¿Qué son las actas de reuniones?
Las actas de reuniones son un registro oficial de una reunión para sus participantes. En pocas palabras, son notas de quién asistió a la reunión, qué discutieron y qué elementos de acción surgieron como resultado.
A pesar de su nombre, las actas de reuniones no tienen que ser un registro de cada minuto, es una herramienta para incluir solo la información más relevante en tu documento.
Las reuniones son herramientas populares que se utilizan para hacer avanzar las cosas en las organizaciones. Sin embargo, también son famosas por su ineficiencia.
¿Por qué se llaman “actas de reuniones”?
La palabra "actas" en "actas de reuniones" no tiene nada que ver con el tiempo. Proviene de la palabra latina minutia, que significa bagatelas o detalles. Las actas de reuniones capturan los detalles relevantes de una reunión como un registro para los asistentes y otras partes interesadas.
¿Quién es responsable de tomar actas de una reunión?
El secretario corporativo generalmente toma notas y prepara las actas de las reuniones. Si no existe una función específica para esto en tu empresa, el trabajo debe rotar entre las personas que saben cómo tomar notas para una reunión. Al tomar actas de reuniones, es mejor utilizar una plantilla como la plantilla gratuita de actas de reuniones de Slite. Después de preparar las actas, asegúrate de que estén documentadas con precisión y distribuidas a todos los miembros de la junta.
¿Para qué sirven las actas de reuniones?
Las actas de reuniones son herramientas increíblemente útiles que pueden ofrecer a tu equipo una variedad de ventajas. Una vez que las hayas integrado en tu flujo de trabajo habitual, nunca volverás atrás.
1. Hacen que las reuniones sean procesables
Las actas de reuniones pueden ayudar a evitar discusiones interminables e idas y venidas porque hacen que las cosas sean más eficientes.
Además, evitarás titubeos porque tendrás una lista de exactamente lo que se necesita discutir y poner en acción justo frente a ti.
Un formato eficaz de actas de reuniones también ayuda con esto, ya que los puntos de la agenda a menudo se colocan en tablas que asignan personas de contacto, planes de acción y similares.
2. Esquematizan la estructura de la reunión
Como regla general, un líder de reunión nunca debe entrar en una reunión sin un plan preciso que describa la estructura de la reunión y lo que se necesita discutir.
Si elaboras actas corporativas con regularidad, adquirirás el hábito de determinar los puntos de la agenda de la reunión con antelación.
Esto añadirá estructura a tus reuniones y te asegurarás de que todo se discuta a fondo pero de forma eficiente.
3. Mantén a todos al día
Simplemente puedes enviar a los asistentes a la reunión una copia de las actas de la reunión pertinentes y podrán ponerse al día de inmediato.
Este beneficio es especialmente conveniente si utilizas un software como Slite donde las notas de las reuniones se guardan y se pueden compartir fácilmente desde un espacio de trabajo central.
4. Evita olvidar temas importantes
Si sabes cómo tomar actas de reuniones de forma eficaz y revisar las notas de las reuniones antes de una reunión, puedes asegurarte de que no se omita nada importante de la discusión.
Podrás consultar los puntos de la agenda ya marcados en tu borrador e incluso consultar las actas de reuniones anteriores.
Las actas de resumen de la reunión también son documentos útiles que se pueden consultar antes de que finalice una reunión, solo para asegurarse de que se ha cubierto todo. Revisar las actas de reuniones anteriores puede ayudar a garantizar que no se omita nada importante de la discusión.
6. Aumenta la responsabilidad
Por último, las actas de las reuniones añaden un grado de responsabilidad tanto a lo que se discute en las reuniones como a las propias reuniones.
Cuando se discute un tema en una reunión, la persona que toma las actas de la reunión suele anotar un equipo, una persona de contacto o un líder que está asociado con ese punto de la reunión.
Esto da a esa(s) persona(s) específica(s) responsabilidad sobre ese tema y evita confusiones sobre quién está “a cargo” de una tarea u otra.
Evidencia de plazos
Las actas de una reunión ayudan a mantener visibles los plazos importantes, para que todos los involucrados puedan asignar su tiempo correctamente y los proyectos puedan mantenerse dentro del cronograma. Un software como Slite puede ayudarte a resaltar las fechas importantes de los plazos y asegurarte de que los responsables sean notificados con antelación.
7. Mejora las relaciones con los clientes
Las reuniones con los clientes pueden ser excelentes herramientas de responsabilidad para los clientes. Si alguna vez hay alguna duda sobre si se discutió un tema en una reunión (o incluso si la reunión se llevó a cabo), las notas de la reunión son documentos útiles a los que recurrir para proporcionar claridad y evitar la frustración.
¿Qué incluir al redactar actas de reuniones?
El contenido de tus actas de reuniones dependerá de las necesidades de tu empresa y del tipo(s) de reunión que generalmente celebres. Sin embargo, los siguientes elementos generalmente se incluyen en la mayoría de los documentos de actas de reuniones:
1. Datos básicos de la reunión como nombre, lugar, fecha y hora
Es importante incluir detalles básicos sobre tu reunión en la parte superior de tu documento de actas de reuniones. Esto asegura que todo esté organizado y que tu reunión pueda ser identificada de un vistazo.
2. Lista de participantes de la reunión
A continuación, querrás incluir una lista de todos los que estuvieron presentes en tu reunión. Las actas de una reunión deben tener el nombre de cada asistente presente.
Esto identifica a todos los que están trabajando o involucrados en un proyecto o tema determinado, así como también anota qué empleados están informados sobre qué.
3. Propósito de la reunión
Cada muestra de actas de reuniones de personal debe tener un objetivo central. Puedes discutir una variedad de temas, pero debe haber un objetivo principal en la agenda.
Es esencial anotar esto porque ayuda a proporcionar dirección a la reunión y claridad con respecto a su enfoque.
4. Puntos de la agenda
Una gran muestra de actas de reuniones de personal debe incluir todos los puntos de la agenda que se abordaron en una reunión.
Si es posible, es una gran idea hablar con el líder de la reunión y anotar estos puntos de la agenda antes de que comience la reunión para una máxima eficiencia en la toma de notas.
¿Qué es una agenda?
Una agenda de reunión formal es un esquema de temas y proporciona información importante para la persona que compila las actas. Por ejemplo, las actas de las reuniones de la junta directiva pueden usar los nombres de los asistentes y los temas discutidos para garantizar que todos los involucrados tengan los documentos necesarios y para evitar que las discusiones se desvíen del tema. Para crear notas de reunión exitosas, debes saber cómo escribir notas de la agenda de la reunión. Nuestra plantilla de agenda de reunión puede ayudar.
5. Fecha y lugar de la próxima reunión
Al final de la reunión, tu equipo debe determinar cuánto tiempo pasará hasta que todos necesiten reunirse nuevamente. Asegúrate de anotar la fecha y la hora en tus actas de reuniones.
6. Documentos que se incluirán en el informe de la reunión
Es posible que tengas documentos de reunión adicionales que desees adjuntar a tu informe y consultar en el futuro. Esto podría incluir informes, presentaciones, documentación, etc. El cielo es el límite. Con Slite, puedes compartir tu agenda con los líderes y miembros del equipo en tiempo real y hacer que toda la documentación del proyecto necesaria sea fácilmente accesible para todas las partes interesadas.
7. Elementos de acción clave
La mayoría de los equipos terminan las actas de las reuniones con elementos de acción que describen los pasos que se deben tomar para cumplir con los objetivos del proyecto. Capturar cada tarea que se mencionó en una reunión puede ser difícil, pero usar plantillas de actas de reuniones y software como Slite puede hacer que este proceso sea más eficiente y garantizar que tengas un registro preciso de las próximas tareas y las partes responsables.
Cómo tomar actas de reuniones de forma eficaz
Una gran reunión comienza mucho antes de que empieces a redactar las actas.
Para asegurarte de que sabes cómo tomar actas de reuniones de forma eficaz, siempre debes aclarar lo que se espera de ti como tomador de notas, especialmente si es un nuevo rol para ti.
También es importante verificar con el propietario de la reunión que la agenda de la reunión esté establecida con anticipación. No solo es un paso esencial para llevar a cabo una reunión de equipo eficaz, sino que también es una excelente manera de ser más eficiente.
Los pasos para crear actas de reuniones eficientes y eficaces incluyen:
1. Crea un esquema o utiliza una plantilla de actas de reuniones
2. Marca a los asistentes a medida que entran
3. Toma notas de los elementos de acción y las decisiones
4. No anotes todo
5. No olvides grabar
6. Anota las actas de las reuniones a medida que se discuten
7. Revisa con los asistentes al final de la reunión
8. Revisa tus notas y corrige cualquier error ortográfico
Analicemos estos pasos sobre cómo tomar actas de una reunión con más detalle:
1. Crea un esquema
Utiliza los puntos de tu agenda para preparar un esquema para tus actas de reuniones y completa la lista de asistentes a la reunión.
La plantilla de actas de reuniones de Slite te brinda un formato de actas de reuniones consistente y crea un esquema para ti. Esto facilita mucho el proceso de creación de una agenda, la asignación de oradores y el registro del contenido de la reunión.
2. Marca a los asistentes a medida que entran
Al crear actas para una reunión, marca a los asistentes a medida que entran en la sala (virtual) para asegurarte de que no te pierdas a nadie. Cuando comience la reunión, realiza una llamada de asistencia final y registra los resultados.
3. Notas de reuniones anteriores
Si es necesario, incluye referencias a elementos de actas de reuniones anteriores, como:
Actas de reuniones anteriores con elementos de acción que han sido revisados
Un resumen de las notas de reuniones anteriores
Elementos que se extenderán a la reunión actual como elementos de acción
4. No escribas todo
Al tomar notas de la reunión, solo escribe la información importante y relevante. No querrás que las notas de la reunión se mezclen con material sin importancia, por lo que centrarse en los detalles útiles te ayuda a mantener las cosas sencillas y directas.
5. Graba las reuniones importantes
La mejor manera de realizar un seguimiento de las reuniones es grabarlas en tu iPad, teléfono inteligente u otro dispositivo de grabación e informar a los participantes. Las grabaciones pueden ser útiles incluso si ya sabes cómo tomar notas para una reunión.
6. Anota las actas de la reunión a medida que se discuten
En lugar de esperar a que termine la reunión, anota tus observaciones mientras las notas aún están frescas en tu mente. Estudiar un ejemplo de actas de reuniones de reuniones ejecutivas anteriores puede ayudarte a determinar qué elementos considera más importantes tu equipo.
7. Revise con los asistentes al final de la reunión
Al final de la reunión, revise el MOM (acta de la reunión) con los asistentes para aclarar cualquier problema, agregar información adicional y verificar que todo sea correcto. Esto te da la oportunidad de realizar los ajustes necesarios de inmediato.
8. Revisa tus notas y corrige cualquier error ortográfico
Revisa las notas, corrige cualquier error ortográfico y asegúrate de que estén escritas con claridad. Si te preguntas cómo escribir actas de reuniones de manera más eficiente, el software para tomar notas como Slite te permite configurar plantillas de actas de reuniones para diferentes reuniones y adjuntar documentos relevantes previamente.
Más eficiencia y consejos para obtener excelentes actas de reuniones:
Escribe directamente en tu computadora portátil para no tener que volver a escribir las notas de la reunión más tarde.
Si algo no está claro, habla y pregunta para que se aclare de inmediato para que no tengas que andar buscando después de la reunión. No dejes lugar a la ambigüedad.
Solo captura los puntos esenciales. Anota las principales decisiones y elementos de acción de forma concisa, y asegúrate de no perderte ninguno. El uso de una plantilla detallada de actas de reuniones puede ayudarte a garantizar que captures todos los puntos esenciales y los elementos de acción de manera efectiva. Siempre tendrás tiempo para volver a las actas de tu reunión al concluir después de la reunión si deseas agregar más detalles.
Cómo nuestro equipo toma notas de reuniones recurrentes en Slite
El mayor caso de uso de las actas de reuniones es para reuniones recurrentes. Ya sea un 1 a 1 o un 1 a muchos, todas nuestras notas de reuniones permanecen en Slite.
El secreto detrás de la consistencia de todo nuestro equipo son nuestras reglas en torno a las reuniones. Aquí están:
Nuestra regla interna: el organizador de la reunión toma notas
Quien programa la reunión, toma las notas. Si han programado una reunión, están en condiciones de sacar el máximo provecho de esa discusión. Es por eso que, en todas las reuniones de Slite, el organizador comparte su pantalla y comienza a escribir en el documento de la reunión en tiempo real. Sin relleno ni aplazamientos.
1 reunión recurrente = 1 colección
Creamos colecciones para diferentes tipos de reuniones. Esto nos brinda toneladas de beneficios, pero el mayor beneficio es la simplicidad.
Si un miembro del equipo viene después de 2 o 3 semanas, puede simplemente leer las actas de todas las reuniones que se perdió.
¿Necesitas revisar qué puntos de acción se discutieron hace 2 semanas? Está todo ahí.
Automatizar la creación y las notificaciones de los documentos de la reunión
Recibimos una notificación de Slite que nos avisa sobre el documento de la reunión con mucha anticipación a la reunión. Aquí está cómo:
1. Crea una colección de documentos: simplemente escribe /nuevo y selecciona nueva colección. Debería crear una nueva colección en línea. Haz clic en su nombre para ir a la fuente y abrir la colección en pantalla completa.
2. Haz clic en los tres puntos en la parte superior derecha de tu pantalla y navega a 'automatizar subdocumentos'. Haz clic en 'Establecer plantilla para nuevos subdocumentos'
3. Crea tu plantilla personalizada desde la parte inferior izquierda o selecciona una de la Galería de Slite. Una vez que hayas terminado de finalizar, haz clic en usar plantilla. Ahora, cada vez que crees un nuevo documento de reunión en esa colección, se abrirá pre-rellenado con la plantilla seleccionada
4. Vuelve a la configuración de la colección a la que fuiste en el paso 2. Esta vez, selecciona 'Crear subdocumentos automáticamente' y selecciona con qué frecuencia deseas que se creen los documentos de la reunión.
5. Todo listo. Ahora, antes de cada reunión, tus participantes recibirán el documento y una notificación automatizada de lo que necesitan agregar al documento.
Si estás en demasiadas llamadas con clientes...
Algunos de nosotros pasamos más tiempo en llamadas con otros, a saber, ventas y éxito del cliente.
Es muy difícil tomar notas de la reunión mientras se presta el 100% de atención a tu cliente potencial.
Para los miembros del equipo que se enfrentan a los clientes, los animamos a obtener suscripciones de la empresa a TLDV o Grain.
Estas herramientas graban automáticamente nuestras llamadas, nos dan la transcripción, un resumen generado por IA, puntos de acción, etc. Estas herramientas también nos permiten compartir clips relevantes en el canal de Slack del equipo con facilidad. Por ejemplo:
Finalizando las actas de tu reunión
Debes concluir las notas de tu reunión justo después de que concluya tu reunión, mientras todo aún está fresco en tu mente:
- Completa las notas de tu reunión y aclara los puntos cuando sea necesario
- Verifica que las decisiones y las acciones se anoten con precisión
- Mantén las cosas lo más concisas y digeribles posible
- Revisa cuidadosamente. Hoy en día puedes usar correctores gramaticales automatizados como Grammarly para ayudarte a hacerlo
- Envía tu borrador al líder de la reunión antes de compartirlo con otros asistentes. Esto es especialmente importante para las reuniones más formales, como las reuniones de la junta directiva o las reuniones del comité, que requieren una documentación cuidadosa.
- Usa un editor de documentos, como Slite, para formatear fácilmente tus notas de una manera fácil de leer
Un ejemplo de acta de reunión
Querrás estructurar las actas de tu reunión de acuerdo con el tipo de reunión que estés teniendo. A continuación, se muestra un ejemplo de acta de reunión con elementos para una reunión informal. También puedes descubrir plantillas de notas de reuniones totalmente personalizables con Slite.
Compartir las actas de tu reunión
¡Lo lograste! Este último paso es crucial: asegúrate de compartir las actas de tu reunión con todos los asistentes a la reunión y las partes interesadas relevantes. Además, puedes optar por almacenar las actas de tu reunión en una herramienta de colaboración como Slite para que todos tengan fácil acceso a ellas.
Cómo compartir las actas de la reunión
Una vez que las actas de la reunión están escritas, deben compartirse. Esto se puede hacer físicamente como copias impresas en papel, pero es más fácil distribuirlas en línea o a través de la nube.
Si estás buscando una forma sin papel de recopilar y compartir las actas de una reunión, Slite te permite compartir las actas con el equipo en línea y también te ayuda a distribuir documentos y gráficos importantes a los miembros del equipo antes de la reunión.
Por qué las actas de reuniones escritas a mano son una mala idea
Si todavía estás recopilando las actas de tu reunión a mano, aquí hay algunas razones por las que deberías cambiar a una plantilla en línea.
Más difícil de buscar
Revisar las actas escritas a mano de una reunión es una tarea difícil y que requiere mucho tiempo. Revisar las notas escritas en una plantilla en línea, donde puedes encontrar lo que estás buscando con una simple búsqueda, es un uso mucho más eficiente de tu tiempo y recursos.
Difícil de agregar nuevas notas de reunión
Debido a que las notas escritas a mano no se pueden cambiar, es difícil agregar nueva información a las actas de reuniones escritas a mano existentes. Cuando pones las notas de tu reunión en una plantilla en línea, agregar nueva información o reestructurar tus notas es tan fácil como seleccionar texto o mover un cursor.
Falta de organización
Las notas de reuniones escritas a mano son naturalmente más dispersas y desorganizadas que las actas corporativas que produces utilizando una plantilla. Cuando usas las plantillas proporcionadas por Slite, tienes una estructura organizativa que te ayuda a recopilar los puntos importantes de una forma clara y legible.
Más difícil de compartir
Si tienes actas de reuniones escritas a mano con elementos de acción, la única forma en que puedes compartir estas notas es sacando copias o tomando fotos de tus notas. Ambas estrategias son ineficientes y dependen del papel en un mundo que depende abrumadoramente de los datos en línea al tomar decisiones.
Fácilmente perdido
Cuando almacenas las actas de las reuniones en línea en un banco de datos consolidado con copias de seguridad periódicas, sabes exactamente dónde están y puedes acceder a ellas desde tu escritorio o tu computadora portátil. Si una grabación en papel se pierde, se pierde para siempre.
Puede ser difícil de leer
Descifrar la caligrafía de otra persona puede ser difícil y muchas personas de negocios capacitadas tienen una letra horrible. Para recopilar las actas de las notas de la reunión, es mejor usar una fuente fácilmente legible y una plantilla que cualquiera pueda entender para ahorrar tiempo y evitar confusiones en el futuro.
Las reuniones de equipo son conocidas por su ineficiencia y pérdida de tiempo, pero las plantillas de reuniones de Slite hacen que las reuniones sean más eficientes. Proporcionan una estructura que ayuda a garantizar que todo lo importante se discuta de manera oportuna y garantiza que no se pasen por alto temas importantes.
¿Te estás tomando muy en serio la documentación? Ven a charlar.
Si estás buscando plantillas y estructuras para construir una cultura de documentación sólida, te encantará Slite.
Slite no es solo una herramienta para obtener mejores actas de reuniones. Es tu centro centralizado para todo lo relacionado con la documentación, diseñado para agilizar la comunicación, aumentar la productividad y mantener a todos en la misma página.
Con Slite, puedes:
- Crear y compartir agendas de reuniones sin esfuerzo, asegurando que todos vengan preparados.
- Capturar y organizar las notas de la reunión en tiempo real, evitando la pérdida de información y la tediosa transcripción.
- Construir una base de conocimientos que sea fácilmente buscable y accesible para todo tu equipo, eliminando los silos de información.
- Colaborar en documentos sin problemas con comentarios integrados e historial de versiones.
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