Guía de informe de progreso

Así que estás metido hasta las rodillas en un proyecto y es hora de que todos sepan cómo van las cosas.

Presentamos el informe de progreso: tu billete para mantener al equipo alineado y a las partes interesadas contentas.

La creación de informes de progreso implica describir los desafíos del proyecto y proporcionar información para la planificación futura. La documentación de los obstáculos en un informe de progreso permite a los supervisores supervisar las tareas completadas, investigar los retrasos y ajustar los plazos del proyecto en consecuencia.

Pero, ¿qué entra exactamente en un buen informe de progreso? ¿Y cómo puedes hacer que sea menos una tarea y más una herramienta poderosa?

Eso es lo que vamos a averiguar aquí.

¿Por qué son importantes los informes de progreso?

Los informes de progreso son importantes porque mantienen a todos responsables, al tiempo que dan a tu gerente/jefe visibilidad del progreso en tiempo real del proyecto.

Pero, ¿por qué es importante un "informe" para esto? Aquí hay 3 razones más profundas por las que los informes de progreso mejoran la responsabilidad:

1. Es más probable que estés al tanto de tus tareas cuando sabes que tendrás que informar sobre tu progreso.
2. A las partes interesadas les encanta la transparencia, y los informes de progreso les dan una visión clara de cómo están las cosas.
3. Ayudan a detectar los problemas a tiempo. Al revisar regularmente los informes de progreso, puedes detectar posibles problemas antes de que se conviertan en grandes dolores de cabeza.

Los informes de progreso diarios resumen las tareas diarias realizadas, los desafíos enfrentados y el progreso general hacia objetivos más amplios, fomentando la claridad y la responsabilidad en la gestión de proyectos.

Piensa en tu informe de progreso como un chequeo de salud regular para tu proyecto.

Puede que no sea la parte más emocionante de tu trabajo, pero puede ahorrarte muchos problemas en el futuro.

¿Qué entra en un informe de progreso completo?

Un informe de progreso debe describir tres cosas: tu plan, cómo va su progreso, y si encontraste problemas que requieran asistencia. (Hablamos más sobre la metodología PPP aquí)

El uso de plantillas de informes de progreso puede ayudar a estructurar tus informes y visualizar los datos de forma más eficaz.

Aquí te explicamos cómo escribir todos ellos:

Resumen del "Plan" del proyecto

Comienza con un breve repaso de lo que trata el proyecto. Piensa en ello como el segmento "Anteriormente en..." al comienzo de un programa de televisión. Mantenlo corto y dulce, lo justo para refrescar la memoria de todos.

Progreso

La sección de progreso debe informar al revisor del proyecto sobre lo que ya se ha hecho, lo que sigue y si has encontrado algún bloqueador de ejecución.

Los informes de progreso semanales desempeñan un papel crucial a la hora de facilitar la comunicación entre los gerentes y los miembros del equipo, lo que permite reflexionar sobre los logros y planificar las tareas futuras.

Logros: Es hora de presumir (un poco)

La sobrecomunicación está subestimada. Aquí es donde puedes mostrar lo que has logrado desde el último informe. ¿Has alcanzado un hito importante? ¿Has resuelto un problema complicado? ¿Has conseguido que ese fragmento de código quisquilloso funcione por fin? Enuméralo aquí. Sé específico y cuantifica donde puedas. En lugar de "Se han hecho buenos progresos", prueba con "Se han completado 3 de las 5 funciones principales".

Próximas tareas: ¿Qué sigue?

Ofrece una instantánea de lo que viene en la siguiente fase del proyecto. Esto ayuda a establecer expectativas y demuestra que tienes un plan. Consejo profesional: utiliza la función de lista de verificación de Slite aquí para crear una lista clara y práctica.

Desafíos: Las cosas no tan divertidas

Ningún proyecto es un camino de rosas todo el tiempo. Utiliza esta sección para destacar cualquier obstáculo con el que te hayas topado. Pero no te limites a enumerar los problemas, explica cómo los estás abordando. Esto demuestra que eres proactivo y ayuda a evitar que las partes interesadas entren en pánico.

Recuerda, el objetivo es dar una imagen clara y honesta de cómo están las cosas. No hay necesidad de novelas, mantén cada sección concisa y al grano.

En la siguiente parte, veremos cómo estructurar toda esta información en Slite para que tu informe sea fácil de leer y actualizar.

Estructuración de tu informe de progreso en Slite

Ahora que sabes qué incluir, hablemos de cómo organizarlo todo en Slite. Un informe bien estructurado es más fácil de escribir, leer y actualizar. Aquí te explicamos cómo hacer que Slite funcione para ti:

Es fundamental dirigir los informes al jefe de proyecto, que desempeña un papel clave en la comunicación y la supervisión del proyecto, incluido el visto bueno de los informes y la comprensión de la jerga especializada utilizada por el equipo de construcción.

Utiliza plantillas de informes de progreso o crea una

Lo primero es lo primero: crea una plantilla o utiliza la nuestra. Es gratis y tiene este aspecto:

De esta forma, no empiezas de cero cada vez. En Slite, puedes configurar fácilmente una plantilla con todas las secciones de las que hemos hablado antes. Una vez que la tengas configurada, simplemente duplícala para cada nuevo informe. Boom, la mitad del trabajo ya está hecho.

La jerarquía de encabezados es tu mejor amiga

Utiliza los estilos de encabezado de Slite para crear una estructura clara. Tus secciones principales (Resumen del proyecto, Logros, etc.) pueden ser H2, con subsecciones como H3.

El uso de subtítulos bifurca el contenido temáticamente, lo que conduce a una mejor experiencia de lectura. También es útil porque en Slite, podrás contraer/expandir cualquiera de esas secciones así:

Esto no solo hace que tu informe tenga un aspecto ordenado, sino que también lo hace muy escaneable. Esto es imprescindible para los documentos largos con múltiples partes interesadas. ¿Por qué? Es posible que tu gerente ya esté al tanto de tu progreso y solo esté interesado en comprobar tus bloqueadores. Del mismo modo, es posible que el director de operaciones solo quiera el progreso de alto nivel para ver si todo está bien.

Y si quieres maximizar la legibilidad, añade una tabla de contenido (ToC). Edita el diseño y haz clic en "mostrar tabla de contenido" para obtener una ToC adhesiva y en la que se puede hacer clic que se presenta en la barra lateral derecha.

¿A que es genial?

Utiliza listas generosamente

Para secciones como Logros y Próximas tareas, las listas con viñetas o numeradas son tu mejor amiga. Son fáciles de escanear y actualizar. Además, la función de casilla de verificación de Slite es perfecta para realizar un seguimiento del progreso de las próximas tareas.

Tablas para ganar

Cuando se trata de métricas clave, nada supera a una buena tabla. La función de tabla de Slite te permite crear presentaciones de datos limpias y fáciles de leer. Incluso puedes codificar con colores las celdas para resaltar la información importante.

Incrusta enlaces para todos los archivos de trabajo

¿Tienes una hoja de cálculo detallada o un panel de proyecto que quieres incluir? Utiliza la función de incrustación de Slite para incorporarlo directamente a tu informe. Para obtener información menos importante, puedes utilizar enlaces para mantener tu informe limpio y, al mismo tiempo, proporcionar acceso a detalles adicionales.

Mantenlo consistente

Sea cual sea la estructura que elijas, cíñete a ella. La coherencia de un informe a otro facilita que todos encuentren la información que necesitan rápidamente.

¿Con qué frecuencia debes informar?

Así que ya tienes la estructura de tu informe bien definida. Pero, ¿con qué frecuencia debes enviar estas actualizaciones? Bueno, depende. (¿No te encanta esa respuesta?)

Un informe mensual proporciona una instantánea completa de los logros y las áreas que necesitan mejoras, ofreciendo datos críticos y una visión general amplia del progreso del proyecto. Además, los informes de progreso trimestrales desempeñan un papel crucial en la revisión y evaluación de los logros y los contratiempos durante un período de tres meses, garantizando que se cumplan los indicadores clave de rendimiento y los objetivos.

Vamos a desglosarlo:

Los factores del "Depende"

1. Duración del proyecto: Un sprint de dos semanas podría necesitar actualizaciones diarias. ¿Un proyecto de un año? Probablemente no.
2. Preferencias de las partes interesadas: Algunas personas quieren saber cada pequeño detalle. Otros solo quieren los aspectos más destacados.
3. Fase del proyecto: Podrías informar con más frecuencia durante las fases críticas y menos durante los períodos más lentos.
4. Tamaño del equipo: Los equipos más grandes podrían necesitar revisiones más frecuentes para mantenerse alineados.

Basándote en los factores, elige una de las 4 frecuencias de informe de progreso más comunes.

Encuentra tu ritmo

1. Diario: Para proyectos cortos e intensos o durante fases críticas. Mantenlos ultracortos.
2. Semanal: Un buen valor predeterminado para la mayoría de los proyectos. Suficiente para mantener a todos informados sin abrumarlos.
3. Quincenal: Funciona bien para proyectos más largos con un ritmo constante.
4. Mensual: Para proyectos extensos o resúmenes de alto nivel.

Toma una decisión y comprométete con uno de estos plazos, y comunícalo a todas las partes interesadas del proyecto.

La Zona Ricitos de Oro

Tu objetivo es ese punto óptimo en el que mantienes a todos informados sin pasar todo el tiempo escribiendo informes. Si recibes muchas preguntas del tipo "¿Cuál es el estado de X?" entre informes, es posible que debas aumentar la frecuencia. Si tus informes son recibidos con silencio, es posible que te estés excediendo.

Consistencia sobre frecuencia

Cualquiera que sea la frecuencia que elijas, cíñete a ella. Las actualizaciones periódicas crean un ritmo en el que tu equipo y las partes interesadas pueden confiar. Utiliza la función de recordatorio de Slite para que te avise cuando sea el momento de redactar el informe.

Actualizaciones rápidas vs. Informes detallados

Considera una combinación de actualizaciones rápidas e informales (piensa en viñetas en un documento de Slite) e informes formales más detallados. Esto te da lo mejor de ambos mundos: comunicación frecuente sin fatiga de informes.

Recuerda, el objetivo es mantener la información fluyendo sin atascar el proyecto. Encuentra un ritmo que funcione para ti, tu equipo y tus partes interesadas.

Mejores prácticas para escribir un informe de progreso

Cerraremos esta guía con algunas de las mejores prácticas para crear tus informes de progreso e introducirlos en el flujo de trabajo de tu equipo.

Ya sea que estés elaborando un informe de progreso empresarial, un informe de progreso de investigación o cualquier otro, aquí tienes 13 consejos para ayudar a que realmente destaque:

5.12 Destaca la importancia del informe final para proporcionar información detallada al equipo y al liderazgo al final de un proyecto. Este documento clave resume los logros de un proyecto y el progreso general durante un período determinado, asegurando que todos estén al tanto de los logros y las lecciones aprendidas.

1. Utiliza datos

Siempre que puedas, utiliza datos para mostrar el progreso o la falta de él. Piensa en formas de generar datos con las herramientas de informes de progreso que tienes y muestra los datos de forma clara; intenta siempre mostrar el movimiento hacia el objetivo mayor.

2. Utiliza ayudas visuales si es necesario

No tengas miedo de apoyar la presentación de tu informe con elementos visuales. No tiene sentido desperdiciar párrafos de texto explicando una situación cuando puedes explicarla con una captura de pantalla. Escribir un informe de progreso no se trata simplemente de transmitir información, sino también de involucrar al lector para que absorba tu progreso con un proyecto. Si hay algún obstáculo, tus ayudas visuales facilitan su identificación.

3. Sé transparente

La transparencia es invaluable si quieres que tu estructura de informes sea productiva y contribuya positivamente a avanzar. Destaca al personal que los informes de progreso requieren transparencia. Nadie necesita esconderse detrás de pelusas o tratar de optimizar el estado de un informe por temor a verse mal. Aborda cada proyecto tal como es. No hay necesidad de piezas de relleno o información innecesaria. Si tu informe es demasiado corto y no hay suficientes detalles para crear un documento de informe de progreso sólido, puedes solicitar una extensión o simplemente entregar tu documento tal como está. Siempre y cuando seas honesto y escribas apropiadamente, habrás hecho tu trabajo con éxito.

4. Asegúrate de que todo esté fechado

Fechas de vencimiento, fechas de informes, entregas de tareas, todo. Anteriormente en este artículo, mencionamos cómo estos informes de progreso del proyecto serían la columna vertebral de la investigación para cualquier proyecto similar en el futuro de la empresa. Si fechas todo, alguien puede sumergirse en los sistemas para extraer las métricas que pueda necesitar de las fechas correctas y comprender mejor las herramientas y el talento que tenía la empresa en ese momento en particular.

5. Incluye los objetivos de la empresa y del departamento

Si tus informes de progreso son para uso interdepartamental, entonces es útil compartir los objetivos que tú personalmente, o tu departamento, están persiguiendo. Verifica dos veces lo que puedes y no puedes compartir con recursos humanos si alguna vez no estás seguro. Al hacerlo, le darás al lector una mayor comprensión de tu lógica y acciones.

6. Discute los problemas y el progreso

Cada informe es una plataforma para discutir problemas y progreso. Al escribir informes de progreso, inicia conversaciones a través del contenido que proporcionas y haz cualquier pregunta que te gustaría que el lector respondiera. Escribe en un tono cordial, formal y neutral.

Consejo: Tu lector está ahí para ayudarte, sin importar el rol que tenga dentro de la empresa; te sorprenderán las ideas innovadoras que puedes obtener de otros departamentos. 💡

7. Compártelo sabiamente

Piensa sabiamente sobre quién necesita ver este documento, especialmente los comentarios especiales del informe de progreso incluidos por un supervisor de alto nivel. ¿Es más que la gerencia? Tal vez otros departamentos o incluso partes interesadas externas, como agencias de financiamiento, se beneficiarán al leer este informe. Intenta identificar a aquellos que necesitan el informe antes de escribirlo y luego compártelo para que todos tengan fácil acceso.

8. Estructura el almacenamiento

Puedes almacenar informes, no hay problema. Sin embargo, piensa en la arquitectura alrededor de tu sistema de almacenamiento de informes. Intenta construir un mapa para guiar a las personas a través de los informes y cómo están almacenados. Quieres que la gente encuentre un informe rápidamente.

Averigua lo que alguien necesita buscar informe de proyecto progreso en cualquier momento, o el camino que necesitan seguir. Este proceso ahorrará mucho tiempo en el futuro y permitirá a los empleados utilizar los informes en cualquier momento, no solo cuando se entregan por primera vez. ¡Eso es todo!

9. Agrega un llamado a la acción

Esta es una gran oportunidad para obtener ayuda instantánea para el lector o tus superiores. Los llamados a la acción son útiles cuando hay incertidumbres, confusiones o problemas con el proyecto. Estos podrían incluir la diferenciación de tareas, hitos poco claros o escasez de fondos. Un llamado a la acción podría ser pedirle al superior que proporcione una aclaración o algún comentario en un correo electrónico o un canal de comunicación. También podrías solicitar una revisión del presupuesto o cualquier otra cosa que tu equipo pueda necesitar para llevar a cabo la finalización exitosa del proyecto. Ten en cuenta que al escribir un informe de progreso, aún debes limitar el uso de CTA a necesidades extremas.

10. Consigue que todos participen

Siempre consulta a los miembros de tu equipo cuando trabajes en informes de progreso. Si eres el líder del equipo, puedes invitar a todos a participar y presentar informes informales de su progreso personal con los hitos en el proyecto. Si eres un miembro del equipo asignado al rol de redacción de informes de progreso, podrías comunicarte con todos individualmente para obtener su opinión.

Una de las mejores maneras de escribir un informe de progreso sólido es incluir las descripciones generales personales de los miembros del equipo que impulsan el proyecto. Esto puede no ser exactamente posible con los programas de informes de progreso frecuentes, como los diarios y semanales, pero con plazos más largos, los miembros del equipo son invaluables para el proceso.

11. Abandona la voz pasiva

Seamos honestos, muchos de tus superiores no tienen tiempo para leer todos los informes que les llegan. Usar mucha voz pasiva al escribir un informe de progreso reduce la legibilidad y la mayoría de las veces, el lector no se involucrará con el contenido.

En lugar de escribir: "Nuestro gerente nos instruyó para reiniciar el hito..."

Puedes escribir: "Nuestro gerente nos instruyó para reiniciar el hito..."

Si tienes problemas para reformular una de las oraciones,

1. Selecciona la oración
2. Haz clic en 'Mejorar' en la barra de herramientas de formato
3. Selecciona 'Simplificar el lenguaje' y ¡Eureka!

12. Mantén la longitud óptima

Una línea difícil de caminar.

Si tu informe de progreso es anormalmente corto, nadie te tomará en serio. Si es demasiado largo, puedes estar seguro de que tus gerentes no lo leerán.

Será realmente doloroso pasar tanto tiempo trabajando en un informe de progreso extenso y detallado solo para que lo hojeen y lo desechen; además, simplemente no es eficiente.

Es importante mantener la longitud de tu informe razonable. Si puedes encajar todo lo que tienes que informar en una página, hazlo. Esto también depende de la frecuencia del informe. Si es un informe de progreso diario, mantenlo tan corto como media página. Un informe de progreso semanal puede ser más largo, los informes trimestrales pueden ser un par de páginas, mientras que el informe anual es el único en el que tiene sentido tener varias páginas en el documento.

Como regla general, al comienzo de cada informe, considera agregar una sección de 'Resumen'.

13. Siempre edita y corrige

Obviamente. Es importante mantener excelentes estándares de escritura para comunicarse de manera eficiente e impresionar a tus lectores. Nadie disfrutará leyendo un informe con errores gramaticales y tipográficos.

Siempre lee tu informe al menos dos veces o simplemente usa la opción "Corregir gramática y ortografía" de Slite. Slite corregirá todos los errores tipográficos de tu contenido.

Disfruta de los informes de progreso con Slite

Slite no es solo cualquier documentación del proyecto herramienta regular, es una plataforma de colaboración repleta de funciones.

Slite tiene toneladas de plantillas predesarrolladas increíbles para todas las actividades de gestión de proyectos. Nuestra plantilla para la redacción de informes de progreso sin duda eliminará el tedio y el aburrimiento innecesario de la actualización de estados con cualquier frecuencia. Está disponible para descarga gratuita cuando te registras en nuestra aplicación, y deberías disfrutar de las nuevas y útiles funciones de nuestras plantillas.

A continuación, se muestran algunas de las cosas más increíbles que te encantarán de Slite:

1. Colecciones de documentos

Organizar documentos puede convertirse fácilmente en un desastre. Slite tiene una función de colección de documentos súper dulce, apilándolos en listas bien organizadas con códigos de colores y sin espacio para el molesto desorden de la barra lateral. Proporcionamos una función fácil de filtrar y ordenar, funciones rápidas de ciclo e incrustación, y puedes hacer referencia a tus documentos en cualquier lugar dentro de la aplicación.

¡También puedes organizar en tipos de columnas y elegir diferentes vistas para cada equipo! El documento es una función realmente útil al escribir un informe de progreso. Todos los documentos relevantes para el proyecto actual se pueden ordenar y referenciar fácilmente en tu informe.

2. Una gama de herramientas de colaboración súper útiles

Esta es la razón por la que Slite es un soplo de aire fresco absoluto. Slite tiene una amplia gama de funciones súper útiles y herramientas adicionales para facilitar la colaboración de tu equipo:

• Herramientas de comunicación
• Reacciones rápidas
• Incrustaciones de documentos para informes de progreso
• Formato de texto enriquecido
• Función de citar y responder

3. Amplia gama de integración

La integración de aplicaciones externas de Slite te permite importar directamente documentos de aplicaciones como G-docs o Evernote. No hay problemas para cambiar entre documentos. Las integraciones de Slite también admiten aplicaciones como Slack, Google Drive, Miro, Pitch, Github y aplicaciones de redes sociales.

Si los detalles que necesitas para escribir tu informe de progreso se almacenan en otra aplicación, Slite facilita la recuperación y es sencilla.

Gestiona los informes de progreso con Slite

Si estás buscando incorporar un informe de progreso en el horario de trabajo de tu equipo, entonces ya hemos hecho el trabajo pesado por ti. Utiliza la plantilla de informe de progreso gratuita de Slite y construye sobre ella. Con suerte, te alejarás de esta guía totalmente equipado para presentar informes de progreso a tu negocio y comenzar a beneficiarte de este fantástico proceso, continuando haciendo que sucedan grandes cosas.

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