Comment créer un wiki d'entreprise évolutif - Un guide pour 2025

Un wiki, la propre base de connaissances interne de votre entreprise, est essentiel. Un wiki d'entreprise sert de plateforme centralisée pour stocker et partager des informations commerciales au sein d'une organisation.

Mais soyons honnêtes, la plupart des wikis finissent par être un terrain vague négligé d'informations obsolètes.

Pourquoi tant de wikis d'entreprise ne parviennent-ils pas à atteindre leur potentiel ?

Souvent, ils souffrent de surcharge d'informations, d'une mauvaise organisation et d'un manque d'engagement.

Dans ce guide, nous allons plonger dans les éléments clés d'un wiki d'entreprise réussi et vous montrer comment en créer un que votre équipe va réellement utiliser et adorer.

Si vous recherchez un moyen rapide et indolore de démarrer, consultez le générateur de wiki.

Mais si vous êtes prêt à retrousser vos manches et à construire un wiki à partir de zéro, plongeons-nous.

Qu'est-ce qu'un wiki d'entreprise ?

Un wiki d'entreprise est le Wikipédia interne de votre entreprise – un référentiel centralisé de connaissances, de documentation et d'informations pertinentes pour votre entreprise. Il s'agit d'une plateforme collaborative où les membres de l'équipe peuvent créer, modifier et partager des documents, garantissant que chacun a accès aux informations les plus récentes. Un wiki d'entreprise favorise le partage des connaissances, la mise à jour continue et un accès facile à l'information pour tous.

Contrairement aux intranets ou aux bases de connaissances traditionnels, un wiki d'entreprise est plus qu'une simple collection statique de documents. C'est un organisme vivant qui évolue avec votre entreprise. C'est un endroit où les employés peuvent apporter leur expertise, partager les meilleures pratiques et trouver les réponses dont ils ont besoin pour faire leur travail efficacement.

Pourquoi votre wiki d'entreprise est important pour la connaissance de l'entreprise

Un wiki d'entreprise bien huilé n'est pas seulement un atout, c'est un élément essentiel pour centraliser et préserver les connaissances de l'entreprise. C'est comme avoir un système nerveux central pour votre entreprise – connectant chaque département, équipe et individu avec les connaissances dont ils ont besoin pour prospérer.

Fini les chasses aux oies sauvages

Fatigué de fouiller dans des e-mails et des fils Slack sans fin pour trouver cette information cruciale ? Un wiki d'entreprise interne met tout au même endroit, vous faisant gagner du temps et de la frustration.

Ceci est particulièrement important si vous êtes passé d'une taille moyenne à une entreprise en peu de temps. Les équipes qui embauchent rapidement sont presque toujours confrontées au problème des connaissances tribales.

Omnisend l'a vécu de première main.

Tout le monde est sur la même longueur d'onde

Intégration de nouvelles recrues ? Lancement d'un nouveau produit ? Un wiki garantit que chacun a accès aux informations les plus récentes, éliminant la confusion et la mauvaise communication pour les employés existants et futurs. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles OneUp Sales - a Performance Management software for Sales teams - built their wiki in Slite.

Alex a toujours été le nerd de la documentation chez OneUp.

Au niveau de l'équipe, il a tout de suite vu l'inconvénient du manque de documentation. Il n'y avait pas de guide d'intégration, et les nouvelles recrues étaient jetées dans des tâches et des équipes sans aucun contexte de ce sur quoi elles travaillaient ou pourquoi.

Donnez à vos employés et futurs employés les moyens de s'auto-servir en premier

Lorsque votre personnel comprend des travailleurs sans bureau qui peuvent ne pas avoir d'adresses e-mail d'entreprise ou un accès facile aux lecteurs partagés, ou des équipes distribuées réparties sur différents fuseaux horaires, il devient encore plus difficile pour toute l'équipe d'obtenir les informations dont elle a besoin rapidement et efficacement. Un wiki peut fournir une base de connaissances en libre-service accessible à tout moment, de n'importe où, permettant aux employés de trouver des réponses et des solutions de manière indépendante.

Cela réduit le besoin de communication aller-retour, ce qui peut être particulièrement difficile avec les équipes asynchrones. De plus, cela garantit que chacun a accès aux mêmes informations, favorisant la cohérence et réduisant le risque d'erreurs ou d'incompréhensions.

La direction de la suite C obtient des réponses sans envoyer de DM

Avec toutes les connaissances de votre entreprise à portée de main, vous pouvez prendre des décisions éclairées plus rapidement et avec plus de confiance. Et c'est un besoin sérieux pour votre équipe de direction, plus que pour quiconque.

Simo Lemhandez, fondateur de Folk adore la recherche IA pour la même raison :

« C'est un défi que nous avons toujours - trouver le bon document et où les données sont stockées. Encore plus pour les nouveaux employés qui montent à bord. C'est fou comme cette fonctionnalité s'intègre dans notre vie quotidienne ! »

Comment construire un wiki d'entreprise que votre équipe utilisera réellement (et adorera !)

Construire un wiki prospère nécessite plus que simplement choisir le bon logiciel wiki. Cela nécessite une approche stratégique, une planification réfléchie et un engagement continu envers la maintenance. Voici votre guide étape par étape :

1 Définissez le but et la portée de votre wiki

Commencez par vous demander : « Pourquoi créons-nous un wiki ? » Cherchez-vous à rationaliser l'intégration, à centraliser les connaissances dispersées, à favoriser une meilleure collaboration, ou tout cela à la fois ? Définir clairement votre objectif vous aidera à concentrer vos efforts et à mesurer le succès par la suite.

Une fois que vous avez votre « pourquoi », il est temps d'identifier votre public. Qui utilisera ce wiki ? Quels sont leurs rôles et responsabilités ? Quel type d'informations recherchent-ils ? Comprendre votre public vous aidera à adapter votre contenu et votre structure à leurs besoins spécifiques.

Enfin, créez un aperçu de haut niveau des sujets que votre wiki couvrira. Cela pourrait inclure :

• Valeurs et culture de l'entreprise
• Procédures opératoires standard (POS)
• Documentation de projet et feuilles de route
• Guides techniques et dépannage
• Politiques RH et informations sur les avantages sociaux

Tenez compte des défis courants auxquels sont confrontés les wikis d'entreprise, tels que le contenu obsolète, la mauvaise expérience de recherche et le manque de compatibilité avec les appareils mobiles, pour vous assurer que votre wiki reste efficace et convivial

2 Choisissez le bon logiciel wiki

Il ne manque pas de plateformes wiki sur le marché, chacune avec ses propres forces et faiblesses. Faites vos recherches et comparez les fonctionnalités, les prix et la facilité d'utilisation. Tenez compte de facteurs tels que :

• Évolutivité : La plateforme évoluera-t-elle avec votre entreprise ?
• Recherche : Est-il facile de trouver des informations ?
• Collaboration : Prend-il en charge l'édition et les commentaires en temps réel ?
• Intégrations : Peut-il se connecter aux outils que votre équipe utilise déjà ?

Si votre objectif principal est de construire une base de connaissances, Slite est un concurrent sérieux. Son interface conviviale, sa recherche robuste et ses fonctionnalités basées sur l'IA facilitent la création et la maintenance d'un wiki efficace. Pour ceux qui cherchent à créer un site wiki d'entreprise, SharePoint offre un processus simple et des conseils complets pour démarrer. La plupart des plateformes offrent des essais gratuits ou des démos, alors essayez-les pour voir laquelle vous convient le mieux.

3 Organisez votre wiki

Un wiki bien organisé est facile à naviguer et à utiliser, garantissant que votre équipe peut rapidement trouver les informations dont elle a besoin.

• Créez une hiérarchie claire : Structurez votre wiki en catégories principales (par exemple, RH, Ingénierie, Marketing), puis divisez-les en sous-catégories (par exemple, Intégration, Avantages sociaux, Politiques).
• Utilisez des balises et des métadonnées : Les balises et les métadonnées (comme l'auteur, la date ou le département) peuvent faciliter le filtrage et la recherche de contenu spécifique.
• Mettez en œuvre une navigation claire : Utilisez des menus, des fil d'Ariane et une barre de recherche pour aider les utilisateurs à s'orienter. Incorporez des liens internes pour guider les lecteurs vers les pages pertinentes et définir la structure du wiki. Une simple table des matières ou un guide de « démarrage » peut être utile pour les nouveaux utilisateurs.
• Gérez les autorisations : Toutes les informations ne doivent pas être accessibles à tout le monde. Définissez des autorisations claires pour contrôler qui peut afficher et modifier des pages spécifiques.

4 Créez un contenu convaincant

Le contenu est le cœur et l'âme de votre page wiki. Faites-la briller !

Lors de la création de contenu, il est essentiel de rester concis.

Utilisez des puces, des listes numérotées et des paragraphes courts pour rendre votre contenu facile à parcourir. Évitez le jargon et les termes techniques que votre public pourrait ne pas comprendre. Utilisez plutôt la voix active et des verbes forts pour engager vos lecteurs.

De plus, relisez attentivement votre travail pour détecter les erreurs de grammaire et d'orthographe. Pour vous assurer que votre contenu reste exact et pertinent, mettez-le à jour régulièrement.

En termes de langage, privilégiez la clarté et la capacité d'action. Utilisez un langage facile à comprendre et évitez le jargon ou les termes techniques. Si vous utilisez des termes inconnus, définissez-les. Fournissez des instructions claires et les prochaines étapes afin que votre public sache exactement quoi faire.

Et si vous utilisez Slite, vous pouvez faire tout ce qui précède en

1. Sélectionnant le contenu dans le Doc Slite
2. Cliquant sur Amélioration rapide

Et pour modifier les documents à la volée, utilisez le formateur de document magique. Il va automatiquement :

• Diviser le contenu en paragraphes plus petits
• Mettre en gras, en italique, souligner les phrases importantes
• Organiser votre doc en sous-titres pour une navigation facile

Pour briser de longs blocs, ajoutez des images, des vidéos, des graphiques ou des diagrammes. Ces éléments visuels peuvent améliorer l'attrait de votre contenu et aider à transmettre votre message. Lorsque vous choisissez des éléments visuels, assurez-vous qu'ils sont pertinents pour votre contenu et de haute qualité.

Enfin, l'utilisation de modèles peut aider à maintenir la cohérence et la facilité d'utilisation pour les documents courants tels que les notes de réunion, les propositions de projet et les listes de contrôle d'intégration. Les modèles garantissent que tout le monde suit un format standard et rendent vos documents plus accessibles et conviviaux. De plus, les modèles peuvent être des outils permettant de gagner du temps lors de la création de nouveaux documents.

5 Encouragez la collaboration

Un wiki n'est pas seulement une ressource descendante. Il doit s'agir d'un document vivant et respirant qui évolue avec votre entreprise.

• Facilitez la contribution de chacun à ses connaissances en fournissant des instructions et des directives claires aux employés actuels et futurs.
• Faites des compliments aux membres de l'équipe qui créent du contenu utile.
• Favorisez une culture de partage où chacun se sent habilité à contribuer.

6 Maintenez et mettez à jour votre wiki

Un wiki n'est jamais vraiment « terminé ». Il s'agit d'un projet continu qui nécessite une attention et des soins réguliers.

• Attribuer des propriétaires de contenu : Assurez-vous que chaque section de votre wiki a un propriétaire désigné responsable de la tenue à jour et de l'exactitude des informations.
• Planifier des examens réguliers : Établissez un calendrier pour l'examen et la mise à jour du contenu, en particulier pour les informations sensibles au facteur temps, comme les politiques ou les procédures dans les pages wiki.
• Recueillir des commentaires : Encouragez votre équipe à fournir des commentaires sur la convivialité et le contenu du wiki. Utilisez ces commentaires pour identifier les points à améliorer.

Grâce aux étapes ci-dessus, vous aurez votre premier wiki en place, félicitations !

Mais la construction d'un wiki, malheureusement, est la partie facile. Presque toutes les entreprises ont une forme de wiki. Le défi est qu'après l'enthousiasme initial d'un nouveau wiki, il devient rapidement encombré, inutilisable et, par conséquent, oublié par l'équipe.

Ainsi, votre wiki d'entreprise peut échouer même après que vous en ayez construit un parfait, car cela arrive tout le temps aux équipes. Voyons pourquoi.

5 raisons pour lesquelles les wikis d'entreprise échouent

Voici les 5 raisons les plus courantes pour lesquelles les wikis échouent, et comment vous pouvez éviter ces pièges :

1. Surcharge d'informations : Trop d'informations, souvent mal organisées, empêchent les employés de trouver ce dont ils ont besoin. Évitez cela en créant une structure claire, en utilisant des catégories et des balises, et en archivant ou en supprimant régulièrement le contenu obsolète.
2. Contenu non pertinent ou obsolète : Si votre wiki n'est pas mis à jour régulièrement, il devient rapidement non pertinent. Assurez-vous que votre wiki est un document vivant qui reflète l'état actuel de votre entreprise. Attribuez des propriétaires de contenu et établissez un processus d'examen régulier pour que les informations restent à jour.
3. Manque d'engagement : Un wiki n'est aussi bon que ses contributeurs. Encouragez la participation en permettant aux employés d'ajouter et de modifier facilement du contenu. Envisagez la gamification ou des incitations pour motiver les contributions.
4. Fonctionnalité de recherche médiocre : Si les utilisateurs ne trouvent pas ce qu'ils recherchent, ils abandonneront rapidement votre wiki. Investissez dans une plateforme dotée de solides capacités de recherche et envisagez d'utiliser la recherche basée sur l'IA pour faire apparaître du contenu pertinent.
5. Manque de promotion : Si votre équipe ne connaît pas le wiki ou ne comprend pas sa valeur, elle ne l'utilisera pas. Assurez-vous de promouvoir régulièrement votre wiki et de souligner ses avantages pour votre équipe.

Organiser votre wiki d'entreprise

Voici comment créer une structure qui fait de votre bibliothèque de pages wiki un plaisir à parcourir :

1. Combinez le meilleur des deux mondes

Ne vous limitez pas à une seule structure organisationnelle. Adoptez la puissance de l'organisation hiérarchique et de l'organisation basée sur le contenu. Cela vous permet de créer un cadre à la fois logique et flexible.

• Organisation hiérarchique : Considérez cela comme l'épine dorsale de votre wiki. Il fournit une structure descendante avec des catégories principales et des sous-catégories. Par exemple, vous pourriez avoir une catégorie principale pour « RH » avec des sous-catégories pour « Intégration », « Avantages sociaux » et « Politiques ». Utilisez la bibliothèque de pages de site pour créer des vues et des filtres qui aident à gérer et à organiser efficacement ces catégories.
• Organisation basée sur le contenu : Cette approche relie des éléments d'information connexes, quelle que soit leur position hiérarchique. Par exemple, vous pouvez lier un document sur le lancement d'un nouveau produit à du matériel de marketing pertinent, à des spécifications techniques et aux commentaires des clients.

2. Utilisez des catégories, des balises et des métadonnées

Les catégories et les balises sont comme des panneaux de signalisation qui guident les utilisateurs vers les bonnes informations. Utilisez-les généreusement pour catégoriser votre contenu et faciliter la recherche et le filtrage. Les métadonnées, telles que l'auteur, la date et le service, peuvent fournir un contexte supplémentaire et aider les utilisateurs à trouver les informations les plus pertinentes.

3. Créez une navigation et des liens clairs

Assurez-vous que votre wiki dispose d'un menu de navigation convivial qui permet aux utilisateurs d'accéder rapidement aux différentes sections. Utilisez des fil d'Ariane pour montrer aux utilisateurs où ils se trouvent dans la hiérarchie, et créez des liens internes pour connecter des documents connexes.

4. Gérer les autorisations et les contrôles d'accès

Toutes les informations de votre wiki ne doivent pas être accessibles à tout le monde. Mettez en œuvre des contrôles d'accès pour vous assurer que les informations sensibles ne sont visibles que par les utilisateurs autorisés. Cela protégera les données confidentielles et garantira que les employés ne voient que les informations pertinentes pour leur rôle.

Slite : La clé d'un wiki d'entreprise réussi

Slite est conçu dès le départ pour résoudre les problèmes qui affligent les wikis traditionnels.

Voici comment il peut transformer votre gestion des connaissances :

• Organisation intuitive : La structure hiérarchique propre de Slite et son système de balisage intuitif facilitent l'organisation des informations d'une manière qui a du sens pour votre équipe. Plus besoin de faire défiler ou de fouiller sans fin dans les dossiers pour trouver ce dont vous avez besoin.
• Recherche et découverte puissantes : Le moteur de recherche robuste de Slite et les suggestions basées sur l'IA aident les utilisateurs à trouver rapidement les informations qu'ils recherchent. Dites adieu aux recherches frustrantes et bonjour aux réponses instantanées.

• Collaboration transparente : Les fonctionnalités d'édition, de commentaire et de @mention en temps réel de Slite favorisent un environnement collaboratif où chacun peut contribuer et partager ses connaissances.
• Boosters d'engagement : L'intégration de médias riches, les modèles et les options de formatage personnalisables de Slite rendent la création et la consommation de contenu agréables. Encouragez l'engagement avec des réactions et des discussions pour garder votre wiki vivant et interactif.
• Intégration à votre flux de travail : Slite s'intègre de manière transparente aux outils populaires tels que Slack, G Suite et GitHub, intégrant votre base de connaissances directement dans votre flux de travail existant.

Conclusion

Un wiki d'entreprise bien conçu est plus qu'une simple collection de documents : c'est un centre de connaissances dynamique qui permet à votre équipe de faire de son mieux. En suivant les stratégies décrites dans ce guide et en tirant parti d'une plateforme comme Slite, vous pouvez créer un wiki qui est non seulement utile, mais aussi agréable à utiliser.

‍