Wissensmanagementsystem eine Hierarchie. Das kann nicht erreicht werden, indem man alle Informationen in einen Google Drive wirft.

Du brauchst ein geeignetes Wissenssystem, das dir hilft, diese Informationen zu erfassen, zu organisieren und mit anderen Abteilungen zu teilen.

Was genau sollte dein Wissenserfassungssystem beinhalten:

• Visuals und Videos
• Berichte
• Dokumentbibliotheken
• Wissensportal
• CRM-System
• Ein engagiertes Team

Du kannst alle diese Komponenten in deiner Wissensdatenbank mit Slite haben.

Wenn du abteilungsspezifische Kanäle innerhalb von Slite erstellst, hast du mehrere Dokumente und Ordner innerhalb jedes Kanals.

Du kannst die Informationen in jedem Dokument mit verschiedenen Formatierungsoptionen organisieren – Aufzählungslisten, Checklisten, Skizzen und Dateien. Darüber hinaus kannst du Loom-Videos, Inhalte von Social-Media-Plattformen wie X, Meeting-Aufzeichnungen, Flussdiagramme, erklärbare Visuals, interaktive Umfrageformulare und Planungslinks einbetten, um Meetings mit deinem Team durchzuführen.

Lies auch: Wissensdatenbank vs. Chatbot: Welchen braucht dein Team wirklich?

Schritt 4: Übertrage und teile Wissen

Es gibt eine dünne Linie zwischen dem Erfassen und dem Übertragen von Wissen.

Das Erfassen von Wissen bedeutet, implizites Wissen in explizites Wissen umzuwandeln, sodass die Informationen dokumentiert und für die zukünftige Verwendung verfügbar sind.

Der Wissenstransfer konzentriert sich jedoch auf die Verteilung des erfassten Wissens an Stakeholder in verschiedenen Teams und Abteilungen und ermöglicht es ihnen, es umzusetzen.

Bevor der Wissenstransfer stattfindet, stelle dir diese Fragen:

• Welche Fähigkeiten oder Kenntnisse werden übertragen?
• Welche Zeit und Ressourcen stehen zur Verfügung?
• Wie viele Personen sind beteiligt und an wen musst du das Wissen übertragen?
• Welche Kommunikationskanäle werden bevorzugt?
• Welche Sicherheits- und Datenschutzstufen gelten für dieses Wissen?

Da du bereits das implizite und explizite Wissen erfasst hast, ist es an der Zeit, einen Sharing-Mechanismus zu entwerfen, um den Wissenstransfer zu ermöglichen und den Wissensmanagementplan zu erstellen.

Die Hauptkomponenten umfassen:

• Ein klar umrissenes Prozessdokument
• Technologie wie ein Dokumentenmanagementsystem, Wiki-Software oder ein Wissensmanagementsystem
• Interne Kommunikationssoftware
• Eine engagierte Person, die Wissen an relevante Abteilungen weitergibt

Bleiben wir bei dem Vertriebsmitarbeiterszenario, über das wir zuvor gesprochen haben. Der Vertriebsmanager bemerkt ein Muster in seinem Vertriebsteam: Das Vertriebsteam hat Schwierigkeiten, Kundeneinwände zu behandeln, was dazu führt, dass sie Geschäfte verlieren.

Also beschloss der Vertriebsmanager, das Wissen über Vertriebseinwände mit dem gesamten Vertriebsteam zu teilen (und nicht nur mit dem neuen Vertriebsmitarbeiter).

Er kann Wissensmanagement-Tools wie Slite verwenden, um das Wissen mit seinem Vertriebsteam zu teilen.

Der Vertriebsmanager kann jeden Mitarbeiter seines Vertriebsteams zu Slite einladen. Die Mitarbeiter können das Dokument mit Loom-Videos mit mehreren Vertriebseinwänden, Tabellen mit Details zu der Art des Einwandes, wann sie verwendet werden sollen und warum, sowie zusätzliche Links anzeigen, auf die das Team verweisen kann, um seine Fähigkeiten zu verbessern.

Alles ist an einem Ort organisiert.

Wenn sich ein Content-Autor an das Vertriebsteam wendet, um ihnen Fragen zu Kunden und ihren Schmerzpunkten beim Schreiben ihres neuen Blog-Posts zu stellen, kann das Vertriebsteam sie zu ihrem Vertriebseinwendedokument hinzufügen und ihnen Zugriff gewähren, um das Dokument anzuzeigen.

Siehst du? Es gibt keine Reibungsverluste beim Teilen der Informationen und keine Verzögerung beim Teilen der Informationen mit anderen Abteilungen. Es hat beide Abteilungen vor dem Chaos bewahrt.

Schritt 5: Bewerte den Wissenstransferplan

Wie sieht ein erfolgreicher Wissenstransferplan für dich aus? Dazu musst du zunächst KPIs identifizieren, die für deine Ziele relevant sind. Dazu gehören:

• Steigerung der Produktivität
• Steigerung des Mitarbeiterengagements
• Reduzierte Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter

Bewerte, wie gut das Team das übertragene Wissen umgesetzt hat. Beispielsweise könnte ein Vertriebsmanager eine erhöhte Abschlussrate nach dem Wissenstransfer verwenden, um einen erfolgreichen Wissenstransfer anzuzeigen.

Wenn du das Gefühl hast, dass der Wissenstransfer nicht so umgesetzt wurde, wie er hätte sein sollen, überprüfe den Wissenstransferplan und passe ihn an.

Lies auch: Wie Atomic Cartoons den Wissensaustausch für über 1.000 Kreative mit Slite transformiert hat

Überwindung von Hindernissen für den Wissenstransfer

Auch wenn du dein Bestes gibst, könntest du Schwierigkeiten haben, dies zu tun, aufgrund von zwei Hindernissen. Lass uns entschlüsseln, was diese beiden Hindernisse sind und wie du sie angehen kannst.

Herausforderung 1: Unzureichende Dokumentation

Schlechte Dokumentation = Projektverzögerungen + beeinträchtigte Qualität + fehlerhafte Kommunikation

Was bedeutet das wirklich? Wenn du schlecht geschriebene Dokumentation hast, kommt es in deinem Team zu Ausführungsfehlern und Fehlinterpretationen, was zu Projektverzögerungen und Fehlausrichtungen innerhalb des Teams führt.

Die Lösung?

• Lege klare Richtlinien und Vorlagen für die Dokumentation fest – für Konsistenz über alle Teams hinweg.
• Führe regelmäßige Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass die Dokumentation korrekt und auf dem neuesten Stand mit relevanten Informationen ist.
• Verwende ein Wissensmanagementsystem wie Slite, um deine Dokumentation zu optimieren und sie deinem Team zugänglich zu machen.

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Herausforderung 2: Kulturelle und soziale Herausforderungen

Mitarbeiter mit unterschiedlichem Hintergrund haben möglicherweise unterschiedliche Kommunikationsstile, was zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen beim Verstehen der Informationen führt.

Darüber hinaus sind ein Mangel an Vertrauen und isolierte Abteilungen zwei weitere große Herausforderungen, die Unternehmen erleben.

Wenn Teammitglieder einander nicht vertrauen, können sie Informationen aus Angst vor Wettbewerb zurückhalten. Dies ist ein großes Hindernis für die Zusammenarbeit. Wenn Unternehmen außerdem keine Kultur der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit haben, bleibt das Wissen innerhalb der Abteilung, was zu einem eingeschränkten Zugang für andere Abteilungen führt, die von diesen Erkenntnissen profitieren könnten.

Zum Beispiel kann das Content-Team das Produkt nur dann besser bewerben, wenn es Produktkenntnisse vom Produktteam hat – alles von den Funktionen bis zu verschiedenen Anwendungsfällen.

Wenn das Produktteam das Produktwissen zurückhält und es nicht mit dem Content-Team teilt, wird es für das Content-Team schwierig sein, produktorientierte Inhalte zu schreiben.

Also, was ist die Lösung?

• Fördere eine Kultur des Wissensaustauschs: Ermutige verschiedene Abteilungen, sich zusammenzuschließen, Ideen auszutauschen, Herausforderungen zu diskutieren und nach Lösungen zu suchen.
• Belohne den Wissensaustausch: Öffentliche Anerkennung in Meetings oder Anreize für Mitarbeiter, die sich aktiv an Wissensaustauschaktivitäten beteiligen.
• Baue Vertrauen zwischen den Teammitgliedern auf: Mache Teambuilding-Aktivitäten und Mentoring-Programme zu einem Teil deiner Organisation, um die Bindung deines Teams zu stärken, Ängste abzubauen und eine offene Kommunikation zu fördern.
• Biete Schulungen zur kulturellen Sensibilität an: Integriere Schulungsprogramme, die Mitarbeiter über verschiedene Kommunikationsstile und kulturelle Normen aufklären, um die Kommunikation zu vereinfachen und die Zusammenarbeit zu erleichtern.

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Wie du Slite verwenden kannst, um den Wissenstransfer in deinem Unternehmen zu verbessern

Schritt 1: Richte deinen Slite-Arbeitsbereich ein

Organisiere deinen Slite-Arbeitsbereich, indem du abteilungsspezifische Kanäle erstellst. Jeder Kanal kann einer anderen Abteilung gewidmet sein. Dies erleichtert es den Teammitgliedern, Wissen zu finden und beizutragen.

Du kannst diese Kanäle für deine internen Teams öffentlich halten. Du hast zwei Berechtigungen zur Auswahl: Schreiber und Leser.

• Schreiber: Bearbeite das Dokument
• Leser: Lies das Dokument nur

Schritt 2: Dokumentiere und zentralisiere dein Wissen

Sobald du die kritischen Wissensbereiche identifiziert hast, die dokumentiert werden müssen, wie z. B. Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Projektworkflows, Unternehmensrichtlinien und häufig gestellte Fragen (FAQs).

Verwende relevante Vorlagen aus der Slite-Vorlagenbibliothek. Dies gewährleistet Konsistenz und Vollständigkeit im Dokumentationsprozess.

Nebenbemerkung: Wenn du deine Dokumente direkt von Google Docs hochladen und auf den Slite-Arbeitsbereich von Slack aus zugreifen möchtest, kannst du die entsprechenden Integrationen hinzufügen.

Schritt 3: Halte deine Dokumentation auf dem neuesten Stand

Du findest die Option „Dokument überprüfen“ oben in deinem Dokument. Tippe darauf und es werden dir verschiedene Optionen angezeigt.

• Dokument überprüfen, damit Teammitglieder wissen, dass die Informationen korrekt und verifiziert sind.
• Als veraltet markieren, um die Teammitglieder darüber zu informieren, dass die Informationen veraltet sind. Du kannst auch eine Notiz hinzufügen, in der du erklärst, was veraltet ist.
• Überprüfung anfordern, um eine Anfrage an den SME zu senden, das Dokument mit einer Notiz darüber zu überprüfen, welche Informationen überprüft werden müssen.

Siehst du? Wie optimiert der Dokumentationsprozess ist. Möchtest du wissen, wie du deinen Wissenstransfer mit Slite verbessern kannst? Erhalte eine 14-tägige kostenlose Testversion und probiere es selbst aus.