Esta guía te ayudará a introducir procesos de documentación interna en tu empresa. Tanto si buscas iniciar la documentación interna por primera vez como si tienes un montón de conocimiento pero los documentos están dispersos por todas partes, esta guía puede ayudarte a dominar el proyecto de documentación.
En este breve artículo, te ayudaremos a construir un caso de negocio para que se apruebe el proyecto de documentación interna y te guiaremos sobre cómo estructurar el proyecto con tu propia empresa.
¿Qué es la documentación interna y por qué es tan importante?
Objetivos
La documentación interna es esencialmente un proceso para reunir todo el conocimiento de tu empresa en un solo lugar. La creación de documentación interna implica invertir tiempo y esfuerzo en establecer una base de conocimiento como punto de referencia para todos los procesos y procedimientos de la empresa, lo que puede mejorar significativamente la colaboración y la organización.
Para construir esta base de conocimiento, ya no necesitas herramientas que documenten desde el código fuente o habilidades de ingeniería de software. Es algo que cualquiera en tu equipo puede asumir. Y debería asumir.
Vale la pena señalar que esto es diferente de la documentación externa. La documentación externa construye una base de conocimiento para contratistas u otras partes interesadas externas; es más sensible con la información y está más orientada al cliente con su lenguaje. Tu documentación interna está escrita y diseñada para tu personal, estrictamente para uso interno. Es esencial incorporar la misión y el tono de tu marca en todos tus documentos internos para garantizar un sentido de unidad, incluso en una herramienta operativa. Además, tener documentación actualizada es crucial para garantizar la alineación con las políticas y los procedimientos de la empresa.
Diferentes tipos de documentación interna
Hay diferentes tipos de documentación interna que debes conocer antes de comenzar, como la documentación de procesos, la documentación de equipos y la documentación de proyectos. En primer lugar, debes preguntarte en qué categoría se encuentra esta base de conocimiento, antes de comenzar tu redacción técnica.
Tener documentación relevante disponible es crucial, ya que puede mejorar significativamente la productividad y la moral del equipo.
Documentación del equipo
Este tipo girará en torno a temas importantes como los objetivos del equipo, las guías de estilo, el talento, los horarios, las reuniones y los plazos. Documentar y compartir el conocimiento interno dentro de una base de conocimiento central es crucial para preservar el conocimiento de la empresa, mejorar la comunicación entre los equipos, mejorar la productividad, incorporar eficientemente a los nuevos empleados y hacer que la información sea fácilmente accesible. Es específico de ciertas áreas de la empresa, y no todos necesitan acceso a la base de conocimiento de cada equipo.
Documentación de incorporación
Todos los documentos internos deben incorporarse a la incorporación de cada empleado al comenzar y deben ser un punto de referencia constante para los empleados actuales. La incorporación y la documentación del usuario deben incluir los procesos de RR. HH. y las políticas de toda la empresa para los nuevos miembros del equipo. También es una buena idea dar una visión general de la estructura y las personas de la empresa.
Documentación del proyecto
Esta será probablemente la base de conocimiento más utilizada en tu empresa y una que debe actualizarse continuamente. Esta área de documentación técnica consta de proyectos, pasados, presentes y futuros; será un punto de referencia a lo largo de cualquier proyecto y documentación histórica.
Cómo gestionar la documentación interna
La gestión de la documentación interna es crucial para cualquier organización. Garantiza que todos los miembros del equipo tengan acceso a la información más reciente y puedan contribuir eficazmente a los proyectos. La documentación adecuada ayuda a mantener la coherencia, mejorar la comunicación y reducir los errores.
La gestión de la documentación interna es un esfuerzo de colaboración y no una tarea para una sola persona.
1. Medir la documentación interna actual
Lo primero es lo primero, ¿qué tienes actualmente? ¿Ya tienes algún tipo de documentación interna implementada o estás comenzando desde cero?
Si comienzas desde cero
Si este es el caso, entonces debes identificar en qué cabeza reside actualmente el conocimiento. Este conocimiento no siempre puede estar con los dinosaurios de la empresa. Tal vez hayan entrado nuevas cabezas, se les haya asignado un proceso y se haya optimizado para una mayor eficiencia.
¿Quién está a cargo de procesos o piezas de conocimiento importantes? Identifica a esos empleados en lugar de a las personas que simplemente han estado en tu organización durante más tiempo.
Si ya tienes documentación interna básica
No subestimes lo que ya tienes. Si una empresa no tiene un software de documentación interna de código abierto regulado, las personas tienden a crear el suyo propio para asegurarse de guardar el conocimiento en algún lugar. Los documentos internos creados, como las propuestas de proyectos, los casos de negocio, los planes de proyectos y las actas de las reuniones, desempeñan un papel crucial en la aclaración de los objetivos del proyecto, la planificación y la asignación de recursos y la alineación de las partes interesadas del proyecto.
Podrías tener una colección de documentos de Google adjuntos a cuentas personales. Podrías tener documentos de Microsoft Word en cadenas de correo electrónico o contraseñas e información confidencial almacenada en las notas de varias personas. Tal vez tengas información aleatoria almacenada en javadocs.
Sea lo que sea que tengas en este momento, recógelo todo. Este proceso te ayudará a comprender quién tiene una visión general de qué y a alinearte con cómo las personas piensan que se debe almacenar la información.
2. Diseño del descubrimiento con un índice
Algo para ayudar a las personas a navegar por tu biblioteca de documentación interna cuando esté terminada y estructurar la información que necesitas, un índice. Tu índice debe estar construido lógicamente y puede ayudar enormemente a comenzar. A menudo es mejor lanzar esta parte del proyecto con un grupo de enfoque diverso dentro de tu empresa.
La indexación en el punto de partida del proceso también ayudará a guiar tu proceso de búsqueda de palabras clave que aplicarás en el “cómo usar esta wiki de la empresa” al final del proceso.
3. Construir arquitectura y plantillas
El siguiente paso en el proceso de construcción de la wiki de tu empresa es crear la arquitectura y las plantillas de la base de conocimiento. A pesar de que la redacción de documentación ya no necesita desarrollo de productos y código fuente, aún debe tratarse como un proyecto de software con una mentalidad de ingeniería de software. Piensa en cómo quieres que los empleados interactúen con la base de conocimiento, cómo navegarán entre los documentos y considera qué tiene más sentido agrupar.
Si alguien está buscando una información en particular, ¿qué otra información le resultará útil? Todo es parte de la arquitectura UX.
El siguiente paso es la arquitectura de la interfaz de usuario. ¿Cómo puedes crear plantillas visualmente atractivas que sean tan atractivas y agradables de leer como informativas? No puedes esperar que los equipos se abran paso a través de grandes fragmentos de texto o copias sin formato.
Crea plantillas que sean conscientes del diseño visual y el atractivo estético de tu base de conocimiento. Una vez que tengas estas plantillas alineadas, estarás listo para pasar al siguiente paso.
Ejemplo de nuestra documentación interna en Slite
4. Asignar creadores
La documentación interna es una gran tarea y una que no puedes esperar realizar solo. Una persona en una gran empresa no puede conocer los entresijos de cada departamento y proceso. Nombrar curadores de contenido para crear y mantener la documentación interna es crucial para garantizar la eficacia y la continuidad de tu base de conocimiento.
Asigna a tus creadores de la base de conocimiento y convoca una reunión estructurada para incorporarlos a la herramienta de creación y lanzar el proyecto. Al "subcontratar" tu base de conocimiento, te asegurarás de obtener una visión general más profunda del proceso y te darás una visión general holística del estado del proyecto. Crea documentación interna para facilitar la transferencia de conocimiento dentro de la organización y comparte las mejores prácticas para la gestión de documentos.
No te preocupes por traer a tanta gente en esta etapa. Si has seguido los pasos anteriores, todos deberían saber dónde encaja su conocimiento dentro de la base de conocimiento. Tus plantillas también garantizarán que el conocimiento que recibas sea unificado y estructurado, lo que te dará un trabajo de edición mínimo.
En este punto, puede valer la pena aclarar con tus colaboradores quién tendrá acceso a su parte de la base de conocimiento. No es necesario que todos accedan a las wikis de la empresa y pueden ser perjudiciales si lo hacen. Dale a tus colaboradores la tranquilidad de que ciertas personas solo accederán a su área.
5. Revisar los envíos a la wiki de tu empresa
Si realmente quieres dominar tu documentación interna, entonces es esencial dedicar tiempo suficiente para revisar los envíos de conocimiento y para las rondas de edición. Las personas escriben de manera diferente; tienen diferentes casos de uso para las palabras específicas del equipo y es posible que no tengan un estilo de escritura que coincida con el tono de la marca.
Ten esto en cuenta. No pienses que necesitas asumir la carga de trabajo debido a esto, y solo significa que necesitas editar el conocimiento que recibes para asegurarte de que esté unificado en la voz y la precisión de la marca.
6. Mapear el uso operativo
Mientras tus partes interesadas están creando sus esquemas y completando tus plantillas de wiki, es hora de redactar el libro de jugadas de la wiki de la empresa. Este "cómo hacerlo" estará a la vanguardia de tu campaña de incorporación; debe ser lo más claro posible.
Si eres usuario de Slite, asegúrate de destacar el poder de Ask, la búsqueda impulsada por IA de Slite. Explica cómo puede mostrar rápidamente información relevante de toda tu base de conocimiento y herramientas conectadas, ahorrando a tu equipo tiempo y esfuerzo valiosos.
Estas guías del usuario deben incluir ejemplos de casos de uso, una guía para comenzar y el uso futuro, y cualquier pregunta frecuente que creas que pueda surgir en el camino.
7. Obtener comentarios y permitir actualizaciones
Una vez que tu proceso de documentación interna y la base de conocimiento de la empresa se publiquen, intenta organizar un grupo de enfoque o permitir comentarios como parte del proceso de desarrollo. Permite que las personas te @etiqueten y comenten sus preguntas, inquietudes o proporcionen comentarios útiles. Esta forma es especialmente útil para un equipo distribuido que trabaja en diferentes zonas horarias.
Sin embargo, también puedes considerar la posibilidad de organizar una sesión de enfoque de retroalimentación después de un par de semanas de uso. Reúne a un puñado de usuarios de la empresa y aprende cómo están interactuando con la herramienta. Cuando estás tan involucrado en la construcción de una base de conocimiento, puede ser difícil entender cómo otras personas interactúan con ella. Dales una oportunidad abierta para crear tu wiki.
8. Asignar propietarios por campo y proyecto total
Por último, pero no menos importante, está el cuidado de la vida útil de tu propia documentación interna. Considera estos documentos como fuentes de información vivas. Estructurar y organizar el trabajo dentro de tu centro de documentación es crucial. Las personas se referirán a ellos a menudo y en momentos de necesidad.
Es tan vital que mantengas este conocimiento actualizado. No hay nada peor que alguien que use tu base de conocimiento solo para encontrar información desactualizada y tener que enviar correos electrónicos para solicitar la información que necesita.
Consejos para dominar la documentación interna
Crear un sistema de documentación interna excelente no es ciencia espacial, pero requiere un poco de estrategia y las herramientas adecuadas. Aquí te mostramos cómo lograrlo:
- Comienza con una auditoría de conocimiento: Antes de comenzar a escribir, haz un balance de lo que ya tienes. ¿Hay documentos dispersos, conocimiento tribal atrapado en la cabeza de las personas o tal vez incluso una wiki desactualizada? Reúnelo todo, incluso si está desordenado. Esto te da un punto de partida y te ayuda a identificar las brechas y las redundancias.
- Crea una hoja de ruta (y cíñete a ella): Trata tu proyecto de documentación como cualquier otra iniciativa importante. Desarrolla una hoja de ruta clara con plazos, hitos y responsabilidades asignadas. Esto mantiene a todos en el camino correcto y garantiza que tu proyecto no se pierda en la confusión. Herramientas como Slite pueden ayudarte a crear y compartir esta hoja de ruta, manteniendo a todos alineados e informados.
- Construye una estructura sólida: Piensa en tu documentación como una biblioteca bien organizada. Crea una jerarquía clara de información, utilizando categorías, etiquetas y una tabla de contenido para que sea fácil para las personas encontrar lo que necesitan. La interfaz intuitiva de Slite y la estructura de páginas anidadas facilitan la creación de una base de conocimiento lógica y fácil de navegar.
- Escribe para tu audiencia: Recuerda, tu documentación interna es para tus empleados, no para tus clientes. Utiliza un lenguaje claro y conciso y evita la jerga. Piensa en las preguntas que es probable que hagan los miembros de tu equipo y respóndelas de forma proactiva. El editor colaborativo de Slite facilita que varias personas contribuyan a los documentos, lo que garantiza que tu contenido sea completo y preciso.
- Hazlo visualmente atractivo: Nadie quiere leer una pared de texto. Divide tu contenido con imágenes, videos y otros elementos multimedia. La función de inserción de medios enriquecidos de Slite facilita la adición de elementos visuales a tu documentación, lo que la hace más atractiva y fácil de digerir.
- Mantenlo actualizado: Tu documentación solo es útil si está actualizada. Establece un programa regular para revisar y actualizar tu contenido para asegurarte de que refleje los últimos procesos y procedimientos. El panel de gestión de conocimiento de Slite puede ayudarte a realizar un seguimiento de qué artículos están desactualizados y necesitan una actualización.
- Fomenta la colaboración: Tu documentación no debe ser una calle de sentido único. Anima a tu equipo a contribuir con su conocimiento y experiencia. Las funciones de comentarios y @mención de Slite facilitan que los miembros del equipo hagan preguntas, proporcionen comentarios y colaboren para mejorar la documentación.
- Mide tu éxito: How do you know if your documentation is working? Track metrics like page views, search terms, and user feedback. This will help you identify areas where your documentation can be improved and ensure that it's delivering real value to your team. Slite's analytics dashboard provides valuable insights into how your knowledge base is being used, so you can make data-driven decisions about how to improve it.
Resumiendo cómo dominar la documentación interna
La documentación interna ciertamente no es fácil. Requiere tiempo y dedicación no solo del jefe de proyecto, sino también de los colaboradores. Sin embargo, eso no significa que sea del todo imposible. Utiliza esta guía como tu recurso de referencia al implementar tu proceso de documentación interna. Los documentos internos creados, como las propuestas de proyectos, los casos de negocio, los planes de proyectos y las actas de las reuniones, desempeñan un papel crucial en la aclaración de los objetivos del proyecto, la planificación y la asignación de recursos y la alineación de las partes interesadas del proyecto.
Recuerda, si quieres mantener a tus empleados comprometidos y confiando en la información que proporcionas, entonces debes mantener tus documentos actualizados. Los cambios en los procesos o procedimientos deben implementarse en tu base de conocimiento antes de comunicarse al equipo.
Considera la buena documentación técnica como una oportunidad para unir a tu fuerza laboral. Les dará a los equipos una mayor comprensión mutua y de su trabajo. También tiene el poder de amplificar la misión y la visión de tu empresa con el lenguaje y el diseño. Construye el proceso lenta y cuidadosamente, estás construyendo un recurso de por vida para tu empresa, y necesita bases sólidas para durar.
Gestiona la documentación interna con Slite: tu solución todo en uno
Lo entendemos: construir y mantener la documentación interna puede resultar abrumador. Pero no tiene por qué serlo. Slite está diseñado para facilitar todo el proceso, desde la captura de conocimiento hasta el intercambio sin problemas en todo tu equipo.
Con Slite, puedes:
- Crear documentación hermosa y organizada: El editor intuitivo y las plantillas personalizables de Slite facilitan la creación de documentación visualmente atractiva y bien estructurada que tu equipo realmente querrá leer.
- Colaborar en tiempo real: Despídete de las interminables cadenas de correo electrónico y los dolores de cabeza del control de versiones. Las funciones de colaboración en tiempo real de Slite permiten que tu equipo trabaje en conjunto sin problemas, lo que garantiza que todos estén siempre en la misma página.
- Encontrar información al instante: La potente búsqueda impulsada por IA de Slite, Ask, facilita la búsqueda de exactamente lo que necesitas, incluso en herramientas conectadas como Slack y Google Drive. No más excavar entre un sinfín de documentos o pedir ayuda a los compañeros.
- Mantener tu documentación actualizada: El panel de gestión de conocimiento de Slite te ayuda a identificar el contenido desactualizado y a realizar un seguimiento del uso de los documentos, para que puedas asegurarte de que tu base de conocimiento sea siempre precisa y relevante.
- Capacitar a tu equipo para que comparta conocimiento: La interfaz intuitiva y las funciones de colaboración de Slite facilitan que todos contribuyan con su experiencia, creando una cultura de intercambio de conocimiento y mejora continua.
Tanto si estás comenzando tu viaje de documentación interna como si buscas una solución más optimizada, Slite tiene todo lo que necesitas para crear una base de conocimiento que realmente empodere a tu equipo. Dale una oportunidad a Slite hoy mismo y comprueba lo fácil que puede ser construir una potencia de documentación.
