Les wikis d'entreprise sont souvent considérés par les entreprises comme une solution prioritaire pour construire, organiser et partager leurs connaissances en interne. Vous pourriez penser qu'un wiki interne (ou wiki d'entreprise) est la même chose qu'une base de connaissances interne.
C'est en fait très différent et vous pourriez être à la recherche d'un logiciel de base de connaissances moderne plutôt que d'un logiciel wiki.
Un wiki d'entreprise est comme un tableau blanc géant et collaboratif où chacun peut griffonner des idées, partager des notes et réfléchir ensemble. C'est idéal pour favoriser le travail d'équipe et tenir tout le monde informé. D'un autre côté, une base de connaissances ressemble plus à une bibliothèque bien organisée, où l'information est soigneusement sélectionnée et présentée de manière structurée. C'est parfait pour stocker les documents importants de l'entreprise, les politiques et les procédures.
Alors, lequel convient le mieux à votre entreprise ? La réponse n'est pas toujours claire.
Cela dépend de vos besoins spécifiques, de la culture de votre entreprise et des types d'informations que vous devez gérer. Dans ce guide, nous allons décomposer les principales différences entre les wikis d'entreprise et les bases de connaissances, explorer leurs avantages et leurs inconvénients, et vous aider à décider lequel (ou lesquels !) convient le mieux à votre équipe.
Qu'est-ce qu'un wiki d'entreprise ?
Un wiki d'entreprise permet à tous vos employés de créer, de modifier et de gérer du contenu instantanément. Wikipédia est certainement l'exemple le plus célèbre d'un wiki mondial qui peut être modifié par n'importe qui dans le monde. Un wiki d'entreprise est comme la propre Wikipédia privée de votre entreprise.
Les wikis d'entreprise soutiennent la gestion des connaissances internes en permettant aux employés de créer, de modifier et de gérer du contenu de manière collaborative.
L'avantage ? Le mode rapide et collaboratif permet aux gens de construire un wiki complet rapidement. Vous lisez quelque chose qui ne va pas ? Il suffit de trouver le bouton d'édition et de le corriger, peu importe qui a fait l'erreur. Le mot « wiki » signifie en fait « très rapide » en hawaïen, et c'est pourquoi ils sont conçus pour être ainsi.
Pour optimiser la vitesse, il n'y a pas de restrictions, de propriétaires ou de producteurs de contenu centralisés. Tout ce dont vous avez besoin est un navigateur web pour parcourir les pages du wiki, lire et modifier le contenu. Le nombre d'utilisateurs autorisés à collaborer est infini. Les utilisateurs sont censés maintenir les wikis à jour de manière collective et ad hoc. L'idée est de s'appuyer sur les connaissances de chacun et de construire une sagesse collective autour d'un sujet. En fait, la collaboration est le facteur le plus important dans un wiki d'entreprise. La plupart des wikis ont été développés avec un modèle open-source et conçus autour du partage des connaissances et de la collaboration.
L'approche sous-jacente de « supervision minimale du contenu » est son principal avantage et son principal inconvénient. Nous avons tous vu des mèmes de personnes modifiant les entrées Wikipédia de célébrités célèbres à tort et à travers. Amusant ? Bien sûr. Désinformation ? 100 %.
En raison de l'absence de vérification, vous devez faire aveuglément confiance aux informations d'un wiki ou vérifier leur exactitude. Vous n'avez pas ce genre de temps dans votre travail, cependant. Lorsqu'il s'agit d'un wiki d'entreprise, il serait frustrant de rechercher des détails sur les fonctionnalités d'un produit et de n'obtenir qu'un document vieux de 3 mois comme résultat de recherche. Pour cette raison, la plupart des wikis d'entreprise sont nuls.
Comment une base de connaissances corrige-t-elle cela ? Comprenons d'abord ce qu'est une base de connaissances.
Qu'est-ce qu'une base de connaissances ?
Une base de connaissances est un référentiel d'informations créé, géré et maintenu pour vos parties prenantes internes. Une base de connaissances interne centralise les informations les plus cruciales pour une entreprise.
La grande différence entre une base de connaissances et un wiki d'entreprise est la responsabilité du contributeur. Personne n'est responsable de la maintenance d'un wiki alors qu'une base de connaissances est maintenue à jour grâce à une responsabilité partagée. Une base de connaissances offre un processus plus structuré et raffiné pour le partage des connaissances internes, garantissant des informations précises et à jour.
Une base de connaissances classique est produite par des contributeurs sélectionnés comme les chefs de département, l'équipe de direction, etc. Ils sont autorisés à être des experts en la matière, à documenter les informations pertinentes et à les tenir à jour avec le temps. La responsabilisation améliore la cohérence et la qualité des connaissances dans tous vos documents. De plus, une base de connaissances aide à gérer et à partager les connaissances organisationnelles en fournissant un emplacement centralisé pour la documentation.
La plupart des logiciels de base de connaissances modernes combinent le meilleur des deux mondes : les wikis (collaboration) et la base de connaissances interne (cohérence, partage, recherche, etc.).
Vous pouvez modifier le contenu aussi rapidement qu'un wiki. Et avoir toujours des fonctionnalités intentionnellement conçues qui vous aident à :
- attribuer des propriétaires aux documents/canaux
- vérifier les documents pour des périodes personnalisées
- optimiser les informations en fonction de l'affichage et des analyses d'engagement
Continuez à lire ci-dessous pour comprendre quels sont les principaux avantages de la gestion de votre documentation interne à l'aide d'une base de connaissances interne moderne.
3 grandes différences entre un wiki et une base de connaissances
Création et propriété du contenu
Dans un wiki d'entreprise, tout le monde est un contributeur. C'est un espace démocratique où les employés peuvent ajouter, modifier et mettre à jour des informations selon leurs besoins. Cela en fait un excellent outil pour le brainstorming, la collaboration sur des projets et la documentation des connaissances de l'équipe. Cependant, cela signifie également que les informations peuvent parfois être désorganisées ou inexactes si elles ne sont pas correctement gérées.
Les bases de connaissances, d'autre part, sont généralement détenues et gérées par une équipe ou un département spécifique, tel que les RH ou l'IT. Cela garantit que les informations sont exactes, à jour et présentées dans un format cohérent. Cependant, cela signifie également que les bases de connaissances peuvent parfois être moins flexibles et collaboratives que les wikis.
Structure et organisation
Les wikis d'entreprise sont souvent organisés de manière plus libre et interconnectée. Vous pouvez créer des liens entre les pages, créer des hiérarchies d'informations et même intégrer du contenu multimédia. Cela les rend parfaits pour explorer des idées et connecter différentes informations.
Les bases de connaissances, d'autre part, sont généralement organisées de manière plus structurée et hiérarchique. Les informations sont classées en sujets et sous-sujets, ce qui facilite la recherche de ce que vous cherchez. Ceci est particulièrement utile pour stocker la documentation technique, les FAQ et d'autres types d'informations structurées.
Objectif et public
Les wikis d'entreprise sont principalement utilisés pour la communication et la collaboration internes. Ils sont un excellent moyen pour les équipes de partager des connaissances, de documenter les processus et de réfléchir à des idées.
Les bases de connaissances, d'autre part, peuvent être utilisées pour les publics internes et externes. En interne, elles peuvent être utilisées pour stocker les manuels des employés, les documents d'intégration et les politiques de l'entreprise. En externe, elles peuvent être utilisées pour fournir un support en libre-service aux clients ou aux partenaires. Nous parlons du libre-service en détail dans notre Guide de la base de connaissances du service client.
Principaux inconvénients d'un wiki d'entreprise
Bien que l'utilisation d'un wiki pour les connaissances de votre entreprise puisse sembler un bon point de départ pour encourager la conservation des connaissances et la collaboration entre les membres de votre équipe, cela comporte des inconvénients critiques, tels que :
Fonctions de recherche limitées
Les wikis sont dotés de capacités de recherche médiocres, voire inexistantes. Dans un monde moderne où tout le monde utilise des moteurs de recherche tels que Google et s'attend à trouver des informations en un seul clic, cela peut vraiment nuire à l'engagement de vos employés avec les connaissances de votre entreprise.
Considérez vos employés comme des clients de vos connaissances. Une recherche rapide et fiable est essentielle pour que vos connaissances soient consommées. Une excellente recherche fournira un excellent support client et améliorera la découverte tout en réduisant le temps passé à récupérer des informations. C'est quelque chose que vous devriez rechercher dans une base de connaissances.
Les meilleurs logiciels de base de connaissances comme Slite sont dotés d'une excellente fonctionnalité de recherche.
Slite a même une fonctionnalité de recherche alimentée par l'IA. Ce qui vous permet essentiellement de poser des questions comme chatGPT et d'obtenir des réponses spécifiques et citées à partir d'informations d'entreprise fiables.
Cela donne à vos employés un moyen d'obtenir des réponses instantanées au lieu de lire plusieurs documents, de les synthétiser, puis de se former eux-mêmes une réponse.
Contenu difficile à modifier
Dans la plupart des cas, vos employés devront connaître les règles du langage de balisage comme HTML pour modifier le contenu d'un wiki. Cela rend plus difficile pour le contenu de rester frais et finit souvent par ne plus être utilisé par personne.
Les logiciels modernes pour base de connaissances fournissent des éditeurs en temps réel « WYSIWYG » (« Ce que vous voyez est ce que vous obtenez »). Cela permet une meilleure expérience utilisateur. De plus, les membres de votre équipe non techniques ne seront pas exclus de son utilisation.
Une base de connaissances comme Slite vous offre cela et des fonctionnalités d'édition IA en plus.
L'éditeur de Slite est propre, minimal, mais surtout, il est conçu pour vous aider à passer de la première à la dernière version le plus rapidement possible. Il est particulièrement utile pour les cas d'utilisation tels que :
- Transformer des puces en un document de stratégie bien formaté en un seul clic. Essayez-le ici en utilisant notre Formateur de documents magique.
- Modifier le ton du contenu pour l'adapter aux lecteurs. Vous voudrez peut-être être plus simple et de haut niveau pour votre responsable. Mais vous voudrez peut-être un contenu plus utile, direct et riche en contexte pour votre collègue qui s'y référera régulièrement.
- Simplifier le travail avec une équipe internationale d'employés multilingues.
Si vous êtes curieux de connaître l'impact quotidien de ces petites choses, les minutes économisées se transforment en heures économisées sur plusieurs mois. Curieux d'en savoir plus sur les astuces ? Notre responsable du succès client, Anouk, a écrit comment utiliser l'IA de Slite pour améliorer les documents.
Structure de contenu incohérente et maintenance difficile
Comme tout le monde peut modifier le contenu de votre wiki, cela conduit souvent à une incohérence dans vos documents de connaissances. Et vous pouvez même vous retrouver avec des inexactitudes et des lacunes dans vos connaissances, car vous n'avez aucun moyen de contrôler qui peut modifier quoi. Ce manque de contrôle peut entraîner des lacunes dans les connaissances, ce qui rend difficile de garantir que toutes les informations nécessaires sont exactes et à jour.
Les logiciels de base de connaissances modernes offrent désormais plus de flexibilité. En fonction du contrôle que vous souhaitez appliquer sur le contenu produit et stocké, vous pouvez définir des rôles pour l'écriture et l'accessibilité. L'équipe marketing, par exemple, peut être en mesure de lire le contenu de l'équipe produit sans le modifier et l'équipe produit peut avoir un aperçu du plan marketing général en retour.
Par exemple, des outils comme Slite luttent contre cela avec des fonctionnalités réellement utiles comme :
- Structure incohérente ? Cliquez sur améliorer avec l'IA, ou générez automatiquement des répertoires de plusieurs sous-documents.
- Maintenance difficile ? Accédez au panneau de gestion des connaissances de Slite. Obtenez une vue à 360 degrés de toutes les actions suggérées et les bonnes analyses de documents pour prendre des décisions rapides.
Intégration inefficace des employés
Une mauvaise intégration crée un taux de désabonnement à long terme. Si vous envoyez vos nouveaux employés dans la nature sauvage d'un wiki, ils finiront probablement par être dépassés par le manque de structure.
C'est pourquoi, nous avons toujours pensé qu'il était vraiment important de réussir l'intégration de vos employés.
Un wiki est idéal pour la découverte, mais peut ne pas jouer son meilleur rôle lorsqu'il s'agit de faciliter l'intégration de vos employés. Vous devrez être en mesure de les diriger rapidement vers le bon contenu et, si nécessaire, de restreindre leur accès à celui-ci. Avec Slite, c'est plus simple. Vous donnez à vos employés un document, ou une liste de contrôle d'intégration, pour décrire clairement et les guider tout au long du processus.
Pas de séparation des informations privées et publiques
Chaque utilisateur d'un wiki classique aura accès à tout le contenu qu'il contient. Vous ne pourrez pas créer différents types d'utilisateurs. Chaque information sera disponible pour tout le monde. Il n'y a pas d'option pour créer un wiki privé.
Vous devrez peut-être créer différentes plateformes pour séparer les informations privées et publiques. Vous ne pourrez pas centraliser toutes les informations de votre entreprise en un seul endroit.
Cela rend la gestion du contenu plus difficile et plus longue. Cela conduit souvent à une mauvaise communication, à des données incohérentes et à des difficultés à partager des informations avec toute votre équipe.
Peu ou pas d'analyses
Une boucle de rétroaction est essentielle pour améliorer votre processus et votre système de gestion des connaissances. Les wikis fournissent peu ou pas d'analyses sur la façon dont votre équipe consomme le contenu.
Il sera plus difficile d'améliorer votre contenu au fil du temps, de repérer les lacunes de contenu et de suivre l'engagement de votre équipe. Le manque d'analyses dans les wikis d'entreprise rend également difficile la gestion efficace des connaissances internes.
Alors, un wiki ou une base de connaissances ? Ce n'est pas une bataille royale
Voici quelques éléments à prendre en compte lors de votre décision :
Taille et structure de l'entreprise
Si vous êtes une petite équipe agile qui prospère grâce à la collaboration, un wiki pourrait être votre partenaire idéal. C'est un excellent moyen d'encourager le partage des connaissances et de donner à chacun le sentiment de faire partie de la conversation. Mais si vous êtes une organisation plus grande avec une structure plus hiérarchique, une base de connaissances pourrait être un meilleur choix. Son format structuré et sa propriété claire peuvent aider à garantir l'exactitude et la cohérence entre les différents départements.
Public cible
Pour qui construisez-vous cette chose ? Si c'est principalement pour votre équipe interne, un wiki peut être un excellent moyen de favoriser la collaboration et de créer un sentiment de communauté. Mais si vous prévoyez également de partager des informations avec des clients ou des partenaires, une base de connaissances pourrait être une meilleure option. Sa structure organisée et sa fonctionnalité de recherche permettent aux utilisateurs externes de trouver plus facilement ce dont ils ont besoin.
Ressources techniques
Soyons réalistes, tous les wikis ne sont pas créés égaux. Certains sont très faciles à configurer et à utiliser, tandis que d'autres nécessitent un peu plus de savoir-faire technique. Si vous avez une équipe informatique dédiée, elle peut probablement gérer tous les défis techniques qui se présentent. Mais si vous êtes une équipe plus petite avec des ressources limitées, vous voudrez peut-être choisir un wiki connu pour sa simplicité et sa facilité d'utilisation.
Budget
C'est toujours un facteur, n'est-ce pas ? Les wikis open source sont gratuits, ce qui est génial si vous avez un budget serré. Mais les plateformes de base de connaissances payantes comme Slite sont souvent dotées de fonctionnalités et d'un support supplémentaires qui pourraient valoir l'investissement. Tout dépend des besoins de votre équipe et de ce que vous pouvez vous permettre.
Ou, choisissez une solution hybride
De nombreuses entreprises optent pour une approche hybride, combinant la flexibilité d'un wiki avec la structure d'une base de connaissances. Certaines plateformes, comme Slite, offrent des solutions hybrides qui combinent des fonctionnalités de type wiki avec des fonctionnalités de base de connaissances. Cela vous permet de créer un hub centralisé pour toutes les informations de votre entreprise, avec la flexibilité de l'adapter à vos besoins spécifiques.
Conclusion
Créer un wiki peut sembler une bonne idée pour centraliser et améliorer la collaboration autour des connaissances de votre entreprise. En réalité, ils deviennent rapidement difficiles à gérer, ils manquent de flexibilité et il est souvent difficile de maintenir l'engagement de vos employés.
Opter pour un logiciel de base de connaissances moderne et dédié, contrairement aux wikis d'entreprise, offrira à votre entreprise le meilleur des deux mondes en apportant des capacités de structure, de facilité d'accès, de partage et de collaboration en un seul endroit.
Et si vous recherchez un outil qui facilite le suivi, l'analyse et la mise en œuvre de ces informations, consultez Slite. Ou parlez à notre équipe en demandant une démo ici.
