Nuestra guía definitiva para la gestión de proyectos

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es la creación de procesos, metodologías, herramientas, habilidades y conocimientos para crear, planificar y ejecutar un proyecto determinado. Es una profesión, una tarea y una industria a la vez. Si bien la naturaleza de la gestión de proyectos varía mucho según el contexto dado, el objetivo final es siempre hacer un gran trabajo produciendo ese próximo gran proyecto.

La gestión de proyectos encaja en innumerables industrias diferentes. Ya sea que trabajes en ingeniería, TI, construcción, atención médica, marketing o casi cualquier otra cosa, es probable que trabajes con, o al menos te encuentres con, algunos gestores de proyectos a lo largo de tu carrera.

La verdad es que, independientemente del tipo de proyecto en el que esté trabajando un gestor de proyectos, su trabajo se reduce a las mismas tareas esenciales. Necesitan establecer los objetivos del proyecto más importantes y averiguar qué pasos tomar (no importa cuántos) para lograr esos objetivos. A lo largo del camino, mantienen a sus equipos organizados y verifican el control de calidad para asegurarse de que todo esté saliendo como debería.

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¿Qué hacen los gestores de proyectos?

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En pocas palabras, el gestor de proyectos es la persona más importante en el proceso de gestión de proyectos. Ser gestor de proyectos es un arma de doble filo debido a la cantidad de responsabilidad que asumen. Si el proyecto es un éxito, recibirán muchos elogios y crédito. Sin embargo, cuando surgen problemas, a menudo tienen que asumir la culpa y, en última instancia, encontrar una solución.

Los gestores de proyectos siempre son bien conocidos por todos los miembros del equipo del proyecto, ya que, en última instancia, son responsables del proyecto. Asisten a las reuniones más importantes, toman decisiones difíciles, supervisan el progreso del proyecto y mantienen contentos a todos los diferentes interesados involucrados en el proyecto. No es una tarea fácil.

Para ser más específicos sobre lo que realmente hacen los gestores de proyectos, consideremos sus tareas diarias. Al gestionar un proyecto, el gestor de proyectos debe tener en cuenta los seis aspectos de los proyectos en todo momento:

• Alcance
• Programación
• Costo
• Riesgo
• Calidad
• Beneficios

Estas son precisamente las áreas del proyecto de las que los gestores de proyectos deben ser conscientes al planificar, ejecutar y asegurarse de que su proyecto salga adelante sin problemas.

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La historia de la gestión de proyectos

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La gestión de proyectos ha existido durante mucho tiempo... mucho más que el término gestión de proyectos, eso seguro. Todo lo que tienes que hacer es pensar en todos los proyectos masivos que se han llevado a cabo y completado en los últimos miles de años. Toma las pirámides, la Gran Muralla China, Machu Picchu o el Coliseo, por ejemplo. Alguien estaba gestionando esos proyectos.

Sin embargo, la concepción moderna de la gestión de proyectos comenzó a principios del siglo XX. Hay cierto debate sobre lo que lo inició, pero muchos argumentan que la innovación de los diagramas de Gantt fue un hito clave. El diagrama de Gantt fue inventado por Henry Laurence Gantt para mostrar el progreso del proyecto de forma visual. Los diagramas de Gantt se utilizaron por primera vez en proyectos estadounidenses a gran escala como la presa Hoover en 1931 y la red de carreteras interestatales.

Las décadas de 1950 y 1960 se consideran en gran medida otras épocas importantes que contribuyeron a la gestión moderna de proyectos. Metodologías conocidas como el Método de la ruta crítica (CPM) y el Método de cascada comenzaron a tomar forma y a aumentar su popularidad.

Más recientemente, el desarrollo y la adopción de la metodología Agile, el advenimiento de la certificación profesional de gestión de proyectos, como la del Project Management Institute (PMI), y el crecimiento de la era de Internet realmente han contribuido al conocimiento de la gestión de proyectos y han encaminado a la industria en las últimas dos décadas.

Todo lo anterior ha llevado a algunos desarrollos importantes para aquellos que trabajan en la gestión de proyectos en el siglo XXI:

• Ser un profesional de la gestión de proyectos (PMP) es una trayectoria profesional acreditada y ampliamente reconocida con una variedad de certificaciones, capacitación y habilidades asociadas.
• Un enfoque en las personas en lugar de los productos. Esto va de la mano con la filosofía detrás de la metodología Agile. La gestión de proyectos anteriormente se centraba en lo físico y lo tangible, mientras que ahora se prioriza al equipo del proyecto y a los usuarios finales.
• La gestión de proyectos es un juego completamente nuevo con el crecimiento continuo de la era de Internet. La innovación y la tecnología han mejorado en gran medida el mundo de la gestión de proyectos al proporcionar programas, herramientas, software, soluciones de comunicación y más. También han permitido a los miembros del equipo trabajar juntos incluso si no viven en la misma área geográfica, lo que hace que los equipos remotos sean más comunes (y más eficientes) que nunca.

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Etapas de la gestión de proyectos

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Se reconoce ampliamente que hay cinco fases de la gestión de proyectos. Estas fases se unen para proporcionar un modelo general para el ciclo de vida de cualquier proyecto desde el principio hasta el final. También proporcionan un esquema del proyecto de los pasos generales que un gestor de proyectos y su equipo de proyecto tendrán que tomar para planificar, ejecutar y, en última instancia, lanzar su proyecto.

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Las 5 etapas de la gestión de proyectos son:

1. Concepción e inicio
2. Definición y planificación
3. Lanzamiento y ejecución
4. Rendimiento y control
5. Conclusión del proyecto

Antes de proporcionar un desglose de las cinco fases, aquí tienes un pequeño consejo. Si tienes la tarea de escribir un documento de gestión de proyectos como un acta de constitución del proyecto, un plan de proyecto o incluso un documento de requisitos del producto, piensa en tu proyecto en relación con las fases anteriores. Proporcionarán un excelente punto de partida para el borrador de tu documento y te ayudarán a organizarte.

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Etapa 1: Concepción e inicio

La fase de concepción e inicio de un proyecto es esencialmente cuando todo comienza. Tú, tu cliente y/u otras partes interesadas clave tendrán una idea, jugarán con esa idea, realizarán investigaciones y la diligencia debida y, en última instancia, decidirán si vale la pena dar vida a la idea de tu proyecto o no.

Por supuesto, concepción e inicio son dos cosas diferentes. Hablando concretamente, la fase de concepción normalmente consiste en:

• Pensar y/o identificar el concepto del proyecto
• Determinar los objetivos generales del proyecto
• Realizar cualquier investigación o prueba inicial que se considere necesaria para sentar las bases del proyecto
• Desarrollar un documento de caso de negocio u otro documento similar para determinar la viabilidad del proyecto

El paso de concepción termina una vez que las partes gestoras del proyecto prospectivo dan luz verde al proyecto. Una vez que sabes que tu idea se convertirá en realidad, comienzas la fase de inicio y comienzas a tomar medidas para poner en marcha tu proyecto. Esto normalmente se hace reuniendo un acta de constitución del proyecto, un plan de proyecto o un documento de inicio del proyecto (PID).

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Etapa 2: Definición y planificación

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La etapa dos es un gran esfuerzo y es sin duda uno de los pasos más abrumadores en el ciclo de vida de un proyecto. Implica el desarrollo y la revisión de un gran número de documentación del proyecto. Sin embargo, en el lado positivo, si sacas la etapa dos del parque, habrás establecido una base muy sólida para el resto del trabajo de tu proyecto.

La etapa dos se conoce como la etapa de definición y planificación. Es importante porque sienta las bases para todos los pasos que contribuirán a que tu proyecto se haga y tenga éxito.

Al final de la etapa, todos los miembros del equipo del proyecto deben saber qué estarán trabajando, cuándo y por qué. Esto normalmente se logra con el desarrollo de un plan de gestión de proyectos.

Por supuesto, la mejor manera de organizarse es tener perfectamente claro lo que estás tratando de hacer. Esta es la razón por la que el establecimiento de objetivos es tan importante en esta etapa. Muchos equipos de proyecto utilizan el enfoque de objetivo S.M.A.R.T.. Es decir:

• Específico: No seas vago. Responde a las preguntas quién, qué, cuándo, dónde y por qué, en relación con tus objetivos de gestión de proyectos
• Medible: Asegúrate de que podrás medir el éxito de los objetivos que estás estableciendo. Indica qué criterios utilizarás
• Alcanzable: Determina lo que tendrás que hacer para lograr estos objetivos y si podrás hacerlo o no
• Realista: Solo establece objetivos que estés motivado para alcanzar y que realmente puedas lograr
• Oportuno: Establece objetivos que puedas lograr en el tiempo que tengas disponible

Como se mencionó, hay mucho papeleo durante la fase de definición y planificación. Los gestores de proyectos deben tener en cuenta las seis fases de los proyectos aquí y asegurarse de que están cubriendo todas sus bases al poner las cosas en marcha.

Algunos documentos clave que los gestores de proyectos normalmente escriben en esta fase incluyen:

• Una declaración del alcance del proyecto
• Una declaración de trabajo
• Una estructura de desglose del trabajo (EDT)
• Un cronograma inicial del proyecto que identifica fechas y hitos importantes
• Un diagrama de Gantt
• Un presupuesto del proyecto
• Una plantilla RACI
• Un plan de comunicación
• Un plan de gestión de riesgos

Etapa 3: Lanzamiento y ejecución‍

En la etapa tres, todo tu arduo trabajo da sus frutos y tu proyecto cobra vida. La etapa de preparación llega a su fin y tú y tu equipo de proyecto comienzan a poner tus planes en acción.

La etapa de lanzamiento y ejecución generalmente comienza con una reunión de inicio donde todos los involucrados determinan cómo todas las partes móviles se unirán para formar el lanzamiento de tu proyecto.

Vale la pena mencionar que la fase de ejecución del proyecto suele ser la fase más larga y exigente. Hay mucho en juego y mucho que tener en cuenta. Debido a esto, el gestor de proyectos normalmente asume un papel de supervisión mientras que el equipo del proyecto y otros trabajadores llevan a cabo las tareas y hacen que los entregables sucedan.

Hablando concretamente, las siguientes actividades suelen ocurrir dentro de la fase de lanzamiento y ejecución de un proyecto:

• Reuniones periódicas de revisión para asegurarse de que todo se está haciendo y va según lo previsto.
• Comunicación constante con el equipo del proyecto, los clientes/interesados y otros proveedores de servicios.
• Gestión general del equipo.
• Solución y documentación de cualquier problema, cambio, obstáculo o evento importante que surja en relación con el proyecto.
• Revisar, ejecutar y ceñirse al alcance del proyecto.
• Revisar y supervisar el cronograma del proyecto y los hitos asociados.
• Ejecutar el plan general de gestión del proyecto paso a paso.

Idealmente, a lo largo de esta fase todos los involucrados en el proyecto deberían estar trabajando productivamente y sintiéndose bien. El proyecto debe estar de acuerdo con el plazo y el presupuesto proyectados, los clientes y las partes interesadas deben estar contentos con el progreso de las cosas, y los gerentes de proyecto y los equipos deben sentirse motivados y positivos acerca de su trabajo.

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Etapa 4: Rendimiento y control

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En la cuarta fase, también conocida como la fase de rendimiento y control, te asegurarás de que todos los planes que has puesto en marcha están produciendo los resultados deseados y son coherentes con el plan de gestión del proyecto. Básicamente, si hiciste planes para ayudarte a alcanzar ciertos objetivos, tendrás que asegurarte de que realmente estás progresando hacia esos objetivos en esta fase.

Si bien el gerente de proyecto a menudo da un paso atrás en la fase tres y asume un papel más gerencial, sus tareas se intensifican una vez más en la fase cuatro. Esto se debe a que, en última instancia, son responsables del éxito del proyecto y deben hacer todo lo que esté a su alcance para que eso sea una realidad.

Los gerentes de proyecto utilizan indicadores clave de rendimiento (KPI) para determinar el rendimiento y el progreso de su proyecto. ¿Recuerdas cuando hablamos de establecer metas medibles en la fase uno? Bueno, esta es la razón por la que eso es tan importante. Si estableces criterios para ayudarte a medir el éxito de tu proyecto desde el principio, determinar qué KPI utilizar en esta fase es mucho más fácil.

Algunos KPI de uso común incluyen:

• Entregables: ¿Se están cumpliendo los entregables específicos? ¿Son satisfactorios?
• Rendimiento general del proyecto: ¿En qué medida el proyecto va según lo previsto? ¿Cuántos y qué tipo de problemas y/o éxitos ha enfrentado? ¿Cómo ha afectado esto al proyecto en general?
• Seguimiento del esfuerzo y el costo: ¿Cuánto dinero y/o recursos ha consumido este proyecto? ¿Está de acuerdo con el presupuesto proyectado del proyecto? ¿Está el proyecto en camino de completarse en la fecha de vencimiento?
• Objetivos del proyecto: ¿Cómo está progresando el proyecto en relación con los objetivos del cliente y/o las partes interesadas? ¿Está el proyecto dentro del cronograma y es coherente con el presupuesto acordado?

Etapa 5: Conclusión del proyecto

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Finalmente, todo tu arduo trabajo llegará a su fin y podrás celebrar el éxito de tu proyecto! Una vez que llegues a la quinta fase, también conocida como conclusión del proyecto o cierre del proyecto, tu proyecto estará completo. Tú y tu equipo habrán completado todos los entregables del proyecto, alcanzado los objetivos del proyecto y terminado todas tus tareas y documentos pendientes. Es hora de felicitarte por un trabajo bien hecho.

Sin embargo, todavía quedan algunos cabos sueltos por atar y tareas de conclusión por completar durante la última fase de tu proyecto. Algunos de los ejemplos más comunes incluyen:

• Rescindir y/o concluir contratos con cualquier autónomo o contratista que hayas contratado para trabajar en el proyecto específico.
• Celebrar una reunión de conclusión del proyecto donde tú y tu equipo identifiquen los éxitos y fracasos del proyecto, teniendo en cuenta cualquier lección aprendida para integrar en el futuro.
• Reconocer los logros especiales o los miembros específicos del equipo que realmente hicieron un esfuerzo adicional.
• Preparar un informe final del proyecto y el presupuesto del proyecto.
• Recopilar comentarios y aprobaciones finales de los clientes y/o las partes interesadas.
• Compilar una lista de cualquier tarea pendiente que deba abordarse antes de que el proyecto pueda concluirse realmente.

Tipos de gestión de proyectos

La gestión de proyectos es un campo increíblemente diverso. Por cada tipo diferente de proyecto que existe, hay la misma cantidad de formas diferentes de gestionarlos. Si bien no hay una forma correcta de abordar la gestión de proyectos, considera algunos de los tipos más populares de métodos de gestión de proyectos que existen a continuación.

Gestión de la realización de beneficios

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La gestión de la realización de beneficios (GRB) es un enfoque de gestión de proyectos que se centra en resultados o beneficios en lugar de productos o resultados. Considera los resultados deseados primero y el proceso en segundo lugar. Básicamente, bajo este enfoque, los equipos de gestión de proyectos y sus clientes trabajan juntos para determinar qué beneficios están tratando de obtener con su proyecto y cuál es la mejor manera de hacer que eso sea una realidad.

Esta es una excelente manera de reducir el riesgo en un proyecto, asegurarse de que todos estén en la misma página y sentar una base sólida para medir el éxito en el futuro. Este enfoque se puede dividir en tres pasos principales:

• Identificar los beneficios y determinar si el proyecto puede producir los resultados previstos.
• Ejecutar los beneficios minimizando el riesgo y maximizando los futuros beneficios adicionales.
• Sostener los beneficios asegurándose de que el proyecto continuará produciendo estos beneficios y creando valor durante el mayor tiempo posible.

Gestión de proyectos de cadena crítica

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La gestión de proyectos de cadena crítica (GPCC) es un enfoque de gestión de proyectos que difiere en gran medida de los métodos más tradicionales. Enfatiza los recursos necesarios para completar un proyecto dado por encima de todo. Por supuesto, los recursos pueden referirse a cualquier cosa, desde personas hasta dinero, materiales y espacio. También tiene en cuenta un grado de incertidumbre en todas las tareas y, por lo tanto, proporciona amortiguadores para asegurarse de que todo se haga a tiempo.

La GPCC es un poco difícil de entender si no la has usado antes. Para que las cosas queden más claras, se puede dividir en una serie de pasos:

• Identifica tu ruta crítica (a menudo hecha con estructuras de desglose del trabajo) haciendo una lista de todos tus entregables clave y tareas del proyecto. Asegúrate de señalar aquellos que son los más importantes o los que consumen más tiempo.
• Toma nota de cualquier restricción prevista para tus recursos.
• Mantén a tu equipo enfocado en tareas individuales y evita la multitarea.
• Reduce a la mitad el tiempo estimado que necesitas para la entrega de tu proyecto para evitar la procrastinación y aumentar la motivación.
• Implementa amortiguadores de tiempo para tener en cuenta las incertidumbres.
• Desarrolla un modelo de proyecto detallado.

Gestión del valor ganado

La gestión del valor ganado (GVE) es un enfoque de gestión de proyectos que se centra en el rendimiento del proyecto. Debido a esto, es una gran técnica para usar si deseas una previsión y un seguimiento exhaustivos del proyecto. También se basa en gran medida en datos cuantitativos, por lo que si los números y la objetividad son lo tuyo, te encantará la GVE. La NASA utiliza en gran medida la GVE, if that's any indication.

La gestión del valor ganado funciona tan bien debido a su enfoque sistemático. Determina qué tan bien está funcionando tu proyecto al observar las variaciones entre el trabajo que se ha completado y el trabajo que aún está por venir. También evalúa el éxito del proyecto en función de la línea de base del proyecto, la gestión de costos y el cronograma del proyecto.

Es posible que la GVE no sea adecuada para todos los proyectos, pero a quienes la usan les encanta porque proporciona un excelente seguimiento del rendimiento, fomenta la comunicación y la transparencia con las partes interesadas, reduce el riesgo y da como resultado un alto grado de responsabilidad.

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Gestión de proyectos iterativa e incremental

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Varios tipos diferentes de enfoques de gestión de proyectos iterativos e incrementales han evolucionado a lo largo de los años, a saber, la gestión de proyectos ágil, el método de desarrollo de sistemas dinámicos y la gestión de proyectos extrema. Esto solo demuestra la popularidad de este enfoque en la actualidad.

La gestión de proyectos iterativa e incremental esencialmente divide los proyectos complejos, de alto riesgo y a gran escala en una serie de mini-proyectos basados en el tiempo o la tarea. Este enfoque es popular porque los enfoques por fases más tradicionales no se consideran que funcionen bien con proyectos a gran escala y de varias empresas. Se considera que tienen demasiadas partes móviles y requisitos cambiantes para ser compatibles con las fases clásicas del proyecto.

La amplia adopción de este enfoque tiene sentido, ya que los proyectos son cada vez más complejos a medida que involucran a partes remotas y empresas que trabajan juntas en todo el mundo.

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Metodologías de gestión de proyectos

Dentro de la variedad de tipos de gestión de proyectos que existen, también hay una amplia gama de diferentes metodologías utilizadas por los miembros del equipo del proyecto en todo el mundo. Estas son herramientas importantes, así que profundicemos un poco más en ellas.

Ágil

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La metodología ágil es una de las metodologías más utilizadas en el mundo de la gestión de proyectos en este momento. Consiste en dividir un proyecto en tareas más manejables para ser completadas en períodos de tiempo específicos.

Hace honor a su nombre porque está destinado a ser precisamente eso: ágil. Les da a los equipos las herramientas que necesitan para cambiar de dirección rápidamente. Es popular porque se considera compatible con proyectos complejos, hace el trabajo rápidamente, es excelente para la gestión del cambio y permite una fácil adaptación a los requisitos cambiantes del proyecto.

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Cascada

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La metodología de cascada es uno de los procesos de gestión de proyectos más tradicionales que existen. Se diferencia de la metodología ágil porque es lineal y no tiene en cuenta la posibilidad de muchos cambios en el plan del proyecto. Básicamente, divide un proyecto en fragmentos secuenciales. Luego, los miembros del equipo trabajan en un fragmento tras otro, comenzando solo el siguiente fragmento cuando el anterior ha concluido.

Aunque la metodología de cascada ha perdido popularidad en los últimos años, todavía se considera eficaz para proyectos sencillos que son compatibles con un plan detallado e inmutable y un cronograma lineal.

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Scrum

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La metodología de gestión de proyectos scrum encaja dentro del amplio marco del enfoque ágil. Como tal, presenta los mismos beneficios, como la velocidad, la flexibilidad y la adaptabilidad al cambio. Consiste en dividir un proyecto en fases muy cortas conocidas como sprints. Como puedes inferir del nombre, las cosas se mueven rápidamente. Los equipos se reúnen diariamente para discutir las tareas en las que están trabajando actualmente y resolver cualquier problema que surja.

Los equipos que utilizan la metodología scrum son pequeños y están dirigidos por un líder conocido como el scrum master.

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Shape-up/Ciclos

El enfoque shape-up o ciclos es una metodología dinámica que actualmente está siendo utilizada por el equipo de proyecto de Slite's project team. It's based on Basecamp's shape-up approach and runs in cycles that last for six weeks, with the last two weeks of every cycle being reserved for planning and regrouping.

Los equipos se agrupan en escuadrones de productos que se centran en las áreas de productos principales. Cada escuadrón es autónomo, pero colabora y comparte las mejores prácticas con el resto del equipo. También tienen al menos un miembro que es diseñador, así como dos desarrolladores. Los escuadrones priorizan su trabajo en función de los desafíos que enfrentan sus clientes o su negocio. Utilizan sus presentaciones para definir problemas e identificar soluciones de forma flexible. Finalmente, comienzan a trabajar para lograr ese objetivo y comienzan a hacerlo realidad.

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Crea una línea de tiempo de gestión de proyectos

La forma en que ensambles una línea de tiempo de gestión de proyectos variará según las necesidades de tu proyecto y el enfoque de gestión de proyectos que prefieras. Sin embargo, algún tipo de línea de tiempo es indispensable para la mayoría de los planes o estatutos de proyectos. Sin embargo, hay algunos pasos clave a tener en cuenta que facilitarán la creación de una excelente línea de tiempo del proyecto:

• Escribe tu alcance del proyecto: Antes de desarrollar una línea de tiempo precisa para tu proyecto, es importante que sepas exactamente qué entra dentro del marco de tu proyecto y qué no. Para eso sirve tu documento de alcance del proyecto. Si necesitas ayuda para comenzar, consulta esta plantilla gratuita de alcance del proyecto.
• Determina los entregables clave: Esto normalmente se hace escribiendo un documento de estructura de desglose del trabajo (EDT) que divide tu proyecto en partes más pequeñas.
• Divide las cosas aún más: Ahora que has determinado tus entregables, da un paso más y divídelos en tareas y subtareas. Pregúntate: "¿Qué son todas las cosas que tendré que hacer para lograr este entregable?"
• Considera las dependencias: Las dependencias afectan la forma en que se llevará a cabo tu proyecto. Básicamente, son cosas que tienen que suceder para poder comenzar con ciertas tareas.
• Estima el tiempo. Considera tu lista de tareas y determina cuánto tiempo necesitarás para terminarlas. Evita ser demasiado optimista o demasiado conservador en tus estimaciones.
• Identifica la disponibilidad de recursos: Al final del día, necesitarás recursos para terminar tu proyecto. Los recursos pueden ser desde empleados hasta equipos y tecnología.
• Toma nota de los hitos importantes: Esto te ayudará a realizar un seguimiento de tu progreso y a mantener motivado a tu equipo.
• Reúne todo en una increíble línea de tiempo del proyecto.

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Herramientas de gestión de proyectos

Hay una amplia variedad de herramientas disponibles en el cinturón de herramientas de cada gerente de proyecto. Las opciones son infinitas, pero hemos entrado en un poco más de detalle sobre algunas de las herramientas de gestión de proyectos más conocidas que existen. Algunas de ellas son tan ampliamente utilizadas que se han convertido en nombres familiares y, de hecho, han dado forma a la trayectoria de la propia industria de la gestión de proyectos.

Tablero Kanban

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Un tablero Kanban es una herramienta de gestión de proyectos que permite la visualización de los flujos de trabajo. De hecho, la palabra kanbansignifica señal visual en japonés. Pueden ser digitales o físicos y están formados por columnas y tarjetas que reflejan el progreso del proyecto. También se utilizan con frecuencia en las metodologías Agile.

En términos generales, los tableros Kanban se pueden dividir en cinco componentes principales: señales visuales, columnas, límites de trabajo en curso, puntos de compromiso y puntos de entrega.

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Lista de tareas

Usar listas de tareas como herramientas de gestión de proyectos puede parecer obvio, pero son herramientas de colaboración verdaderamente invaluables. Úsalas para la gestión general de tareas: pon todas tus tareas pendientes por escrito, organízate, delega el trabajo y supervisa el progreso. A veces, solo una lista de tareas será suficiente.

Escribir una lista de tareas puede ser tan simple como poner un bolígrafo sobre el papel y anotar algunas notas, pero si quieres llevar las cosas al siguiente nivel, prueba un software de colaboración de documentos como Slite para mantener toda tu información organizada y segura en un solo lugar.

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Diagrama de Gantt

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Como se discutió en la sección de historia de la gestión de proyectos, los diagramas de Gantt son tan ampliamente utilizados en la gestión de proyectos que han contribuido en gran medida al desarrollo de la propia industria.

En pocas palabras, ayudan a visualizar las tareas en relación con el tiempo. Son más útiles para evaluar los puntos de inicio y fin de las diferentes tareas, así como las tareas pendientes en un día o semana específicos. También ilustran cuáles son las tareas de tu proyecto y quién está trabajando en ellas. Los diagramas de Gantt son especialmente útiles en la gestión de las partes interesadas y en la promoción de la transparencia.

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Calendario del proyecto

Por último, pero no menos importante, nada mantendrá a tu equipo organizado y los objetivos de tu proyecto encaminados como un calendario del proyecto. Un gran calendario de proyecto contendrá todos los eventos, hitos y plazos más importantes de tu proyecto. Debe estar alineado con la línea de tiempo de tu proyecto e incluso puede utilizarse para reflejar información de recursos humanos como vacaciones, horas de trabajo y tiempo de vacaciones.

La mayoría de los software de gestión de proyectos como Asana tienen excelentes funcionalidades de calendario, pero muchos equipos también utilizan Google Calendar con éxito.

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Plantillas de software de gestión de proyectos

Una gran cantidad de tipos de documentos entran incluso en los proyectos más sencillos. Debido a esto, puede ser útil trabajar con plantillas de gestión de proyectos para ahorrar algo de tiempo. Este es especialmente el caso si estás empezando o no tienes ningún ejemplo anterior para utilizar.

Afortunadamente, hay toneladas de plantillas de gestión de proyectos gratuitas a tu disposición. Slite tiene toneladas de herramientas de gestión de proyectos y plantillas gratuitas para elegir. Hemos seleccionado solo algunas de nuestras mejores opciones que podrían ser útiles para tus proyectos.

Plantilla de informe de proyecto

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Plantilla de alcance del proyecto

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Plantilla de plan de proyecto

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Plantilla de informe de proyecto de nuevo negocio

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Plantilla de documentación de diseño de software

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¿Qué habilidades debe tener un gerente de proyecto?

Si estás considerando carreras de gestión de proyectos, es probable que tengas curiosidad por el conjunto de habilidades que tu futuro empleador podría estar buscando. Aquí hay una selección de las principales habilidades que los gerentes de proyecto deben tener absolutamente, según el instituto de gestión de proyectos o PMI.

• Gestión general, liderazgo y habilidades interpersonales relacionadas con la dirección, la visión, el entrenamiento, la tutoría y el desarrollo profesional, el buen juicio, la resolución de problemas y conflictos, la toma de decisiones, la negociación, la comunicación y la creación de equipos
• Habilidades fundamentales de gestión de proyectos y conocimiento de herramientas y técnicas de gestión de proyectos (in accordance with the Project Management Body of Knowledge or PMBOK guide)
• Gestión del ciclo de vida
• Conocimiento específico de la industria dependiendo del contexto
• Experiencia general en la gestión de entregables, horarios y/o hitos, la gestión de equipos, la organización de procesos de trabajo eficientes, la definición de requisitos y calendarios, y la estrategia del proyecto
• Rasgos de personalidad como la flexibilidad, la confianza, el compromiso, tener una mente abierta, el sentido común, la fiabilidad y la creatividad
• Grandes habilidades de gestión de personas
• La experiencia en gestión de proyectos es una ventaja
• Profesional de gestión de proyectos o un certificado PMP es una ventaja

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¿Es la gestión de proyectos una buena trayectoria profesional?

Dependiendo de tus objetivos profesionales, personalidad, experiencia laboral y habilidades, la gestión de proyectos podría ser una excelente trayectoria profesional para ti.

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Beneficios de una carrera en gestión de proyectos:

• Salarios relativamente altos
• Alta demanda
• Flexibilidad y variedad en tus jornadas laborales
• Entorno de trabajo dinámico y de ritmo rápido
• Un trabajo social en el que puedes trabajar con muchos tipos diferentes de personas

Los inconvenientes de una carrera en gestión de proyectos incluyen:

• Largas horas
• Situaciones laborales estresantes
• Equilibrar muchas responsabilidades diferentes
• Mucha responsabilidad
• Es posible que no siempre estés trabajando en proyectos que te apasionen
• Es posible que tengas que tomar decisiones difíciles y ser "el malo" a veces

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¿Cómo iniciar una carrera en gestión de proyectos?

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Sin duda, la gestión de proyectos es una carrera emocionante con mucho potencial de crecimiento, variedad y oportunidad. Si estás pensando que podría ser el trabajo para ti, hay algunas cosas que puedes hacer para empezar.

Primero, piensa si la trayectoria profesional de gestión de proyectos es adecuada para ti. Podría valer la pena que te pusieras en contacto con cualquier gerente de proyecto que conozcas o que esté trabajando en tu comunidad para charlar. Nunca se sabe, incluso podrían convertirse en un mentor para ti en el futuro. También puedes intentar navegar por una plataforma de aprendizaje u otro recurso en línea para obtener más información sobre la industria.

Luego viene la educación. Hay una variedad de caminos que puedes tomar cuando se trata de la educación en gestión de proyectos, y uno no es necesariamente mejor que el otro. Muchos gerentes de proyecto obtienen títulos universitarios no relacionados y luego se adentran en el mundo de la gestión de proyectos más adelante. Otros comienzan en la trayectoria de la gestión de proyectos desde el principio. Algunos cambian a la gestión de proyectos desde otra industria cuando ya están bien establecidos en su vida profesional. Elijas lo que elijas, debes saber que es una buena idea obtener la certificación de gestión de proyectos en algún momento.

Hay muchos tipos diferentes de programas de gestión de proyectos. El estándar de oro es la certificación de Profesional de Gestión de Proyectos o PMP proporcionada por el Instituto de Gestión de Proyectos PMI. Sin embargo, esta no es la única opción. También está la certificación Prince2 sexta edición, que se desarrolló en el Reino Unido, así como otras opciones como las certificaciones Scrum.

Por último, lo más importante que debes obtener en tu camino para convertirte en gerente de proyecto es la experiencia. Si tomas uno de los cursos de gestión de proyectos enumerados anteriormente, obtendrás mucha experiencia relevante allí. Sin embargo, también puedes adquirir una gran experiencia en gestión de proyectos en otros trabajos o incluso pasatiempos. Simplemente echa un vistazo a la lista de habilidades deseables enumeradas anteriormente; muchas de ellas se pueden practicar en una variedad de contextos.

Antes de terminar, te dejaremos con un par de consejos. Primero, si quieres una carrera en gestión de proyectos, una de las mejores cosas que puedes hacer es encontrar un gran mentor que te ayude a guiarte. En segundo lugar, obtén tanta experiencia y trabaja en tantos proyectos como puedas. En tercer lugar, asegúrate de que te familiarices realmente con todas las metodologías, herramientas, enfoques y habilidades mencionados en este artículo.