Comment rédiger un document d'exigences commerciales (DEC)

En 2008, Lowe's, le grand détaillant de rénovation domiciliaire, a lancé un projet informatique de 1,4 milliard de dollars pour moderniser sa chaîne d'approvisionnement. Trois ans plus tard, ils ont abandonné le projet, citant une « collecte inadéquate des exigences » comme principale raison de l'échec. Cette erreur coûteuse montre pourquoi des exigences commerciales claires et détaillées sont cruciales.

Un document d'exigences commerciales (DEC) aide à prévenir de telles erreurs coûteuses. C'est un outil clé pour le succès du projet, aidant les équipes à comprendre les objectifs, à aligner les attentes et à planifier efficacement. L'utilisation d'un modèle de document d'exigences commerciales peut en outre rationaliser le processus en fournissant des conseils structurés et en décrivant les sections clés, ce qui facilite la création de DEC complets.

Beaucoup ont du mal à créer des DEC utiles. Ils finissent souvent par être trop vagues, trop complexes ou simplement ignorés. Si vous avez rencontré ce problème, vous n'êtes pas seul.

Ce guide vise à vous aider à améliorer vos compétences en rédaction de DEC. Nous aborderons les bases et partagerons des conseils pratiques pour rendre vos DEC plus efficaces. Bien que nous ne puissions pas garantir la perfection, ces idées devraient vous aider à créer des documents plus clairs et plus utiles.

Commençons par quelques conseils pratiques pour de meilleurs DEC.

Qu'est-ce qu'un DEC ?

Un document d'exigences commerciales (DEC) est le fondement de tout projet commercial majeur. Un document d'exigences commerciales décrit les besoins commerciaux de haut niveau, les attentes des utilisateurs et sert d'outil de guidage pour les parties prenantes afin de garantir l'alignement du projet avec les objectifs commerciaux globaux.

Un DEC est essentiellement l'analyse de rentabilisation de votre projet, rédigée dans un langage clair que les dirigeants et les membres de l'équipe peuvent comprendre. Il couvre les objectifs de haut niveau, les attentes et les besoins commerciaux sans entrer dans les détails techniques.

Pourquoi les DEC sont importants

Un bon DEC aide de 4 façons. Il :

1. Aligne les parties prenantes
2. Prévient les malentendus
3. Guide la prise de décision tout au long du projet
4. Aide à obtenir l'adhésion et les ressources de la direction

La définition claire des objectifs commerciaux dans le cadre de la documentation du projet est cruciale. Cela permet d'aligner les parties prenantes du projet et d'articuler les résultats stratégiques attendus des projets, soulignant la nécessité de lier les objectifs aux objectifs et exigences commerciaux plus larges.

Sans DEC, vous risquez un dépassement de périmètre, des attentes mal alignées et un gaspillage de ressources.

Quand utiliser un DEC

Créez votre DEC tôt dans le cycle de vie du projet - après l'approbation initiale, mais avant la planification détaillée ou les spécifications techniques. Cela garantit que tout le monde comprend ce qui doit être fait avant de décider comment le faire.

Une analyse commerciale efficace est cruciale à ce stade pour identifier et documenter les exigences, garantissant une compréhension claire des besoins du client et des résultats positifs du projet.

N'oubliez pas : bien que complet, votre DEC ne doit pas être statique. Examinez et mettez-le à jour au fur et à mesure que votre projet évolue pour qu'il reste pertinent et utile.

Ensuite, nous explorerons les éléments clés d'un document d'exigences commerciales efficace. Ces éléments vous aideront à créer un DEC qui informe et guide votre équipe tout au long du projet.

Personnes impliquées dans la création d'un DEC

La création d'un document d'exigences commerciales (DEC) est un effort d'équipe qui rassemble diverses parties prenantes, chacune apportant son expertise pour garantir que le document est complet et précis. Voici un aperçu des principaux acteurs impliqués :

• Analystes commerciaux : Ces professionnels sont au cœur de la documentation des exigences commerciales. Ils interagissent avec les parties prenantes par le biais d'entretiens, d'enquêtes et d'ateliers pour recueillir des informations détaillées. Leur rôle est crucial pour traduire les besoins commerciaux en exigences claires et réalisables.
• Chefs de projet : Ils supervisent l'ensemble du projet, en veillant à ce que le DEC soit aligné sur les objectifs et la portée du projet. Les chefs de projet assurent la coordination entre les différentes équipes et veillent à ce que le projet reste sur la bonne voie.
• Parties prenantes : Ce sont les personnes ou les groupes qui ont un intérêt direct dans les résultats du projet. Leur contribution et leurs commentaires sont essentiels pour garantir que le DEC répond à leurs besoins et à leurs attentes.
• Experts en la matière (SME) : Les SME fournissent des connaissances spécialisées sur des aspects spécifiques du projet, tels que les exigences techniques ou fonctionnelles. Leurs connaissances aident à façonner un DEC plus détaillé et plus précis.
• Promoteurs de projet : Généralement des cadres supérieurs, les promoteurs de projet fournissent une orientation et un soutien stratégiques. Ils veillent à ce que le projet soit aligné sur les objectifs généraux de l'organisation, et leur adhésion est essentielle pour obtenir des ressources et un soutien.

En impliquant ces acteurs clés, vous pouvez créer un DEC qui est complet, précis et aligné sur vos objectifs commerciaux.

Sept composantes d'un DEC

Un bon document d'exigences commerciales (DEC) raconte une histoire claire et convaincante de l'objectif et du potentiel de votre projet. Voici les éléments essentiels :

1. Résumé : Un bref aperçu qui transmet rapidement l'essence de votre projet.
2. Objectifs du projet : Des objectifs spécifiques et mesurables liés à la valeur commerciale.
3. Portée du projet : Définissez ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas pour éviter le dépassement de périmètre.
4. Exigences commerciales : Les besoins spécifiques que votre projet doit satisfaire pour réussir. Il est essentiel de faire la distinction entre les exigences commerciales et les exigences fonctionnelles, car les exigences commerciales définissent les objectifs généraux et les motivations d'un projet, tandis que les exigences fonctionnelles détaillent les fonctions spécifiques nécessaires pour atteindre ces objectifs.
5. Principales parties prenantes : Les personnes qui ont un intérêt direct dans les résultats de votre projet.
6. Contraintes du projet : Les limitations de budget, de temps, de ressources ou de technologie.
7. Analyse coûts-avantages : Les coûts prévus par rapport aux avantages anticipés.

Ces éléments répondent à des questions clés : *Que faisons-nous ?*Pourquoi ? Qui est impliqué ? De quoi avons-nous besoin pour réussir ?

Votre DEC est plus qu'un simple document. C'est un outil pour aligner votre équipe, obtenir des ressources et préparer votre projet au succès. Ensuite, nous explorerons chaque élément en détail, en vous montrant comment les élaborer efficacement.

Rédiger un DEC : Un guide

Voici une ventilation des sections clés d'un document d'exigences commerciales (DEC) et de ce qu'il faut inclure dans chacune d'elles :

Un document d'exigences commerciales (DEC) est essentiel pour garantir que toutes les parties prenantes ont une compréhension claire des objectifs, des exigences et de la portée du projet, ce qui contribue en fin de compte à la réussite de l'exécution du projet.

Résumé

Rédigez un bref aperçu qui :

1. Indique l'objectif principal du projet
2. Résume les principaux avantages
3. Se limite à une page ou moins
4. Utilise un langage clair et sans jargon

Exemple

"Le projet Phoenix mettra en œuvre un chatbot d'IA pour le service client, dans le but de réduire les temps de réponse, d'améliorer les scores de satisfaction et de réduire les coûts de support."

Objectifs du projet

Énumérez 3 à 5 objectifs spécifiques et mesurables :

1. Liez chacun à un objectif commercial
2. Rendez-les spécifiques et mesurables
3. Incluez un calendrier

Exemples

• Augmenter la conversion des ventes en ligne de 2 % à 3 % d'ici le quatrième trimestre 2024
• Réduire le taux de désabonnement des clients de 5 % à 3 % dans les 12 mois suivant le lancement
• Atteindre une disponibilité de 98 % pour la nouvelle plateforme au cours du premier mois

Portée du projet

Indiquez clairement :

1. Ce qui est inclus dans le projet
2. Ce qui n'est pas inclus
3. Toutes les phases du projet, le cas échéant

Exemple

"Le projet comprend :

• Développement d'un chatbot d'IA
• Intégration du système CRM
• Formation du personnel

N'inclut pas :

• Refonte du portail de service client
• Intégration d'une application de messagerie tierce"

Exigences commerciales

Énumérez les principaux besoins auxquels le projet doit répondre :

1. Concentrez-vous sur ce qui doit être fait, pas sur la façon de le faire
2. Soyez clair et précis
3. Priorisez les exigences

Il est important de faire la distinction entre les exigences fonctionnelles et les exigences non fonctionnelles. Alors que les exigences fonctionnelles se concentrent sur les fonctionnalités essentielles du système, les exigences non fonctionnelles concernent les attributs de qualité et les facteurs d'utilisabilité qui améliorent l'expérience utilisateur.

Exemples

• Réduire le temps de réponse moyen à moins de 5 minutes
• Le chatbot doit traiter 80 % des requêtes courantes sans intervention humaine
• S'intégrer à la base de données clients existante pour des réponses personnalisées

Principales parties prenantes

Énumérer les parties concernées :

1. Indiquer leurs rôles
2. Noter leur niveau d'implication
3. Mentionner l'impact du projet sur eux

Les parties prenantes du projet jouent un rôle crucial dans diverses phases de la documentation et de l'exécution du projet. Leur implication est essentielle pour garantir la confidentialité des données, l'alignement sur les objectifs commerciaux, la validation des documents et la définition de la portée du projet.

Exemples

• Sarah Johnson, VP de l'expérience client : Sponsor du projet, supervise les ICP du service client
• Mark Lee, directeur informatique : Gère la mise en œuvre technique, alloue les ressources informatiques

Contraintes du projet

Énumérer les limitations connues :

1. Budget
2. Chronologie
3. Ressources
4. Technologie

Exemples

• Budget : 500 000 $ pour l'exercice 2024
• Chronologie : Lancement d'ici le troisième trimestre 2024
• Ressources : Équipe informatique actuelle à pleine capacité
• Technologie : Doit être compatible avec la base de données Oracle existante

Analyse coûts-avantages

Fournir une ventilation de base :

1. Énumérer les principaux coûts
2. Estimer les principaux avantages
3. Inclure les avantages non financiers

Exemple

• Coûts : un peu de texte
  • Développement : 400 000 $
  • Maintenance annuelle : 50 000 $
• Avantages : un peu de texte
  • Économies annuelles estimées sur les coûts de support : 2 M$
  • Augmentation prévue des ventes : 1,5 M$/an
  • Amélioration attendue de la satisfaction client

N'oubliez pas qu'un BRD est un document de travail. Vous devrez peut-être le réviser à mesure que les détails du projet deviendront plus clairs.

Conseils pour rédiger votre BRD

Maintenant que nous avons abordé les principales sections d'un BRD, j'aimerais partager quelques conseils pratiques basés sur mon expérience. Voici ce que j'ai trouvé utile :

1. Faites simple. Vous écrivez pour diverses parties prenantes, dont certaines ne connaissent pas le jargon technique. Utilisez un langage clair dans la mesure du possible.
2. Soyez précis. Des exigences vagues entraînent des malentendus. Si vous vous surprenez à utiliser des mots comme « améliorer » ou « optimiser », demandez -vous si vous pouvez quantifier cette amélioration.
3. Collaborez. N'écrivez pas votre BRD de manière isolée. Parlez aux parties prenantes, aux membres de l'équipe et aux utilisateurs finaux. Leur contribution est précieuse et vous aidera à éviter les oublis. L'utilisation du Business Analysis Body of Knowledge (BABOK) peut être cruciale pour recueillir et catégoriser efficacement les besoins de l'entreprise, des parties prenantes et des produits.
4. Utilisez des visuels. Si une image vaut mille mots, un bon diagramme ou graphique peut vous éviter beaucoup d'écriture. Envisagez d'utiliser des organigrammes, des cartes mentales ou même des tableaux simples pour illustrer des idées complexes.
5. Définissez les priorités. Toutes les exigences ne sont pas aussi importantes. Indiquez clairement celles qui sont indispensables et celles qui sont souhaitables. Cela facilitera la prise de décision ultérieure dans le projet.
6. Vérifiez et révisez. Votre première version ne sera pas parfaite, et ce n'est pas grave. Partagez-la avec les principales parties prenantes et soyez ouvert aux commentaires. Un BRD est un document évolutif qui peut et doit évoluer.
7. Pensez à long terme. Tout en vous concentrant sur les besoins immédiats, réfléchissez également à la manière dont ce projet s'inscrit dans la stratégie à long terme de votre organisation. Cela peut aider à justifier le projet et à orienter les décisions futures. Assurez-vous qu'il est lié aux OKR de votre entreprise.

Rôle des analystes commerciaux

Les analystes commerciaux (BA) jouent un rôle essentiel dans la création d'un document d'exigences commerciales (BRD). Leurs responsabilités vont au-delà de la simple documentation ; ils veillent à ce que les exigences commerciales du projet soient parfaitement comprises et clairement formulées. Voici comment ils contribuent :

• Collecte et documentation des exigences : Les BA utilisent diverses techniques telles que des entretiens avec les parties prenantes, des enquêtes et des ateliers pour recueillir les exigences commerciales. Ils documentent ces exigences de manière claire et structurée, en veillant à ce qu'elles soient compréhensibles pour toutes les parties prenantes.
• Analyse et hiérarchisation des exigences : Une fois recueillies, les BA analysent les exigences pour s'assurer qu'elles sont conformes aux objectifs et à la portée du projet. Ils hiérarchisent ces exigences en fonction de leur importance et de leur impact sur le projet.
• Développement et maintenance du BRD : Les BA sont responsables de la création du BRD et de sa mise à jour tout au long du cycle de vie du projet. Ils examinent et révisent régulièrement le document au fur et à mesure que de nouvelles informations sont disponibles.
• Collaboration avec les parties prenantes : Les BA travaillent en étroite collaboration avec les parties prenantes pour s'assurer que leurs besoins et leurs attentes sont satisfaits. Ils facilitent la communication entre les parties prenantes et l'équipe de projet, en veillant à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
• Fournir des conseils et un soutien : Les BA soutiennent l'équipe de projet en clarifiant les exigences commerciales et en s'assurant que l'équipe comprend les objectifs du projet. Ils aident à traduire les besoins de l'entreprise en spécifications techniques, en comblant le fossé entre l'entreprise et la technologie.

En substance, les analystes commerciaux veillent à ce que le BRD reflète fidèlement les besoins de l'entreprise et à ce que le projet apporte de la valeur à l'organisation.

Comment le BRD s'intègre à vos documents existants

Votre document d'exigences commerciales (BRD) n'est qu'un élément du puzzle de la documentation du projet. Le développement de logiciels joue un rôle crucial dans l'exécution du projet et la gestion de la documentation, en veillant à ce que des exigences bien définies soient satisfaites tout au long du cycle de vie du développement logiciel. Permettez-moi de vous expliquer comment il se rapporte à d'autres documents importants que vous pourriez rencontrer :

Document d'exigences fonctionnelles (FRD)

Alors que votre BRD décrit ce que vous voulez réaliser, le FRD détaille comment vous allez le faire. C'est l'itération plus technique du BRD. Par exemple :

• BRD : « Nous devons réduire le temps de réponse aux clients à moins de 5 minutes. »
• Les documents d'exigences commerciales sont essentiels pour gérer et rationaliser les projets à fort impact, en particulier dans le secteur de la technologie.
• FRD : « Le système utilisera l'IA pour catégoriser et répondre automatiquement aux requêtes courantes en moins de 30 secondes. »

Exigences des utilisateurs et des produits

Ces documents se concentrent sur des aspects spécifiques :

• Les exigences des utilisateurs se concentrent sur ce dont vos utilisateurs finaux ont besoin.
• Les exigences du produit décrivent les fonctionnalités spécifiques que votre produit doit avoir.
• Les deux doivent s'aligner sur les objectifs de votre BRD.

Choisir les bons documents

Vous n'avez pas toujours besoin de tous ces documents. Voici un guide simple :

Pour un petit projet, un BRD peut suffire.

Pour un projet technique complexe, vous aurez probablement besoin d'un BRD et d'un FRD.

Pour le développement de nouveaux produits, envisagez d'utiliser les quatre types.

Mon conseil ?

Ne créez pas de documents juste pour le plaisir. Utilisez uniquement ce dont vous avez besoin pour communiquer clairement les objectifs et les exigences de votre projet. Et n'oubliez pas que ces documents doivent fonctionner ensemble, et non se contredire.

Lorsque vous rédigez ces documents, collaborez avec votre équipe. Obtenir l'avis de différents points de vue vous aidera à créer une documentation plus complète et plus précise.

En fin de compte, une bonne documentation est une question de communication claire, et non de suivi d'un modèle rigide. Utilisez ces documents comme des outils pour aider votre équipe à comprendre et à atteindre les objectifs de votre projet.

Faire travailler votre BRD plus fort

Alors, vous maîtrisez les bases de votre BRD. Beau travail ! Maintenant, parlons de la façon de faire briller ce document.

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Que vous soyez un novice en matière de BRD ou un professionnel chevronné, de bons outils peuvent vous aider à créer des documents plus clairs et plus efficaces. Et cela signifie des projets plus fluides et des équipes plus heureuses. Inscrivez-vous à Slite dès aujourd'hui. Essayez-nous !