Las mejores herramientas para compartir conocimientos en 2025

Mantener a todos en la misma página puede sentirse como arrear gatos.

Las ideas se pierden en los hilos de Slack, la información crítica se entierra en interminables cadenas de correo electrónico y las nuevas contrataciones tienen dificultades para acelerar rápidamente.

¿Te suena familiar? No estás solo.

Es por eso que las herramientas para compartir conocimientos se han vuelto esenciales.

En esta guía, profundizaremos en el mundo del intercambio de conocimientos. Exploraremos lo que significa, por qué es importante (pista: no se trata solo de evitar esos momentos incómodos de "No recibí el memo") y cómo crear una cultura de intercambio de conocimientos que sobrecargue la productividad de tu equipo.

Además, revelaremos nuestras 5 mejores opciones para las mejores herramientas para compartir conocimientos en 2024, ¡así que vamos!

¿Qué son las herramientas para compartir conocimientos?

Compartir conocimientos significa compartir información, habilidades y experiencia con otros miembros del equipo a escala. Bastante sencillo, ¿verdad?

Pero aquí es donde se pone interesante. Compartir conocimientos no es solo un trato único. Es parte del ciclo del conocimiento.

Este ciclo comienza con la captura de conocimiento (como anotar notas de la reunión o escribir una guía práctica), luego organizarlo para que sea fácil de encontrar (piensa en carpetas, etiquetas o incluso una búsqueda sofisticada impulsada por IA).

Luego viene la parte de mostrar y compartir, donde difundes ese conocimiento (ya sabes, a través de tu herramienta para compartir conocimientos). Pero no se detiene ahí.

Una vez que ese conocimiento está en la naturaleza, se usa, se cuestiona e incluso se mejora. Esta retroalimentación se incorpora nuevamente a la base de conocimientos, comenzando el ciclo de nuevo.

Al cerrar el ciclo del conocimiento, no solo estás compartiendo información, estás creando una cultura de aprendizaje y mejora continua. Estás capacitando a tu equipo para construir sobre las ideas de los demás, resolver problemas más rápido y lograr un mayor éxito.

Fomentar una cultura de intercambio de conocimientos es esencial para el aprendizaje y la mejora continua. Alienta a los empleados a compartir sus aprendizajes, ideas, habilidades y conocimientos, promoviendo una colaboración eficaz y comunicación.

6 características esenciales a tener en cuenta

Aquí hay seis características clave a tener en cuenta que van más allá de las campanas y silbatos básicos:

Permisos en cascada para trabajadores/equipos sin escritorio

No todos en tu empresa se sientan en un escritorio todo el día. Tienes gente en primera línea, en el campo y en movimiento. Asegúrate de que tu herramienta para compartir conocimientos tenga permisos en cascada, para que puedas otorgar fácilmente acceso a las personas adecuadas en el nivel correcto. De esta manera, todos pueden acceder a la información que necesitan, sin importar dónde se encuentren.

Acceso móvil

Hablando de estar en movimiento, asegúrate de que tu base de conocimientos no esté encadenada a una computadora de escritorio. Una aplicación móvil o una interfaz compatible con dispositivos móviles es imprescindible para la fuerza laboral actual. Después de todo, nunca se sabe cuándo llegará la inspiración o cuándo alguien podría necesitar una respuesta rápida sobre la marcha.

Búsqueda con IA para respuestas más rápidas

Nadie tiene tiempo que perder buscando en un sinfín de documentos. Una herramienta para compartir conocimientos con búsqueda impulsada por IA puede ahorrarle a tu equipo mucho tiempo al mostrar rápidamente información relevante. La función Ask de Slite es un gran ejemplo de esto, ya que proporciona respuestas ultrarrápidas e incluso sugiere temas relacionados.

Se integra con tus herramientas existentes

Tu base de conocimientos no debería ser una isla. Debería integrarse perfectamente con las herramientas que tu equipo ya usa, como Slack, Microsoft Teams o tu CRM. De esta manera, el conocimiento se convierte en una parte natural de tu flujo de trabajo, no en un paso adicional.

Funciones de colaboración sólidas

Compartir conocimientos de manera eficiente es un deporte de equipo, así que asegúrate de que tu herramienta esté diseñada para la colaboración. Las funciones de colaboración sólidas son esenciales para compartir conocimientos de manera eficiente dentro de un equipo. Busca funciones como edición en tiempo real, comentarios, @menciones e historial de versiones. El editor colaborativo de Slite es un gran ejemplo de esto, ya que permite a los equipos trabajar juntos sin problemas en documentos y artículos de la base de conocimientos.

Funciones de verificación de conocimientos

Es fundamental garantizar la precisión de tu base de conocimientos. Busca funciones como la verificación de documentos, los flujos de trabajo de aprobación y la capacidad de marcar el contenido como "oficial". La función de verificación de conocimientos de Slite te permite verificar y compartir fácilmente información confiable con tu equipo. Slite incluso lo lleva a un nivel superior y le da a cada usuario un panel de gestión de conocimientos, lo que les permite verificar, archivar y actualizar documentos de una sola vez.

5 mejores herramientas para compartir conocimientos

1. Slite

Slite no es solo una base de conocimientos, es un espacio de trabajo completo para tu equipo, diseñado para optimizar el intercambio de conocimientos y la colaboración.

Integra a la perfección la toma de notas, la colaboración en documentos y las funciones de gestión del conocimiento, lo que la convierte en una plataforma versátil para diversos casos de uso.

Características clave

• Interfaz intuitiva: La interfaz limpia y fácil de usar de Slite facilita a cualquiera la creación, organización y acceso a la información, independientemente de su experiencia técnica.
• Búsqueda impulsada por IA: La funcionalidad de búsqueda avanzada de Slite, impulsada por IA, te permite encontrar rápidamente la información que necesitas, incluso en fuentes externas conectadas como Google Drive, Slack y correo electrónico.
• Colaboración en tiempo real: Slite permite una colaboración perfecta en tiempo real en documentos y artículos de la base de conocimientos, fomentando un sentido de trabajo en equipo y garantizando que todos estén en la misma página. Las funciones de Slite la convierten en una de las herramientas para compartir conocimientos más eficaces disponibles.
• Integraciones sólidas: Slite se integra con una amplia gama de herramientas populares como Slack, Trello y Figma, lo que facilita la incorporación de tu base de conocimientos en tu flujo de trabajo existente.
• Análisis en profundidad: Obtén información valiosa sobre cómo se está utilizando tu base de conocimientos con el panel de análisis de Slite, que rastrea las visitas a la página, los términos de búsqueda y la participación del usuario.
• Verificación de conocimientos: Garantiza la precisión de tu base de conocimientos con las funciones de verificación integradas de Slite, incluidas las aprobaciones de documentos y la capacidad de marcar el contenido como "oficial".

Ventajas

• El enfoque todo en uno de Slite elimina la necesidad de múltiples herramientas, lo que agiliza tu proceso de intercambio de conocimientos.
• La interfaz intuitiva y la búsqueda impulsada por IA facilitan a cualquiera encontrar rápidamente la información que necesita.
• La colaboración en tiempo real fomenta el trabajo en equipo y garantiza que todos estén en la misma página.
• Las integraciones sólidas con herramientas populares facilitan la incorporación de Slite en tu flujo de trabajo existente.
• El análisis en profundidad proporciona información valiosa sobre el uso y el rendimiento de la base de conocimientos.

En general, Slite es una excelente opción para los equipos que buscan una plataforma intuitiva y todo en uno para compartir conocimientos con potentes funciones de colaboración y capacidades de búsqueda impulsadas por IA. Es particularmente adecuada para equipos remotos y aquellos que buscan optimizar sus procesos de gestión del conocimiento.

2. Archbee

Archbee es una base de conocimientos diseñada específicamente para equipos de desarrollo de software, que satisface sus necesidades y flujos de trabajo únicos.

Proporciona un conjunto completo de funciones para crear, organizar y mantener documentación técnica.

Características clave

• Artículos de conocimiento, fragmentos de código y documentación de API: Archbee te permite crear artículos de conocimiento completos, incluidos fragmentos de código y documentación de API, esenciales para los desarrolladores.
• Control de versiones: Realiza un seguimiento de los cambios en tu documentación con el control de versiones integrado de Archbee, lo que garantiza que todos tengan acceso a la información más actualizada.
• Herramientas de colaboración: Archbee ofrece funciones de colaboración en tiempo real, lo que permite a los desarrolladores trabajar juntos sin problemas en proyectos de documentación.
• Integraciones: Archbee se integra con herramientas populares para desarrolladores como GitHub y Slack, lo que agiliza aún más tu flujo de trabajo.
• Personalización: Adapta la apariencia y la funcionalidad de Archbee para que coincidan con las preferencias y la marca de tu equipo.

Ventajas

• Archbee está diseñado específicamente para equipos de desarrollo de software, con funciones adaptadas a sus necesidades.
• Los fragmentos de código y las funciones de documentación de la API son invaluables para los desarrolladores.
• El control de versiones garantiza que la documentación esté siempre actualizada y sea precisa.
• La colaboración en tiempo real y las integraciones con herramientas para desarrolladores agilizan los flujos de trabajo.

Desventajas

• El enfoque de Archbee en la documentación técnica podría ser excesivo para los equipos no técnicos.
• La plataforma puede tener una curva de aprendizaje más pronunciada para aquellos que no están familiarizados con las herramientas para desarrolladores.

En general, Archbee es una excelente opción para los equipos de desarrollo de software que buscan una plataforma de documentación completa.

3. Guru

Guru adopta un enfoque único para compartir conocimientos al ser una intranet.

Se integra perfectamente con las herramientas que tu equipo ya utiliza, como Slack, correo electrónico y navegadores web, entregando información relevante justo donde estás trabajando. Esto elimina la necesidad de cambiar entre aplicaciones, ahorrándote tiempo y manteniéndote en el flujo.

Características clave

• Entrega de conocimiento contextual: La extensión del navegador de Guru y la integración de Slack te permiten acceder a artículos relevantes de la base de conocimiento sin salir de la aplicación en la que estás trabajando. Las características de Guru son particularmente beneficiosas para los equipos de atención al cliente, proporcionándoles acceso rápido a repositorios centralizados de artículos de conocimiento, preguntas frecuentes y documentación para ofrecer soporte eficiente.
• Sugerencias impulsadas por IA: Guru utiliza la IA para sugerir artículos relevantes basados en tu actividad actual, mostrando proactivamente la información que necesitas.
• Verificación y confianza: Guru te permite verificar la información y rastrear su uso, asegurando que tu equipo confíe en conocimiento preciso y actualizado.
• Conocimiento basado en tarjetas: Guru organiza la información en tarjetas del tamaño de un bocado, facilitando el consumo y el intercambio rápido de conocimientos.
• Análisis: Rastrea los datos de uso e identifica las brechas de conocimiento con el panel de análisis de Guru.

Ventajas

• La entrega de conocimiento contextual elimina la necesidad de cambiar entre aplicaciones, mejorando la productividad.
• Las sugerencias impulsadas por IA muestran proactivamente información relevante.
• Las características de verificación y confianza garantizan la precisión y fiabilidad de tu base de conocimiento.
• El conocimiento basado en tarjetas es fácil de consumir y compartir.
• Los análisis proporcionan información sobre el uso y la eficacia de la base de conocimiento.

Desventajas

• El flujo constante de notificaciones puede ser abrumador para algunos usuarios.
• Las opciones de personalización son limitadas en comparación con otras plataformas de base de conocimiento.
• El modelo de precios puede ser caro para equipos más grandes.

Guru es una gran opción para los equipos que valoran la entrega de conocimiento contextual y la integración perfecta con sus flujos de trabajo existentes. Es particularmente adecuado para los equipos de atención al cliente y ventas que necesitan acceso rápido a información relevante mientras interactúan con los clientes.

4. Nuclino

Nuclino es una base de conocimiento minimalista que prioriza la velocidad, la simplicidad y la facilidad de uso.

Su interfaz limpia y sus características optimizadas lo convierten en una excelente opción para los equipos que desean una forma ordenada de compartir información y colaborar.

Características clave:

• Interfaz limpia: El diseño libre de distracciones de Nuclino pone el foco en tu contenido, facilitando la lectura y la navegación.
• Rápido y fácil de usar: La plataforma ligera y el editor intuitivo de Nuclino facilitan la creación, la organización y la búsqueda de información.
• Colaboración en tiempo real: Nuclino permite la colaboración en tiempo real en documentos, permitiendo a los miembros del equipo trabajar juntos sin problemas.
• Vista de gráfico: Visualiza las conexiones entre documentos con la vista de gráfico de Nuclino, obteniendo una vista panorámica de tu base de conocimiento.
• Integraciones: Nuclino se integra con herramientas populares como Slack, Google Drive y Figma, mejorando aún más su usabilidad.

Ventajas:

• El diseño minimalista de Nuclino y su enfoque en la simplicidad facilitan su uso y navegación.
• Las funciones de colaboración en tiempo real y vista de gráfico mejoran el trabajo en equipo y el descubrimiento de conocimiento.
• Las integraciones con herramientas populares facilitan la incorporación de Nuclino a tu flujo de trabajo.

Desventajas:

• Nuclino carece de algunas de las características avanzadas que se encuentran en otras plataformas de base de conocimiento, como la búsqueda impulsada por IA y los análisis robustos.
• Las opciones de personalización son limitadas, lo que podría no ser ideal para los equipos que requieren una solución altamente personalizada.

Nuclino es una gran opción para los equipos que buscan una base de conocimiento simple, rápida y fácil de usar. Su diseño minimalista y su enfoque en la colaboración lo convierten en una excelente opción para equipos pequeños y medianos que priorizan la facilidad de uso y una experiencia optimizada de intercambio de conocimientos.

5. Google Workspace

Google Workspace, anteriormente conocido como G Suite, es un conjunto de herramientas de computación en la nube, productividad y colaboración desarrolladas y comercializadas por Google.

Es probable que tu equipo ya esté familiarizado con algunas de sus aplicaciones populares como Gmail, Docs y Drive. Y, Google Workspace también se puede utilizar como una base de conocimiento.

Características clave

• Interfaz familiar: Si tu equipo ya está utilizando Gmail y otros productos de Google, la curva de aprendizaje para Workspace será mínima.
• Colaboración fácil: Google Docs, Sheets y Slides están diseñados para el trabajo colaborativo, lo que facilita a los equipos la creación y edición conjunta de artículos de la base de conocimiento. Estas características de colaboración también hacen que Google Workspace sea adecuado para tareas de gestión de proyectos, permitiendo a los equipos gestionar los proyectos de manera eficiente.
• Integraciones: Workspace se integra perfectamente con otras herramientas de Google, como Calendar y Meet, agilizando tu flujo de trabajo y manteniendo todo en un solo lugar.
• Almacenamiento en la nube: Google Drive ofrece un amplio espacio de almacenamiento para los artículos de tu base de conocimiento, facilitando el acceso a ellos desde cualquier lugar.

Ventajas

• La interfaz familiar y la facilidad de uso facilitan que los equipos comiencen.
• Las características de colaboración están integradas y son fáciles de usar.
• Las integraciones con otras herramientas de Google lo convierten en una parte perfecta de tu flujo de trabajo.
• El almacenamiento en la nube garantiza que tu base de conocimiento sea accesible desde cualquier lugar.

Desventajas

• Carece de algunas de las características avanzadas que se encuentran en las plataformas de base de conocimiento dedicadas, como la búsqueda impulsada por IA y los análisis robustos.
• Puede desorganizarse sin una gestión y estructura adecuadas.
• Podría no ser la mejor opción para los equipos que necesitan características de base de conocimiento altamente especializadas.

Todo el mundo tiene un Google Workspace, y si estás tratando de reducir los costos y utilizar una herramienta sencilla con 0 problemas de incorporación, Google Workspace te funcionará bien.

¿Qué hacer después de elegir una herramienta?

¡Felicitaciones, has elegido la herramienta perfecta para compartir conocimientos para tu equipo! Ahora comienza el verdadero trabajo. Aquí te mostramos cómo asegurarte de que tu nueva plataforma no solo acumule polvo digital:

Llena tu base de conocimiento con cuidado

No te limites a volcar todo allí; tómate el tiempo para crear una estructura reflexiva que tenga sentido para tu equipo. Comienza con tus documentos más importantes y las preguntas más frecuentes, y agrega gradualmente más contenido con el tiempo.

Incorpora a todos

Tu herramienta para compartir conocimientos es tan buena como sus usuarios. Asegúrate de que todos en tu equipo la conozcan, comprendan cómo usarla y se sientan capacitados para contribuir. Considera ofrecer sesiones de capacitación o crear una experiencia de incorporación divertida para entusiasmar a todos.

Conviértelo en un hábito

Integra el intercambio de conocimientos en tu flujo de trabajo diario. Anima a tu equipo a documentar su trabajo, compartir sus ideas y hacer preguntas. Cuanto más utilices la herramienta, más valiosa se volverá.

Mantenlo fresco

Revisa y actualiza regularmente tu base de conocimiento para garantizar la precisión y la relevancia. ¡La información obsoleta es peor que ninguna información! El panel de gestión del conocimiento de Slite puede ayudarte a identificar el contenido obsoleto que necesita una actualización.

Celebra el éxito

Reconoce y recompensa a los miembros del equipo que contribuyen activamente a la base de conocimiento. Esto reforzará la importancia del intercambio de conocimientos y creará un ciclo de retroalimentación positivo.

¿Confundido? Podemos ayudar

Elegir la plataforma adecuada para compartir conocimientos puede ser una tarea desalentadora, pero no tiene por qué serlo. Seleccionar la plataforma adecuada para compartir conocimientos es crucial para una comunicación y colaboración eficaces en el lugar de trabajo. Si todavía te sientes un poco abrumado, no te preocupes, ¡estamos aquí para ayudarte!

En Slite, nos apasiona ayudar a los equipos a desbloquear el poder del intercambio de conocimientos. Nuestra plataforma intuitiva combina lo mejor de una base de conocimiento y una herramienta de colaboración, lo que facilita a tu equipo la creación, el intercambio y la búsqueda de la información que necesita.

Si tienes curiosidad por ver cómo Slite puede encajar en tu equipo, ¡habla con nosotros! Sin ataduras, solo una oportunidad de ver de qué se trata todo este alboroto.

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