Guide du rapport d'avancement

Alors, vous êtes plongé jusqu'aux genoux dans un projet et il est temps de faire savoir à tout le monde comment les choses se passent.

Voici le rapport d'avancement - votre ticket pour maintenir l'équipe alignée et les parties prenantes satisfaites.

La création de rapports d'avancement implique de souligner les défis du projet et de fournir des informations pour la planification future. La documentation des obstacles dans un rapport d'avancement permet aux superviseurs de surveiller les tâches accomplies, d'enquêter sur les retards et d'ajuster les échéanciers du projet en conséquence.

Mais qu'est-ce qui entre exactement dans un bon rapport d'avancement ? Et comment pouvez-vous faire en sorte que ce soit moins une corvée et plus un outil puissant ?

C'est ce que nous allons découvrir ici.

Pourquoi les rapports d'avancement sont-ils importants ?

Les rapports d'avancement sont importants car ils permettent à chacun de rendre des comptes, tout en donnant à votre responsable une visibilité sur l'avancement en temps réel du projet.

Mais pourquoi un « rapport » est-il important pour cela ? Voici 3 raisons plus profondes pour lesquelles les rapports d'avancement améliorent la responsabilisation :

1. Vous êtes plus susceptible de rester au fait de vos tâches lorsque vous savez que vous devrez rendre compte de vos progrès.
2. Les parties prenantes adorent la transparence, et les rapports d'avancement leur donnent une vision claire de la situation.
3. Ils aident à détecter les problèmes tôt. En examinant régulièrement les rapports d'avancement, vous pouvez repérer les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des maux de tête majeurs.

Les rapports d'avancement quotidiens résument les tâches quotidiennes accomplies, les défis rencontrés et l'avancement global vers des objectifs plus larges, favorisant ainsi la clarté et la responsabilisation dans la gestion de projet.

Considérez votre rapport d'avancement comme un bilan de santé régulier pour votre projet.

Ce n'est peut-être pas la partie la plus excitante de votre travail, mais cela peut vous éviter bien des ennuis par la suite.

Qu'est-ce qui entre dans un rapport d'avancement complet ?

Un rapport d'avancement doit décrire trois choses : votre plan, comment son avancement se déroule, et si vous avez trouvé des problèmes qui nécessitent de l'aide. (Nous parlons plus en détail de la méthodologie PPP ici)

L'utilisation de modèles de rapports d'avancement peut aider à structurer vos rapports et à visualiser les données plus efficacement.

Voici comment les rédiger tous :

Aperçu du « Plan » du projet

Commencez par un bref rappel de ce qu'est le projet. Considérez cela comme le segment « Précédemment dans... » au début d'une émission de télévision. Faites court et précis - juste assez pour rafraîchir la mémoire de tout le monde.

Avancement

La section Avancement doit informer le réviseur du projet de ce qui a déjà été fait, de ce qui suit et si vous avez rencontré des bloqueurs d'exécution.

Les rapports d'avancement hebdomadaires jouent un rôle crucial en facilitant la communication entre les gestionnaires et les membres de l'équipe, permettant une réflexion sur les réalisations et la planification des tâches futures.

Réalisations : Le moment de se vanter (un peu)

La surcommunication est sous-estimée. C'est ici que vous pouvez montrer ce que vous avez accompli depuis le dernier rapport. Avez-vous atteint un jalon important ? Résolu un problème délicat ? Fait en sorte que ce bout de code capricieux fonctionne enfin ? Énumérez-le ici. Soyez précis et quantifiez lorsque vous le pouvez. Au lieu de « Fait de bons progrès », essayez « Terminé 3 des 5 fonctionnalités principales ».

Tâches à venir : Quoi de neuf

Donnez un aperçu de ce qui s'en vient dans la prochaine phase du projet. Cela aide à définir les attentes et montre que vous avez un plan. Conseil de pro : utilisez la fonction de liste de contrôle de Slite ici pour créer une liste claire et exploitable.

Défis : Les choses pas si amusantes

Aucun projet ne se déroule sans heurts tout le temps. Utilisez cette section pour mettre en évidence les obstacles que vous avez rencontrés. Mais ne vous contentez pas d'énumérer les problèmes - expliquez comment vous les abordez. Cela montre que vous êtes proactif et aide à empêcher les parties prenantes de paniquer.

N'oubliez pas que l'objectif est de donner une image claire et honnête de la situation. Pas besoin de romans - gardez chaque section concise et précise.

Dans la prochaine partie, nous verrons comment structurer toutes ces informations dans Slite pour rendre votre rapport facile à lire et à mettre à jour.

Structurer votre rapport d'avancement dans Slite

Maintenant que vous savez quoi inclure, parlons de la façon de tout présenter dans Slite. Un rapport bien structuré est plus facile à écrire, à lire et à mettre à jour. Voici comment faire fonctionner Slite pour vous :

Il est essentiel d'adresser vos rapports au chef de projet, qui joue un rôle clé dans la communication et la supervision du projet, notamment en approuvant les rapports et en comprenant le jargon spécialisé utilisé par l'équipe de construction.

Utiliser des modèles de rapports d'avancement, ou en créer un

Tout d'abord : créez un modèle ou utilisez le nôtre. C'est gratuit et ça ressemble à ça :

De cette façon, vous ne partez pas de zéro à chaque fois. Dans Slite, vous pouvez facilement configurer un modèle avec toutes les sections dont nous avons parlé plus tôt. Une fois que vous l'avez configuré, dupliquez-le simplement pour chaque nouveau rapport. Boom - la moitié du travail est déjà faite.

La hiérarchie des titres est votre meilleure amie

Utilisez les styles de titres de Slite pour créer une structure claire. Vos sections principales (Aperçu du projet, Réalisations, etc.) peuvent être des H2, avec des sous-sections en tant que H3.

L'utilisation de sous-titres bifurque le contenu thématiquement, ce qui améliore l'expérience de lecture. C'est également pratique car dans Slite, vous pourrez réduire/développer l'une ou l'autre de ces sections comme ceci :

Cela rend non seulement votre rapport soigné, mais le rend également très numérisable. C'est un must pour les longs documents avec de multiples parties prenantes. Pourquoi ? Votre responsable est peut-être déjà au courant de vos progrès et ne souhaite que vérifier vos bloqueurs. De même, le directeur de l'exploitation pourrait simplement vouloir l'avancement de haut niveau pour voir si tout va bien.

Et si vous voulez maximiser la lisibilité, ajoutez une table des matières (ToC). Modifiez la mise en page et cliquez sur « afficher la table des matières » pour obtenir une ToC collante et cliquable présentée dans la barre latérale droite.

Sympa, non ?

Utiliser des listes généreusement

Pour les sections comme Réalisations et Tâches à venir, les listes à puces ou numérotées sont vos meilleures amies. Elles sont faciles à numériser et à mettre à jour. De plus, la fonction de case à cocher de Slite est parfaite pour suivre l'avancement des tâches à venir.

Des tableaux pour la victoire

En ce qui concerne les indicateurs clés, rien ne vaut un bon tableau. La fonction de tableau de Slite vous permet de créer des présentations de données propres et faciles à lire. Vous pouvez même coder en couleur les cellules pour mettre en évidence les informations importantes.

Intégrer des liens pour tous les fichiers de travail

Vous avez une feuille de calcul détaillée ou un tableau de projet que vous souhaitez inclure ? Utilisez la fonction d'intégration de Slite pour l'intégrer directement dans votre rapport. Pour les informations moins cruciales, vous pouvez utiliser des liens pour garder votre rapport propre tout en donnant accès à des détails supplémentaires.

Rester cohérent

Quelle que soit la structure que vous choisissez, tenez-vous-en à celle-ci. La cohérence d'un rapport à l'autre permet à chacun de trouver plus facilement les informations dont il a besoin rapidement.

À quelle fréquence devez-vous faire rapport ?

Alors, vous avez votre structure de rapport bien en place. Mais à quelle fréquence devez-vous envoyer ces mises à jour ? Eh bien, cela dépend. (N'aimez-vous pas cette réponse ?)

Un rapport mensuel fournit un aperçu complet des réalisations et des domaines nécessitant des améliorations, offrant des données essentielles et une vue d'ensemble de l'avancement du projet. De plus, les rapports d'avancement trimestriels jouent un rôle crucial dans l'examen et l'évaluation des réalisations et des revers sur une période de trois mois, garantissant que les indicateurs de performance clés et les objectifs sont atteints.

Décomposons cela :

Les facteurs « Cela dépend »

1. Durée du projet : Un sprint de deux semaines pourrait nécessiter des mises à jour quotidiennes. Un projet d'un an ? Probablement pas.
2. Préférences des parties prenantes : Certaines personnes veulent connaître tous les petits détails. D'autres veulent juste les points saillants.
3. Phase du projet : Vous pourriez faire rapport plus fréquemment pendant les phases critiques et moins pendant les périodes plus lentes.
4. Taille de l'équipe : Les équipes plus importantes pourraient avoir besoin de vérifications plus fréquentes pour rester alignées.

En fonction des facteurs, choisissez l'une des 4 fréquences de rapport d'avancement les plus courantes.

Trouver votre rythme

1. Quotidien : Pour les projets courts et intenses ou pendant les phases critiques. Gardez ceux-ci ultra-brefs.
2. Hebdomadaire : Une bonne valeur par défaut pour la plupart des projets. Suffisant pour tenir tout le monde informé sans les submerger.
3. Bihebdomadaire : Fonctionne bien pour les projets plus longs avec un rythme régulier.
4. Mensuel : Pour les projets prolongés ou les aperçus de haut niveau.

Prenez une décision et engagez-vous à un de ces délais, et communiquez-le à toutes les parties prenantes du projet.

La zone Boucle d'or

Vous visez le juste milieu où vous tenez tout le monde informé sans passer tout votre temps à rédiger des rapports. Si vous recevez beaucoup de questions du type "Quel est l'état d'avancement de X ?" entre les rapports, vous devrez peut-être augmenter la fréquence. Si vos rapports sont accueillis par des silences, vous en faites peut-être trop.

La constance plutôt que la fréquence

Quelle que soit la fréquence que vous choisissez, tenez-vous-y. Des mises à jour régulières créent un rythme sur lequel votre équipe et vos parties prenantes peuvent compter. Utilisez la fonction de rappel de Slite pour vous rappeler quand il est temps de faire un rapport.

Mises à jour rapides vs. Rapports détaillés

Envisagez un mélange de mises à jour rapides et informelles (pensez à des puces dans un document Slite) et de rapports formels plus détaillés. Cela vous donne le meilleur des deux mondes : une communication fréquente sans fatigue liée aux rapports.

N'oubliez pas que l'objectif est de maintenir le flux d'informations sans ralentir le projet. Trouvez un rythme qui fonctionne pour vous, votre équipe et vos parties prenantes.

Meilleures pratiques pour la rédaction d'un rapport d'avancement

Nous allons clore ce guide avec quelques bonnes pratiques pour créer vos rapports d'avancement et les introduire dans le flux de travail de votre équipe.

Que vous prépariez un rapport d'avancement commercial, un rapport d'avancement de recherche ou tout autre rapport, voici 13 conseils pour l'aider à vraiment se démarquer :

5.12 Soulignez l'importance du rapport final pour fournir des informations détaillées à l'équipe et à la direction à la fin d'un projet. Ce document clé résume les réalisations d'un projet et les progrès globaux pour une période donnée, garantissant que tout le monde est au courant des réalisations et des leçons apprises.

1. Utilisez des données

Dans la mesure du possible, utilisez toujours des données pour montrer les progrès ou leur absence. Réfléchissez aux moyens de générer des données avec les outils de rapport d'avancement dont vous disposez et d'afficher les données de manière claire ; essayez toujours de montrer les progrès vers l'objectif plus vaste.

2. Utilisez des aides visuelles si nécessaire

N'ayez pas peur d'étayer votre rapport avec des éléments visuels. Il ne sert à rien de gaspiller des paragraphes de texte pour expliquer une situation alors que vous pouvez l'expliquer avec une capture d'écran. La rédaction d'un rapport d'avancement ne consiste pas seulement à transmettre des informations, mais aussi à inciter le lecteur à assimiler vos progrès dans un projet. S'il y a des blocages, vos aides visuelles les rendent plus faciles à identifier.

3. Soyez transparent

La transparence est inestimable si vous voulez que votre structure de rapport soit productive et contribue positivement à l'avancement. Soulignez auprès du personnel que les rapports d'avancement exigent de la transparence. Personne n'a besoin de se cacher derrière des fioritures ou d'essayer d'optimiser l'état d'un rapport par peur d'avoir l'air mauvais. Abordez chaque projet tel qu'il est. Il n'y a pas besoin de fioritures ou d'informations grossièrement inutiles. Si votre rapport est trop court et qu'il n'y a pas assez de détails pour créer un document de rapport d'avancement solide, vous pouvez demander une prolongation ou simplement remettre votre document tel quel. Tant que vous restez honnête et que vous écrivez de manière appropriée, vous aurez fait votre travail avec succès.

4. Assurez-vous que tout est daté

Dates d'échéance, dates de rapport, livraisons de tâches, le tout. Plus tôt dans cet article, nous avons mentionné comment ces rapports d'avancement de projet seraient l'épine dorsale de la recherche pour tout projet similaire dans l'avenir de l'entreprise. Si vous datez tout, quelqu'un peut plonger dans les systèmes pour extraire les mesures dont il peut avoir besoin à partir des dates correctes, et mieux comprendre les outils et les talents dont l'entreprise disposait à ce moment-là.

5. Incluez les objectifs de l'entreprise et du département

Si vos rapports d'avancement sont destinés à un usage interdépartemental, il est utile de partager les objectifs que vous, personnellement, ou votre département, poursuivez. Vérifiez ce que vous pouvez et ne pouvez pas partager avec les ressources humaines si vous n'êtes pas sûr. Ce faisant, vous donnerez au lecteur un meilleur aperçu de votre logique et de vos actions.

6. Discutez des problèmes et des progrès

Chaque rapport est une plateforme pour discuter des problèmes et des progrès. Lorsque vous rédigez des rapports d'avancement, lancez des conversations via le contenu que vous fournissez et posez toutes les questions auxquelles vous aimeriez que le lecteur réponde. Écrivez dans un ton cordial, formel et neutre.

Conseil : Votre lecteur est là pour vous aider, quel que soit son rôle au sein de l'entreprise ; vous serez surpris par les idées novatrices que vous pouvez obtenir d'autres départements. 💡

7. Partagez-le judicieusement

Réfléchissez bien à qui doit voir ce document, en particulier les commentaires spéciaux sur le rapport d'avancement inclus par un superviseur de haut niveau. Est-ce plus que la direction ? Peut-être que d'autres départements ou même des parties prenantes externes, comme les organismes de financement, bénéficieront de la lecture de ce rapport. Essayez d'identifier ceux qui ont besoin du rapport avant de l'écrire, puis partagez-le afin que tout le monde y ait facilement accès.

8. Structurez le stockage

Vous pouvez stocker des rapports, pas de problème. Cependant, pensez à l'architecture autour de votre système de stockage de rapports. Essayez de construire une carte pour guider les gens à travers les rapports et la façon dont ils sont stockés. Vous voulez que les gens trouvent un rapport rapidement.

Déterminez ce que quelqu'un doit rechercher projet de rapport progrès à tout moment, ou le chemin qu'il doit suivre. Ce processus permettra de gagner beaucoup de temps à l'avenir et permettra aux employés d'utiliser les rapports à tout moment, et pas seulement lors de leur première livraison. C'est tout !

9. Ajoutez un appel à l'action

C'est une excellente occasion d'obtenir une aide instantanée pour le lecteur ou vos supérieurs. Les appels à l'action sont utiles lorsqu'il y a des incertitudes, des confusions ou des problèmes avec le projet. Il peut s'agir d'une différenciation des tâches, de jalons peu clairs ou d'une pénurie de fonds. Un appel à l'action pourrait consister à demander au supérieur de fournir des éclaircissements ou des commentaires dans un courriel ou un canal de communication. Vous pouvez également demander une révision du budget ou tout ce dont votre équipe pourrait avoir besoin pour mener à bien le projet. Notez que lors de la rédaction d'un rapport d'avancement, vous devriez toujours limiter l'utilisation des CTA aux nécessités extrêmes.

10. Mobilisez toutes les forces vives

Consultez toujours les membres de votre équipe lorsque vous travaillez sur des rapports d'avancement. Si vous êtes le chef d'équipe, vous pouvez inviter tout le monde à participer et à soumettre des rapports informels sur leurs progrès personnels par rapport aux jalons du projet. Si vous êtes un membre de l'équipe affecté au rôle de rédaction du rapport d'avancement, vous pouvez contacter chaque personne individuellement pour obtenir son avis.

L'une des meilleures façons de rédiger un rapport d'avancement solide est d'inclure les aperçus personnels des membres de l'équipe qui font avancer le projet. Cela n'est peut-être pas possible avec des calendriers de rapports d'avancement fréquents, comme les rapports quotidiens et hebdomadaires, mais avec des échéanciers plus longs, les membres de l'équipe sont d'une valeur inestimable pour le processus.

11. Abandonnez la voix passive

Soyons honnêtes, beaucoup de vos supérieurs n'ont pas le temps de lire tous les rapports qui leur parviennent. L'utilisation excessive de la voix passive lors de la rédaction d'un rapport d'avancement réduit la lisibilité et, la plupart du temps, le lecteur ne s'intéressera pas au contenu.

Au lieu d'écrire : "Nous avons reçu l'instruction de notre gestionnaire de redémarrer le jalon..."

Vous pouvez écrire : "Notre gestionnaire nous a demandé de redémarrer le jalon..."

Si vous avez de la difficulté à reformuler l'une des phrases,

1. Sélectionnez la phrase
2. Cliquez sur 'Améliorer' dans la barre d'outils de mise en forme
3. Sélectionnez 'Simplifier le langage' et Eureka !

12. Gardez la longueur optimale

Une ligne délicate à suivre.

Si votre rapport d'avancement est anormalement court, personne ne vous prendra au sérieux. S'il est trop long, vous pouvez être certain que vos gestionnaires ne le liront pas.

Il serait vraiment blessant de passer autant de temps à travailler sur un rapport d'avancement long et détaillé pour qu'il soit simplement survolé et jeté - de plus, ce n'est tout simplement pas efficace.

Il est important de maintenir la longueur de votre rapport raisonnable. Si vous pouvez faire tenir tout ce que vous avez à rapporter sur une seule page, faites-le. Cela dépend également de la fréquence du rapport. S'il s'agit d'un rapport d'avancement quotidien, gardez-le aussi court qu'une demi-page. Un rapport d'avancement hebdomadaire peut être plus long, les rapports trimestriels peuvent faire quelques pages, tandis que le rapport annuel est le seul où il est logique d'avoir plusieurs pages dans le document.

En règle générale, au début de chaque rapport, envisagez d'ajouter une section "Résumé".

13. Toujours réviser et relire

Évidemment. Il est important de maintenir d'excellentes normes d'écriture pour communiquer efficacement et impressionner vos lecteurs. Personne n'appréciera de lire un rapport contenant des erreurs grammaticales et typographiques.

Relisez toujours votre rapport au moins deux fois ou utilisez simplement l'option "Corriger la grammaire et l'orthographe" de Slite. Slite corrigera toutes les fautes de frappe de votre contenu.

Profitez des rapports d'avancement avec Slite

Slite n'est pas seulement un simple documentation de projet outil, c'est une plateforme de collaboration riche en fonctionnalités.

Slite propose des tonnes de modèles pré-développés étonnants pour toutes les activités de gestion de projet. Notre modèle de rédaction de rapports d'avancement éliminera certainement l'ennui et l'ennui inutiles liés à la mise à jour des statuts à n'importe quelle fréquence. Il est disponible en téléchargement gratuit lorsque vous vous inscrivez sur notre application, et vous devriez profiter des nouvelles fonctionnalités utiles de nos modèles.

Voici quelques-unes des choses les plus géniales à aimer chez Slite :

1. Collections de documents

L'organisation des documents peut facilement devenir un gâchis. Slite possède une fonctionnalité de collection de documents super-agréable, qui les empile dans des listes à code couleur bien organisées, sans laisser de place à un encombrement ennuyeux de la barre latérale. Nous fournissons une fonctionnalité de filtrage et de tri facile, des fonctionnalités de cyclage et d'intégration rapides, et vous pouvez référencer vos documents n'importe où dans l'application.

Vous pouvez également organiser en types de colonnes et choisir différentes vues pour chaque équipe ! Le document est une fonctionnalité très utile lors de la rédaction d'un rapport d'avancement. Tous les documents pertinents pour le projet en cours peuvent être facilement triés et référencés dans votre rapport.

2. Une gamme d'outils de collaboration super-utiles

C'est pourquoi Slite est une bouffée d'air frais. Slite possède une large gamme de fonctionnalités super-utiles et d'outils supplémentaires pour faciliter la collaboration de votre équipe :

• Outils de communication
• Réactions rapides
• Intégrations de documents pour les rapports d'avancement
• Mise en forme de texte enrichi
• Fonction de citation et de réponse

3. Vaste gamme d'intégrations

L'intégration d'applications externes de Slite vous permet d'importer directement des documents à partir d'applications telles que G-docs ou Evernote. Il n'y a pas de problème de commutation entre les documents. Les intégrations de Slite prennent également en charge des applications telles que Slack, Google Drive, Miro, Pitch, Github et les applications de médias sociaux.

Si les détails dont vous avez besoin pour rédiger votre rapport d'avancement sont stockés dans une autre application, Slite facilite et simplifie la récupération.

Gérez les rapports d'avancement avec Slite

Si vous cherchez à intégrer un rapport d'avancement dans le calendrier de travail de votre équipe, nous avons déjà fait le gros du travail pour vous. Utilisez le modèle de rapport d'avancement gratuit de Slite et développez-le. Nous espérons que vous repartirez de ce guide entièrement équipé pour introduire les rapports d'avancement dans votre entreprise et commencer à bénéficier de ce processus fantastique, en continuant à faire de grandes choses.

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